Microsoft Teams 3 tuổi: Tất cả mọi thứ bạn cần để kết nối với đồng nghiệp và làm việc hiệu quả hơn

Tuần này đánh dấu kỷ niệm ba năm của Microsoft Teams. Đó là ba năm phi thường và tôi đã được truyền cảm hứng khi chứng kiến cách mà các tổ chức trên toàn cầu đang sử dụng Teams để thay đổi phương thức làm việc. Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ về một số chức năng mới của Teams trong một vài phương diện trải nghiệm Teams khác nhau, nhiều chức năng trong số này liên quan tới các cuộc họp.

Nhưng trước tiên, tôi muốn được nói với bạn về thời điểm mà chúng ta đang cùng phải đối mặt. Đồng thời, tôi muốn ghi nhận các tổ chức, nhân viên và học viên trên toàn cầu, những người buộc phải làm việc và học tập từ xa nhằm cố gắng duy trì sức khỏe và sự an toàn cho chính họ cũng như mọi người xung quanh.

Điều chỉnh hoạt động làm việc và học tập từ xa

Trên khắp thế giới, hàng triệu người đang phải hứng chịu ảnh hưởng từ sự bùng phát của dịch bệnh COVID-19. Dịch bệnh đã làm ảnh hưởng tới cách thức chúng ta làm việc và tương tác xã hội, tới cuộc sống gia đình và cuộc sống cộng đồng của chúng ta. Tại Vịnh Puget, chúng tôi đã yêu cầu khoảng 50.000 nhân viên Microsoft không cần đến cơ quan làm việc và giờ thì họ đã cùng hàng chục nghìn nhân viên Microsoft trên toàn cầu làm việc từ xa. Điều đó không hề dễ dàng. Đôi khi, mọi thứ dường như đã hoàn toàn mất phương hướng. Nhưng đội ngũ của chúng tôi vẫn duy trì kết nối. Vẫn luôn cộng tác. Vẫn hoàn thành công việc của mình.

Khi đối diện với dịch bệnh COVID-19, xuất hiện vô số câu chuyện từ các khách hàng đang sử dụng Teams để kết nối và phát triển theo những cách thức truyền cảm hứng. Một giáo sư tại Đại học Bologna ở Italy đã chia sẻ trên Twitter cách trường chuyển 90 phần trăm khóa học trực tuyến lên Teams chỉ trong bốn ngày, điều mà chắc chắn là chưa hề có tiền lệ trong lịch sử hơn 900 năm của ngôi trường này. Các bác sĩ tại St. Luke’s University Health Network ở Pennsylvania sẽ sử dụng Teams để thực hiện hội thảo video với bệnh nhân, đặc biệt là những người dễ bị nhiễm virus corona nhất, như một cách để bảo vệ cả bệnh nhân lẫn các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Còn Thành phố Osaka tại Nhật Bản thì đang sử dụng Teams để thực hiện các hoạt động định hướng và đào tạo cho hàng trăm nhân viên mới đến vào Tháng Tư.

Những câu chuyện như vậy vẫn đang diễn ra tại các quốc gia trên thế giới. Chúng tôi tin rằng việc chuyển sang làm việc từ xa đột ngột và mang tính toàn cầu này sẽ trở thành bước ngoặt trong cách thức chúng ta làm việc và học tập. Chúng ta đã thấy được cách các giải pháp hỗ trợ làm việc và học tập từ xa thông qua trò chuyện, video và cộng tác tệp trở thành trọng tâm trong phương thức chúng ta làm việc. Chúng ta đã thấy sự gia tăng đột biến chưa từng có trong mức sử dụng Teams và giờ lên đến hơn 44 triệu người dùng mỗi ngày*, con số này đã tăng thêm tới 12 triệu chỉ trong bảy ngày vừa qua. Và những người dùng đó đã tạo ra hơn 900 triệu phút họp và gọi điện mỗi ngày trên Teams trong tuần này.

Có thể thấy rõ là việc hỗ trợ làm việc từ xa đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết và điều đó sẽ còn tiếp tục mang lại giá trị lâu bền vượt ngoài giai đoạn bùng phát dịch bệnh COVID-19. Chúng tôi cam kết xây dựng những công cụ trợ giúp tổ chức, nhóm và cá nhân duy trì làm việc hiệu quả và kết nối, kể cả khi họ cần làm việc từ xa.

Thay đổi cách thức mọi người làm việc

Trong ba năm qua, hàng nghìn tổ chức, cả lớn và nhỏ—trong đó có 93 tổ chức thuộc Fortune 100—đã khám phá ra Teams có thể trở thành trung tâm làm việc nhóm của họ, giúp họ duy trì kết nối và gắn kết như thế nào. Các tổ chức đầu ngành đang dần triển khai Teams cho toàn bộ doanh nghiệp. Trong thực tế, hiện có 20 khách hàng với hơn 100.000 nhân viên tích cực sử dụng Teams, bao gồm Ernst & Young, SAP, Pfizer và Continental AG, cùng Accenture với 440.000 nhân viên tích cực sử dụng Teams.

Có gì mới trong Teams

Chúng tôi vẫn không ngừng đầu tư vào các trải nghiệm sẽ giúp các nhóm giao tiếp và cộng tác dễ dàng hơn. Các chức năng mới mà chúng tôi công bố hôm nay phản ánh cam kết của chúng tôi trong hai việc: tạo dựng trải nghiệm họp trực tuyến tốt nhất cho khách hàng và mang các giải pháp công nghệ đến với những chuyên gia vốn không được quan tâm đúng mức, trong đó có các Nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng và nhân viên chăm sóc sức khỏe.

• Tất cả chúng ta đều gặp phải tình huống họp từ xa và có người dự gõ phím ồn ào hay có ai đó ngồi gần máy hút bụi đang chạy ở đằng sau. Tính năng Kiểm soát tiếng ồn trong thời gian thực sẽ giúp giảm thiểu tiếng ồn trong nền gây phân tán, cho phép bạn nghe rõ nội dung đang được nói.
• Trong các cuộc họp lớn, đôi khi người dự từ xa khó có thể phát biểu xen vào khi có ý kiến. Tính năng giơ tay giúp bất cứ ai trong cuộc họp cũng có thể gửi đi tín hiệu trực quan rằng họ có ý kiến cần phát biểu.

• Các công nhân công nghiệp luôn cần giao tiếp và cộng tác hiệu quả mà vẫn đảm bảo được sự an toàn. Thông qua sự tích hợp mới giữa Teams và các thiết bị đội đầu của RealWear, Nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng sẽ có thể truy nhập thông tin và giao tiếp rảnh tay cùng các chuyên gia từ xa ngay tại địa điểm làm việc của họ.

• Việc tiến hành các cuộc hẹn ảo B2C là một yêu cầu phổ biến với những tình huống như thăm khám sức khỏe cho bệnh nhân, họp với khách hàng hoặc phỏng vấn ứng viên xin việc. Được công bố đầu tháng này, ứng dụng Bookings trong Teams giúp bạn dễ dàng lên lịch, quản lý và tiến hành các cuộc hẹn ảo.
• Teams sẽ sớm hỗ trợ bạn tách các cuộc trò chuyện vào một cửa sổ riêng biệt nhằm giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và chuyển đổi dễ dàng hơn giữa các cuộc hội thoại đang diễn ra.
• Khả năng hỗ trợ ngoại tuyến và băng thông thấp cho phép bạn đọc tin nhắn trò chuyện và viết câu trả lời ngay cả khi không có kết nối internet, giúp bạn tiến hành mọi thứ dễ dàng hơn bất kể bạn đang ở đâu.
• Chúng tôi cũng đang mở rộng hệ sinh thái thiết bị hỗ trợ Teams, với các thiết bị mới được chứng nhận cho Teams. Yealink VC210, hiện đã có mặt rộng rãi, là thanh cộng tác đầu tiên được chứng nhận cho Teams, kết hợp loa, micrô, camera với trải nghiệm Teams gốc để mang trải nghiệm cuộc họp đến với các phòng hội thảo nhỏ hơn, thiết bị này cũng rất dễ để lắp đặt và quản lý. Ngoài ra, tai nghe Bose Noise Cancelling 700 UC cũng sẽ có trên thị trường vào cuối mùa xuân này.
• Chúng tôi rất vui khi được giới thiệu Giải pháp thoại Microsoft 365 Business tại Hoa Kỳ, một sản phẩm mới dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, biến Teams trở thành hệ thống điện thoại hoàn chỉnh, cũng như một dòng gói Microsoft 365 Enterprise mới sẽ bao gồm các tùy chọn cấp phép bổ sung cho Nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng.
  

Trừ khi có thông báo khác ở trên, các chức năng mới này sẽ được ra mắt trong thời gian còn lại của năm nay.

Kể từ thời điểm ra mắt Teams vào ba năm trước, ứng dụng này đã phát triển thành trung tâm làm việc nhóm—nơi mà bạn có thể họp, trò chuyện, gọi điện và cộng tác, tất cả đều ở cùng một chỗ. Chúng tôi sẽ tiếp tục cải tiến và mở rộng trải nghiệm để mọi nhân viên đều có thể làm việc hiệu quả và kết nối tốt nhất có thể. Khi sự bùng phát dịch bệnh COVID-19 vẫn tiếp tục khiến mọi người ở khắp nơi phải làm việc và học tập từ xa, sự hỗ trợ làm việc và học tập từ xa chưa bao giờ trở nên quan trọng đến thế và chúng tôi rất trân trọng cơ hội được sát cánh cùng khách hàng trong thời điểm đặc biệt như thế này.

*Chúng tôi xác định mức sử dụng tích cực hàng ngày theo lượng người dùng hàng ngày tối đa thực hiện một hành động có chủ đích trong thời gian 24 giờ trên ứng dụng khách cho máy tính, ứng dụng khách cho thiết bị di động và ứng dụng khách cho web. Các hành động có chủ đích bao gồm gửi hoặc trả lời cuộc trò chuyện, tham gia cuộc họp hoặc mở tệp trong Teams. Các hành động bị động như khởi động tự động, thu nhỏ cực tiểu màn hình hoặc đóng ứng dụng không được tính.