2 tuần trải nghiệm: Những bài học chúng tôi rút ra về làm việc từ xa
Trong hai tuần kể từ lúc nhóm của chúng tôi tại Vịnh Puget chuyển sang hình thức làm việc từ xa, cuộc chiến chống lại dịch bệnh COVID-19 đã trở nên quyết liệt. Nhiều người tại các quốc gia trên khắp thế giới chỉ đơn thuần là ở nhà. Trong khi các trường học, nhà thờ, doanh nghiệp và văn phòng đóng cửa, chúng ta đang dần khám phá ra trải nghiệm ở nhà cùng gia đình cả ngày thực sự là như thế nào, đồng thời cố gắng duy trì làm việc hiệu quả và kết nối với các nhóm làm việc của mình. Có quá nhiều thứ cần tìm hiểu. Tình huống hiện tại của chúng ta đã buộc nhóm của tôi cần phải nhìn nhận mọi việc dưới một lăng kính mới, từ lên lịch họp cho tới cách thức chúng tôi quản lý nhóm, và tôi được biết là nhiều khách hàng cũng đang giống như chúng tôi. Tôi muốn chia sẻ với các bạn một số điều quan trọng mà chúng tôi đã khám phá ra cho đến nay với tư cách là một nhóm làm việc từ xa hoàn toàn. Tôi hy vọng các bạn sẽ thấy những bài học này hữu ích khi khám phá chính trải nghiệm của mình.
Một lưu ý nhanh trước khi chúng ta đi sâu hơn: Chúng tôi đã sử dụng không gian này để chia sẻ các mẹo, câu chuyện khách hàng và thông tin trong suốt đợt bùng phát dịch bệnh COVID-19. Bài đăng này là bài nối tiếp cho nội dung chúng tôi đã chia sẻ trong tuần trước, nêu chi tiết về các mẹo chuyển sang làm việc từ xa cùng Microsoft Teams. Chúng tôi cũng đưa ra hướng dẫn trong việc chuyển các sự kiện trực tiếp lên trực tuyến—kèm theo chi tiết về cách sử dụng các công cụ của Microsoft cũng như thông tin chuyên sâu từ những người dẫn dắt sự kiện của mình tại Microsoft. Ngoài ra, chúng tôi cũng đã chia sẻ lời khuyên cho các bộ phận CNTT và CISO từ nhà lãnh đạo trong các lĩnh vực đó. Chúng tôi sẽ tiếp tục đăng thêm nội dung làm việc từ xa ở đây trong những ngày sắp tới, vậy nên hãy nhớ quay lại thường xuyên. Được rồi, giờ hãy chuyển sang những bài học từ hai tuần vừa qua của chúng tôi.
1. Chia sẻ hướng dẫn làm việc ở nhà
Hầu hết các tổ chức đều có hướng dẫn đào tạo về cách thức để nhân viên khám phá môi trường văn phòng của mình. Khi chuyển sang hình thức làm việc từ xa, chúng tôi nhanh chóng nhận ra rằng các nhân viên cũng cần có hướng dẫn cho hình thức làm việc này. Nhiều người trong chúng tôi lần đầu được trải nghiệm làm việc từ xa, cùng với rất ít thời gian để chuẩn bị cho sự thay đổi. Nhóm của chúng tôi đưa ra các câu hỏi: Bạn thiết lập không gian như thế nào để có thể tập trung? Bạn duy trì kết nối ra sao khi không thể gặp mặt trực tiếp? Tại sao cảm giác chưa tới thời điểm nghỉ ngơi lại luôn thường trực? Thêm vào những thử thách từ con cái cùng với các thành viên phụ thuộc khác trong gia đình đang ở nhà—một thực tế mà nhiều người trong chúng ta phải đối mặt trong đợt bùng phát dịch bệnh này—và hệ quả tất yếu là sẽ có những nhân viên cảm thấy khó khăn.
Nhằm giải quyết nhu cầu này, vào tuần trước, chúng tôi đã phân phát hướng dẫn làm việc ở nhà toàn diện tới các nhân viên. Chúng tôi tin bạn cũng sẽ thấy hướng dẫn này hữu ích, do đó, chúng tôi đã tạo phiên bản khách hàng dành cho bạn để chia sẻ với nhân viên nếu bạn cảm thấy phù hợp. Hướng dẫn chứa nhiều mẹo cụ thể về mọi vấn đề, từ thiết lập nơi làm việc thực và ảo cho tới những cách tốt nhất để luôn sẵn sàng liên lạc với đồng nghiệp.
2. Quản lý các cuộc họp nối tiếp
Tại văn phòng, các cuộc họp nối tiếp thường có khoảng thời gian tạm dừng tự nhiên xen giữa. Sẽ có những lúc di chuyển đến phòng họp, những khoảnh khắc đầu tiên tại bàn khi bạn chờ mọi người đến và cả cuộc trò chuyện xã giao khi đồng nghiệp chào nhau và hỏi thăm vắn tắt. Thường thì ít khi chúng ta chú ý tới những khoảng xả hơi nhỏ bé này trong cả tuần làm việc bận rộn. Rồi thì chúng ta chuyển sang hình thức làm việc từ xa và nhận ra rằng chúng ta cần những khoảng thời gian đó biết bao để giảm bớt nhịp độ dồn dập của ngày họp nhiều.
Làm sao bạn đảm bảo được rằng mình và nhóm của mình họp thường xuyên theo nhu cầu công việc nhưng vẫn có thể nghỉ ngơi giữa các cuộc họp? Chúng tôi khuyến khích nhân viên lên lịch để cuộc họp kết thúc sớm năm phút trước khi kim phút đồng hồ chỉ số 12 hoặc số 6. Việc này sẽ rút ngắn thời gian họp một chút nhưng là phương pháp đắc lực giúp bạn tránh bị kiệt sức bởi các cuộc họp nối tiếp không gián đoạn.
3. Tạo không gian để mọi người dứt khỏi công việc
Khi làm việc ngoài xã hội, thường thì chúng ta sẽ tự nhiên tìm được cách dứt khỏi công việc mỗi ngày. Làm bữa tối cho gia đình, gặp gỡ bạn bè tại lớp tập luyện sau giờ làm việc hay một chút thẩn thơ thường ngày trên chuyến xe buýt về nhà giúp chúng ta tách khỏi các sự kiện trong ngày để có thể sẵn sàng cho ngày tiếp theo. Ngay cả trong hoàn cảnh tốt nhất, dứt khỏi công việc khi bạn làm việc từ xa có thể là một thử thách. Để trợ giúp cho nhân viên, chúng tôi đã bắt đầu đưa ra các phiên thiền ảo mà họ có thể tham gia khi cần một khoảnh khắc để giãn khỏi công việc.
Nếu bạn cũng muốn làm như vậy, dưới đây là một số mẹo thực tế để chia sẻ với những nhân viên mới tham gia các lớp thiền trực tuyến. Trước tiên, hãy tìm một nơi thật yên tĩnh để bạn không bị gián đoạn. Tiếp theo, đặt micrô của bạn về chế độ tắt tiếng để những người khác có thể tận hưởng sự yên tĩnh. Cuối cùng, sử dụng camera của bạn để xem người hướng dẫn trong phiên chỉ dẫn các kỹ thuật thở. Khi cảm thấy mọi thứ đều đã lắng xuống, bạn có thể tắt camera để hoàn toàn tập trung vào việc tĩnh tâm.
4. Tiếp tục thúc đẩy văn hóa nhóm
Từ các cuộc họp toàn thể đến những buổi kỷ niệm cột mốc nhỏ, văn hóa nhóm lành mạnh phụ thuộc vào tần suất các thành viên gặp mặt. Khi nhiều người đột nhiên chuyển sang hình thức làm việc từ xa, chúng ta rất dễ đi vào chế độ “chỉ việc cần thiết”, trì hoãn các sự kiện quan trọng cùng những khoảnh khắc chung vui cho tới khi chúng ta quay lại cuộc sống bình thường.
Chúng tôi thấy rằng tốt nhất bạn nên tranh thủ duy trì hoạt động xây dựng văn hóa nhóm, kể cả khi cần phải xây dựng văn hóa từ xa. Bạn đã lên lịch bữa tiệc sinh nhật cho một đồng nghiệp? Hãy tham gia một cuộc họp Teams và gửi đi GIF chúc mừng sinh nhật. Sắp tới bạn có một hội nghị tại chỗ lớn về bán hàng? Thay vào đó, hãy bắt đầu tìm hiểu cách tổ chức hội nghị này trong môi trường ảo. Và nếu đã đến lúc thực hiện hoạt động xây dựng nhóm hàng quý ngoài cơ sở, hãy cứ tiến hành đi. Nhóm của bạn sẽ luôn sẵn sàng hào hứng chia sẻ các ý tưởng và duy trì kết nối. Có thể đầu tiên bạn sẽ thấy khó thực hiện các hoạt động gặp mặt từ xa giúp thúc đẩy văn hóa nhóm nhưng những nỗ lực bạn bỏ ra để giúp mọi người duy trì kết nối và tiến về phía trước sẽ hoàn toàn xứng đáng.
5. Thực hành các kỹ năng quản lý chính
Nhân viên thường dựa vào người quản lý của mình để báo cáo tình hình, nhận hướng dẫn khi đối mặt với thay đổi, đồng thời cho thấy sự mong muốn được giúp họ giải quyết vấn đề và sáng tạo. Khi nhóm của bạn khám phá một phương thức làm việc hoàn toàn mới—đồng thời cũng tìm cách vượt qua cuộc khủng hoảng sức khỏe toàn cầu—họ cần tới sự hỗ trợ của bạn với tư cách là người quản lý hơn bao giờ hết. Nhưng làm sao để bạn quản lý thành công khi phải làm việc cách biệt?
Chúng tôi chia sẻ những bài học chúng tôi đã rút ra về hoạt động quản lý từ xa trong hướng dẫn làm việc ở nhà. Điều này bao gồm hoạt động tăng cường hòa nhập, thường xuyên báo cáo tình hình, cũng như hướng dẫn các đồng nghiệp nhằm giúp họ khám phá ra những biện pháp làm việc từ xa tốt nhất của riêng mình. Mỗi nhân viên lúc này phải đối mặt với những thử thách riêng và mỗi người trong số họ sẽ tiếp cận với tình huống này theo các cách khác nhau. Là người quản lý, việc cố gắng hiểu rõ và đáp ứng các nhu cầu riêng của họ nhiều nhất có thể là việc làm vô cùng quan trọng.
Những bài học này phản ánh một số kinh nghiệm rút ra ban đầu của chúng tôi sau hai tuần tìm hiểu từ xa. Từ hoạt động lên lịch họp để tạo nên những khoảng xả hơi đến quản lý hiệu quả các nhóm từ xa, chúng tôi đang khám phá ra nhiều điều về phương thức làm việc mới này. Tôi chắc chắn rằng những bài học này sẽ tiếp tục mang tới giá trị lâu bền vượt ngoài giai đoạn bùng phát dịch bệnh COVID-19, khi các tổ chức ở khắp nơi vẫn tiếp tục ưu tiên hình thức làm việc từ xa. Dẫu vậy, chúng tôi vẫn muốn được lắng nghe suy nghĩ cùng những kinh nghiệm rút ra từ bạn và nhóm của bạn. Hãy tham gia vào cuộc hội thoại trong Hỗ trợ cộng đồng làm việc từ xa của chúng tôi.
