Khôi phục và duy trì kết nối cá nhân với các tính năng Gọi điện mới của Microsoft Teams
Đầu năm nay, các công ty dẫn đầu về CNTT trên toàn thế giới buộc phải thay đổi thứ tự ưu tiên về lộ trình, nguồn lực và ngân sách để trang bị gần như là ngay lập tức cho nhân viên làm việc từ xa. Bỗng nhiên, mức độ sử dụng công cụ giao tiếp qua video tăng vọt. Mọi người nhanh chóng quen với việc chuyển các cuộc họp sang trực tuyến. Tuy nhiên, sự chuyển đổi sang làm việc từ xa đã đặt ra một trong những thách thức nổi bật nhất, đó là duy trì mối liên hệ giữa con người vốn xuất phát từ những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên, không chuẩn bị trước diễn ra trong văn phòng thực.
Thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra1 rằng giọng nói của một người là tín hiệu xây dựng các mối liên hệ cá nhân và tạo ra tính rõ ràng, chính vì vậy nên trò chuyện trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng giờ đây quan trọng hơn bao giờ hết. Mức độ sử dụng tính năng Gọi điện qua Teams cũng tăng vọt, người dùng Teams đã thực hiện hơn 650 triệu cuộc gọi trong Tháng Mười, tăng 11 lần trong Tháng Ba năm nay. Trung bình, các cuộc gọi có thời lượng chỉ bằng một phần tư cuộc họp thông thường, khiến việc gọi điện trở thành cách nhanh và hiệu quả để tái kết nối và cộng tác.
Hôm nay, chúng tôi công bố một số cải tiến cho tính năng Gọi điện qua Teams, giúp các tổ chức và nhân viên tăng cường mối liên hệ và tạo mối liên hệ mới một cách dễ dàng hơn chỉ bằng một cuộc gọi nhanh.
Tận dụng nhiều hơn từng cuộc gọi với trải nghiệm gọi điện phong phú
Gọi điện không thôi cũng là cách tuyệt vời để tái kết nối và nhanh chóng chia sẻ thông tin. Dẫu vậy, khi bạn tích hợp cuộc gọi với các hình thức giao tiếp khác thì chức năng này chẳng khác gì đà thúc đẩy năng suất. Chúng tôi xin giới thiệu một số cách để tạo nên trải nghiệm gọi điện được hợp lí hóa và mạnh mẽ hơn.
- Trải nghiệm gọi điện được hợp lí hóa: Teams là trung tâm của các cuộc trò chuyện, cộng tác, cuộc họp, ứng dụng và quy trình làm việc, và ứng dụng Cuộc gọi được cải hiện đưa những yếu tố quan trọng nhất trong gọi điện—bàn phím số, lịch sử cuộc gọi, thư thoại, danh bạ và cài đặt—vào một nơi duy nhất, giúp dễ dàng duy trì kết nối hơn trong quy trình làm việc.
- Lưu bản ghi cuộc gọi trong OneDrive và SharePoint: Bản ghi cuộc gọi là cách tuyệt vời để theo dõi quá trình động não không thể dự đoán trước thường diễn ra trong một cuộc gọi. Hiện tại, chức năng Người quản trị Teams có thể tận dụng sự tích hợp chặt chẽ giữa Teams và OneDrive hoặc SharePoint, đồng thời chọn để đặt OneDrive hoặc SharePoint thành nơi lưu trữ bản ghi mặc định thay cho Stream. Chức năng mới này mang tới các khả năng mạnh mẽ như chia sẻ với khách bên ngoài, truy nhập nhanh hơn vào bản chép lại cũng như có dung lượng lưu trữ lớn hơn. Tìm hiểu thêm.
- Hỗ trợ CarPlay: Việc thực hiện và nhận cuộc gọi trong ô tô sẽ sớm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhờ có sự hỗ trợ của CarPlay cho tính năng Gọi điện qua Teams. Với CarPlay, bạn có thể dùng các nút điều khiển tích hợp sẵn trong xe để điều khiển Teams, gồm cả việc sử dụng Siri để thực hiện và nhận cuộc gọi.
- Xác định cuộc gọi rác: Các cuộc gọi rác gây bực bội, làm gián đoạn quy trình làm việc và khiến bạn không muốn trả lời cuộc gọi từ những số máy lạ. Sử dụng kỹ thuật tiên tiến trong ngành, Teams sẽ xác định các cuộc gọi rác tiềm năng để bạn có thể cảm thấy tự tin khi trả lời cuộc gọi đến. Ngoài ra, Teams sẽ chứng nhận kỹ thuật số các cuộc gọi đi để ngăn việc các cuộc gọi này sẽ bị người nhận bên ngoài từ chối.
- Chuyển cuộc gọi giữa thiết bị di động và máy tính: Teams giúp bạn dễ dàng thực hiện và nhận các cuộc gọi từ nhiều điểm cuối khác nhau, bao gồm máy tính và thiết bị di động, nhưng đôi khi bạn cần chuyển vị trí hoặc thiết bị để hoàn thành cuộc gọi. Kể từ đầu năm 2021, bạn sẽ chuyển được các cuộc gọi giữa điểm cuối thiết bị di động và máy tính bằng giao diện dễ dùng trên ứng dụng Teams.
- Phối cuộc gọi: Người dùng tính năng gọi điện có thể phối nhiều cuộc gọi một-một vào với nhau để kết hợp các cuộc hội thoại và đơn giản hóa nhiều cuộc hội thoại. Phối cuộc gọi hiện có cho cả cuộc gọi PSTN và cuộc gọi VoIP.
- Chế độ dữ liệu thấp: Dù bạn muốn để dành dữ liệu hay chỉ là đang ở một khu vực có kết nối mạng yếu hoặc bị giới hạn, đôi khi, giới hạn lượng dữ liệu sử dụng trong cuộc gọi video hoặc cuộc họp sẽ vô cùng hữu ích. Kể từ đầu năm 2021, người dùng sẽ điều chỉnh được các cài đặt trong Teams để cắt lượng dữ liệu sử dụng trong cuộc gọi video và thiết lập các cài đặt khác dựa trên trạng thái mạng (mạng di động, wifi hay luôn luôn).
- Tra cứu số đảo ngược được cải thiện: Với tính năng tự động tra cứu số đảo ngược, bạn sẽ thấy tên của người gọi tại thời điểm gọi, cũng như trong nguồn cấp tin tức và thư thoại.
Cung cấp nhu cầu gọi điện nâng cao cho doanh nghiệp của bạn
Một số bộ phận trong doanh nghiệp yêu cầu các quy trình làm việc và chức năng gọi điện bổ sung. Dù là để vận hành các hoạt động thiết yếu với nhiệm vụ hay giải quyết các vấn đề chủ chốt của khách hàng, Teams hỗ trợ một phạm vi nhu cầu rộng trên khắp doanh nghiệp với sự trợ giúp từ các chức năng mới này.
- Các kênh được hỗ trợ thoại: Chức năng gọi điện cộng tác mới giúp các nhóm tích hợp hàng đợi cuộc gọi vào một kênh cụ thể, cho phép cộng tác và chia sẻ thông tin trước, trong và sau cuộc gọi. Ví dụ: hiện bạn có thể quản lý bộ phận hỗ trợ của phòng CNTT hoặc nhân sự từ một kênh để các thành viên nhóm sẵn sàng có thể trả lời cuộc gọi và dễ dàng chia sẻ thông tin về các phiếu dịch vụ. Kể từ đầu năm 2021, người dùng Teams sẽ có tùy chọn tạo kênh mới hỗ trợ thoại để bắt đầu sử dụng tính năng này trong bản xem trước.
- Các giải pháp Trung tâm liên hệ được chứng nhận: Việc giải quyết cuộc gọi của khách hàng trong trung tâm liên hệ thường giống như một môn thể thao đồng đội, vì vậy, điều quan trọng là phải nhanh chóng xác định và liên hệ với đồng nghiệp phù hợp. Các giải pháp trung tâm liên hệ có thể sử dụng API người dùng và sự hiện diện để tích hợp liền mạch với Teams, giúp nhân viên tìm được đồng nghiệp phù hợp để hỗ trợ. Giờ đây, nhà cung cấp trung tâm liên hệ có thể đăng ký với Microsoft để chứng nhận giải pháp của mình, nhằm cung cấp cho khách hàng sự tin cậy cần thiết để quản lý các lượt tương tác khách hàng quan trọng. Tìm hiểu thêm về chương trình chứng nhận và các giải pháp cụ thể đang được chứng nhận, nhiều giải pháp trong số đó sẽ được hoàn thành vào đầu năm 2021.
- Gọi điện bền vững: Để hỗ trợ những cuộc hội thoại quan trọng nhất khi gặp sự cố mạng, Thiết bị Nhánh Có thể hoạt động (SBA) mới cho phép người dùng thực hiện và nhận các cuộc gọi PSTN kể cả khi gặp sự cố mạng. SBA này sẽ sẵn dùng trong bản xem trước vào tháng này đối với các nhà cung cấp Bộ điều khiển vùng biên theo phiên (SBC) được chứng nhận, cho phép SBC liên kết với khách hàng của Teams trong trường hợp khách hàng không thể kết nối với mạng Gọi điện của Microsoft.
- Gọi lại khi chuyển cuộc gọi: Trong khi tính năng chuyển cuộc gọi có thể hữu ích để kết nối đến người phù hợp, việc đảm bảo các cuộc gọi luôn kết nối trong quá trình đó lại rất quan trọng để người gọi có trải nghiệm tuyệt vời. Giờ đây người dùng Teams có thể yên tâm rằng khi chuyển cuộc gọi quan trọng, cuộc gọi sẽ không bị ngắt kết nối chỉ vì người ở đầu kia không sẵn sàng. Nếu người nhận cuộc gọi chuyển không trả lời cuộc gọi, cuộc gọi sẽ gọi lại cho người thực hiện việc chuyển.
Duy trì kết nối với danh mục dự án của thiết bị chất lượng cao
Teams mang tới trải nghiệm điện thoại qua phần mềm tích hợp tuyệt vời trên cả thiết bị di động và máy tính, ngoài ra còn có các tùy chọn dòng phần cứng mạnh mẽ, cho phép bạn chọn điểm cuối vật lý phù hợp với nhu cầu. Từ điện thoại giá rẻ đến điện thoại bàn truyền thống và điện thoại gọi video, đến màn hình Teams, có rất nhiều lựa chọn phù hợp với mọi người dùng và nhu cầu gọi điện. Chúng tôi rất hào hứng chia sẻ một số cách thức mới mà hệ sinh thái thiết bị này có thể giúp bạn duy trì kết nối, bất kể bạn làm việc ở đâu.
- Màn hình Teams: Dù bạn đang làm việc từ xa hay đã quay lại văn phòng, việc thêm một thiết bị đồng hành thông minh như màn hình Teams có thể cách mạng hóa cách bạn làm việc. Một trải nghiệm mới giờ đã có trên dạng xem Lenovo Thinksmart, màn hình Teams tích hợp Cortana cho bạn hiệu suất rảnh tay, sử dụng AI để giúp bạn luôn làm việc năng suất và có tổ chức, cũng như cung cấp thiết bị chuyên dụng cho các nhu cầu cộng tác Teams của bạn. Tìm hiểu thêm.
- Điện thoại giá rẻ: Để hỗ trợ các tổ chức đem lại giá trị tốt nhất của tính năng Gọi điện qua Teams đến với nhiều người dùng nhất có thể, chúng tôi rất hào hứng giới thiệu điện thoại giá rẻ ra thị trường với các đối tác đáng tin cậy như Yealink và AudioCodes vào đầu năm 2021. Các thiết bị này tích hợp sẵn ứng dụng Teams dành cho điện thoại, đưa các chức năng cốt lõi của Teams đến với cuộc sống này.
- Thiết bị dưới dạng Dịch vụ: Chương trình Thiết bị dưới dạng Dịch vụ mới của Teams cung cấp các khoản thanh toán theo tháng linh hoạt, giúp việc cung cấp thiết bị cần thiết cho người dùng của bạn trở nên dễ dàng và phải chăng hơn bao giờ hết. Chỉ cần truy nhập vào trang Thiết bị dưới dạng Dịch vụ là bạn có thể thêm thiết bị vào giỏ hàng và đặt hàng trong vài phút. Dịch vụ này hiện sẵn có ở Hoa Kỳ và sẽ sẵn có ở các khu vực khác trong năm 2021.
Làm được nhiều hơn với sức mạnh của đối tác
Chúng tôi phát triển mạnh mẽ trên khắp hệ sinh thái đối tác của Teams và có hơn 300 đối tác chuyên nghiệp với các giải pháp gọi điện cho Microsoft Teams, tăng 100% trong năm qua. Các đối tác này sẽ hỗ trợ khách hàng với nhiều dịch vụ và giải pháp bao gồm Định tuyến Trực tiếp dưới dạng Dịch vụ, triển khai, áp dụng, thiết bị, dịch vụ được quản lý cũng như theo dõi và báo cáo mạng. Ví dụ như đối tác giành giải thưởng Đối tác của năm của chúng tôi Continuant và các đối tác lọt vào vòng chung kết Enabling Technologies, Communicativ và Orange Business Services.
Cam kết liên tục với tính năng Gọi điện
Những cải tiến này là ví dụ trong cam kết liên tục của chúng tôi trong việc hỗ trợ cộng tác tức thời và kết nối cá nhân có hỗ trợ thoại. Chúng tôi rất vinh dự và khiêm nhường khi được vinh danh là Đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực Giao tiếp dưới dạng Dịch vụ Thống nhất của Gartner Magic Quadrant năm 2020. Chúng tôi sẽ tiếp tục nỗ lực để biến Teams trở thành giải pháp thoại đáng tin cậy và ổn định nhất hiện có. Giờ đây, hơn bao giờ hết, tất cả chúng ta đều cần có một cách thức liền mạch để duy trì liên lạc với đồng nghiệp cũng như khách hàng và với những chức năng này, bạn có thể khôi phục các mối liên hệ cá nhân cũng như quản lý những cuộc gọi quan trọng nhất cho mọi bộ phận của tổ chức. Tìm hiểu thêm về cách Accenture, Australia Catholic University, ENGIE và Tony’s Chocolonely đang sử dụng tính năng Gọi điện qua Teams để duy trì kết nối.
Cuối cùng, với tất cả những chức năng tuyệt vời sắp có trên tính năng Gọi điện trong Teams, điều quan trọng cần phải nhớ đó là tính năng Gọi điện trên Teams có thể trình làng trong vài tuần nữa—chứ không phải vài tháng hay vài năm—như Lumen (trước đây là CenturyLink) đã cho thấy khi triển khai tính năng Gọi điện trên toàn cầu cho hơn 40.000 người dùng trong 4 tuần. Bạn luôn có thể liên hệ với nhóm tài khoản của mình để biết thêm thông tin và các liên kết dưới đây cũng cung cấp thêm thông tin và hướng dẫn.
- Tìm hiểu thêm về tính năng Gọi điện qua Teams trên Trang web tính năng Gọi điện trong Microsoft Teams.
- Bắt đầu với Teams, hoàn toàn miễn phí.
- Nhận hướng dẫn và các tài nguyên để nhanh chóng thiết lập và sử dụng Tính năng Gọi điện qua Teams với FastTrack.
1 Harvard Business Review, “Tăng nói, giảm nhập ” (05/10/2020)
