Duas semanas depois: o que aprendemos sobre o trabalho à distância
Nas duas semanas desde que a nossa equipa aqui em Puget Sound mudou para o trabalho à distância, a luta contra a COVID-19 intensificou-se. Muitas pessoas em países do mundo inteiro estão simplesmente a ficar em casa. Com as escolas, igrejas, empresas e escritórios fechados, estamos a descobrir como é verdadeiramente estar sempre em casa com a família, tentando simultaneamente manter-nos produtivos e ligados às nossas equipas de trabalho. Há muito para aprender. A nossa situação atual levou a minha equipa a repensar tudo, desde o agendamento de reuniões até à forma como gerimos as nossas equipas, e soube de muitos clientes que estão a fazer o mesmo. Quis partilhar convosco algumas das coisas mais importantes que descobrimos até agora, enquanto equipa totalmente à distância. Espero que considerem estas lições úteis para as vossas próprias experiências.
Uma pequena nota antes de avançarmos: temos estado a utilizar este espaço para partilhar sugestões, histórias de clientes e informações durante todo o surto de COVID-19. Esta publicação é um seguimento da publicação que partilhámos a semana passada a detalhar sugestões para a mudança para o trabalho à distância com o Microsoft Teams. Também oferecemos orientações sobre a mudança para os eventos online ao vivo, incluindo detalhes sobre a utilização de ferramentas da Microsoft e informações do nosso líder de eventos na Microsoft. Além disso, também partilhámos conselhos para departamentos de TI e CISOs de líderes nessas áreas. Vamos continuar a publicar mais conteúdos sobre o trabalho à distância aqui nos próximos dias, por isso volte regularmente. Vamos então avançar para as nossas conclusões destas duas últimas semanas.
1. Partilhe orientações sobre o trabalho a partir de casa
A maioria das organizações tem manuais de formação sobre como os colaboradores devem navegar no seu ambiente de escritório. Quando mudámos para o trabalho à distância, percebemos rapidamente que os colaboradores também precisam de orientação para este tipo de trabalho. Muitos estão a experimentar o trabalho à distância pela primeira vez e têm muito pouco tempo para se preparar para a mudança. A nossa equipa tem dúvidas: Como se cria um espaço onde nos podemos concentrar? Como nos podemos manter ligados quando é impossível ter reuniões presenciais? Porque é que parece que nunca existe o momento certo para fazer uma pausa? Acrescente-se o desafio de ter crianças ou outros familiares em casa (uma realidade para muitos de nós durante este surto) e é inevitável que alguns colaboradores venham a ter dificuldades.
Para responder a esta necessidade, na semana passada distribuímos aos colaboradores um guia abrangente sobre o trabalho a partir de casa. Achámos que poderia considerá-lo útil, pelo que criámos uma versão de cliente para partilhar com os seus colaboradores como bem entender. Este guia está repleto de sugestões concretas sobre vários assuntos, desde a configuração das suas estações de trabalho físicas e virtuais, até às práticas recomendadas para comunicar a disponibilidade aos colegas de equipa.
2. Faça gestão das reuniões consecutivas
No escritório, as reuniões consecutivas têm pausas naturais entre si. Existe a caminhada pelo corredor, aqueles primeiros momentos à mesa enquanto se espera que todos cheguem e a conversa informal que acontece enquanto os colegas de equipa se cumprimentam e se metem rapidamente a par do assunto. Muitas vezes, mal reparamos nestas pequenas pausas à medida que avançamos na nossa semana de trabalho. Depois, mudamos para o trabalho à distância e percebemos o quanto necessitávamos destas pausas para pontuar o ritmo frenético de um dia com várias reuniões.
Como pode garantir que toda a equipa tem as reuniões necessárias, mas consegue fazer pausas entre as mesmas? Estamos a encorajar os colaboradores a agendar reuniões de forma a terminarem cinco minutos antes do fim da hora ou da meia hora. Isto encurta ligeiramente o seu tempo, mas é muito útil para evitar o potencial desgaste das reuniões consecutivas.
3. Crie espaço para as pessoas se desligarem
Quando estamos a trabalhar, encontramos formas diárias de nos desligarmos, muitas vezes sem termos de tentar. Fazer o jantar para a sua família, estar com amigos numa aula de exercício depois do trabalho ou perder-se em pensamentos na viagem de autocarro de regresso a casa, tudo isto nos ajuda a separar os eventos do dia para nos prepararmos para o seguinte. Mesmo nas melhores circunstâncias, esta ação de “desligar” quando se trabalha à distância pode ser um desafio. Para ajudar os nossos colaboradores, começámos a oferecer sessões de meditação virtual em que podem participar quando precisarem de um momento para descontrair do trabalho.
Se optar por fazer o mesmo, seguem-se algumas sugestões práticas para partilhar com os colaboradores que não têm experiência em aulas de meditação online. Em primeiro lugar, encontre um espaço sossegado onde não será interrompido. Em seguida, desative o som do seu microfone para que os outros possam desfrutar do silêncio. Por fim, utilize a sua câmara para ver o líder da sessão para obter orientação sobre as técnicas de respiração. Quando sentir que já domina estas técnicas, pode desligar a sua câmara e concentrar-se totalmente em acalmar a mente.
4. Continue a fomentar a cultura de equipa
Desde reuniões gerais até à comemoração de pequenos marcos, as culturas de equipa saudáveis dependem de encontros frequentes. Com muitos de nós a mudarem-se repentinamente para o trabalho à distância, é tentador entrar no modo “apenas o essencial”, adiando eventos importantes e momentos divertidos em equipa até podermos regressar ao normal.
Descobrimos que, sempre que for possível, é melhor continuar a desenvolver a cultura de equipa mesmo que seja preciso fazê-lo em separado. Agendou uma festa de anos para um colega de equipa? Entre numa reunião do Teams e utilize os GIFs de aniversário. Tem uma grande conferência de vendas no local para breve? Comece a pensar em como pode realizá-la antes virtualmente. E se estiver na altura do evento trimestral de team-building fora da empresa, faça-o. A sua equipa estará mais do que pronta para partilhar ideias e ligar-se. À primeira vista, os encontros que ajudam a fomentar a cultura de equipa podem parecer desafiantes de organizar à distância, mas vale a pena o esforço extra para manter todos ligados e a seguir em frente.
5. Pratique as competências fundamentais de gestão
Os colaboradores esperam que os seus gestores perguntem como estão as coisas, que os orientem durante as mudanças e que demonstrem curiosidade para os ajudar a resolver problemas e a criar. À medida que os membros da sua equipa navegam numa forma de trabalhar totalmente nova (e simultaneamente numa crise de saúde global), precisam mais do que nunca do seu apoio na qualidade de gestor. Mas como pode gerir uma equipa com êxito ao trabalhar à distância?
Partilhamos o que aprendemos sobre a gestão à distância no guia de trabalho a partir de casa. Isto inclui reforçar a inclusão, perguntar mais vezes como tudo está a correr e orientar os seus colegas de equipa para os ajudar a descobrirem as suas próprias melhores estratégias para o trabalho à distância. Cada colaborador está a enfrentar desafios únicos neste momento e cada colaborador irá abordar esta situação de forma diferente. Como gestor, é importante tentar compreender e reagir às necessidades individuais de cada um tanto quanto possível.
Estas lições refletem algumas das nossas primeiras conclusões após duas semanas de aprendizagem à distância. Desde o agendamento de reuniões até à permissão de pausas para gerir eficazmente as equipas à distância, estamos a descobrir muito sobre esta nova forma de trabalhar. Estou certo de que estas lições irão ter um valor duradouro além do surto de COVID-19, à medida que as organizações no mundo inteiro continuam a dar prioridade ao trabalho à distância. Também queremos ouvir a sua opinião e a opinião da sua equipa, bem como saber o que estão a aprender. Participe na conversação na nossa Comunidade Facilitadora do Trabalho à Distância.
