Vi presenterar Microsoft 365 Verktyg för frilansare – en lösning för att bygga upp och skala din frilansarbetsstyrka

Med ett ökat antal personer inom giggekonomin – den ovissa arbetsmarknaden som utgörs av oberoende uppdragstagare som utför korta, tillfälliga jobb – börjar företagen prova att involvera frilansmedarbetare i projekten. Enligt Future Workforce Report använde 47 procent av dem som ansvarar för anställningar hos företagen frilansare (upp från 44 procent från föregående år), medan ungefär 9 av 10 av dem som anställer säger att de är öppna för att ge uppdrag till frilansare snarare än till tillfällig personal genom ett bemanningsföretag. För att hjälpa företagen med en digital omvandling eller komplettering av deras konventionella lösningar för tillfällig personal lanserar vi Microsoft 365 Verktyg för frilansare, en genomtänkt uppsättning verktyg, mallar och metodtips som hjälper våra kunder att starta, genomföra och hantera frilansprogram oavsett skala.

Giggekonomin, som inbegriper frilansare, konsulter, underleverantörer och egenföretagare, är på uppgång. Enligt Staffing Industry Analysts var den totala summan som användes till tillfälliga jobb 792 miljarder dollar under 2015. Experter anser att inom 10 år kommer en större del av den amerikanska arbetskraften att vara en del av giggekonomin. Enligt Field Nation väljer dessutom 86 procent av de oberoende uppdragstagarna avsiktligt frilansarbete.

Konsekvenserna för företagen är omfattande. För att bli framgångsrika i en konkurrensutsatt miljö med snabbt förändrade teknik- och kundbehov måste företagen vara snabbrörliga och anpassa sig till nya affärsmodeller för att få jobbet gjort med extern kompetens. Att ta in frilanskompetens i personalstyrkan på begäran ger mätbara resultat när det gäller snabbhet och effektivitet, men vägen mot att omvandla befintliga policyer och processer är i stort sett odefinierad.

Vår lanseringspartner för den här verktygsuppsättningen är Upwork, en av de största globala onlinemarknadsplatserna med över 375 000 frilansare i över 180 länder. Vårt partnersamarbete gäller specifikt Upwork Enterprise, deras heltäckande lösning för anpassning till och rekrytering av frilanskompetens.

Microsoft 365 Verktyg för frilansare erbjuder lösningar för de huvudsakliga problemområdena som företagen stöter på när de distribuerar ett frilansprogram, till exempel intern kommunikation och medvetenhet, teamövergripande samarbete, dataanalys och automatisering av arbetsflöden.

Intern kommunikation och medvetenhet

En av de stora utmaningarna vid lansering av ett frilansprogram för företaget är att öka medvetenheten och upplysningen bland de interna intressenterna och användarna. De anställda behöver en plats där de kan börja lära sig hur programmet fungerar, få tillgång till rätt utbildning och lära sig mer om de bästa metoderna för kontakter med frilansare.

Microsoft 365 Verktyg för frilansare erbjuder detta genom webbplatsmallen för SharePoint-kommunikation – en komplett lösning för programinformation som ger en snabbare frilansanpassning och introduktion:

• Lagringsplats för relevant dokumentation och presentationer om programmet.
• Användningssituationer som visar de anställda vilken typ av projekt som kan utföras med frilansare.
• De vanligaste frågorna från anställda på företagen.
• En uppdragsmall som hjälper dig att få kontakt med frilansare i SharePoint-kompetenspoolen.

Mer information finns i vår infografik om SharePoint-kommunikationswebbplatsen.

Samarbete med hela teamet

När företagen samarbetar med frilansare i projekt krävs det att teammedlemmarna kan samarbeta i flera filer, hantera olika uppgifter och kommunicera över tidszoner. För att få tvärfunktionella team över flera geografiska regioner att arbeta åt samma håll kan verktygen för frilansare i Microsoft 365 ge vägledning i hur Microsoft Teams kan användas som ett kraftfullt nav för samarbete, som samlar chatt, möten, samtal, filer och appar i en delad arbetsyta.

Med Teams kan företagen hantera kommunikationen med frilansarna och samarbetsbehoven, särskilt genom:

• Kommunikation – Offentliga och privata team där medarbetarna kan diskutera.
• Uppgiftshantering – En plats för att följa upp framsteg och justera varje teammedlems arbetsflöde via integrering med projekthanteringsverktyg som Microsoft Planner.
• Fillagring – En plats för lagring av delade filer där de kan hämtas fram med intelligent sökning.
• Åtkomst för externa gäster – Möjlighet för externa användare över hela världen att samarbeta i alla delar av frilansprojekten genom den kostnadsfria versionen av Teams.
• Säkerhet – Åtkomst för externa gäster till projektspecifika team skyddar din information utan att ge åtkomst till allt.

Mer information finns i vår Teams-infografik.

Dataanalys

En stor utmaning i att skala ett frilansprogram för företaget är att fånga in, spåra och kommunicera KPI:er för prestanda. Microsoft 365 Verktyg för frilansare bygger på Microsoft Power BI, en affärsanalystjänst som skapar insikter genom att samla in realtidsdata från flera källor, förenkla dataförberedelse och skapa anpassade, tydliga rapporter och instrumentpaneler.

Power BI hjälper de ansvariga för företagsprogrammen att:

• Fatta datadrivna beslut.
• Jämföra resultaten av frilansprogrammen med konventionella personallösningar.
• Identifiera vilka team i organisationen som för närvarande utnyttjar frilanskompetens per yrkesområde för att kunna identifiera framtida möjligheter inom företaget.

För att förbättra kärnfunktionerna i Power BI för en frilansmiljö erbjuder frilansverktygen följande:

• En Power BI-mall med exempelvisualiseringar.
• En Power BI-koppling som hämtar data från olika källor till instrumentpaneler.
• En uppdragsmall som hjälper dig att få kontakt med frilansare i Power BI-kompetenspoolen.

Mer information finns i vår Power BI-infografik.

Automatisering av arbetsflöden

För ett frilansprogram för företag krävs etablering, efterlevnad och övervakning, och samtidigt en friktionsfri process för de anställda. För att minska behovet av att manuellt utföra repetitiva uppgifter använder Microsoft 365 Verktyg för frilansare Microsoft Flow för att skapa automatiserade arbetsflöden mellan appar och tjänster, som skickar aviseringar, synkroniserar filer och samlar in data.

Microsoft Flow kan till exempel hjälpa beslutsfattare i företaget att automatisera följande scenarion:

• Utbildning för anställda och efterlevnad. Genom att besöka webbplatsen för SharePoint-kommunikation för frilansprogrammet kan de anställda registrera sig för pilotprogrammet genom att fullfölja en utbildningsvideo om efterlevnad som stöds av Microsoft Stream.
• Registrering för intern community. När en anställd har fullföljt utbildningsvideon om efterlevnad läggs denne automatiskt till i en intern Teams-kanal där anställda kan samarbeta med andra som är en del av programmet och dela erfarenheter.
• Skapa Upwork-konto. När den anställde har lagts till i Teams-kanalen skickas dennes kontoinformation, som omfattar namn och e-postadress, till Upwork för att ett konto ska kunna skapas på deras plattform, och därmed kan de börja lägga upp jobb på plattformen.

Utöver kärnfunktionerna i Microsoft Flow erbjuder verktygen för frilansare följande:

• Fallstudier som visar hur du kan använda Microsoft Flow i ett frilansprogram för företaget.
• En uppdragsmall som hjälper dig att få kontakt med frilansare i Microsoft Flow-kompetenspoolen.

Mer information finns i vår infografik om Microsoft Flow.

Vår resa och vad vi har lärt oss

Precis som många av våra kunder befinner sig även Microsoft i processen att ansvarsfullt väva in frilansande uppdragstagare i vår företagsmiljö. Under det senaste året har vi genomfört över 2 000 frilansprojekt inom skrivande, forskning, videoredigering, översättning, design och datavetenskap – med över 25 interna team och hundratals anställda.

Men att komma till den här punkten var inte lätt – vi behövde transformera oss internt, och vi behövde bygga upp en infrastruktur som kunde fungera som stöd för de komplexa delarna i ett frilansprogram för företaget. Det här ledde oss till att utveckla Microsoft 365 Verktyg för frilansare, som kombinerar våra ledande appar för företagsproduktivitet med genomtänkta verktyg, mallar och metodtips för att kunna hantera de specifika behoven i frilansprogram för företag. Arbetet har gett resultat. Så här långt har vi sett mätbara kostnads- och tidsbesparingar.

Kom igång

Microsoft 365 Verktyg för frilansare är tillgängligt utan extra kostnad som en del av en prenumeration på Office 365 Enterprise eller Microsoft 365 Enterprise. Mer information om Microsoft 365 Verktyg för frilansare och en Microsoft 365 Enterprise-prenumeration.

Obs! Varje företag behöver utvärdera och fastställa sina egna behov – inklusive sådant som datahantering och efterlevnadskrav – och bör använda sina befintliga Microsoft 365-investeringar som de bedömer är lämpliga.

Mer information om utvecklingen av frilansverktygen med Upwork.