Hjälpa småföretag att skydda deras viktigaste tillgångar – deras data
Idag ställs entreprenörer runt om i världen inför en rad olika utmaningar – från att attrahera och behålla kompetent personal på en snäv arbetsmarknad till förändringar i arbetsplatsnormer – där det blivit en konkurrensmässig nödvändighet att kunna erbjuda de senaste verktygen på alla slags enheter. Genom ökad effektivitet kan du få tid över till det du är bäst på, och lägga ditt fokus på kunder och medarbetare. Det är där de rätta verktygen och teknikerna kommer in i bilden. För att kunna konkurrera om kompetent personal, ha de senaste verktygen och skapa möjlighet att arbeta från var som helst måste du även skydda dina data på nya sätt i ett landskap där hoten blir allt fler.
När supporten för Windows 7 upphör den 14 januari 2020, tätt följt av Office 2010 är det viktigt att säkerställa att du inte bara har de mest produktiva lösningarna, utan också de mest säkra. Med Microsoft 365 Business – som omfattar Office 365, Windows 10 och de senaste säkerhetsfunktionerna – på en modern enhet är du skyddad var du än är.
Under National Small Business Week riktar vi uppmärksamhet mot småföretag som använder Microsoft 365 Business för tillväxt och konkurrenskraft, och som erbjuder sina kunder fantastiska lösningar genom att arbeta samarbetsbaserat och säkert. Idag vill jag dela med mig av tre kundberättelser som inspirerat oss, och dessutom presentera ett erbjudande så att du kan komma igång med din egen omvandling: 15 procent rabatt på en årsprenumeration på Office 365 Business Premium – tillgänglig från 5 maj 2019 till 11 maj 2019 i USA.
The PUR Company
År 2010 gick Jay Klein, grundare och VD på The PUR Company, från dörr till dörr för att sprida nyheten att PUR hade utvecklat ett tuggummi fritt från aspartam. Det här var en blygsam början som kickstartade en verksamhet som idag kan rapportera om försäljning i mer än 50 länder och 50 000 försäljningsställen. Trots den globala effekten har företaget fortfarande plats för tillväxt, med 65 anställda utspridda över Kanada, USA och Europa.
I takt med företagets tillväxt växte även funderingarna om datasäkerhet, samarbete på distans och hantering av mobila enheter. För att klara att hålla jämn takt med den snabba tillväxten och framgången valde PUR Microsoft 365.
Med tillväxten följde också behovet av att introducera och behålla medarbetare. Dessutom blev säkerhetshot från nätfiske och andra skadliga handlingar en fråga att ta itu med. Medarbetare på olika kontinenter behövde säkrare, direkta och tillförlitliga kanaler för samarbete och kommunikation. De behövde en lösning som inte var beroende av underhåll på plats, en lösning som kunde växa i takt med verksamheten och som direkt kunde tillhandahålla de funktioner för samarbete, flexibilitet och säkerhet som medarbetarna behövde. För PUR fanns svaret på alla dessa behov i Microsoft 365.
Medarbetarna använder nu de funktioner för fortlöpande chatt och dokumentdelning som finns i Teams för ett förbättrat samarbete. I och med företagets ökade användning av mobila enheter har funktioner för flexibel enhets- och programhantering blivit viktigare än någonsin. PUR använder Intune för att bevilja eller ta bort åtkomst till företagsdata på mobila enheter, se till att enheterna efterlever företagets säkerhetsprotokoll och för att hantera de mobilappar som medarbetarna använder. Genom att använda Intune har PUR dessutom minskat tiden det tar att konfigurera nya medarbetares enheter från en hel dags arbete till mindre än en timme.
Även om förbättringarna som The PUR Company har gjort när det gäller kommunikation, säkerhet, mobilitet och insikter har varit omfattande anser Cerys Cook, Vice President för People and Culture på PUR, att den mänskliga aspekten har varit företagets största prestation. ”När vi tittar på livskvalitet och rent affärsmässigt på den andel medarbetare vi lyckas behålla, vet vi att våra medarbetare nu känner sig mer som en del i ett team, som en familj”, säger Cook. ”Det betyder mycket för oss.”
Meals on Wheels
Om du eller någon i din närhet fått sin rörlighet begränsad vet du precis hur utestängande det kan vara. Meals on Wheels är en ideell organisation vars mål inte bara är att leverera mat, utan också mänsklig kontakt till de samhällsmedborgare som behöver det mest.
Att leverera varm mat till dem som behöver det kan låta okomplicerat, men även om Meals on Wheels uppdrag är enkelt finns det vissa svårigheter: antalet volontärer skiftar från dag till dag, kundkretsen ändras ständigt och så det stora antalet behövande.
Förutom att hantera en lista med 2 000 volontärer och deras unika scheman samlar Meals on Wheels i Greenville County rutinmässigt in känsliga data från olika källor för maximal effektivitet. Dessa data innehåller bland annat betalningsinformation från givare och kunders diagnoser. Deras högsta prioritet var att säkerställa åtkomst till dessa data och att vidta åtgärder för att skydda personuppgifter.
För att först och främst ta itu med det centrala behovet, att optimera leveranserna, införde Meals on Wheels både Microsoft Teams och Microsoft SharePoint. Med Teams kan volontärer och medarbetare kommunicera via röstsamtal, video eller chatt, var de än är. Sista minuten-ändringar av rutter är nu enkla att hantera och spåra, och om en volontär gått vilse eller glömt sin rutt kan de snabbt fråga om hjälp eller kontrollera loggarna för dagen.
Med de nya samarbetsfunktionerna på plats ville Meals on Wheels i Greenville County nu ta itu med ett lika viktigt område – säkerheten. Speciellt hanteringen av mobila enheter. Var och en av volontärerna som arbetar med Meals on Wheels behövde åtkomst till känsliga kunddata för att kunna sköta leveranserna, och en enda borttappad enhet kunde potentiellt röja personliga uppgifter för hundratals utsatta personer.
Lyckligtvis ingår kraftfulla funktioner för hantering av mobila enheter i Microsoft 365, bland annat alternativet för att ta bort en användares åtkomst till känsliga data om enheten skulle försvinna. På det här sättet är känsliga data alltid skyddade oavsett var en försvunnen enhet hamnar.
John’s Crazy Socks
Oavsett om du gillar corgihundar, vitsar eller Edgar Allen Poe hittar du färgglada strumpor som matchar dina intressen hos John’s Crazy Socks, ett litet företag som levererade 43 000 beställningar till 44 länder under sitt första år. Det spelar ingen roll om kunder vill ha strumpor som lyser i mörkret, har lyckotrollshår som du kan kamma eller som ökar medvetenheten för funktionsnedsättningar som autism eller Downs syndrom – är beställningen inne före klockan 15:00 skickas ordern iväg samma dag.
Att hantera stora svängningar i verksamheten och att sälja Monday Madness Mystery Bags med slumpvis utvalda strumpor är inte de enda unika överväganden företaget har att ta ställning till. Företaget behövde nya verktyg för att hantera affärsdata och hjälpa det växande antalet medarbetare att hålla kontakten (John’s Crazy Socks ökade från 4 till 35 anställda på 10 månader). Många anställda arbetar deltid för att inte förlora sin ersättning vid funktionsnedsättning och hade inte tillgång till datorer utanför arbetet. De flesta hade aldrig haft en e-postadress tidigare. Samordning av skift och utbyte av information med familj och vårdnadshavare skedde via telefon eller utskrivna dokument.
En del medarbetare använder grundläggande funktioner som e-post samt lagring och delning av filer, och andra använder samarbetsfunktioner som Skype för företag och Teams. För dem innebär produktivitet och samarbete också säkerhet. De behöver inte komma ihåg olika användarnamn och lösenord för att logga in i program som de använder varje dag. ”OneDrive fungerar smidigt med de Office-program som vi använder varje dag och det ingår i vår prenumeration. Därför är det enklare och mer kostnadseffektivt än att använda en tredjepartslösning”, säger medgrundaren Mark Cronin.
Arbeta som ett småföretag
Dessa berättelser får mig att bli entusiastisk över vad vi alla kan åstadkomma när vi har de mest produktiva och säkra verktygen. Vill du höra mer om trender för småföretag och de bästa nya enheterna på marknaden för småföretag? Titta på det nya Coffee Across America-segmentet för National Small Business Week.