COVID-19 đã tác động đến cuộc sống của mọi người trên toàn thế giới. Việc hạn chế đi lại và các quy tắc mới về việc tụ tập đông người nơi công cộng đã thay đổi thói quen hàng ngày của hàng triệu người. Trong vài tuần qua, nhiều đồng nghiệp và khách hàng của tôi đã liên hệ với tôi để hỏi: Chúng tôi có thể giúp gì không?
Lily Zheng là một người bạn và đồng nghiệp đáng mến sống ở Thượng Hải. Chúng tôi đã làm việc trực tiếp cùng nhau tại Trung Quốc nhưng chủ yếu chúng tôi nhau gặp trên Microsoft Teams. Gần đây, Lily đã viết một lá thư cho khách hàng trong khu vực về những gì cô và nhóm của mình đã rút ra được khi làm việc từ xa để vượt qua sự bùng phát dịch bệnh. Lá thư của cô đã truyền cảm hứng để nhóm chúng tôi quyết định cung cấp Microsoft Teams miễn phí cho những người chuyển sang làm việc từ xa trong giai đoạn đầy thử thách này. Tôi muốn chia sẻ ứng dụng này với mọi người trên toàn thế giới, những người có thể nhận được lợi ích từ trải nghiệm của nhóm Thượng Hải của chúng tôi. Tôi hy vọng bạn cũng thấy ứng dụng này hữu ích như tôi đã thấy.
Hãy cùng chuyển sang lá thư của Lily.
Kính gửi quý khách hàng,
Tôi là Lily Zheng, một nhân viên Microsoft sống và làm việc tại Thượng Hải. Khi sự bùng phát COVID-19 tiếp tục ảnh hưởng đến hàng triệu người ở Trung Quốc, chúng tôi đã nhận thấy số người làm việc từ xa tăng vọt. Cứ như thể mọi trường học, bệnh viện và doanh nghiệp ở Trung Quốc giờ là một tổ chức phân tán – mong là chỉ tạm thời mà thôi. Từ sự bùng phát vi-rút như dịch COVID-19 đến những trường hợp khẩn cấp bất ngờ về thời tiết, có nhiều lý do khiến việc làm việc từ xa đột nhiên trở nên cần thiết. Vì vậy, tôi muốn chia sẻ ba bài học tôi đã rút ra được trong vài tuần qua, cũng như ba bài học chúng tôi đã thu thập được từ khách hàng khi họ thích nghi với làm việc từ xa.
Giống như nhiều người trong số các bạn, tôi bắt đầu nghe về vi-rút vào hồi Tháng Một, chủ yếu trên phương tiện mạng xã hội. Nhưng tôi đã không nhận ra đó là một vấn đề lớn cho đến ngay trước Tết Nguyên đán. Đó là khi số người nhiễm bệnh bắt đầu tăng nhanh do cuộc đại di chuyển Xuân vận. Vào 23 Tháng Một, chính phủ đã phong tỏa tỉnh Hồ Bắc để ngăn chặn sự lây lan của vi-rút. Ngày hôm sau, đêm giao thừa, gia đình tôi đã lên kế hoạch đi xem phim. Khi chúng tôi biết được từ báo chí rằng các rạp phim trên toàn thành phố đã ngừng hoạt động, tôi hiểu rằng sự bùng phát đã trở nên thực sự rất nghiêm trọng. Hai ngày sau, chính phủ tuyên bố hủy bỏ các sự kiện Lễ hội mùa xuân, điều này chưa từng có tiền lệ. Tôi cũng hủy bỏ kỳ nghỉ gia đình đã lên kế hoạch từ lâu. Bọn trẻ đã rất buồn nhưng cần chúng tôi ưu tiên sức khỏe và sự an toàn hàng đầu.
Zheng và các thành viên nhóm Microsoft tại Trung Quốc cộng tác chặt chẽ trong khi làm việc từ xa.
Vậy tôi sẽ nói gì khi mọi người hỏi tình hình làm việc ở Trung Quốc hiện nay như thế nào? Ừ thì, làm việc từ xa giúp giảm thời gian đi lại và chắc chắn chúng tôi không còn phải lo lắng hôm nay mặc gì nữa. Và khi nhiều nhà hàng đóng cửa, ai cũng được cải thiện trình độ nấu ăn. Nhưng khi trẻ em không đến trường – và người giữ trẻ cũng mắc kẹt ở nhà – thì việc duy trì làm việc năng suất có thể là một thử thách.
Những điều tôi đã rút ra khi làm việc từ xa
Trong khi nhóm của chúng tôi ở đây đã quen với làm việc từ xa, những tuần qua đã thực sự làm sáng tỏ những yếu tố giúp bạn làm việc từ xa thành công và bền vững. Dưới đây là ba bài học bổ ích nhất của tôi.
Sống khỏe mạnh.
Việc chuyển sang làm việc từ xa là nhằm bảo vệ sức khỏe thể chất của chúng ta bằng cách giảm thiểu việc tiếp xúc với vi-rút. Mọi người đều hiểu điều đó. Điều ít rõ ràng hơn là làm việc tại nhà có thể tạo ra loại căng thẳng riêng. Dành thời gian để tập thể dục, ăn uống lành mạnh và nghỉ ngơi, rời mắt khỏi màn hình là những việc cần thiết để duy trì tinh thần khỏe mạnh khi làm việc ở nhà.
Làm hết mình.
Làm việc từ xa có thể khiến bạn trì hoãn công việc. Tuy nhiên, các nhóm phát triển lớn mạnh khi làm việc từ xa tìm cách thực hiện mọi việc trực tuyến. Nếu bạn đã lên lịch trao đổi một – một, hãy tiếp tục thực hiện. Nếu bạn đã lên kế hoạch cho những cuộc họp lớn, hãy cứ tổ chức các cuộc họp đó. Nếu bạn đã sẵn sàng cho cuộc động não về bài thuyết trình sắp tới, hãy tham gia cuộc gọi video đó.
Hỗ trợ thành viên nhóm.
Tôi cũng đã rút ra được từ trải nghiệm này rằng việc hỗ trợ người khác là cách tốt nhất để sống tích cực và tràn đầy năng lượng. Không chỉ sử dụng các công cụ trực tuyến để làm việc, chúng tôi còn chia sẻ ảnh gia đình và thú cưng cũng như hỏi thăm nhau trong ngày. Cổ vũ lẫn nhau không chỉ tốt cho việc duy trì tinh thần mà còn giúp nhóm luôn sát cánh bên nhau khi chúng tôi làm việc từ xa.
Những điều tôi đã học được từ khách hàng
Trong khoảng vài tuần, chúng tôi đã thấy khách hàng ở Trung Quốc thực sự chuyển đổi cách thức làm việc. Dưới đây là ba điều tôi đã học được từ khách hàng để chuẩn bị cho tổ chức hướng tới thành công.
Mở lối liên lạc ngay tức thì.
Khi nhân viên của bạn làm việc từ xa, việc đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những khách hàng của chúng tôi, công ty bảo hiểm lớn ở châu Á, đã bắt đầu truyền phát tin nhắn video cho nhân viên của họ để đảm bảo mọi người đều tiếp cận được thông tin mới nhất. Khi tất cả mọi người phải cân bằng giữa làm việc tại nhà với chăm sóc trẻ và các thách thức khác, những video được ghi lại sẽ mang đến cho mọi người cơ hội cập nhật thông tin khi họ không thể tham gia cuộc họp hoặc buổi hướng dẫn trực tiếp.
Liên tục triển khai công việc.
Mặc dù có thể bạn rất muốn trì hoãn kế hoạch cho đến khi mọi người gặp mặt nhưng các công ty ở đây đang tìm cách để liên tục triển khai công việc. Với sự khuyến khích của chính phủ, nhiều trường học đã có thể bắt đầu học kỳ của mình đúng lịch trình bằng cách chuyển sang giảng dạy trực tuyến. Họ đã hỗ trợ học viên bằng cách tạo lịch biểu rõ ràng, tổ chức các sự kiện nâng cao tinh thần như thử thách nấu ăn và truyền đạt bài tập cũng như thông tin khác một cách cẩn thận để học sinh không bị choáng ngợp.
Ngay cả các cuộc họp lớn cũng có thể được chuyển sang trực tuyến.
Nhiều người trong chúng ta đã quen với các cuộc gọi nhanh hoặc cuộc trò chuyện video với một vài thành viên nhóm, nhưng các cuộc họp lớn và chính thức cũng có thể được tổ chức trực tuyến thành công. Khi rất nhiều nhân viên chọn làm việc từ xa, các bệnh viện ở đây đã tập hợp nhân viên của họ từ xa. Ví dụ: Một bệnh viện ở Đại Liên đã tổ chức các cuộc họp nhân viên lớn thông qua Teams. Chìa khóa thành công của các cuộc họp trực tuyến bao gồm việc đặt ra chương trình họp rõ ràng, khuyến khích tất cả cùng tham gia bằng cách giải quyết mọi sự cố âm thanh vào đầu cuộc họp và ghi chú rõ ràng để chia sẻ cho những người theo dõi sau. Cũng cần nhớ rằng, nếu tổ chức của bạn cho phép, bạn có thể ghi lại các cuộc họp cho những người không thể tham dự.
Đối với tôi và nhiều người trên toàn thế giới, đây không phải là cách khởi đầu năm mới mà chúng ta mường tượng. Nhưng chúng tôi đã học được rất nhiều. Và Teams là một công cụ vô cùng mạnh mẽ để giúp chúng tôi vượt qua các thử thách. Nhiều người không biết, nhưng Teams đã được cung cấp miễn phí. Bạn có thể truy nhập tại đây để tìm hiểu thêm. Nhưng dù bạn chọn sử dụng công cụ nào, tôi hy vọng những lời khuyên này sẽ hữu ích và xin chúc bạn cùng gia đình mọi điều tốt đẹp nhất!
