COVID-19 påverkar människor i hela världen. Reserestriktioner och nya regler för stora offentliga sammankomster har förändrat vardagsrutinerna för miljontals människor. Under de senaste veckorna har många av mina kollegor och kunder ställt frågan: Vad kan vi göra för att hjälpa till?
Lily Zheng är en god vän och kollega som bor i Shanghai. Vi har arbetat tillsammans på plats i Kina, men oftast träffas vi genom Microsoft Teams. Nyligen skrev Lily ett brev till regionala kunder om vad hon och hennes team har lärt sig om distansarbete under epidemin. Hennes brev gav vårt team inspirationen att göra Microsoft Teams tillgängligt utan kostnad för personer som övergår till distansarbete under den här svåra tiden. Jag ville dela det här med andra personer världen över som kan ha nytta av erfarenheten hos vårt team i Shanghai. Jag hoppas att du får lika stor hjälp av det som jag.
Härmed ger jag ordet till Lily.
Kära kunder
Jag heter Lily Zheng. Jag är medarbetare på Microsoft och bor och arbetar i Shanghai. COVID-19-epidemin fortsätter att påverka miljontals människor här i Kina, och vi ser en enorm ökning av den mängd distansarbete som utförs. Det verkar som att alla skolor, sjukhus och företag i Kina nu är distribuerade organisationer, även om det bara är tillfälligt. Oavsett om det gäller virusepidemier som COVID-19 eller oväntade väderkatastrofer finns det många skäl till att distansarbete plötsligt kan bli en nödvändighet. Därför vill jag dela med mig av tre lärdomar från de senaste veckorna samt tre lärdomar som vi har fått från våra kunders anpassning till distansarbete.
Liksom många andra hörde jag först talas om viruset i januari, främst via sociala medier. Däremot insåg jag inte hur allvarligt läget skulle bli förrän precis före det kinesiska nyåret. På grund av att folk reser mer under vårfestivalen började antalet smittade stiga snabbt under den tiden. Den 23 januari satte myndigheterna provinsen Hubei i karantän för att hindra spridningen av viruset. Nästa dag var nyårsafton, och min familj hade planerat att gå på bio. När vi läste i tidningarna att biografer i hela staden hade stängts ned förstod vi allvaret med epidemin. Två dagar senare tillkännagav myndigheterna något som var oöverträffat – att evenemangen under vårfestivalen hade avbrutits. Jag avbokade då en familjesemester som vi hade planerat långt i förväg. Barnen blev väldigt besvikna, men hälsa och säkerhet är viktigast.
Zheng och hennes Microsoft-kollegor i Kina samarbeta nära medan de arbetar på distans.
Vad säger jag då när folk frågar hur det är att arbeta i Kina i nuläget? Förvisso gör distansarbetet pendlingen enklare, och vi slipper tänka på vad hur man ska klä sig. Och nu när så många restauranger har stängt passar vi på att bli bättre på att laga mat. Däremot kan det vara svårt att hålla sig produktiv när barnen inte går i skolan och barnpassarna också är hemma.
Det här har jag lärt mig av distansarbete
I vår grupp är vi visserligen vana vid att arbeta på distans, men under de senaste veckorna har det verkligen blivit tydligt vad som krävs för ett lyckat och hållbart distansarbete. Här är de tre främsta lärdomar som jag har fått.
Håll dig frisk.
Övergången till distansarbete är beroende av att vi skyddar vår fysiska hälsa genom att minimera kontakt med viruset. Det är något alla förstår. Vad som är mindre uppenbart är att arbete hemifrån i sig kan ge upphov till en annan typ av stress. Mental hälsa under hemarbetet kräver att du motionerar, äter nyttigt och tar ledigt från skärmen.
Få allt gjort.
Det kan vara frestande att skjuta på saker när man jobbar på distans. Grupper som lyckas med distansjobb hittar dock sätt att få nästan allt gjort online. Om du har schemalagt möten mellan två personer bör du hålla dem. Om du har planerat stora möten bör du hålla dem också. Om du är redo att diskutera en kommande presentation är det bra om du deltar i videosamtalet.
Hjälp dina gruppmedlemmar.
Jag har även lärt mig att det bästa sättet att hjälpa andra är genom en positiv och energisk inställning. Vi använder onlineverktyg för mer än bara arbete – till exempel för att dela foton på familj och husdjur och att hålla kontakten under dagen. Genom att glädja varandra håller vi stämningen uppe och förbättrar gruppens sammanhållning när vi arbetar på distans.
Det här har jag lärt mig från kunder
På bara några veckor har kunder i Kina helt omvandlat sitt sätt att arbeta. Här är tre saker som jag har lärt mig från kunder vad gäller att förbereda organisationen.
Öppna omedelbart kommunikationslinjerna.
När medarbetarna arbetar på distans är det viktigare än någonsin att se till att alla håller sig uppdaterade om verksamheten. En av våra kunder, ett stort försäkringsbolag i Asien, började sända videomeddelanden till personalen så att alla fick den senaste informationen. Mitt i balansakten mellan att sköta arbetet hemifrån och ta hand om barn med mera ger inspelade videor människor möjligheten att få uppdateringar när de inte kan delta i pågående möten eller genomgångar.
Håll vardagen igång.
Det kan vara lockande att skjuta upp planer tills alla kan samarbeta, men här hittar företag olika sätt att hålla aktiviteterna igång. Med myndigheternas uppmuntran har flera skolor kunnat påbörja terminerna i tid genom att flytta allt online. De har hjälpt eleverna med tydliga scheman, positiva evenemang såsom matlagningstävlingar och utförliga utskick av uppgifter och annan information så att studenterna inte utsätts för överdriven stress.
Även stora möten kan flyttas online.
Många av oss är vana vid snabba samtal eller videochattar med ett fåtal kollegor, men det går även att hålla stora och formella möten online. Eftersom många anställda väljer att arbeta på distans har sjukhusen här hållit fjärrmöten med personalen. Till exempel har ett sjukhus i Dalian genomfört stora personalmöten via Teams. Viktiga faktorer för lyckade onlinemöten är att ha en tydlig agenda, vara inkluderande genom att lösa eventuella ljudproblem i början av mötet och göra tydliga anteckningar som kan skickas ut senare. Kom även ihåg att om din organisation tillåter det så kan möten spelas in för dem som inte kan delta.
Det var inte så här jag och många andra runtom i världen tänkte oss att det nya året skulle bli. Vi har dock lärt oss mycket. Och Teams har varit ett mycket kraftfullt verktyg som hjälper oss att klara av utmaningarna. Många känner ännu inte till att Teams är tillgängligt utan kostnad. Om du vill veta mer kan du gå hit. Oavsett vilka verktyg du väljer att använda hoppas jag att de här tipsen är till hjälp, och jag önskar er och era familjer lycka till!
