După două săptămâni: ce am învățat despre lucrul la distanță

În cele două săptămâni de când echipa noastră de aici, din Puget Sound, a început să lucreze de la distanță, lupta împotriva COVID-19 s-a intensificat. Multe persoane din întreaga lume stau pur și simplu acasă. Și, întrucât școlile, bisericile, firmele și birourile sunt închise, abia acum descoperim ce înseamnă cu adevărat să fii acasă cu familia în orice moment din zi, în timp ce încerci să fii productiv și conectat la echipele de lucru. Avem atât de multe de învățat! Condițiile actuale mi-au obligat echipa să privească dintr-o altă perspectivă totul: de la planificarea întâlnirilor până la modul în care ne gestionăm echipele și am auzit că mulți clienți simt la fel. Am vrut să vă împărtășesc câteva dintre aspectele valoroase pe care le-am descoperit până în momentul de față în calitate de echipă care lucrează de la distanță. Sper că veți găsi și dvs. utile aceste lecții.

Dar înainte de a aprofunda acest material vreau să spun ceva pe scurt: Am dedicat acest spațiu pentru a partaja sfaturi, relatări ale clienților și informații în timpul epidemiei de COVID-19. Această postare este o continuare a articolului partajat săptămâna trecută care aborda în detaliu sfaturile despre trecerea la lucrul de la distanță cu Microsoft Teams. De asemenea, am oferit instrucțiuni cu privire la mutarea online a evenimentelor în direct, aducând detalii despre utilizarea instrumentelor Microsoft, precum și unele idei din partea liderului nostru de evenimente de la Microsoft. În plus, am partajat sfaturi pentru echipele IT și pentru membrii CISO de la lideri din aceste domenii. În zilele ce vor urma, vom continua să postăm aici mai mult conținut despre lucrul la distanță, așadar reveniți des. Ei bine, să ne întoarcem la lecțiile învățate în ultimele două săptămâni.

1. Partajarea unor îndrumări privind lucrul de acasă

Majoritatea organizațiilor au manuale de instruire pentru modul în care angajații ar trebui să își organizeze lucrul la birou. Însă când am trecut la lucrul de la distanță, ne-am dat seama rapid că angajații au nevoie de instrucțiuni și pentru acest tip de lucru. Pentru mulți dintre noi lucrul de la distanță este o noutate și nu am avut suficient timp să ne pregătim pentru această schimbare. Echipa noastră are câteva întrebări: Cum vă amenajați un spațiu în care să vă puteți concentra? Cum rămâneți conectat atunci când nu vă puteți întâlni cu alte persoane față în față? De ce avem impresia că nu este niciodată momentul potrivit pentru a lua o pauză? Și dacă adăugăm aici provocarea pe care o presupune faptul de a avea copii sau alți membri ai familiei în îngrijire acasă, o realitate pentru mulți dintre noi în timpul acestei epidemii, realizăm că pentru unii angajați aceasta este o veritabilă luptă.

Pentru a rezolva această problemă, săptămâna trecută am distribuit în rândul angajaților un ghid cuprinzător pentru lucrul de acasă. Am crezut că v-ar putea prinde bine și dvs., așa că am creat o versiune de client pe care să o partajați cu angajații după cum veți considera de cuviință. Conține o bogăție de sfaturi concrete pe orice temă, de la amenajarea unui post de lucru fizic și virtual până la cele mai bune practici pentru comunicarea disponibilității pentru colegii de echipă.

2. Gestionarea întâlnirilor consecutive

La birou, întâlnirile consecutive sunt delimitate de pauze naturale. O plimbare pe hol, câteva momente dinaintea întâlnirii când aștepți ca lumea să se adune, conversații familiare când colegii de echipă se salută unul pe altul și încearcă să se pună rapid la curent cu noutățile. Adesea, abia observăm aceste mici pauze pe parcursul unei săptămâni de lucru. Și iată-ne acum lucrând de la distanță și dându-ne seama cât de mult aveam nevoie de acele pauze pentru a jalona ritmul nebunesc al unei zile cu întâlniri multiple.

Cum vă puteți asigura că atât dvs., cât și echipa dvs. vă întâlniți de câte ori este necesar, dar și faceți pauze între întâlniri? Îi încurajăm pe angajați să planifice întâlniri de așa manieră încât să termine cu cinci minute înainte de a se încheia o oră sau o jumătate de oră. Astfel, timpul petrecut împreună se scurtează puțin, dar are efect pe termen lung, contribuind la evitarea epuizării datorate întâlnirilor consecutive neîntrerupte.

3. Crearea unui spațiu de deconectare

Când lucrăm în afara casei, găsim numeroase moduri de a ne deconecta, dar de cele mai multe ori nici nu este necesar să încercăm. Pregătirea cinei pentru familie, întâlnirile după lucru cu prietenii la sala de sport sau naveta zilnică cu autobuzul ne ajută să ne separăm de evenimentele de peste zi și să ne pregătim pentru următoarea. Chiar și în cele mai bune condiții, deconectarea când lucrați de la distanță poate fi o provocare. Pentru a-i ajuta pe angajații noștri, am început să oferim sesiuni de meditație virtuală. Angajații se pot asocia atunci când au nevoie de un moment de respiro de la lucru.

Dacă optați pentru aceasta, iată câteva sfaturi practice pe care le puteți partaja cu angajații care nu au mai participat până acum la o meditație online. Mai întâi, găsiți un spațiu liniștit în care nu veți fi deranjat. Apoi, setați microfonul la modul silențios, astfel încât toți să se poată bucura de liniște. Și, în cele din urmă, utilizați camera pentru a urmări instrucțiunile coordonatorului sesiunii privind tehnicile de respirație. Când credeți că ați înțeles, opriți camera pentru a vă concentra pe deplin asupra calmării minții.

4. Consolidarea culturii de echipă

De la întâlnirile cu tot personalul până la sărbătorirea unor mici momente de glorie, o cultură de echipă sănătoasă depinde de reuniunile frecvente. Întrucât majoritatea dintre noi au început să lucreze brusc de la distanță, este tentant să comuți la modul „doar lucrurile esențiale”, să amâni evenimentele importante și momentele distractive cu echipa până când lucrurile vor reveni la normal.

Am constatat că ori de câte ori este posibil, este ideal să păstrăm o cultură de echipă puternică, chiar dacă suntem la distanță. Ați planificat o petrecere de aniversare pentru un coleg de echipă? Accesați o întâlnire în Teams și lansați GIF-uri HBD. Se apropie conferința locală de vânzări? Încercați să vă gândiți cum să o susțineți virtual. Iar dacă a venit momentul pentru întâlnirea trimestrială a echipei în afara locului de muncă, nu ezitați să o țineți. Echipa dvs. va fi mai mult decât pregătită să împărtășească idei și să se conecteze. Reuniunile care contribuie la consolidarea culturii de echipă pot părea, cel puțin în primă instanță, dificil de realizat de la distanță, dar merită depuse și mai multe eforturi pentru a-i păstra pe toți conectați și a merge mai departe.

5. Exersarea abilităților-cheie de manager

Angajații se bizuie pe managerii lor pentru a se asocia, a primi instrucțiuni când se produc schimbări, a-și rezolva problemele și a crea conținut. Întrucât membrii echipei dvs. experimentează un mod cu totul nou de lucru și, în același timp, traversează o stare de criză globală, au nevoie mai mult ca oricând de sprijinul dvs. ca manager. Dar cum puteți fi un manager bun când lucrați la distanță?

Vă partajăm ceea ce am învățat despre cum puteți fi un manager bun de la distanță în ghidul de lucru de acasă. Între numeroasele sfaturi se numără consolidarea incluziunii, asocierea frecventă și consilierea colegilor de echipă pentru a descoperi cele mai bune practici pentru lucrul de la distanță. Toți angajații se confruntă cu încercări unice în momentul de față și fiecare va aborda această situație în mod diferit. În calitate de manager, este atât de important să încercați să înțelegeți necesitățile fiecăruia și să le satisfaceți pe cât posibil.

Aceste lecții reflectă câteva dintre învățămintele pe care le-am desprins noi după două săptămâni de învățare de la distanță. De la planificarea întâlnirilor astfel încât să existe pauze de gestionare eficientă a echipelor de la distanță, înțelegem foarte multe aspecte privind această nouă manieră de a lucra. Sunt convins că vom prețui aceste lecții mult timp de-acum încolo și după ce epidemia de COVID-19 va trece, deoarece organizațiile de pretutindeni continuă să acorde prioritate lucrului de la distanță. Dar ne-ar plăcea să ne spuneți ce părere aveți dvs. și echipa dvs. în acest sens și, de asemenea, ce alte lecții desprindeți și dvs. Alăturați-vă conversației din Consolidarea unei comunități de lucru de la distanță.