Komplet orodij Microsoft 365 za samozaposlene – rešitev za zagon in prilagajanje orodij za samozaposlene

Zaradi vse večjega deleža ekonomije priložnostnih del (delovna sila, sestavljena iz samozaposlenih delavcev, ki sklenejo kratkoročno pogodbo), podjetja vse pogosteje preizkušajo in vključujejo samozaposlene v svoje projekte. Po poročilu Future Workforce Report 47 odstotkov vodij podjetij vključilo samozaposlene (s 44 odstotkov prejšnjega leta), hkrati pa približno 9 od 10 vodij podjetjih, ki zaposlujejo, pravi, da so bolj naklonjeni sodelovanju s samozaposlenimi. Ker želimo podjetjem pomagati pri digitalni preobrazbi ali dopolnitvi običajnih rešitev za osebje, uvajamo Komplet orodij Microsoft 365 za samozaposlene. To je izpopolnjen nabor orodij, predlog in najboljših praks, s katerimi želimo svojim strankam pri zagonu, uvedbi in upravljanju programov sodelovanja s samozaposlenimi. 

Delež ekonomije priložnostnih del, ki vključuje samozaposlene, svetovalce in pogodbenike, se neprestano veča. Rezultati analize Staffing Industry Analysts pravijo, da je znašal delež ekonomije priložnostnih del leta 2015 792 milijard dolarjev. Strokovnjaki menijo, da bo v 10 letih večji delež delovne sile v ZDA sodeloval v ekonomiji priložnostnih del. Izsledki raziskave Field Nation kažejo, da se je 86 odstotkov neodvisnih delavcev namenoma odločilo za takšno obliko zaposlitve.

To ima velik vpliv na velika podjetja. Če želite uspeti v izredno konkurenčnem okolju s hitro spreminjajočo se tehnologijo in potrebami strank morajo biti podjetja agilna in sposobna prilagoditve novim poslovnim modelom sodelovanja z zunanjimi sodelavci. Z vstopom neodvisnih delavcev v skupino se poveča hitrost in učinkovitost. Način spremembe obstoječih pravilnikov in postopkov pa ostaja večinoma nedoločen.

Naš partner za uvedbo tega kompleta orodij je podjetje Upwork, eno največjih globalnih tržišč z več kot 375.000 samozaposlenimi v več kot 180 državah. Pri podjetju Upwork Enterprise se opiramo predvsem na njihovo celovito rešitev za zagotavljanje skladnosti s predpisi in iskanje ustreznih virov.

Komplet orodij Microsoft 365 za samozaposlene nudi rešitve za glavne ovire, na katere naletijo velika podjetja pri uvedbi programa za samozaposlene, med drugim: interna komunikacija in ozaveščenost, sodelovanje znotraj celotne skupine, analiza podatkov in avtomatizacija poteka dela.

Interna komunikacija in ozaveščenost

Eden glavnih izzivov pri zagonu programa za samozaposlene je spodbujanje ozaveščenosti in izobraževanje internih zainteresiranih skupin. Zaposleni potrebujejo prostor, kjer se lahko seznanijo z delovanjem programa, kjer imajo dostop do zahtevanega izobraževanja ter pregledajo najboljše prakse za stik s samozaposlenimi.

Komplet orodij Microsoft 365 za samozaposlene nudi predlogo SharePointovega spletnega mesta za komunikacijo – osrednje mesto s podrobnostmi programa, ki spodbuja uvedbo programa za samozaposlene. Med drugim nudi to:

• Shramba pomembne dokumentacije in predstavitve programa.
• Primere uporabe, ki zaposlenim pokažejo vrste projektov, ki jih lahko izvedejo s samozaposlenimi.
• Pogosta vprašanja zaposlenih v podjetju.
• Predlogo za spodbujanje sodelovanja, ki jo lahko uporabite za povezavo s samozaposlenimi v SharePointovem naboru strokovnjakov.

Če želite več informacij, si oglejte grafiko SharePointovega spletnega mesta za komunikacijo.

Sodelovanje celotne skupine

Zaradi narave projektov podjetja, pri katerih sodelujejo samozaposleni, morajo člani skupin sodelovati pri številnih datotekah, upravljati različna opravila ter komunicirati prek različnih časovnih pasov. S kompletom orodij Microsoft 365 za samozaposlene lahko poskrbite, da skupine z različnimi funkcijami, ki so na različnih geografskih lokacijah, delujejo usklajeno. Orodje uporablja storitev Microsoft Teams kot zmogljivo središče za sodelovanje, kjer so v enem delovnem prostoru povezani klepeti, srečanja, klici, datoteke in aplikacije.

S storitvijo Teams lahko podjetja upravljajo komunikacijo samozaposlenih in izpolnjujejo potrebe sodelovanja:

• Komunikacija – javne in zasebne skupine za omogočanje komunikacije članov.
• Upravljanje opravil – osrednje mesto za spremljanje napredovanja opravil in usklajevanje poteka dela posameznih članov skupine prek integracije z orodji za upravljanje projektov, kot je Microsoft Planner.
• Shramba datotek – osrednje mesto za shrambo datotek v skupni rabi in pridobivanje datotek s pametnim iskanjem.
• Dostop zunanjih gostov – možnost sodelovanja zunanjih uporabnikov z vsega sveta pri vseh vidikih projektov samozaposlenih v brezplačni različici storitve Teams.
• Varnost – z dostopom zunanjih gostov do skupin, specifičnih za projekt, poskrbite za varnost informacij, saj ne omogočate dostopa do vseh informacij.

Če želite več informacij, si oglejte grafično ponazoritev storitve Teams.

Analiza podatkov

Velik izziv pri prilagajanju programa za samozaposlene za velika podjetja je zajem, spremljanje in sporočanje ključnih kazalnikov učinkovitosti. Komplet orodij Microsoft 365 za samozaposlene uporablja tehnologijo storitve Microsoft Power BI, storitev za analizo poslovnih podatkov, ponuja vpoglede tako, da zbere podatke v resničnem času iz več virov, poenostavi pripravo podatkov in izdela prilagojena in razumljiva poročila in nadzorne plošče.

Storitev Power BI pomaga vodjem programov v velikih podatkih pri teh opravilih:

• Sprejemanje odločitev na podlagi podatkov.
• Primerjava rezultatov programa za samozaposlene z običajnimi rešitvami zaposlovanja.
• Prepoznavanje skupin znotraj organizacije, ki uporabljajo znanje samozaposlenih, po vrsti panoge za priložnosti v prihodnje.

S kompletom orodij za samozaposlene lahko izkoristite osrednjo zmogljivost storitve Power BI za delovno silo samozaposlenih. Komplet nudi:

• Predlogo storitve Power BI z vzorčnimi ponazoritvami.
• Priključek storitve Power BI, ki podatke iz različnih virov povleče na nadzorne plošče.
• Predlogo za spodbujanje sodelovanja, ki jo lahko uporabite za povezavo s samozaposlenimi v naboru strokovnjakov storitve Power BI.

Če želite več informacij, si oglejte grafično ponazoritev storitve Power BI.

Avtomatizacija poteka dela

Program za samozaposlene velikih podjetij zahteva funkcije omogočanja uporabe, zagotavljanja skladnost s predpisi in nadzorovanja, hkrati pa omogoča nemoteno uporabo za zaposlene. Komplet orodij Microsoft 365 za samozaposlene zmanjšuje potrebo po ročnem dokončevanju ponavljajočih opravil s tehnologijo storitve Microsoft Flow. Z njo ustvari avtomatizirane poteke dela med aplikacijami in storitvami, ki pošiljajo obvestila, sinhronizirajo datoteke in zbirajo podatke.

Vodilni v podjetju lahko s storitvijo Microsoft Flow avtomatizirajo te scenarije:

• Izobraževanje zaposlenih in zagotavljanje skladnosti s predpisi. Zaposleni lahko obiščejo SharePointovo spletno mesto za komunikacijo programa za samozaposlene in se prijavijo za predstavitev tako, da dokončajo videoposnetek o zagotavljanju skladnosti s predpisi, ki uporablja tehnologijo Microsoft Stream.
• Prijava v interno skupnost. Ko zaposleni dokonča videoposnetek za izobraževanje, je samodejno dodeljen v interni kanal storitve Teams, kjer lahko zaposleni sodelujejo z drugimi udeleženci programa in izmenjujejo izkušnje.
• Ustvarjanje računa za Upwork. Ko je zaposleni dodan v kanal storitve Teams, so podatki njegovega računa, ki vključujejo njegovo ime in e-poštni naslov, poslani podjetju Upwork, kjer je na platformi storitve ustvarjen račun zaposlenega, nakar je na platformi mogoče objavljati posle.

Komplet orodij za samozaposlene poleg ključnih funkcij storitve Microsoft Flow nudi:

• Študije primerov, ki prikazujejo, kako lahko storitev Microsoft Flow uporabljate v programu za samozaposlene velikega podjetja.
• Predlogo za spodbujanje sodelovanja, ki jo lahko uporabite za povezavo s samozaposlenimi v naboru strokovnjakov storitve Microsoft Flow.

Če želite izvedeti več, si oglejte grafični prikaz delovanja storitve Microsoft Flow.

Naša pot in pridobljene izkušnje

Podobno kot veliko naših strank tudi družba Microsoft išče način, kako odgovorno uvesti program samozaposlenih v okolje podjetja. V preteklem letu smo dokončali več kot 2000 projektov, pri katerih so sodelovali samozaposleni, med drugim pisanje, raziskave, urejanje videoposnetkov, prevajanje, dizajn in delo s podatki. Pri tem je sodelovalo 25 notranjih skupin in več sto zaposlenih.

Toda pot do te točke ni bila preprosta. Morali smo izvesti interno preobrazbo. Ustvariti smo morali infrastrukturo, ki bi lahko podpirala zahtevnosti programa za samozaposlene v velikem podjetju. To nas je privedlo do razvoja kompleta orodij Microsoft 365 za samozaposlene, ki vključuje naše vodilne aplikacije za produktivnost z dodelanimi orodji, predlogami in najboljšimi praksami za naslavljanje specifičnih potreb programov za samozaposlene velikih podjetij. Trud je bil poplačan. Danes beležimo znatne prihranke pri času in denarju.

Uvod

Komplet orodij Microsoft 365 za samozaposlene je na voljo brezplačno kot del naročnine na Office 365 Enterprise ali Microsoft 365 Enterprise. Več informacij o kompletu orodij Microsoft 365 za samozaposlene in naročnini na Microsoft 365 Enterprise.

Ne spreglejte: Vsako podjetje mora oceniti in določiti svoje potrebe, vključno s stvarmi, kot so obravnava podatkov in zahteve po skladnosti s predpisi, z obstoječimi vložki v storitev Microsoft 365 pa lahko določijo najbolj primerne rešitve.

Več informacij o uvedbi kompleta orodij za samozaposlene pri podjetju Upwork.