Chegámos à era do trabalho híbrido. Está preparado?
Na Microsoft, acreditamos que o trabalho híbrido é o futuro. Daqui para a frente, todas as organizações precisarão de um novo modelo operativo para o trabalho híbrido: um modelo que não se baseie em normas antigas, como os dias de trabalho fixos de 8 horas. As expetativas dos colaboradores mudaram de vez, com mais de 80% dos gestores a afirmar que esperam políticas de teletrabalho mais flexíveis no pós-pandemia e mais de 70% dos colaboradores a afirmar que planeiam tirar partido das mesmas. Para serem competitivos neste novo panorama, os líderes têm de adotar uma flexibilidade máxima em relação a quando, onde e como as pessoas trabalham.
Todos os clientes com quem falo querem capacitar as pessoas para um novo mundo do trabalho que é dinâmico, fluido e baseado na nuvem. Querem encontrar formas para as pessoas trabalharem em qualquer lugar e momento, com soluções que lhes permitam colaborar tanto de forma síncrona como assíncrona. Esta é uma mudança ao nível de toda a organização. Todas as equipas, desde as de TI, RH e operações às de marketing e fabrico, têm uma palavra a dizer, pelo que os líderes da organização têm de se juntar para repensar o trabalho.
Enquanto aprendemos como funciona o novo mundo do trabalho, temos feito experiências e partilhado o que aprendemos à medida que o trabalho evolui. Hoje, quero partilhar a nossa abordagem que visa capacitar os nossos colaboradores em todo o mundo para um panorama de trabalho flexível. Trata-se de uma estratégia dividida em três partes. A primeira consiste em criar políticas que capacitem as pessoas para serem altamente flexíveis. A segunda consiste em repensar os espaços físicos. A terceira e última consiste em investir em tecnologias que permitam às pessoas comunicar em qualquer lugar e em qualquer altura.
Vejamos cada estratégia em maior detalhe.
Criar políticas que capacitem as pessoas para serem altamente flexíveis
As escolhas feitas no presente afetarão a organização no futuro. Este momento exige uma visão clara. Precisa de um plano e de políticas que lhe abram caminho para adotar a máxima flexibilidade. Estas decisões vão afetar tudo, desde a forma como compõe a cultura, ao modo como atrai e retém talento, e como responde às alterações que ocorrem no ambiente devido a inovações futuras.
Muitas organizações já assumiram posições firmes relativamente ao trabalho flexível. O Twitter declarou que os seus trabalhadores podem trabalhar remotamente “para sempre”. A Dropbox anunciou que irá essencialmente eliminar o espaço do escritório para trabalho focado, dedicando as localizações físicas à realização de reuniões e trabalho colaborativo. A Spotify espera atrair talentos com salários ao nível de Nova Iorque e São Francisco para os colaboradores que trabalhem remotamente em qualquer parte do mundo. Na Microsoft, os colaboradores podem agora trabalhar a partir de casa até 50% do tempo.
O processo de capacitar as pessoas para serem altamente flexíveis começa com a resposta a algumas perguntas fulcrais: quem poderá trabalhar remotamente? Quem precisará de ir para o escritório e durante quanto tempo? Quando as pessoas realizam trabalho focado, onde irão fazê-lo? Como será o trabalho colaborativo? Num mundo onde a disrupção contínua faz parte do novo normal (com desastres naturais, eventos geopolíticos e crises de saúde globais), tem de estar preparado para responder a mudanças bruscas. As novas políticas flexíveis pegam nas respostas a estas perguntas e codificam-nas, ao explicar e orientar os colaboradores à medida que estes experimentam.
Repensar os espaços físicos
Assim que determinar as políticas de flexibilidade máxima, utilize-as para orientar a sua abordagem ao espaço físico. A partir daqui, já não iremos depender somente dos espaços físicos para colaborar, comunicar e desenvolver capital social. Porém, o espaço continuará a ser importante. Somos animais sociais e queremos reunir-nos, debater ideias e absorver a energia dos eventos presenciais. Daqui para a frente, o espaço do escritório tem de equilibrar o mundo físico com o digital, bem como satisfazer as necessidades particulares de cada equipa e função específica.
Estruturação
Na Microsoft, estamos a inquirir os colaboradores e a analisar tudo, desde gráficos sociais a padrões de circulação, para compreender como devemos dotar as equipas com os espaços necessários, sabendo que estas necessidades mudam ao longo do tempo. As equipas de vendas que raramente se precisam de deslocar ao escritório podem adotar um modelo de “hoteling”, que consiste em reservar secretárias ao dia ou à hora, enquanto as equipas de engenharia podem precisar de espaços e estações de trabalho de colaboração dedicados. Para acomodar os trabalhadores à distância, estamos a explorar a possibilidade de utilizar centros de coworking fora da empresa. Como sabemos que os nossos métodos de trabalho continuarão a evoluir, estamos a incorporar flexibilidade em todos os espaços que concebemos.
Ligar o mundo físico com o digital
Também é essencial pensar em combinar as experiências remotas e presenciais. É bastante simples trabalhar em conjunto quando todos estão no escritório. Nos últimos 12 meses, compreendemos como podemos ser produtivos quando todos estão em casa. O verdadeiro desafio está em lidar com uma situação intermediária, quando algumas pessoas estão fisicamente no mesmo local e outras participam virtualmente.
A tecnologia de última geração das Salas Microsoft Teams inclui vídeo e áudio de alta qualidade para ajudar todos a serem vistos e ouvidos. As câmaras das salas de reunião proporcionam transmissões de vídeo em alta-definição e otimizam a imagem ao enquadrar as pessoas na sala ou seguir o orador ativo. Os altifalantes inteligentes identificam a pessoa que está a falar na sala e os nomes e perfis individuais são representados nas transcrições das reuniões. Funcionalidades como as legendas em tempo real, transcrição em tempo real, levantar a mão, reações e chat ajudam as pessoas a acompanhar tudo e oferecem oportunidades de participar de forma não verbal ou sem interromper o orador. Os quadros digitais (acessíveis tanto nas salas como em casa) promovem a colaboração e a cocriação. As pessoas que estejam na empresa podem escrever diretamente num Surface Hub ou no respetivo telemóvel ou portátil e os participantes remotos podem desenhar na mesma tela digital partilhada. Além disso, as nossas câmaras de Captura Inteligente podem capturar, focar, redimensionar e melhorar as imagens e o texto de quadros tradicionais, para que os participantes remotos possam ver todo o processo de debate de ideias em tempo real, mesmo se alguém estiver à frente do quadro.
Todas estas funcionalidades já estão disponíveis nas Salas Microsoft Teams, mas isto é só o início. Prevemos um futuro não muito distante em que as reuniões se tornarão experiências tão envolventes que nos permitirão estar “mesmo lá”, em qualquer lugar e altura. A nossa visão para o futuro inclui alterações à disposição das salas de reunião; a adição de múltiplos ecrãs para criar vistas dinâmicas dos participantes, chat, quadros, conteúdos e notas; e melhorias às tecnologias das salas para ajudar os participantes remotos a monitorizar e participar na reunião.
Investir em tecnologia que liga as pessoas – em qualquer lugar e em qualquer altura
Para além dos espaços físicos, o seu plano de flexibilidade máxima deve incluir tecnologia que fomente o trabalho em equipa e produza uma nova experiência digital que os colaboradores possam utilizar em qualquer lugar.
Quando a pandemia obrigou as pessoas de todo o mundo a adotarem o teletrabalho, as videoconferências foram a principal ferramenta utilizada para continuar a comunicar e trabalhar. Numa questão de meses, a participação das pessoas em reuniões digitais aumentou 55% em comparação com o período pré-COVID-19 – e todos sentimos o stress e esgotamento relacionados. As videoconferências serão sempre importantes, mas trata-se de uma só ferramenta, que não fornece a infraestrutura de colaboração e comunicação necessária para promover o trabalho híbrido. O Microsoft Teams é a única solução que combina reuniões, chats, chamadas e colaboração num só local, tudo isto integrado nas ferramentas de automatização de processos empresariais e nas aplicações do Office. Além disso, permite a colaboração entre trabalhadores de primeira linha e info-trabalhadores, combinando o trabalho síncrono e assíncrono de forma natural. É a única aplicação realmente completa, que proporciona uma camada estruturada para suportar o fluxo de trabalho em toda a organização.
Introduzimos mais de 100 novas funcionalidades no Teams ao longo do ano passado, todas concebidas com a flexibilidade máxima em mente – e vêm aí muitas mais. Contudo, precisamos de ir ainda mais longe para suportar os novos padrões emergentes do trabalho distribuído. O Microsoft Viva é a primeira plataforma integrada de experiência dos colaboradores concebida para o trabalho híbrido. O Teams e o Viva combinados proporcionam uma plataforma de tecnologia que irá ligar as pessoas e ajudá-las a enfrentar esta nova realidade.
O trabalho está a evoluir rapidamente e não há forma de voltar ao mundo antes da pandemia. À medida que os planos de vacinação avançam em todo o mundo, os líderes empresariais precisam de um plano para o novo modelo operacional: a flexibilidade máxima. Embora ainda estejamos todos a aprender ao longo do caminho, é evidente que todas as organizações vão precisar de três coisas: novas políticas, espaços físicos redefinidos e tecnologia para ligar todos estes aspetos. Vêm aí muitos desafios, mas estamos confiantes de que iremos criar um futuro que permita às pessoas comunicar em qualquer lugar e altura, para que possam dar o seu melhor todos os dias.
