Mô hình làm việc kết hợp đã xuất hiện. Bạn đã sẵn sàng chưa?

Tại Microsoft, chúng tôi tin rằng mô hình làm việc kết hợp sẽ là hình thức làm việc trong tương lai. Trong tương lai, mọi tổ chức sẽ cần một mô hình hoạt động mới cho cách thức làm việc kết hợp—một mô hình không hoạt động dựa trên các quy chuẩn cũ, như ngày làm việc 8 giờ, từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Kỳ vọng của nhân viên đã thay đổi vĩnh viễn, với hơn 80% người quản lý cho biết họ mong muốn có chính sách làm việc tại nhà linh hoạt hơn sau đại dịch và hơn 70% nhân viên nói họ muốn tận dụng các chính sách này. Để cạnh tranh trong thế giới mới này, các nhà lãnh đạo cần phải có tính linh hoạt cao về thời gian, địa điểm và cách thức mọi người làm việc.

Mọi khách hàng mà tôi trò chuyện cùng đều muốn hỗ trợ mọi người để có một thế giới làm việc năng động, linh hoạt và hoạt động trên nền tảng đám mây. Họ muốn tìm cách để mọi người có thể làm việc không chỉ ở mọi nơi mà còn vào mọi lúc, với các giải pháp cho phép cả cộng tác đồng bộ và dị bộ. Và đó là sự thay đổi trong phạm vi "toàn tổ chức". Từ bộ phận CNTT, nhân sự, vận hành tới bộ phận tiếp thị và sản xuất—đây là một vấn đề trao đổi đòi hỏi các nhà lãnh đạo trong toàn tổ chức phải cùng nhau suy nghĩ lại về công việc. 

Là những học viên trong thế giới công việc mới, chúng tôi đã thử nghiệm và chia sẻ những gì chúng tôi học được khi công việc phát triển. Hôm nay, tôi muốn chia sẻ cách tiếp cận của chúng tôi nhằm hỗ trợ nhân viên của bạn trên toàn thế giới có một thế giới làm việc linh hoạt. Đó là một chiến lược gồm ba phần: Trước tiên, tạo chính sách để hỗ trợ mọi người có được tính linh hoạt cao. Thứ hai, hình dung lại các không gian thực. Và thứ ba, đầu tư vào các công nghệ giúp kết nối mọi người mọi lúc, mọi nơi.

Chúng ta hãy xem xét từng phần.

Tạo chính sách để hỗ trợ mọi người có được tính linh hoạt cao

Những lựa chọn bạn đưa ra hôm nay sẽ ảnh hưởng đến tổ chức của bạn trong nhiều năm tới. Đây là thời điểm đòi hỏi một tầm nhìn rõ ràng. Bạn cần một kế hoạch và các chính sách hỗ trợ bạn đạt được tính linh hoạt cao. Những quyết định này sẽ tác động đến mọi thứ, từ cách bạn định hình văn hóa, thu hút và giữ chân nhân tài, ứng phó với những thay đổi của môi trường cho đến sự đổi mới trong tương lai.

Nhiều tổ chức đã tiến trước với lập trường vững chắc về mô hình làm việc linh hoạt. Twitter đã tuyên bố nhân viên của họ có thể làm việc từ xa “mãi mãi”. Dropbox đã công bố về cơ bản sẽ loại bỏ không gian văn phòng để làm công việc cần sự tập trung cao, chuyển đổi các vị trí thực để phục vụ cho các cuộc họp và hoạt động cộng tác. Spotify hy vọng thu hút được nhân tài với mức lương tại New York và San Francisco cho nhân viên làm việc từ xa ở bất kỳ đâu trên thế giới. Và tại Microsoft, nhân viên hiện có thể làm việc tại nhà tới 50% thời gian. 

Việc hỗ trợ mọi người có được tính linh hoạt cao sẽ bắt đầu bằng việc trả lời các câu hỏi quan trọng: Ai sẽ có thể làm việc từ xa? Ai sẽ cần đến văn phòng và trong khoảng thời gian nào? Khi mọi người làm công việc cần sự tập trung cao, họ sẽ làm ở đâu? Còn công việc cần sự cộng tác thì sao? Và trong một thế giới hiện tại, khi sự gián đoạn liên tục đã trở thành một phần của trạng thái bình thường mới—do thiên tai, sự kiện địa chính trị và khủng hoảng sức khỏe toàn cầu—bạn cần phải chuẩn bị để ứng phó với những thay đổi đột ngột. Các chính sách mới, linh hoạt sẽ đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi này và hệ thống hóa chúng, cung cấp sự rõ ràng và hướng dẫn cho nhân viên khi họ thử nghiệm. 

Hình dung lại các không gian thực

Sau khi bạn đã xác định các chính sách để có được tính linh hoạt cao, hãy sử dụng các chính sách đó để dẫn đường cho cách tiếp cận của bạn với không gian thực. Kể từ giờ trở đi, chúng ta sẽ không còn chỉ dựa vào không gian thực để cộng tác, kết nối và xây dựng tài nguyên xã hội nữa. Tuy nhiên, không gian vẫn sẽ đóng vai trò quan trọng. Là những động vật xã hội, chúng ta muốn gặp nhau, trao đổi ý tưởng với nhau và trải nghiệm năng lượng của các sự kiện trực tiếp. Trong tương lai, không gian văn phòng cần kết nối giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số, đồng thời đáp ứng các nhu cầu riêng của mọi nhóm—và các vai trò cụ thể.

Thiết kế có mục đích

Tại Microsoft, chúng tôi đang khảo sát nhân viên và xem xét mọi thứ, từ đồ thị xã hội đến mô hình lưu lượng truy cập của nhân viên để hiểu cách trang bị cho các nhóm không gian mà họ cần, khi biết rằng những nhu cầu đó sẽ phát triển theo thời gian. Các nhóm bán hàng không thường xuyên đến văn phòng có thể sử dụng mô hình khách sạn để đặt trước máy trạm theo ngày hoặc giờ, trong khi các nhóm kỹ thuật có thể cần không gian cộng tác và máy trạm chuyên dụng. Để phù hợp với nhân viên làm việc từ xa, chúng tôi đang khám phá các trung tâm hợp tác bên ngoài. Vì biết cách thức chúng tôi làm việc sẽ tiếp tục phát triển nên chúng tôi đang xây dựng tính linh hoạt cho mọi không gian mà chúng tôi thiết kế.

Kết nối thế giới thực với thế giới kỹ thuật số

Điều quan trọng nữa là phải suy nghĩ về việc thu hẹp khoảng cách giữa trải nghiệm trực tiếp và trải nghiệm từ xa. Việc cộng tác cùng nhau khi mọi người ở trong văn phòng khá đơn giản. Và trong 12 tháng qua, chúng tôi đã tìm ra cách hoàn thành công việc khi mọi người đều ở nhà. Bây giờ chúng tôi cần xử lý tình trạng lấp lửng ở giữa—khi một số người thực sự ở cùng nhau và những người khác thì tham gia trực tuyến—đây sẽ là một thử thách. 

Phòng họp Microsoft Teams hiện đại ngày nay tích hợp âm thanh và video chất lượng cao để giúp mọi người nhìn thấy và nghe thấy nhau. Camera phòng họp cung cấp các luồng video độ phân giải cao và tối ưu hóa dạng xem bằng cách đưa mọi người trong phòng vào khung hình hoặc theo dõi người nói đang hoạt động. Loa thông minh xác định ai trong phòng đang nói, đồng thời tên và hồ sơ cá nhân được thể hiện trong bản chép lại của cuộc họp. Các tính năng như chú thích trực tiếp, bản chép lại trực tiếp, giơ tay, phản ứng và trò chuyện giúp mọi người cùng theo dõi và tạo cơ hội để tham gia mà không cần dùng lời nói hoặc không làm người nói bị gián đoạn. Bảng trắng kỹ thuật số—có thể truy nhập cả trong phòng và ở nhà—thúc đẩy sự cộng tác và đồng sáng tạo. Mọi người ở nơi làm việc có thể viết tay trực tiếp lên Surface Hub hoặc từ điện thoại hay máy tính xách tay của riêng họ và những người dự từ xa có thể vẽ lên chính bảng vẽ kỹ thuật số dùng chung đó. Ngoài ra, camera Chụp thông minh mới của chúng tôi có thể chụp, lấy tiêu cự, chỉnh cỡ và cải thiện các hình ảnh cũng như văn bản trên bảng trắng kiểu cổ điển, nhờ đó, người dự từ xa có thể thấy rõ nội dung thảo luận trong thời gian thực, ngay cả khi có người đứng trước bảng trắng.

Tất cả những điều này hiện có sẵn trong Phòng họp Microsoft Teams nhưng chúng tôi chỉ mới bắt đầu. Chúng tôi nhìn thấy một tương lai không xa, trong đó các cuộc họp trở thành trải nghiệm chân thực cho phép chúng tôi "hiện diện"—mọi lúc, mọi nơi. Tầm nhìn của chúng tôi cho tương lai bao gồm những thay đổi đối với cách bố trí phòng họp; việc bổ sung nhiều màn hình tạo ra các dạng xem động về người dự, cuộc trò chuyện, bảng trắng, nội dung và ghi chú; và những cải tiến đối với công nghệ trong phòng để giúp những người dự từ xa theo dõi cũng như tham gia vào dòng cuộc họp. 

Đầu tư vào công nghệ giúp kết nối mọi người—mọi lúc, mọi nơi

Cùng với không gian thực, kế hoạch xây dựng tính linh hoạt cao của bạn nên bao gồm công nghệ cho phép làm việc nhóm và tạo ra trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số mới, theo chân nhân viên của bạn bất kể họ ở đâu.

Khi đại dịch buộc mọi người ở khắp mọi nơi chuyển sang làm việc từ xa, hội thảo qua video là công cụ chính mà mọi người sử dụng để kết nối và duy trì công việc. Trong vài tháng, mọi người tham gia vào các cuộc họp kỹ thuật số nhiều hơn 55% so với trước COVID-19—và tất cả chúng ta đều cảm thấy sự căng thẳng và kiệt sức do điều đó gây ra. Hội thảo qua video sẽ luôn đóng vai trò quan trọng nhưng đó chỉ là một công cụ và không cung cấp hạ tầng giao tiếp và cộng tác cần thiết để thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp. Microsoft Teams là giải pháp duy nhất kết hợp họp, trò chuyện, gọi điện và cộng tác tại một nơi duy nhất—tất cả đều được tích hợp với các ứng dụng Office và các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh. Hơn nữa, giải pháp này mở ra sự cộng tác giữa nhân viên có kiến thức và nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng, đồng thời kết hợp công việc đồng bộ và dị bộ một cách tự nhiên. Đây là ứng dụng duy nhất làm được tất cả, cung cấp một lớp sắp xếp hỗ trợ luồng công việc trong phạm vi toàn tổ chức. 

Trong năm qua, chúng tôi đã giới thiệu hơn 100 tính năng mới trong Teams, tất cả đều được xây dựng với sự lưu tâm về tính linh hoạt cao—và còn nhiều tính năng khác sắp được triển khai. Tuy nhiên, chúng tôi cần phải phát triển hơn nữa để hỗ trợ các mô hình mới xuất hiện trong hoạt động làm việc từ xa. Microsoft Viva là nền tảng trải nghiệm nhân viên tích hợp đầu tiên được thiết kế cho mô hình làm việc kết hợp. Khi kết hợp với nhau, Teams và Viva cung cấp một nền tảng công nghệ kết nối đội ngũ của bạn và giúp họ khám phá thực tế mới.

Công việc đang phát triển nhanh chóng và sẽ không có chuyện chúng ta quay trở lại thế giới trước đại dịch. Khi vắc-xin bắt đầu được triển khai trên toàn cầu, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ở khắp mọi nơi cần có kế hoạch cho mô hình hoạt động mới—họ cần có tính linh hoạt cao. Mặc dù tất cả chúng ta vẫn đang tiếp tục học hỏi nhưng rõ ràng mọi tổ chức sẽ cần ba điều: chính sách mới, không gian thực được định cấu hình lại và công nghệ liên kết tất cả lại với nhau. Còn những thách thức ở phía trước nhưng chúng tôi lạc quan về việc tạo ra một tương lai cho phép mọi người kết nối mọi lúc, mọi nơi và luôn nỗ lực hết mình mỗi ngày.