Minimera distraktionerna och behåll fokus med hjälp av AI-drivna uppdateringar av Microsoft 365
Det är ingen nyhet att allt går snabbare nu för tiden. Det är inte ovanligt att hela dagen ägnas åt möten, e-post eller telefonsamtal, med väldigt lite tid över till det som är viktigast. Många av oss har oändliga att göra-listor och får jobba övertid för att hinna med alla uppgifter. MyAnalytics, din källa till insikter om din produktivitet i Microsoft 365, skapades för just dessa utmaningar – och nu har den fräschats upp.
Genom en instrumentpanel, Insights in Outlook och veckovis e-postsammanställning erbjuder MyAnalytics insikter och AI-drivna förslag som gör att du kan jobba smartare. Den nya MyAnalytics-upplevelsen – allmänt tillgänglig från och med i dag – gör insikterna mer resultatinriktade inom fyra nyckelområden: fokus, välbefinnande, nätverk och samarbete. Insikter som tidigare visade hur många timmar du lagt på e-post, chattar, telefonsamtal och möten efter kontorstid den senaste veckan, visar nu antal dagar du kopplat ner efter kontorstid den senaste månaden. På så vis kan du sätta mål och skapa vanor som hjälper dig att få lugnare dagar.
För att göra dessa insikter än mer användbara introducerar vi inom den närmaste framtiden möjligheten att skapa personliga planer för att göra det enklare att sätta upp mål och förbättra ditt arbetssätt dag för dag. Fokusplanen är den första i en serie av MyAnalytics-uppdateringar. Genom att se till att du kan planera in regelbunden fokustid för att slutföra de mest brådskande uppgifterna och minska störningsmomenten, hjälper MyAnalytics dig att balansera samarbete och meningsfull produktion. I dag avslöjar vi huvudelementen i fokusplanen.
Skapa en personlig fokusplan
Produktivitetspreferenser skiljer sig åt men experter på djuparbete rapporterar att regelbunden tid avsatt åt fokus på utmanande uppgifter kan medföra stora fördelar. Med hjälp av fokusplanen kan MyAnalytics hjälpa dig att upprätta en daglig rutin för fokustid. Fokusplanen gör det möjligt att boka in daglig fokustid automatiskt baserat på din tillgänglighet, eller föreslå bokning av fokustid manuellt när du arbetar i Outlook. Den automatiska bokningsalgoritmen prioriterar tid på morgonen, om ledig tid finns, så att du kan tackla svåra analytiska uppgifter medan du är i toppform.
Upprätthåll din fokusrutin
Om du får en mötesinbjudan som krockar med inbokad fokustid kommer Outlook att erbjuda inline-förslag och veckovis e-postsammanfattning med interaktiva meddelanden för att du ska kunna upprätthålla rutinen genom att enkelt boka om fokustid från din egen inkorg.
Gör plats för uppgifter som återstår att utföra
För att hjälpa dig att planera in tid för brådskande uppgifter – sådana du lovat att göra för kollegor och sådant de bett dig göra – kommer inline-förslag och anpassade kort i e-postsammanställningar att introduceras i Outlook. AI kommer att användas för att ta fram ej utförda uppgifter från e-post, så att du enkelt kan reservera tid för dem.
Arbeta ostört under fokustiden
Studier av informationsarbete visar att det i genomsnitt tar 23 minuter att återgå till en uppgift efter en distraktion eller ett störande avbrott. För att begränsa avbrott när du försöker djuparbeta kommer Microsoft Teams automatiskt att aktivera ”Stör ej” under fokustiden. Din status anges som ”Fokus” och du kommer under fokustiden bara att uppmärksammas på viktiga meddelanden eller kontakter med prioriterad åtkomst.
Vi på Microsoft har påbörjat resan att skapa tekniker som gör det möjligt för dig prestera som allra bäst. Besök MyAnalytics nya personliga instrumentpanel och bekanta dig med sammandrag av e-post varje vecka – allmänt tillgängligt i dag. Du får hjälp att förstå ditt nuvarande sätt att arbeta och du får användbara insikter för att prioritera fokus, koppla ner och ladda om, behålla viktiga kontakter och relationer samt förbättra gruppsamarbeten.
Håll utkik de kommande månaderna efter förhandsvisningen av fokusplan för Microsoft 365- och Office 365 Enterprise-kunder som har MyAnalytics som del av E5-abonnemanget, som tillägg till E1 eller E3 eller via Workplace Analytics. Med tiden kommer fokusplanen att göras tillgänglig för andra abonnemang som använder Exchange Online.