Podpora malim podjetjem pri zaščiti njihovega najpomembnejšega sredstva – podatkov

Podjetniki po svetu se soočajo s številnimi izzivi – kako pridobiti in zadržati nadarjene posameznike na konkurenčnem trgu ter slediti spreminjajočim se predpisom na delovnem mestu – zato so za zagotavljanje konkurenčnosti nujna najnovejša orodja, na voljo v kateri koli napravi. Boljša učinkovitost pomeni, da lahko delate tisto, kar znate najbolje – ter se osredotočite na stranke in zaposlene. Na tem mestu odigrajo pomembno vlogo ustrezna orodja in tehnologija. Če želite zaposliti strokovnjake, imeti najnovejša orodja in delati od koder koli, morate zaščititi svoje podatke na načine, ki bodo vzdržali pritiske okolja, preplavljenega z grožnjami.

Ker bo 14. januarja 2020 konec podpore za Windows 7 in kmalu zatem tudi za Office 2010 , je nujno, da imate na voljo najbolj produktivno in obenem tudi najbolj varno izkušnjo. Z rešitvijo Microsoft 365 Business, ki vključuje Office 365, Windows 10 in najnovejše varnostne funkcije, v sodobni napravi boste zaščiteni kjer koli.

Na dogodku National Small Business Week so se predstavila uspešna mala podjetja, ki uporabljajo Microsoft 365 Business za izboljšanje poslovanja ter zagotavljanje konkurenčnosti in odličnih uporabniških izkušenj – varno in v sodelovanju z drugimi. Predstavil vam bom tri navdihujoče zgodbe strank in ponudbo, s katero boste lažje začeli postopek uvajanja: 15-odstotni popust na letno naročnino za Office 365 Business Premium – na voljo od 5. maja 2019 do 11. maja 2019 v Združenih državah.

Podjetje PUR

Jay Klein, ustanovitelj in izvršni direktor podjetja PUR, je leta 2010 hodil od vrat do vrat in širil glas o novem žvečilnem gumiju brez aspartama, ki ga je razvilo podjetje PUR. To so bili skromni začetki uspešnega podjetja, katerega izdelki so danes na voljo v več kot 50.000 prodajalnah in 50 državah. Kljub globalnim razsežnostim in 65 zaposlenimi po vsej Kanadi, Združenih državah in Evropi, pa je v podjetju še vedno prostor za napredek.

Podjetje se je razvijalo, skupaj z njim pa so rasle tudi skrbi glede varnosti podatkov, oddaljenega sodelovanja in upravljanja mobilnih naprav. Podjetje PUR je izbralo rešitev Microsoft 365, s katero nadzira hiter razvoj in uspeh, ki temelji na kakovostnih izdelkih.

Z rastjo podjetja pa se je pojavila tudi potreba po zaposlovanju in zadržanju delavcev. Podjetje se je soočilo z grožnjami lažnega predstavljanja in drugimi zlonamernimi dejanji. Zaposleni na različnih celinah potrebujejo varnejše in zanesljivejše kanale, ki omogočajo takojšnje sodelovanje in takojšnjo komunikacijo. Potrebujejo rešitev, ki ne zahteva vzdrževanja na mestu uporabe, rešitev, s katero lahko sledijo razvoju podjetja in ki zagotavlja potrebne, vnaprej pripravljene zmogljivosti sodelovanja, mobilnosti in varnosti za zaposlene. Podjetje PUR je našlo odgovor na vse zahteve prav v rešitvi Microsoft 365.

Zaposlenim so zdaj na voljo funkcije trajnega klepeta in skupne rabe dokumentov v storitvi Teams, ki jim omogočajo boljše sodelovanje. Ker se v podjetju vsakodnevno uporablja vedno več prenosnih naprav, je nujno, da so zaposlenim na voljo prilagodljive zmogljivosti upravljanja naprav in aplikacij. PUR uporablja storitev Intune, s katero lahko omogoči oz. onemogoči dostop do podatkov podjetja, zagotovi skladnost teh naprav z varnostnimi protokoli podjetja in upravlja mobilne naprave zaposlenih. Za nastavitev naprave novega zaposlenega je podjetje PUR včasih potrebovalo cel dan, s storitvijo Intune pa zdaj lahko to opravi v manj kot eni uri.

Čeprav so izboljšave, ki jih je podjetje PUR doseglo na področju komunikacije, varnosti, mobilnosti in vpogledov, izjemnega pomena, pa Cerys Cook, podpredsednica oddelka za človeške vire in kulturo, vidi največji dosežek v vplivu teh izboljšav na ljudi. »Z vidika kakovosti življenja in poslovne miselnosti stopnje zadržanja zaposlenih, vemo, da se naši zaposleni smatrajo kot del ekipe, kot del družine«, pravi Cookova. »To nam veliko pomeni.«

Podjetje Meals on Wheels

Če ste vi ali katera koli ljubljena oseba imeli težave z mobilnostjo, potem veste, kakšno oviro lahko to predstavlja. Meals on Wheels je neprofitna organizacija, ki ne dostavlja le hrane, ampak nudi tudi stik s tistimi člani skupnosti, ki ga najbolj potrebujejo.

Dostava obrokov ljudem v stiski se morda sliši preprosto, vendar je ozadje te preproste misije podjetja Meals on Wheels tudi zapleteno: vsakodnevno spreminjajoče se število prostovoljcev, različne stranke in ogromno število ljudi v stiski.

Če želi podjetje Meals on Wheels of Greenville County zagotoviti najboljšo učinkovitost, mora upravljati seznam 2.000 prostovoljcev, poleg tega pa vsakodnevno rokuje z občutljivimi podatki različnih virov, ki vsebujejo informacije o plačilih donatorjev in zdravstvenih stanjih strank. Glavna prioriteta podjetja je omogočiti dostop do teh podatkov in obenem zaščititi osebne podrobnosti.

Ker želijo v prvi vrsti optimizirati dostavo, je podjetje Meals on Wheels uvedlo tako storitev Microsoft Teams kot tudi Microsoft SharePoint. S storitvijo Teams lahko prostovoljci in zaposleni kjer koli komunicirajo prek glasovnih storitev, videostoritev in klepeta. Preprosto lahko spremljajo spremembe poti v zadnjem trenutku in če se prostovoljec na primer izgubi ali pozabi, po kateri poti mora iti, lahko hitro prosi za pomoč ali si ogleda dnevnike prejšnjega dne.

Ko je podjetje Meals on Wheels of Greenville County uvedlo uporabo novih zmogljivosti sodelovanja, je naredilo še korak naprej in se osredotočilo na enako pomembno področje varnosti. Posebej so se osredotočili na upravljanje mobilnih naprav. Da bi prostovoljci podjetja Meals on Wheels lahko dostavljali obroke strankam, vsi potrebujejo dostop do strankinih občutljivih podatkov, zaradi česar bi lahko že ena sama izgubljena ali založena naprava lahko razkrila osebne podatke več sto posameznikov, ki zaradi različnih razlogov ne morejo zapustiti svojega doma.

Microsoft 365 vključuje zmogljive funkcije upravljanja prenosnih naprav, med katerimi je tudi ta, da lahko odstranite uporabnikov dostop do občutljivih podatkov, če ta na primer izgubi svojo napravo. Na ta način ostanejo občutljivi podatki zaščiteni, ne glede na to, kje se nahaja izgubljena naprava.

Podjetje John’s Crazy Socks

Ne glede na to, ali so vam všeč valižanski ovčarji, šale ali Edgar Allen Poe, boste zagotovo našli primerne nogavice, ki jih izdeluje John’s Crazy Socks, majhno podjetje, ki je prvo leto odposlalo 43.000 naročil v 44 držav. Stranke lahko izberejo nogavice, ki se svetijo v temi, imajo trola z lasmi, ki jih lahko počešete, ali pa širijo zavest o posebnih potrebah, kot je avtizem ali Downov sindrom. Če je naročilo oddano do 15:00 h, ga »krotilci nogavic« odpremijo še isti dan.

Upravljanje velikih nihanj poslovanja in prodaja paketov »Monday Madness Mystery Bags« naključno izbranih nogavic nista edini posebnosti podjetja. Podjetje je potrebovalo nova orodja za upravljanje poslovnih podatkov in zagotavljanje povezanosti vedno večjega števila zaposlenih (število zaposlenih pri podjetju John’s Crazy Socks je v 10 mesecih naraslo iz 4 na 35). Številni zaposleni delajo s skrajšanim delovnim časom, da so še vedno upravičeno do ugodnosti za osebe s posebnimi potrebami, in mnogi od njih niso imeli dostopa do računalnika zunaj delovnega mesta; večina jih še nikoli ni imela svojih e-poštnih naslovov. Usklajevanje izmen in izmenjava informacij o dogodkih z družinskimi člani in skrbniki je potekalo prek telefona ali tiskanih dokumentov.

Nekateri zaposleni uporabljajo osnovne funkcije, kot so e-poštna sporočila, shranjevanje datotek in skupna raba, drugi pa funkcije za sodelovanje, kot sta Skype za podjetja in Teams. Zanje produktivnost in sodelovanje pomenita tudi varnost. Osebam se ni treba zapomniti ločenih uporabniških imen in gesel, če se želijo vpisati v aplikacije, ki jih uporabljajo vsak dan. »OneDrive deluje nemoteno z Officeovimi aplikacijami, ki jih uporabljamo vsak dan, in je vključen v našo naročnino, zato je njegova uporaba preprostejša in cenovno ugodnejša kot rešitev drugega ponudnika,« pravi soustanovitelj Mark Cronin.

Poslujte kot majhno podjetje

Te zgodbe me navdušujejo z mislijo, kaj vse lahko dosežemo, če imamo na voljo najbolj produktivna in varna orodja. Ali želite izvedeti več o trendih majhnih podjetij in nekaterih najboljših novih napravah za majhna podjetja, ki so na voljo na trgu? Oglejte si novo oddajo Coffee Across America o dogodku National Small Business Week.