Cách tiếp cận mô hình làm việc kết hợp của Microsoft: Hướng dẫn mới để trợ giúp khách hàng

Hôm nay, Satya đã chia sẻ cách tiếp cận chung của Microsoft khi chúng tôi chuyển sang mô hình làm việc kết hợp và chúng tôi đã thực hiện phương pháp tiếp cận đó khi trao đổi với khách hàng tại hiện trường.

Hầu như ngày nào nhóm của tôi cũng ngồi lại với các lãnh đạo và đối tác của tổ chức từ khắp nơi trên thế giới, những người đang nỗ lực để chuẩn bị sẵn sàng mô hình làm việc sắp ra mắt trong tương lai cho nhân viên của họ. Tất nhiên, trong những cuộc họp này, chúng tôi thường được hỏi rằng: Microsoft đang làm gì? Và điều đầu tiên tôi muốn nói với họ là: Giống như các bạn, chúng tôi đang học hỏi khi bắt đầu—nghiên cứu dữ liệu, lắng nghe ý kiến của nhân viên và ứng phó nhanh với những điểm phù hợp và chưa phù hợp. Vì tư duy phát triển là chìa khóa để vạch ra con đường tương lai cho mọi thời điểm không xác định. 

Hiển nhiên, việc chuyển sang cách tiếp cận mô hình làm việc linh hoạt hơn sẽ là một nhiệm vụ lớn lao đối với mỗi lãnh đạo và tổ chức. Điều đó hoàn toàn đúng với chúng tôi khi chúng tôi lên kế hoạch để triển khai mô hình làm việc kết hợp cho hơn 160.000 nhân viên của mình trên toàn cầu. Chúng tôi biết rằng không cá nhân hay tổ chức nào sẽ giải đáp được hết mọi vấn đề nhưng chúng tôi tin rằng, trong tư duy phát triển, mỗi chúng ta sẽ trở nên tốt hơn nếu chúng ta chia sẻ điều mình học được với nhau. 

Hai tài nguyên mới để chuyển từ làm việc ca sang mô hình làm việc kết hợp

Đó là lý do tại sao gần đây chúng tôi đã phát hành 2 tài nguyên trình bày chi tiết điều chúng tôi học được khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp tại Microsoft. Chúng tôi hy vọng có thể giúp bạn lên kế hoạch làm việc kết hợp sao cho phù hợp nhất với tổ chức của bạn. Thực chất, các tài nguyên này phản ánh sự tin tưởng của chúng tôi về việc các lãnh đạo sẽ cần phải phối hợp với nhau để tạo ra một mô hình hoạt động mới, linh hoạt—mở rộng con người, địa điểm và quy trình—để điều chỉnh lại tổ chức của họ một cách cơ bản cho phù hợp với mô hình làm việc kết hợp.  

Tài nguyên đầu tiên tôi muốn chỉ ra cho bạn là Hướng dẫn về tính linh hoạt của nơi làm việc kết hợp—mà ban đầu chúng tôi đã tạo ra cho nhân viên của Microsoft. Trong đó, bạn sẽ thấy các thỏa thuận nhóm mẫu, các mẫu và công cụ cho mô hình làm việc kết hợp. Ngoài ra, tài nguyên còn trình bày chi tiết các kế hoạch bao gồm mọi thứ từ các chiến lược để giúp cho nhân viên của bạn luôn khỏe mạnh, đến các lộ trình chính xác để giúp phân chia thời gian của nhân viên giữa nơi làm việc thực tế hoặc nơi làm việc từ xa. Và còn rất nhiều điều khác sẽ sớm ra mắt. 

Tài nguyên thứ hai là Làm việc kết hợp: Hướng dẫn dành cho lãnh đạo doanh nghiệp, trong đó tóm tắt phần lớn những điều chúng tôi đã học được về cách định nghĩa lại con người, địa điểm và quy trình cho một thế giới kết hợp. Sau đây là bản tóm tắt nhanh về những tin nổi bật:

Con người 

Để giúp mọi người phát triển mạnh mẽ trong một thế giới làm việc linh hoạt hơn, chúng ta cần xem xét lại toàn bộ trải nghiệm nhân viên—từ việc xây dựng văn hóa đến việc thu hút và giữ chân nhân tài và xây dựng hệ thống lắng nghe ý kiến. Mọi tổ chức đều cần có kế hoạch và chính sách để đưa chúng tôi vào con đường hướng đến sự linh hoạt tối đa và giúp chúng tôi đưa sự đồng cảm kỹ thuật số vào tất cả các khía cạnh văn hóa của mình. Tại Microsoft, chúng tôi đang cung cấp cho nhân viên một chính sách làm việc linh hoạt rõ ràng—mọi nhân viên đều có thể làm việc từ xa đến 50% thời gian. Chúng tôi còn xây dựng các hệ thống lắng nghe ý kiến có hỗ trợ quyền riêng tư để thu thập tín hiệu kỹ thuật số bằng các công cụ gồm Workplace Analytics, trong Viva Insights, cho phép người quản lý và lãnh đạo kiểm tra tình trạng của các nhóm và tổ chức, hỗ trợ người quản lý và lãnh đạo trong việc “tuyển dụng nhân tài từ khắp mọi nơi” và tạo ra các chỉ tiêu nhóm của riêng họ.

Địa điểm

Cách tiếp cận của chúng tôi về địa điểm xoay quanh việc thu hẹp khoảng cách giữa thực tế và kỹ thuật số, đồng thời phát triển theo nhu cầu của nhân viên. Quá trình này bắt đầu từ việc đặt sự an toàn của nhân viên lên hàng đầu. Ví dụ: chúng tôi sẽ phân tích dữ liệu từ nhiều đầu vào trên các nguồn công khai và riêng tư trong bảng điều khiển Microsoft Power BI để xác định thời điểm và số lượng người được phép có mặt tại công trường. Và chúng tôi đang sử dụng một ứng dụng đơn giản tích hợp với Power Apps để giúp nhân viên tự đảm bảo về sức khỏe và trạng thái tốt của bản thân khi họ đến văn phòng.  

Và với không gian cuộc họp, chúng tôi sẽ đảo ngược triết lý thiết kế trước đại dịch của mình và thiết kế cho những nhân viên không có mặt trong phòng. Bằng cách kết hợp các mẫu thiết kế mới với sự đổi mới Phòng họp Microsoft Teams, chúng tôi sẽ giữ chỗ cho tất cả mọi người để họ có thể tham gia cuộc họp đầy đủ, dù ở bất cứ đâu. 

Quy trình

Việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp sẽ mang đến cho các lãnh đạo doanh nghiệp một cơ hội hiếm có để chuyển đổi quy trình kinh doanh chính theo những cách mới, táo bạo. Nếu chỉ suy nghĩ “trở lại văn phòng” sau vài tháng tới, bạn đang bỏ lỡ bức tranh toàn cảnh. Thay vào đó, hãy dành chút thời gian để xác định và đặt ưu tiên cho các quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, nhằm thúc đẩy và mở rộng quy mô cho những điều bạn đã học được trong năm vừa qua. Nếu bạn không làm, các đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ làm. Người thắng trong tương lai sẽ được quyết định từ hôm nay.   

Tại Microsoft, chúng tôi đang tận dụng cơ hội để định nghĩa lại các quy trình kinh doanh chính của mình—từ quá trình hoạt động đến bán hàng. Ví dụ: chúng tôi đang chuyển đổi nhóm bán hàng nội bộ của mình; sử dụng Microsoft Power Platform—Power Automate, Power BI và Power Apps—để tự động hóa đơn đặt hàng bằng tiền mặt; và đầu tư vào Trung tâm Nhu cầu Toàn cầu tập trung để tăng lượng khách hàng tiềm năng và sự gắn kết của khách hàng thông qua tiếp thị kỹ thuật số tự động. 

Chúng tôi còn học được và thay đổi nhiều điều nữa trong hướng dẫn. Tôi khuyên bạn nên tải xuống hướng dẫn để biết thông tin chi tiết.  

Điều tôi thích nhất ở tư duy phát triển đó là tư duy này khuyến kích bạn tiếp thu những ý tưởng tốt nhất—dù chúng bắt nguồn từ đâu. Tôi rất vui được chia sẻ 2 tài nguyên này với bạn và hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn. Tuy nhiên, tôi sẽ vui hơn nữa nếu bạn chia sẻ về những điều học được trên hành trình này. Cùng chung tay, chúng ta sẽ có cơ hội tạo ra một thế giới làm việc mới, tốt hơn cho tất cả mọi người.

Còn nhiều điều khác sẽ sớm ra mắt.