Giảm thiểu sao nhãng và duy trì tập trung với các nội dung cập nhật hoạt động trên nền tảng AI trong Microsoft 365
Có một sự thật hiển nhiên là công việc và cuộc sống đang ngày càng diễn ra với tốc độ nhanh hơn. Việc dành cả ngày để họp, viết email hay nghe điện thoại không còn là chuyện lạ, khiến bạn còn rất ít thời gian để tập trung vào những điều quan trọng nhất với mình. Nhiều người trong số chúng ta có danh sách việc cần làm dài vô tận và phải làm việc ngoài giờ để hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách. MyAnalytics, nguồn thông tin chuyên sâu về năng suất cá nhân của bạn trong Microsoft 365, đã được xây dựng để giúp bạn vượt qua các thử thách khó khăn này—và hôm nay, dịch vụ này đang được làm mới.
Thông qua bảng thông tin, Thông tin chuyên sâu trong Outlook và điểm tin email hàng tuần, MyAnalytics cung cấp thông tin chuyên sâu cũng như đề xuất hoạt động trên nền tảng AI để giúp bạn làm việc thông minh hơn. Trải nghiệm MyAnalytics mới—sẵn dùng rộng rãi ngay từ hôm nay—sẽ giúp thông tin chuyên sâu tập trung hơn vào kết quả trong bốn lĩnh vực chính: sự tập trung, trạng thái tốt, mạng lưới và hoạt động cộng tác. Ví dụ: thông tin chuyên sâu trước đây hiển thị số giờ bạn dành cho email, cuộc trò chuyện, cuộc gọi và cuộc họp ngoài giờ làm việc trong tuần trước hiện sẽ hiển thị số ngày bạn đã ngắt kết nối thành công sau giờ làm việc trong tháng qua. Nhờ vậy, bạn có thể đặt mục tiêu và tạo dựng thói quen giúp bạn có được nhiều ngày yên tĩnh hơn.
Để giúp các thông tin chuyên sâu này trở nên hữu dụng hơn nữa, trong các quý tới, chúng tôi sẽ ra mắt khả năng tạo kế hoạch cá nhân để bạn có thể dễ dàng đặt mục tiêu và thực hiện các bước nhằm cải thiện thói quen làm việc của mình mỗi ngày. Kế hoạch tập trung sẽ là tính năng đầu tiên trong chuỗi cập nhật này của MyAnalytics. Bằng cách giúp bạn thường xuyên lập kế hoạch thời gian tập trung để hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách nhất và hạn chế sao nhãng, kế hoạch tập trung trong MyAnalytics sẽ giúp bạn cân đối giữa hoạt động cộng tác và kết quả có ý nghĩa. Hôm nay, chúng tôi sẽ tiết lộ các yếu tố cốt lõi của kế hoạch tập trung.
Tạo kế hoạch tập trung cá nhân
Lựa chọn về năng suất của mỗi người đều khác nhau nhưng các chuyên gia về làm việc tập trung cho biết rằng việc đặt riêng khối thời gian đều đặn để tập trung vào công việc khó khăn có thể mang lại lợi ích lớn. Với kế hoạch tập trung, MyAnalytics sẽ giúp bạn thiết lập thói quen về thời gian tập trung hàng ngày. Kế hoạch tập trung rất linh hoạt, bạn có thể chọn tự động đặt trước thời gian tập trung hàng ngày dựa trên trạng thái sẵn sàng của mình hoặc hiển thị đề xuất để đặt trước thời gian tập trung theo cách thủ công khi bạn làm việc trong Outlook. Thuật toán đặt trước tự động sẽ ưu tiên đặt trước các giờ buổi sáng, nếu chúng còn trống, vậy nên bạn có thể giải quyết nhiệm vụ phân tích đầy thách thức khi ở trạng thái làm việc sung mãn nhất.
Duy trì thói quen tập trung của bạn
Nếu bạn nhận được lời mời họp xung đột với thời gian tập trung đã đặt trước, Outlook sẽ cung cấp đề xuất tại chỗ và điểm tin email hàng tuần với thông báo có thể thực thi—giúp bạn dễ dàng lên lịch lại thời gian tập trung ngay trong hộp thư đến và duy trì thói quen của mình.
Dành thời gian cho các nhiệm vụ chưa hoàn thành
Để giúp bạn đặt ra thời gian cho các nhiệm vụ cấp bách—những nhiệm vụ bạn đã hứa hoàn thành với đồng nghiệp và những nhiệm vụ họ yêu cầu bạn hoàn thành—đề xuất tại chỗ mới và thẻ thích nghi trong điểm tin email sẽ được ra mắt trong Outlook. Các tính năng này sẽ sử dụng AI để hiển thị nhiệm vụ chưa hoàn thành từ email, giúp bạn có thể đặt trước liền mạch thời gian tập trung cho các nhiệm vụ này.
Công việc không bị gián đoạn trong thời gian tập trung
Các nghiên cứu về nhân viên làm việc với thông tin phát hiện ra rằng có thể mất trung bình khoảng 23 phút để bạn quay lại nhiệm vụ ban đầu sau khi bị gián đoạn hoặc tự sao nhãng. Để giúp hạn chế những điều này khi bạn đang tìm cách hoàn thành công việc có ý nghĩa, cần tập trung, Microsoft Teams sẽ tự động chuyển thành “Không làm phiền” trong thời gian tập trung. Trạng thái của bạn sẽ được đặt thành “Tập trung” và bạn sẽ chỉ nhận được thông báo cho các tin nhắn khẩn cấp hoặc tin nhắn đến từ các liên hệ có quyền truy nhập ưu tiên trong thời gian tập trung.
Tại Microsoft, chúng tôi đang trong hành trình xây dựng các công nghệ hỗ trợ bạn làm việc tốt nhất có thể. Hãy truy nhập bảng thông tin cá nhân MyAnalytics mới và xem qua điểm tin email hàng tuần—sẵn dùng rộng rãi từ hôm nay. Những nội dung này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn thói quen làm việc hiện tại và đưa ra thông tin chuyên sâu hữu dụng để ưu tiên việc tập trung, ngắt kết nối và nghỉ ngơi, cập nhật về các liên hệ và các mối quan hệ quan trọng, cũng như cải thiện hoạt động cộng tác nhóm.
Hãy tiếp tục theo dõi vào những tháng tới để đón nhận bản xem trước kế hoạch tập trung dành cho khách hàng Microsoft 365 và Office 365 Enterprise, những người có MyAnalytics dưới dạng một phần gói E5, dưới dạng phần bổ trợ cho gói E1 và E3 hoặc có Workplace Analytics. Theo thời gian, kế hoạch tập trung sẽ sẵn dùng với các gói bổ sung có email doanh nghiệp được lưu trữ (Exchange Online).