Pet atributov uspešnih skupin

Način našega dela se spreminja. Če želimo uspeti v današnjem poslovnem svetu, moramo nenehno stremeti za inovativnostjo – če pa želimo biti inovativni, moramo sodelovati v različnih panogah, lokacijah in kulturah. Pred to spremembo delovnega mesta je bila glavna enota storilnosti posameznik. Zdaj je to skupina. Visokoučinkovita skupina združuje nadarjene posameznike in je več kot le seštevek sestavnih delov. Opira se na sposobnosti svojih članov in kompenzira omejitve posameznikov. Žal pa še tako popolno usklajena skupina v današnjem čedalje bolj razdeljenem in hitrem svetu ni dovolj. Skupine danes potrebujejo orodja za sodelovanje, s katerimi lahko še dodatno izboljšajo svojo usklajenost. Potrebujejo tehnologijo, s katero bodo imeli člani, ne glede na prostorske in časovne omejitve, občutek, kot da so le nekaj metrov stran, čeprav so dejansko na drugem koncu sveta.

Pri Microsoftu si prizadevamo, da vsaka skupina postane uspešna. Zato smo sklenili partnerstvo z globalnim oblikovalskim podjetjem IDEO, ki je znano po svojem človeško naravnanem, interdisciplinarnem pristopu. Skupaj smo raziskali uspešne skupine na delovnih mestih ter si ogledali njihove skupne točke. S pridobljenimi spoznanji smo nato ustvarili Umetnost skupinskega dela – nov digitalni načrt, zasnovan na petih atributih uspešne skupine.

To pa še ni vse. Na podlagi ugotovitev raziskav smo izboljšali aplikacijo Microsoft Teams – središče za skupinsko delo v okolju Microsoft 365. Podatki kažejo, da prihodnosti sodelovanja na delovnem mestu ne določa le ena tehnologija. Uspešne skupine potrebujejo orodja za sodelovanje, ki združujejo različne tehnologije na nove in intuitivne načine. Aplikacija Teams združujejo klepet, srečanja, klicanje, sodelovanje pri delu z dokumenti in potek dela v eni aplikaciji – ta edinstvena kombinacija postaja vedno bolj priljubljena.

Zabeležili smo več kot 20 milijonov dnevnih aktivnih uporabnikov aplikacije Teams. Te osebe sicer začnejo svojo uporabo s preprostim besedilnim klepetom, vendar zelo hitro preidejo na zapletenejše oblike komunikacije in sodelovanja. Prejšnji mesec so na primer uporabniki aplikacije Teams sodelovali v več kot 27 milijonih glasovnih ali video srečanjih ter izvedli več kot 220 milijonov dejanj, ki so vključevala odpiranja, urejanja, ali prenose datotek, shranjenih v aplikaciji Teams.

Pet atributov

Skupaj s podjetjem IDEO smo raziskali različne skupine na delovnih mestih – vključno z astronavti, kuharji, televizijskimi producenti in medicinskimi sestrami – da bi ugotovili, kaj imajo skupnega ti visokoučinkoviti sodelavci. V raziskavi smo obravnavali različne skupine na delovnih mestih, nato pa s kontekstnim opazovanjem, intervjuji s strokovnjaki, sekundarnimi raziskavami in dejavnostmi prototipov določili značilno dinamiko, ki je skupna visokoučinkovitim skupinam. Ugotovili smo, da imajo uspešne skupine pet skupnih atributov:

1. Namen skupine – zagotavlja osredotočenost, ustreznost in usklajenost skupine za doseganje določenih ciljev.
2. Skupna identiteta – spodbuja občutek pripadnosti in pomaga članom skupine sodelovati kot enota.
3. Ozaveščenost in vključenost – skupinam omogoča razumevanje medsebojnih odnosov in sprejemanje zamisli drugih.
4. Zaupanje in ranljivost – spodbuja prevzemanje tveganj v skupini.
5. Konstruktivna napetost – služi kot ustvarjalna sila za nove zamisli ter zagotavlja boljše rezultate.

Če želite izvedeti več o tem okvirju, si oglejte spodnji videoposnetek:

Teams – zgodbe o uspehu strank

Z aplikacijo Teams se naše stranke prebijajo čez umetne pregrade, ki so jih ustvarila samostojna ali šibko povezana orodja za sodelovanje, ter odkrivajo nove načine sodelovanja. Njihove zgodbe temeljijo na petih atributih uspešnih skupin ter prikažejo, kaj vse je mogoče doseči.

Drzna lepota: L’Oreal

Barbara Lavernos, vodja tehnološkega in operativnega oddelka pri znanem modnem podjetju L’Oreal, razloži, »naša gonilna sila so ljudje, ki sodelujejo, zbirajo zamisli ter jih uresničujejo s spontanimi odločitvami. Microsoft Teams je nova tehnologija, ki omogoča osebni pristop, sodelovanje in inovativnost.« Teams zaposlenim v podjetju L’Oreal nudi prostor, kjer lahko prosto ustvarjajo in kjer so jim hkrati na voljo hitre ter zmogljive rešitve za zagotavljanje več kot 7 milijard izdelkov letno svojim strankam.

Od tovarniške hale do zbirke C-Suite: Alcoa

Delavci za prvi stik s strankami pri podjetju Alcoa, globalnemu proizvajalcu boksita in aluminija, uporabljajo aplikacijo Teams za dostopanje do poslovnih podatkov v svojih prenosnih napravah, medtem ko delajo na oddaljeni lokaciji v Islandiji. Preden so v podjetju začeli uporabljati Teams, so morali upravitelji pogosto poklicati delavce na izmeno, tudi pozno ponoči. Z aplikacijo Teams pa lahko upravitelji načrtujejo izmene v obratu s funkcijo Izmene, do katere zaposleni dostopajo v svojih prenosnih napravah. Z Izmenami so odpravili težave s spregledanimi dodeljenimi nalogami zaposlenih, odstotek odsotnosti pa so znižali skoraj na nič. »Izmene v aplikaciji Teams so izjemno učinkovita rešitev za organiziranje oseb,« pravi Friopjófur Tómasson, nadzornik obrata. »Če bi moral opisati aplikacijo Teams z eno besedo, bi rekel »učinkovitost«. Z Izmenami prihranim najmanj eno uro na dan.«

Preprostejše sodelovanje: Telefónica

Pri telekomunikacijskem podjetju Telefonica zaposleni upravljajo poslovne projekte v aplikaciji Teams. Srečanje vodij zunaj poslovnih prostorov lahko zdaj usklajujete v izjemno varnem, centraliziranem središču. Usklajevanje tega preprostega srečanja je bilo včasih prava nočna mora, kjer je več 20 sodelavcev iz različnih oddelkov upravljalo različne poteke dela. »Preden smo začeli uporabljati aplikacijo Teams, smo morali integrirati različne vidike projekta, ki niso bili medsebojno povezani. Zdaj lahko skupina sodelavcev sodeluje pri delu z dokumenti ter neposredno ureja projekt. Ta postopek je včasih trajal štiri tedne, zdaj pa ga lahko dokončamo že v nekaj dneh,« pravi Jamie Rodriguez-Ramos Fernandez, direktor službe za strateško analizo pri podjetju Telefónica.

Na prvem mestu je oskrba bolnikov: St. Luke’s University Health Network (SLUHN)

Ponudniki omrežja St. Luke’s University Health Network so zamenjali različne aplikacije za sodelovanje neodvisnih izdelovalcev z aplikacijo Teams ter si tako zagotovili en delovni prostor za pogovore o bolnikih kadar koli in kjer koli. »Čeprav želimo zaščititi besedilno sporočanje, kot eno od prednosti splošno razširjenih mobilnih telefonov, pa moramo obenem poskrbeti tudi za skladnost s standardom HIPAA in z drugimi zahtevami glede zasebnosti«, pravi dr. James Balshi, MD, vodja oddelka za zdravstvene informacije in vaskularni kirurg v bolnišnici SLUHN. »Z aplikacijo Teams nam ni treba skrbeti glede tega. Enako uporabna je v pametnem telefonu, tabličnem računalniku in namiznem računalniku. S tehnologijo fotoaparata lahko med videoklicem v aplikaciji Teams omogočim varnejšo skupno rabo podatkov o bolnikih, ki pa je obenem tudi skladna z standardom HIPAA. V skupno rabo dajem tudi elektronske zdravstvene kartoteke in rentgenske slike.«

Povezovanje po svetu: Trek

Podjetje Trek je vodilni oblikovalec, proizvajalec in prodajalec koles, ki se hitro prilagaja razvijajočemu se okolju. Nekateri zaposleni v ZDA ne delajo na sedežu podjetja v Waterlooju v zvezni državi Wisconsin, ampak v drugih prostorih, doma ali v maloprodajnih trgovinah. Podjetje Trek je svoje poslovanje hitro razširilo na mednarodni ravni na 17 uradnih pisarn po svetu. »Dobre izkušnje povezljivosti in digitalnih srečanj so ključne, da je naš način dela uspešen,« pravi Nathan Pieper, vodja oddelka za IT za poslovne aplikacije in sodelovanje pri podjetju Trek. Aplikacijo Teams smo uvedli prav zaradi zmogljivosti srečanj,« pravi Pieper. »Uvedba aplikacije Teams je bila uspešna zato, ker so jo ljudje uporabljali, priporočili drugim, naj jo uporabljajo, ter jih povabili v njena spletna srečanja.«

Skupina, ki je izjemno storilnostno naravnana, lahko uresniči nemogoče. Z aplikacijo Teams so možnosti za vas in vašo delovno skupino neomejene. Če želite izboljšati skupinsko delo v svoji organizaciji, si oglejte digitalni priročnik za skupinsko delo na domači strani umetnosti skupinskega dela. Če še ne uporabljate aplikacije Teams, jo začnite danes.

Opomba: stranke so same odgovorne za zagotavljanje skladnosti s standardom HIPAA.