Kaj je upravljanje podatkov?
Upravljanje podatkov je ključnega pomena za upravljanje in varovanje podatkov v podjetju. Spoznajte osnovne koncepte upravljanja podatkov in najboljše prakse.
Opredelitev upravljanja podatkov
Upravljanje podatkov je sistem notranjih pravilnikov, ki jih organizacije uporabljajo za upravljanje, dostop in varnost podatkov v podjetju. Čeprav se sistemi od organizacije do organizacije razlikujejo po kompleksnosti, imajo vedno nekaj skupnih značilnosti: notranje postopke, pravilnike, opredeljene vloge, metrike in standarde skladnosti. Cilj sistema je pomagati ljudem učinkovito in varno uporabljati velike količine podatkov, ki jih ustvarjajo današnja podjetja.
Ni mogoče preveč poudariti, kako pomembna je varnost podatkov. Zato dobro zasnovano upravljanje podatkov ne zajema le varstva podatkov, temveč tudi upravljanje občutljivih podatkov od vnosa do odstranitve.
Zakaj je upravljanje podatkov pomembno
Podjetja vse pogosteje razvijajo, uporabljajo in sprejemajo tehnološke rešitve za racionalizacijo poslovanja in zagotavljanje večje vrednosti strankam. Ta digitalna preobrazba ustvarja večje količine podatkov (iz virov, kot so notranji procesi in zunanje metrike) in odpravlja informacijske silose v organizacijah. Kako lahko organizacije poskrbijo, da je vse to organizirano?
Odgovor je upravljanje podatkov. Varno upravljanje podatkov omogoča, da so podatki urejeni in dosledni, določa, kdo lahko dostopa do podatkov in kdo ne, ter pomaga organizacijam ravnati s podatki – zlasti s podatki o strankah – v skladu z ustreznimi standardi in predpisi.
Dobro zasnovano upravljanje podatkov ustreza potrebam organizacije – zmogljivostim podatkov, dovoljenjem in zahtevam po skladnosti – tako v sedanjosti kot v prihodnosti. Najuspešnejši sistemi so zasnovani tako, da rastejo skupaj s spremembami v organizaciji.
Prednosti upravljanja podatkov
Dobro zasnovano upravljanje podatkov prinaša organizacijam številne prednosti.
-
Edini vir resnice
Če imajo vsi nosilci odločanja dostop do istih informacij, se z doslednimi podatki povečajo možnosti za notranjo prilagodljivost.
-
Izboljšana kakovost podatkov
Organizacije sprejemajo bolje utemeljene odločitve, če so njihovi podatki varni za uporabo, popolni in dosledni.
-
Izboljšano upravljanje podatkov
Organizacije se lahko hitro in dosledno odzovejo na potrebe s podatkovnim kodeksom ravnanja in najboljšimi praksami.
-
Hitrejša in doslednejša skladnost s predpisi
Strategija upravljanja podatkov se lahko oblikuje z upoštevanjem skladnosti na vseh stopnjah, kar organizacijam pomaga pri pravilnem ravnanju s podatki in njihovem odstranjevanju.
-
Manjši stroški in večja vrednost
Dosledni podatki olajšajo učinkovitost delovanja, prihodnje revizije ter učinkovito razporejanje časa in virov.
Izzivi pri upravljanju podatkov
Nova strategija upravljanja podatkov lahko organizacijam prinese velike koristi, vendar je običajno treba obravnavati več izzivov. Med te izzive med drugim sodijo:
Uvedba v organizaciji. Dobro upravljani podatki so uporabni le, če organizacija sprejme njihovo razpoložljivost. Upravljanje podatkov je najuspešnejše, če so vsi člani ekipe – izvršni vodje, poslovne zainteresirane strani in strokovnjaki za podatke – z usposabljanjem za pridobivanje veščin usposobljeni za uporabo organizacijskih podatkov.
Opredeljene vloge in odgovornosti. Opredelitev vlog in odgovornosti pri upravljanju podatkov zagotavlja jasnost glede tega, kdo upravlja posamezne vidike procesa. Vloge lahko vključujejo nazive, kot so vodja podatkov ali skrbnik podatkov – vsaka organizacija se lahko sama odloči, kakšna struktura skupine za upravljanje podatkov najbolje ustreza njenim potrebam in razpoložljivim virom.
Podatki v silosih. Notranje delitve pri organizaciji podatkov ustvarjajo silose – stebre podatkov, ki so izolirani od drugih področij organizacije. To lahko privede do podvajanja ali nedoslednosti podatkov, ko bodo vsi podatki poenoteni. Čiščenje in priprava podatkov je bistveni korak pri izvajanju uspešne strategije upravljanja podatkov – da bi dobri podatki prišli ven, morajo dobri podatki priti noter.
Kako deluje upravljanje podatkov
Ključni del upravljanja podatkov je upravljanje podatkov od vnosa do odstranitve, pri čemer se običajno uporabljajo orodja za upravljanje podatkov. Podrobnosti se lahko razlikujejo med organizacijami in primeri uporabe, vendar ta postopek upravljanja vključuje najmanj te korake:
- Vnos. Podjetja ne upravljajo le varnega zbiranja novih podatkov (viri, kot so naprave in aplikacije interneta stvari), temveč tudi obstoječe podatke, zbrane pred izvajanjem strategije upravljanja podatkov.
- Hranjenje. Podjetja se odločajo, kako in kje bodo hranila vse podatke, ki jih zbirajo.
- Razvrstitev. Podatki so razvrščeni tako, da je mogoče uporabiti ustrezne pravilnike (na primer za osebne identifikacijske podatke ali občutljive podatke).
- Skupna raba. Ko so podatki urejeni, so na voljo uporabnikom, ki jih potrebujejo. Pravilniki razvrščanja in opredeljene vloge za upravljanje podatkov določajo, kateri notranji in zunanji uporabniki lahko dostopajo do katerih vrst podatkov.
- Arhiviranje. Nekateri podatki so potrebni le za omejeno časovno obdobje, vendar se bo morda nanje treba sklicevati pozneje. Organizacije določijo, katere podatke je treba hraniti in kako jih varno hraniti tako dolgo, kot je potrebno.
- Odstranjevanje. Nekaterih podatkov ni treba hraniti, v drugih primerih pa jih morajo organizacije po določenem času odstraniti. V teh primerih so podatki varno izbrisani – predpisi o skladnosti lahko zahtevajo posebne ukrepe ali dokazilo o odstranitvi.
V vseh teh korakih morajo podatki ostati varni in skladni s predpisi. Dobro zasnovana strategija upravljanja podatkov določa, kateri ukrepi in predpisi so potrebni za ohranjanje skladnosti in varnosti. Orodje za upravljanje podatkov lahko pomaga tudi pri zagotavljanju varnosti podatkov v vseh fazah njihovega življenjskega cikla.
Ogrodje za upravljanje podatkov
Ogrodje za upravljanje podatkov je načrt za vašo podatkovno strategijo. Združuje vaša pravila, odgovornosti, postopke in procese upravljanja pretoka podatkov v shrambi v oblaku.
-
Zaščita informacij
Uporaba oznak in šifriranje občutljivih podatkov.
-
Preprečitev izgube podatkov
Prepoznavanje in pomoč pri preprečevanju nevarne ali neprimerne izmenjave, prenosa ali uporabe občutljivih podatkov, zlasti v podporo skladnosti s predpisi. Več informacij o preprečitvi izgube podatkov.
-
Katalogiziranje in odkrivanje podatkov
Samodejno prepoznavanje in beleženje podatkovnih virov vaše organizacije, kar omogoča iskanje, opisovanje in odkrivanje.
-
Razvrstitev podatkov
Označevanje podatkov z informacijami, zasebnostjo ali drugimi razvrstitvami občutljivosti za zagotavljanje ustreznega varstva in uporabe podatkov v prihodnosti.
-
Lastništvo podatkov
Zagotavljanje, da imajo odgovorne skupine ali posamezniki v organizaciji možnost dostopa, opisovanja, zaščite in nadzora kakovosti podatkov.
-
Varnost podatkov
Uporaba zmogljivosti kiberentske varnosti za uporabo ustreznih varnostnih ukrepov (vključno s šifriranjem, zakrivanjem in tokenizacijo) glede na razvrstitev ter upravljanje preprečevanja izgube podatkov v primeru nesreče ali kiberentskega napada.
-
Suverenost podatkov in izmenjava podatkov prek meja
Določanje pravil in prepovedi glede pristojnosti za shranjevanje, dostop in obdelavo podatkov.
-
Kakovost podatkov
Zagotavljanje, da podatki ustrezajo namenu v smislu točnosti, popolnosti, doslednosti, veljavnosti, ustreznosti in pravočasnosti.
-
Upravljanje življenjskega cikla podatkov
Opredelitev načrta hrambe podatkov v skladu z zakonskimi in regulativnimi zahtevami ter zahtevami glede zasebnosti, da bodo podatki pravilno pridobljeni, shranjeni, obdelani, dostopni in odstranjeni.
-
Pravice do podatkov in sledenje dostopa
Zagotavljanje dostopa do podatkov samo tistim, ki potrebujejo dostop, ter revidiranje dostopa za dokazovanje in zagotavljanje nadzora.
-
Poreklo podatkov
Sledenje izvoru, obdelavi in uporabi podatkov.
-
Zasebnost podatkov
Pomoč pri varovanju zasebnosti posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, s postopki in tehnologijo, ki odražajo regulativne zakone in zakone o zasebnosti, ki veljajo za vašo organizacijo.
-
Upravljanje zaupanja vrednih virov in pogodb o podatkih
Opredelitev zanesljivih virov in opredelitev pogodb o porabi podatkov za zagotovitev, da se podatki pridobivajo iz dogovorjenega vira resnice.
-
Etična uporaba in namen
Zagotavljanje obdelave podatkov (zlasti z umetno inteligenco in strojnim učenjem) na način, ki ga stranke pričakujejo v skladu z etičnim kodeksom vašega podjetja.
-
Upravljanje glavnih podatkov
Zagotavljanje enotnega, doslednega pogleda na podatke, ki opisuje ključne vidike organizacije (kot so izdelek, stranka ali struktura podjetja), da se zagotovi natančna in zanesljiva uporaba podatkov.
Orodja in tehnologija za upravljanje podatkov
Organizacije se lahko odločijo razviti ali določiti orodja in tehnologije za upravljanje podatkov, ki ustrezajo njihovim trenutnim in prihodnjim potrebam. Orodja za upravljanje podatkov so lahko v pomoč pri teh opravilih:
- Izboljšanje kakovosti podatkov s potrjevanjem, čiščenjem in obogatitvijo.
- Zajemanje in razumevanje podatkov z odkrivanjem, profiliranjem in primerjalno analizo.
- Upravljanje in spremljanje podatkov od vnosa do odstranitve.
- Razvrščanje podatkov za interne namene, na primer za povečanje ustreznosti ali možnosti iskanja.
- Neprekinjena revizija podatkov v realnem času.
- Omogočanje internim osebam za sprejemanje odločitev, da razumejo podatke in njihovo uporabo v organizaciji.
Skalabilne rešitve v oblaku, kot je Upravljanje življenjskega cikla podatkov Microsoft Purview, so zasnovane za upravljanje podatkov v podjetju. Te rešitve pomagajo organizacijam upravljati podatke od vnosa do odstranitve, omogočajo nadzor dostopa in podpirajo nadzor kakovosti.
Stebri upravljanja podatkov
Organizacije lahko te stebre uporabijo kot vodila pri oblikovanju svojih sistemov za upravljanje podatkov.
-
Skrbništvo
Ustanovitev skupine za podatke pomaga organizacijam upravljati različne procese in vidike sistema upravljanja podatkov. Sestava ekipe je odvisna od virov organizacije in podatkovnih ciljev.
-
Standardi
Pravila za upravljanje podatkov, ki jih pogosto opredeli podatkovna ekipa, pomagajo sistemu, da je skladen z notranjimi procesi in ustreznimi predpisi o skladnosti.
-
Dostopnost
Opredelitev vlog in odgovornosti pomaga razjasniti, kdo je odgovoren za katere elemente upravljanja.
-
Kakovost
Vzpostavljeni standardi kakovosti za podatke pomagajo pri sprejemanju poslovnih odločitev.
-
Preglednost
Sledenje podatkom je bistvenega pomena – ne le za same podatke, temveč tudi za način njihovega pridobivanja, shranjevanja, ravnanja z njimi in odstranjevanja za prihodnje revizije.
Pet najboljših praks upravljanja podatkov
V nadaljevanju je predstavljenih pet najboljših praks, ki jih lahko organizacije upoštevajo pri razvoju in izvajanju svojih sistemov za upravljanje podatkov:
- Imenujte izvršnega sponzorja podatkov . Uvedba upravljanja podatkov se začne z vodenjem. Sponzor predstavlja sistem in se zavzema za njegovo uporabo v organizaciji.
- Izdelajte poslovni primer . Določite organizacijske cilje in koristi, da upravičite čas in sredstva, potrebna za vzpostavitev sistema za upravljanje podatkov.
- Postavite si velike cilje, začnite z malimi koraki. Na visoki ravni določite cilje v zvezi s podatki, nato pa oblikujte podrobne projektne cilje, ki so usmerjeni k tem ciljem.
- Določite metriko. Ker je na voljo toliko zanesljivih podatkov, preudarno izbirajte, kaj meriti, da bodo organizacije vire uporabljale najučinkoviteje.
- Nenehno komunicirajte. Tudi najbolj premišljeno zasnovano upravljanje podatkov bo z uporabo in časom raslo in se spreminjalo. Ustvarite načine za zagotavljanje povratnih informacij, da lahko skupina za podatke prilagodi sistem tako, da bo ustrezal ciljem organizacije.
Rešitve za upravljanje podatkov
Tehnološke rešitve lahko olajšajo in poenostavijo postopek načrtovanja in izvajanja varnega upravljanja podatkov. Organizacije lahko z orodji v oblaku, kot je Upravljanje življenjskega cikla podatkov Microsoft Purview, poenotijo, razvrstijo, upravljajo in odstranijo podatke ter pri tem ohranijo skladnost s predpisi. Z uporabo tehnološke rešitve lahko organizacije avtomatizirajo ali racionalizirajo nekatera opravila upravljanja podatkov, hkrati pa sprostijo vire podatkovne ekipe za delo na pomembnejših projektih.
Več informacij o Microsoftovi varnosti
Zaščita in upravljanje informacij
Zaščitite in upravljajte podatke kjer koli z vgrajenimi, pametnimi, poenotenimi in razširljivimi rešitvami.
Microsoft Purview Information Protection
Zaščitite in upravljajte podatke z vgrajenimi, pametnimi, poenotenimi in razširljivimi rešitvami.
Upravljanje življenjskega cikla podatkov Microsoft Purview
Uporabite upravljanje informacij za razvrščanje, hranjenje, pregledovanje, odstranjevanje in upravljanje vsebine.
Preprečitev izgube podatkov Microsoft Purview
Prepoznajte neprimerno skupno rabo, prenose ali uporabo občutljivih podatkov na končnih točkah, v aplikacijah in storitvah.
Pogosta vprašanja
-
Upravljanje podatkov omogoča, da so podatki v organizaciji organizirani in dosledni, določa, kdo lahko dostopa do podatkov in kdo ne, ter zagotavlja skladnost uporabe podatkov. Upravljanje podatkov podpira sedanje in prihodnje potrebe organizacije.
-
Ogrodje za upravljanje podatkov združuje pravila, odgovornosti, postopke in procese za upravljanje podatkovnih tokov v shrambi v oblaku. Je temelj podatkovne strategije organizacije. Ogrodje vključuje različne elemente, vključno z varnostjo podatkov, lastništvom, zasebnostjo in razvrščanjem.
-
Orodja za upravljanje podatkov so tehnološke rešitve, ki pomagajo pri razvoju in izvajanju upravljanja podatkov. Organizacijam bi morala pomagati varno upravljati podatke od vnosa do odstranitve, omogočati nadzor dostopa in podpirati nadzor kakovosti. Na primer, Upravljanje življenjskega cikla podatkov Microsoft Purview je skalabilna rešitev v oblaku za upravljanje podatkov v podjetju.
-
Ključni stebri upravljanja podatkov vključujejo:
- Skrbnik – določite namensko ekipo za podatke.
- Standardi – vzpostavite pravila in predpise za vse vidike upravljanja podatkov.
- Odgovornost – opredelite vloge in odgovornosti, da bo vedno jasno, kdo je odgovoren za katere dele in procese sistema.
- Kakovost – določite standarde kakovosti podatkov za organizacijo.
- Preglednost – dosledno spremljajte podatke, vključno z življenjskim ciklom in uporabo.
-
Ko je ekipa za podatke oblikovana, določite cilje sistema. Določite ključne vloge in odgovornosti, potrebna dovoljenja in regulativne standarde skladnosti. Opredelite tehnološke rešitve in priložnosti za izpopolnjevanje spretnosti za ekipo za podatke in zainteresirane strani. Delite sistemske standarde, orodja in zahteve z organizacijo – po potrebi jih prilagodite za rast in prilagajanje.
Spremljajte Microsoft 365