Efter 2 veckor: vad vi har lärt oss om att jobba på distans

Under de två veckor som gått sedan vårt team här i Puget Sound övergick till att arbeta på distans har kampen mot COVID-19 intensifierats. Många människor över hela världen stannar helt enkelt hemma. När skolor, kyrkor, företag och kontor stänger upptäcker vi hur det verkligen är att vara hemma med familjen hela tiden, samtidigt som vi försöker fortsätta vara produktiva och kommunicera med våra arbetsteam. Det finns mycket att lära sig. Den nuvarande situation har gjort att mitt team börjat titta på allt från att schemalägga möten till olika sätt att hantera team ur nya synvinklar, och jag har hört från många kunder att de gör samma sak. Jag vill dela med dig några av de viktiga saker vi har identifierat så här långt medan vi har arbetat helt på distans. Jag hoppas att du tycker att det är nyttig information i din egen vardag.

En kort kommentar innan vi fortsätter: Vi har använt detta utrymme för att dela tips, kundberättelser och information under COVID-19-utbrottet. Det här inlägget är en uppföljning av förra veckans inlägg där vi gav tips på hur du kan övergå till distansarbete med Microsoft Teams. Vi erbjöd också anvisningar för hur du kan flytta livehändelser online, med information om hur du använder Microsoft-verktyg och insikter från vår eventledare på Microsoft. Vi har också gett råd till IT-avdelningar och CISO från ledare inom de här områdena. Vi fortsätter lägga upp mer innehåll om distansarbete under kommande dagar, så se till att besöka oss ofta. Då går vi till våra lektioner från de två senaste veckorna.

1. Anvisningar för att dela arbete när du arbetar hemma

De flesta organisationer har utbildningshandböcker för hur användarna ska navigera i sin kontorsmiljö. När vi övergår till distansarbete inser vi snabbt att medarbetarna behöver riktlinjer även för den här typen av arbete. För många av oss är det första gången vi arbetar på distans, och vi har inte mycket tid att förbereda oss för förändringarna. Vårt team har frågor: Hur gör jag i ordning en bra miljö där jag kan koncentrera mig? Hur håller vi kontakten när vi inte kan träffas på riktigt? Varför känns det aldrig som rätt tillfälle att ta en paus? Lägg dessutom till utmaningarna med att ha barn eller andra anhöriga som är beroende av oss hemma – vilket är verklighet för många av oss under det här virusutbrottet – och det är oundvikligt att vissa medarbetare får det kämpigt.

Som hjälp med att lösa detta distribuerade vi förra veckan en omfattande guide till att arbeta hemifrån till våra anställda. Vi tänkte att du kanske har användning för den också, så vi tog fram en kundversion till dig att dela med dina medarbetare efter behov. Den är fylld av konkreta tips för allt från att ordna en fysisk och virtuell arbetsplats till de bästa metoderna för att kommunicera din tillgänglighet till dina teammedlemmar.

2. Hantera många möten i följd

Om man har flera möten i rad på kontoret blir det en naturlig paus mellan dem. Man måste gå mellan olika rum, de första minuterna vid bordet när man väntar på att alla ska komma och det spontana, informella samtal som uppstår när teammedlemmarna hälsar på varandra. Ofta märker vi inte ens de här små andningspauserna under arbetsveckan. När vi sedan övergår till att arbeta på distans inser vi hur att vi verkligen behövde de här avbrotten när vi hade många möten samma dag.

Hur kan du se till att du och ditt team har möten så ofta ni behöver, men att ni kan ta paus mellan mötena? Vi rekommenderar medarbetarna att schemalägga möten så att de slutar fem minuter före hel eller halv timme. Det ger en något kortare mötestid men är viktigt för att undvika utmattning efter många möten i rad.

3. Skapa utrymme för avkoppling

När vi arbetar ute i världen som vanligt hittar vi olika sätt att koppla ner, ofta utan att vi ens behöver försöka. Att laga middag till familjen, träffa vänner på ett träningspass efter jobbet eller bara koppla bort allt under bussfärden hem hjälper oss att avskärma oss från dagens händelser och göra oss redo för nästa dag. Även med bästa tänkbara förutsättningar kan det vara svårt att koppla från när du arbetar på distans. Som hjälp för dina medarbetare har vi börjat erbjuda virtuella meditationspass som de kan vara med på om de behöver koppla av från jobbet en stund.

Om du väljer att göra det har vi några praktiska tips här, som du kan dela med medarbetare som inte har deltagit i virtuell meditation förut. Börja med att leta rätt på en lugn plats där du inte blir avbruten. Stäng sedan av mikrofonljudet så att andra kan njuta av tystnaden. Använd till sist kameran för att se hur ledaren gör andningsövningarna. När du känner att du har lärt dig andningstekniken kan du stänga av kameran och fokusera på att koppla av.

4. Fortsätt odla teamkulturen

Från brådskande möten med alla teammedlemmar till – en bra teamkultur kräver att man träffas ofta. När nu så många av oss plötsligt måste arbeta på distans är det frestande att minska på antalet möten till bara det mest nödvändiga, och skjuta upp både viktiga händelser och roliga teamaktiviteter tills vi kan återgå till det normala.

Vi har märkt att om det är möjligt är det bäst att fortsätta arbeta på teamkulturen även om ni inte kan träffas personligen. Hade du bokat in ett födelsedagsfirande för en teammedlem? Hoppa in i ett Teams-möte och starta HBD GIF. Har företaget en stor säljkonferens på gång? Börja fundera på hur ni ska kunna hålla den online i stället. Om det är dags för ditt kvartalsvisa teambuilding-evenemang kan du ha det även online. Teamet kommer att vara villiga att kommunicera och dela sina idéer. Det kan kännas som en utmaning att ta möten och samlingar som hjälper till att bygga upp teamkulturen och flytta dem online, men det är värt den extra ansträngningen att hålla kontakten och arbeta framåt.

5. Öva på viktiga ledarkunskaper

Medarbetarna förlitar sig på att deras chefer ska hålla kontakten, leda dem genom perioder av förändring och visa intresse för att hjälpa dem lösa problem och vara kreativa. Nu när ditt team måste hitta rätt i ett helt nytt sätt att arbeta – samtidigt som ni navigerar genom en global hälsokris – behöver de mer stöd än vanligt från dig som chef. Men hur kan du leda på ett bra sätt när ni arbetar på skilda håll?

Vi delar med oss av det vi har lärt oss om ledarskap på distans i guiden till att arbeta hemifrån. Det omfattar att vara inkluderande, att hålla kontakten ofta och regelbundet och att leda medarbetarna så de kan hitta sina egna bästa metoder för distansarbete. Alla medarbetare har unika utmaningar just nu, och alla kommer att hantera situationen på olika sätt. Som chef är det viktigt att försöka förstå och reagera på medarbetarnas individuella behov så mycket som möjligt.

I de här lektionerna speglas några av våra tidiga lärdomar efter två veckors distansarbete. Vi upptäcker mer och mer om detta nya sätt att arbeta, från att schemalägga möten som möjliggör andningspauser till hur man effektivt kan leda team som arbetar på distans. Jag är säker på att de här lärdomarna har ett varaktigt värde långt utanför ramarna för COVID-19-utbrottet, när organisationer över hela världen fortsätter prioritera distansarbete. Men vi vill gärna höra vad du och ditt team funderar över och lär er. Anslut till i konversationen i vår community för distansarbete.