A COVID-19 afetou as vidas de pessoas em todo o mundo. As restrições de viagem e as novas regras referentes a aglomerações em público alteraram as rotinas diárias de milhões de pessoas. Ao longo das últimas semanas, muitos colegas e clientes têm-me perguntado: o que podemos fazer para ajudar?
Lily Zheng é uma boa amiga e colega que reside em Xangai. Trabalhámos juntos na China, mas reunimo-nos mais através do Microsoft Teams. Recentemente, a Lily escreveu uma carta para os clientes locais sobre o que ela e os seus colegas aprenderam enquanto trabalham à distância para conter o surto. Essa carta inspirou a nossa equipa a disponibilizar o Microsoft Teams de forma gratuita para os trabalhadores à distância durante estes tempos difíceis. Quero partilhá-la com pessoas de todo o mundo que possam tirar partido da experiência da nossa equipa de Xangai. Espero que a considere tão útil como eu.
Vou passar a palavra à Lily.
Caros Clientes,
Chamo-me Lily Zheng e sou uma colaboradora da Microsoft que reside e trabalha em Xangai. À medida que a COVID-19 continua a afetar milhões de pessoas na China, observámos um aumento enorme no que toca ao trabalho à distância. É como se todas as escolas, hospitais e empresas na China fossem agora uma organização temporariamente distribuída. Desde surtos virais, como a COVID-19, a emergências meteorológicas inesperadas, existem muitos motivos pelos quais o trabalho à distância se pode tornar subitamente necessário. Por isso, quero partilhar três lições que aprendi ao longo das últimas semanas, bem como três lições adicionais que recolhemos através dos nossos clientes enquanto se adaptam ao trabalho à distância.
Como muitos de vós, comecei a ouvir falar do vírus em janeiro através das redes sociais. No entanto, não me apercebi da gravidade da situação até à altura do Ano Novo Chinês. Nessa altura, o número de infetados aumentou drasticamente devido ao fluxo turístico da Festa da Primavera. No dia 23 de janeiro, o governo decretou quarentena na Província de Hubei para conter a difusão do vírus. A minha família tinha planeado ir ao cinema no dia seguinte, na Véspera de Ano Novo. Só nos apercebemos da gravidade do surto quando a imprensa nos informou de que todos os cinemas da cidade tinham sido encerrados. Dois dias depois, o governo anunciou o cancelamento inédito de vários eventos da Festa da Primavera e tive de cancelar umas férias em família há muito planeadas. As crianças ficaram devastadas, mas a nossa saúde e segurança estão em primeiro lugar.
Zheng e os respetivos colegas da Microsoft na China trabalham à distância em estreita colaboração.
Neste momento, o que digo às pessoas quando me perguntam como é trabalhar na China? O trabalho à distância reduziu o nosso tempo de interação pessoal e já nem nos preocupamos com o que vestimos. Com muitos restaurantes fechados, estamos todos a aprimorar as nossas habilidades culinárias. No entanto, com as crianças fora da escola e os babysitters retidos em casa, a produtividade pode ser um desafio.
O que aprendi com o trabalho à distância
Embora a nossa equipa esteja habituada a trabalhar à distância, estas últimas semanas mostraram de forma clara em que se baseia um trabalho à distância bem-sucedido e sustentável. Eis as minhas três principais lições.
Mantenha-se saudável.
Esta mudança para o trabalho à distância tem como objetivo a proteção da nossa saúde física ao minimizar o contacto com o vírus. Todos sabem isso. Menos óbvio é o facto de o trabalho à distância ser também uma fonte de stress. Exercício, uma dieta saudável e tempo longe do ecrã são essenciais para manter o bem-estar mental enquanto se trabalha a partir de casa.
Mantenha o compromisso.
Pode ser tentador adiar tarefas enquanto se trabalha à distância. No entanto, as equipas de trabalhadores à distância mais bem-sucedidas encontram formas de fazer tudo online. Se tiver reuniões pessoais agendadas, não as desmarque. Se tiver planeado reuniões importantes, participe na mesma. Se estiver pronto para partilhar ideias numa apresentação futura, faça-o por videochamada.
Apoie os seus colegas de equipa.
Com esta experiência, também aprendi que apoiar os outros é a melhor forma de me manter positiva e motivada. Não utilizamos as nossas ferramentas online apenas para trabalhar, partilhar fotografias de família e animais de estimação ou comunicar ao longo do dia. O apoio mútuo não serve apenas para manter um estado de espírito positivo, mas também para unir a nossa equipa enquanto trabalhamos separados.
O que aprendi com os clientes
Na China, em apenas algumas semanas, vimos os clientes transformarem a forma como trabalham. Eis algumas coisas que aprendi com os clientes sobre como preparar as organizações para o sucesso.
Abra imediatamente as linhas de comunicação.
Se os colaboradores estiverem a trabalhar à distância, é mais importante do nunca garantir que todos se mantêm informados sobre a empresa. Um dos nossos clientes, uma grande seguradora asiática, começou a transmitir mensagens de vídeo para os colaboradores, de modo a garantir que todos têm acesso às informações mais recentes. Com toda a gente a conciliar o trabalho à distância com o apoio aos filhos e outros desafios, os vídeos permitem que os colaboradores se mantenham a par de tudo caso não possam participar numa reunião ou apresentação em tempo real.
Não pare.
Embora seja tentador adiar os planos até que todos se possam reunir, as empresas estão a encontrar formas de manter tudo a correr sobre rodas. Através de incentivos do governo, muitas escolas iniciaram as aulas a tempo ao organizarem tudo online. Têm apoiado os estudantes ao criar horários claros, organizar eventos divertidos, como desafios de culinária, e comunicar tarefas e informações sem que os estudantes se sintam sobrecarregados.
Até as reuniões mais importantes podem ser organizadas online.
Muitas pessoas estão habituadas a chamadas rápidas ou videochamadas com apenas alguns colegas de equipa, mas as reuniões importantes e formais também podem ser organizadas online. Com muitos colaboradores a optar pelo trabalho à distância, também os hospitais têm reunido os trabalhadores desta forma. Um hospital em Dalian, por exemplo, tem organizado grandes reuniões de colaboradores através do Teams. Os fatores mais importantes para a organização de reuniões online bem-sucedidas incluem a definição de uma agenda clara, ser inclusivo ao resolver quaisquer problemas de áudio no início da reunião e registar notas concisas para partilha futura. Tenha também em consideração que, se a sua empresa o permitir, pode gravar as reuniões para as pessoas que não podem participar.
Não foi assim que eu e muitas pessoas de todo o mundo imaginámos o início do novo ano. No entanto, aprendemos muito e o Teams tem sido uma ferramenta incrivelmente útil que nos tem ajudado a enfrentar os desafios. Muitas pessoas ainda não sabem, mas o Teams já está disponível de forma gratuita. Aceda aqui para saber mais. Independentemente das ferramentas que escolha, espero que estas sugestões sejam úteis. Desejo tudo de bom para si e para a sua família!
