Những cải tiến mới cho hình thức làm việc kết hợp ở Phòng họp Microsoft Teams, Fluid và Microsoft Viva

Vì nơi làm việc xuất hiện ở nhiều khu vực trên thế giới này, ngày nào cũng có khách hàng nói với tôi rằng họ háo hức được quay trở lại hình thức cộng tác trực tiếp. Tôi cũng vậy—và mong được gặp trực tiếp các đồng nghiệp vào một ngày không xa. Nhưng hơn thế nữa, tôi còn mong tìm ra các phương thức mới để giúp mọi người kết nối và gắn kết bất kể vị trí và múi giờ. Tại Microsoft, chúng tôi tin rằng hình thức làm việc kết hợp chính là tương lai của công việc và rằng, để hỗ trợ nhân viên làm việc kết hợp thành công, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần tái định hình tổ chức theo một mô hình hoạt động mới cho mọi người, địa điểm và quy trình.

Chúng tôi cũng cam kết với việc xây dựng trải nghiệm đặt mọi người vào vị trí bình đẳng—dẫu họ đang cùng nhau ở trong phòng hội thảo tại Atlanta, trình bày từ xa từ văn phòng tại nhà hay bắt kịp bằng một bản ghi cuộc họp ngay khi ngày làm việc bắt đầu tại Sydney.  

Microsoft Teams là yếu tố thiết yếu đối với tầm nhìn này vì một thế giới làm việc linh hoạt hơn. Teams độc đáo ở chỗ, nền tảng này tập hợp các cuộc họp, cuộc trò chuyện, cuộc gọi, hoạt động cộng tác và tự động hóa quy trình kinh doanh vào một ứng dụng duy nhất. Kể từ khi đại dịch COVID-19 thúc đẩy nhân viên văn phòng trên toàn thế giới làm việc tại nhà, chúng tôi đã cải tiến Teams để thực hiện những công việc như tạo trải nghiệm họp tự nhiên và gắn kết hơn—cho phép mọi người kết nối liền mạch với những người bên trong và bên ngoài tổ chức của họ, cũng như mang đến các phương thức giúp bản trình bày từ xa trở nên phong phú và ấn tượng hơn. Đồng thời, khi khai thác sâu vào thực tại kết hợp mới này, chúng tôi tập trung vào việc thiết kế trải nghiệm trong Teams nhằm đảm bảo mọi giọng nói đều có thể nghe được, bao gồm cả những người không ở trong phòng—giúp mọi người kết nối và gắn kết mọi lúc, mọi nơi. Để giúp việc cộng tác có thể đồng bộ và không đồng bộ dễ dàng hơn, chúng tôi cũng giới thiệu các tính năng cải tiến với bảng vẽ trên Microsoft Fluid—trong Teams và cả những nơi khác. 

Nhưng COVID-19 cũng cho chúng ta biết mệt mỏi vì họp và quá tải với kỹ thuật số là có thật, đồng thời làm việc từ xa cũng thách thức thể trạng tốt của chúng ta. Để trợ giúp, Microsoft đã đưa Microsoft Viva—nền tảng trải nghiệm nhân viên tích hợp—vào Teams, để nhân viên có thể tìm những phương thức đảm bảo thời gian và duy trì thể trạng tốt ngay trong quá trình làm việc.

Hôm nay, chúng tôi giới thiệu các tính năng cải tiến mới—trong Phòng họp Microsoft Teams, Fluid và Microsoft Viva—tất cả đều được thiết kế để hỗ trợ nhân viên làm việc kết hợp. Hãy cùng tìm hiểu.  

Tham gia với vị trí bình đẳng—tại nhà, tại văn phòng hoặc khi đang di chuyển

Khám phá trải nghiệm họp kết hợp hiệu quả hơn cho mọi người, bắt đầu với việc thiết kế dành cho những người không ở trong phòng, để mọi người cảm thấy như họ đang trong cuộc họp, dù họ đang ở cùng phòng, tại nhà hay đang di chuyển. Hôm nay, chúng tôi giới thiệu các nội dung cải tiến cho cuộc họp Teams và Phòng họp Microsoft Teams được thiết kế để tạo trải nghiệm gắn kết cho mỗi người dự.



Trong cả năm nay, chúng tôi đã triển khai hàng ghế trước trong Phòng họp Teams, một bố trí phòng chân thực giúp các tương tác trở nên tự nhiên hơn và giúp người dự trong phòng có cảm giác kết nối hơn với người dự từ xa. Chúng tôi đã di chuyển bộ sưu tập video xuống phía dưới màn hình để người dự từ xa trực tiếp nhìn thấy những người khác trong phòng. Đồng thời, để duy trì sự gắn kết của mọi người, nội dung cuộc họp được bao quanh bằng các thông tin cuộc họp theo bối cảnh như lịch công tác, nhiệm vụ và ghi chú. Những người trong phòng cũng sẽ nhìn thấy rõ ràng cuộc trò chuyện trong cuộc họp để có thể xem và phản hồi các bình luận được chia sẻ trong cuộc trò chuyện.

Để giúp người dự từ xa xây dựng sự hiện diện trong phòng và tối đa hóa khả năng hòa nhập, Phòng họp Teams sẽ mở rộng diện tích màn hình bằng cách sử dụng các bố trí video mới giúp phân tán bộ sưu tập video trên nhiều màn hình khi không chia sẻ nội dung. Không gian mở rộng này giúp người dự được hiển thị lớn hơn và chân thực hơn. Chúng tôi cũng mang đến nhiều tính năng hơn từ máy tính đến Phòng họp Teams trong mùa hè năm nay để tăng sự chú ý cho người dự từ xa tương tác trong cuộc họp. Những tính năng này bao gồm phản ứng trực tiếp, tiêu điểm và khả năng ghim nhiều luồng video (ra mắt vào mùa thu năm nay) cũng như bong bóng trò chuyện khi sử dụng bố trí lưới video cổ điển.

Người dự từ xa cũng có thể nhìn thấy những người trong phòng họp và điều gì đang diễn ra. Jabra, Logitech, Poly và đối tác cung cấp thiết bị hỗ trợ Teams mới nhất của chúng tôi, Neat đang sử dụng công nghệ camera hoạt động trên nền tảng AI tiên tiến để mang tới dạng xem video mới được tối ưu hóa cho cuộc họp kết hợp, cho phép mỗi người trong phòng được hiển thị rõ ràng hơn.

Chúng tôi cũng đảm bảo những người phát biểu trong cuộc họp đều được xác định rõ ràng. Loa thông minh dành cho Teams từ EPOS và Yealink nay đã có sẵn rộng rãi và được thiết kế dành cho Phòng họp Teams, sử dụng công nghệ nhận dạng tiếng nói của Microsoft trong Teams để gán lời bình luận với diễn giả trong phòng họp vào bản chép lại. Với bản chép lại cuộc họp có gán diễn giả, mọi người có thể tập trung vào việc đóng góp cho cuộc hội thoại thay vì ghi chú, còn những người bỏ lỡ cuộc họp có thể xem bản ghi cuộc hội thoại sau cuộc họp.



Chúng tôi cũng rất vui được giới thiệu trải nghiệm Phòng họp Teams trên Surface Hub mới. Surface Hub được xây dựng chuyên dụng cho các nhóm gặp mặt và đồng sáng tạo, bất kể họ làm việc ở đâu. Thế hệ tiếp theo của Teams trên Surface Hub mang đến nhiều tính năng cuộc họp mà bạn yêu thích cũng như các công cụ điều khiển từ máy tính đến phòng họp—bao gồm cả giao diện họp hiện đại, Chế độ không gian chung và PowerPoint trực tiếp. Ra mắt vào mùa thu năm nay, trải nghiệm Microsoft Whiteboard mới cũng sẽ có mặt trên Surface Hub, để mọi người có thể vẽ và viết trên cùng một bảng vẽ kỹ thuật số.   

Bạn có thể tìm thêm thông tin về các thông báo liên quan đến Phòng họp Teams và đối tác trên Blog Cộng đồng công nghệ Teams của chúng tôi.

Để hỗ trợ người dự từ xa khởi tạo và tạo điều kiện cho phiên thảo luận trên bảng trắng, chúng tôi đã tạo ra một trải nghiệm Whiteboard tập trung vào hình thức làm việc kết hợp hoàn toàn mới, nơi mà mọi người dự đều có thể cộng tác trực quan trên cùng một bảng vẽ kỹ thuật số. Sẵn dùng vào mùa hè năm 2021, các tính năng mới sẽ cho phép bất kỳ ai cũng có thể đưa nội dung vào Whiteboard để đồng tác giả; đồng thời các mẫu mới sẽ giúp nhóm bắt đầu lên ý tưởng nhanh hơn, cải thiện khả năng theo dõi người đóng góp và hơn thế nữa.

Các cuộc họp kết hợp hiệu quả cần mọi người dự đều có khả năng trình bày cũng như trải nghiệm bản trình bày theo một cách hấp dẫn và toàn diện. Các tính năng PowerPoint trực tiếp mới giúp tạo nên không gian chung để mọi người cộng tác và đóng góp trong cuộc họp. Chẳng hạn tính năng Dịch trang chiếu cho phép người dự nhìn thấy bản trình bày với ngôn ngữ mà họ chọn. Cùng với trải nghiệm viết tay mới của chúng tôi, bạn có thể chú thích trên PowerPoint khi đang trình bày—hoặc sử dụng con trỏ laze để thu hút sự chú ý vào các điểm quan trọng. 

Ngoài ra, hãy tìm kiếm các tính năng mới này trên ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động. Giờ đây, bạn có thể truy nhập PowerPoint trực tiếp và dạng xem Động trên thiết bị di động. Nền tùy chỉnh cũng đã có mặt trên iOS và sắp ra mắt trên Android.

Cộng tác trong dòng công việc

Để làm việc hiệu quả trong các mô hình kết hợp và không đồng bộ, mọi người cần có bảng vẽ phong phú có thể tạo và duy trì ngữ cảnh trước, trong và sau cuộc họp. Các cấu phần Fluid là những ứng dụng năng suất nhỏ giúp bạn hoàn thành công việc trong ngữ cảnh trò chuyện, email, cuộc họp và các ngữ cảnh khác. Gần đây, chúng tôi đã giới thiệu các cấu phần Fluid mới trong cuộc trò chuyện để tạo nên trải nghiệm cộng tác trực tiếp có thể chỉnh sửa trong thời gian thực cũng như chia sẻ trên các ứng dụng Teams và Office. Và hôm nay, chúng tôi sẽ thông báo về việc mở rộng các cấu phần Fluid cho cuộc họp Teams, OneNote, Outlook và Whiteboard, giúp việc cộng tác đồng bộ và không đồng bộ trở nên dễ dàng hơn trên các ứng dụng Teams và Office. Chúng tôi cũng công bố các tính năng trò chuyện mới, hỗ trợ thêm cho hoạt động cộng tác không đồng bộ để bạn có thể tiếp tục công việc trong các cuộc họp. Tính năng Ghim tin nhắn giúp thành viên trong cuộc trò chuyện truy nhập nhanh vào nội dung quan trọng bất cứ lúc nào, cũng như trả lời tin nhắn trò chuyện cụ thể mà vẫn duy trì bối cảnh trong cuộc trò chuyện đang diễn ra.

Số lượng các cuộc họp đã tăng lên đáng kể trong năm vừa qua, cùng với các thông tin liên lạc không có cấu trúc. Nghiên cứu từ Chỉ mục xu hướng công việc của chúng tôi cho thấy người dùng Teams trung bình gửi nhiều hơn 45% cuộc trò chuyện cho mỗi người mỗi tuần so với một năm trước. Ngoài ra, số lượng các cuộc họp diễn ra theo nhu cầu và không có cấu trúc cũng đang tăng lên. Để giúp quản lý tình trạng quá tải kỹ thuật số này, các cấu phần Fluid mới trong cuộc họp Teams hỗ trợ đồng sáng tạo lịch công tác, viết ghi chú và giao nhiệm vụ ngay trong cuộc họp Teams cũng như truy nhập vào nội dung tóm tắt liên tục bất cứ khi nào bạn cần. Ngoài ra, ghi chú, lịch công tác và nhiệm vụ từ cuộc họp cũng sẽ được tự động "thêm" vào trang chủ ghi chú cuộc họp mới của OneNote. Khi cuộc họp đang diễn ra, hãy phát triển thêm cho cuộc thảo luận bằng cách cùng nhau hình thành và lên ý tưởng thông qua việc tạo và chỉnh sửa các cấu phần Fluid trực tiếp trong Whiteboard. Bạn có thể tận dụng các cấu phần Fluid trên Outlook—trong email hoặc lịch—giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian, lịch công tác, ghi chú và nhiệm vụ trên các ứng dụng.

Đảm bảo thời gian và ưu tiên thể trạng tốt

Thời gian họp hàng tuần cho người dùng Teams đã tăng hơn gấp đôi kể từ khi xảy ra đại dịch COVID-19. Các cuộc họp liên tiếp khiến bạn căng thẳng hơn, khó duy trì gắn kết và tập trung hơn. Thiền và chánh niệm với Headspace vài phút mỗi ngày có thể giúp bạn giảm căng thẳng và cải thiện khả năng tập trung. Bắt đầu từ cuối tháng này, chúng tôi sẽ mang bộ bài tập thiền và chánh niệm chọn lọc có hướng dẫn từ Headspace vào ứng dụng Viva Insights trong Teams để giúp bạn bắt đầu ngày mới thật suôn sẻ, thư giãn đầu óc trước bản trình bày lớn hoặc ngắt kết nối với công việc vào buổi tối.

Xây dựng dựa trên khả năng lên lịch thời gian tập trung hàng ngày để làm việc không gián đoạn của Viva Insights với thông báo đã tắt tiếng của Teams, chúng tôi sẽ giới thiệu chế độ tập trung mới trong ứng dụng Viva Insights vào cuối năm nay. Tính năng này sở hữu nhạc Tập trung từ Headspace và triển khai bộ hẹn giờ, giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong khoảng thời gian đều đặn với thời gian nghỉ giải lao theo kế hoạch xen kẽ.

Làm việc từ xa đã loại bỏ ranh giới vật lý giữa công việc và cuộc sống, dẫn đến sự gia tăng các cuộc trò chuyện sau giờ làm việc và cảm giác luôn sẵn sàng cho công việc. Chúng tôi muốn giúp nhân viên của bạn tìm thấy sự cân bằng và đảm bảo thời gian cá nhân của họ. Cuối năm nay, Viva Insights sẽ cung cấp khả năng đặt cấu hình thời gian yên tĩnh để tắt tiếng các thông báo di động từ Outlook và Teams ngoài giờ làm việc cũng như cung cấp thông tin chuyên sâu về mức độ ngắt kết nối của bạn. Người dùng Teams và Outlook dành cho thiết bị di động cũng có thể sử dụng cài đặt thời gian yên tĩnh. Tính năng này kèm theo các công cụ điều khiển của người quản trị CNTT trong Microsoft Endpoint Manager để hỗ trợ việc tạo chính sách tắt tiếng thông báo sau giờ làm việc trong toàn tổ chức.

Khi tất cả chúng ta cùng nhau định hướng thế giới công việc mới này, ta sẽ khám phá ra các phương thức mới để giúp mọi người làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Tại Microsoft, chúng tôi cam kết mang tới cho bạn những trải nghiệm giúp mọi người làm việc từ mọi nơi, mọi lúc. Qua việc tìm hiểu các nghiên cứu và mẫu hình mức sử dụng trong các ứng dụng của chúng tôi—cũng như trò chuyện hàng ngày với khách hàng—chúng tôi đang tiếp tục trau dồi sự hiểu biết về nhu cầu của mọi người để giúp họ làm việc tốt nhất mỗi ngày. Sự hiểu biết này định hướng quá trình đổi mới khi chúng tôi tìm cách mang đến cho bạn và nhân viên của bạn trải nghiệm có thể giúp họ đạt được nhiều thành tựu hơn.