Praca hybrydowa jest już dostępna. Czy Twoja firma jest na nią gotowa?
W firmie Microsoft uważamy, że praca hybrydowa to przyszłość. Myśląc o przyszłości, każda organizacja będzie potrzebować nowego modelu działania pod kątem pracy hybrydowej — takiego, który nie jest oparty na starych zasadach, na przykład na 8-godzinnym dniu pracy lub pracy od 9 do 17. Oczekiwania pracowników uległy trwałej zmianie. Ponad 80% kierowników przewiduje elastyczniejsze zasady pracy w domu po zakończeniu pandemii, a ponad 70% pracowników planuje korzystać z tych nowych zasad. Aby zachować konkurencyjność w tej nowej rzeczywistości, kierownicy muszą zapewnić pracownikom pełną elastyczność pod względem tego, kiedy, gdzie i jak mogą oni wykonywać swoje zadania.
Wszyscy klienci, z którymi rozmawiam, chcą zwiększyć możliwości pracowników przez wdrożenie środowiska pracy, które jest dynamiczne, elastyczne i obsługiwane w chmurze. Chcą znaleźć dla pracowników sposoby na pracę nie tylko w dowolnym miejscu, ale także w dowolnym czasie, dzięki rozwiązaniom umożliwiającym współpracę — zarówno prowadzoną jednocześnie, jak i realizowaną w różnym czasie. Ten proces zmienia całą organizację. Od działu IT, przez dział kadr, do działów operacyjnego, marketingu i wytwarzania — rozmowy nad tymi kwestiami wymagają uczestnictwa kierowników z całej organizacji, którzy muszą się zebrać i przemyśleć środowisko pracy.
Jako badacze ewoluującego środowiska pracy eksperymentowaliśmy z nowymi metodami pracy i dzieliliśmy się wzajemnie zdobytą wiedzą. Dzisiaj chcę się podzielić naszym podejściem do zwiększania możliwości pracowników na całym świecie w ramach elastycznego środowiska pracy. Ta strategia obejmuje trzy elementy: Po pierwsze należy wdrożyć zasady zapewniające pracownikom pełną elastyczność. Po drugie należy przeprojektować przestrzenie fizyczne. I po trzecie należy zainwestować w technologie umożliwiające pracownikom komunikację w dowolnym miejscu i czasie.
Omówię teraz te trzy elementy bardziej szczegółowo.
Wdrożenie zasad zapewniających pracownikom pełną elastyczność
Decyzje, które podejmiesz dzisiaj, będą miały wpływ Twoją organizację przez kolejne lata. Teraz nadeszła chwila wymagająca przejrzystej wizji. Potrzebujesz planu i zasad, które pozwolą przejść Twojej organizacji na model pełnej elastyczności. Te decyzje wpłyną na każdy aspekt Twojej organizacji, od kształtowania kultury firmy, przez przyciąganie i utrzymywanie utalentowanych pracowników, do sposobów reagowania na zmiany w środowisku i przyszłych innowacji.
Wiele organizacji już wprowadziło poważne zmiany w celu zapewniania elastycznego środowiska pracy. Serwis Twitter zadeklarował, że jego pracownicy mogą pracować zdalnie „już zawsze”. Serwis Dropbox ogłosił, że praktycznie wyeliminuje przestrzenie biurowe na pracę indywidualną, przekształcając fizyczne lokalizacje w miejsca na posiłki, spotkania i współpracę. Serwis Spotify ma nadzieję na przyciągnięcie talentów zarobkami na poziomie Nowego Jorku i San Francisco, oferując im możliwość pracy zdalnej w dowolnym miejscu na świecie. W firmie Microsoft pracownicy mogą teraz pracować w domu przez maksymalnie 50% swojego wymiaru godzin.
Zapewnienie pracownikom pełnej elastyczności należy rozpocząć od udzielania odpowiedzi na następujące zasadnicze pytania: Kto będzie mógł pracować zdalnie? Kto będzie musiał przychodzić do biura i ile czasu ci pracownicy będą musieli w nim pracować? Gdzie będzie wykonywana praca indywidualna? Jak i gdzie będzie prowadzona współpraca? Ponadto w rzeczywistości, w której ciągłe zakłócenia są częścią nowej normalności — z klęskami żywiołowymi, kryzysami geopolitycznymi i globalnym kryzysem pandemicznym — Twoja organizacja musi być gotowa do reagowania na nagłe zmiany. Nowe elastyczne zasady muszą uwzględniać odpowiedzi na te pytania i stanowić ich kodyfikację, zapewniając pracownikom przejrzystość i wskazówki w nowym środowisku pracy.
Przeprojektowanie przestrzeni fizycznych
Po ustaleniu zasad pod kątem pełnej elastyczności użyj ich, aby określić podejście Twojej firmy do przestrzeni fizycznej. Nie będziemy już polegać wyłącznie na przestrzeniach fizycznych w zakresie współpracy, komunikacji i budowania kapitału społecznego. Jednak przestrzeń będzie nadal istotna. Jesteśmy istotami społecznymi i chcemy się spotykać, wymieniać pomysłami oraz czerpać energię z wydarzeń, w których bezpośrednio uczestniczymy. W przyszłości przestrzeń biurowa musi stanowić pomost między światem fizycznym i rzeczywistością wirtualną oraz spełniać unikatowe potrzeby każdego zespołu i konkretnych ról.
Projektowanie pod kątem obranych celów
W firmie Microsoft przeprowadzamy ankiety wśród pracowników i badamy wszystkie aspekty, od wykresów kontaktów społecznych do wzorców przemieszczania się pracowników, aby zrozumieć, jak zapewnić zespołom potrzebne przestrzenie, uwzględniając, że z czasem te potrzeby będą ewoluować. Zespoły ds. sprzedaży, które nie muszą często przychodzić do biura, mogą korzystać z modelu hotelowego, aby na przykład zarezerwować stacje robocze na jeden dzień lub kilka godzin, natomiast zespoły inżynierów mogą potrzebować dedykowanych stacji roboczych i przestrzeni do współpracy. Aby stworzyć warunki dla pracowników zdalnych, badamy opcje centrów współpracy poza naszymi biurami. Wiemy, że metody naszej pracy będą się stale zmieniać, dlatego każdą naszą przestrzeń projektujemy pod kątem elastyczności.
Połączenie świata fizycznego ze środowiskiem cyfrowym
Trzeba także pomyśleć o stworzeniu pomostu między światem fizycznym i środowiskami pracy zdalnej. Współpraca, podczas której wszyscy są w biurze, jest dość prosta. W ciągu ostatnich 12 miesięcy wypracowaliśmy najlepsze sposoby wykonywania zadań, gdy wszyscy pracują w domu. Opanowanie tego bałaganu, w którym część pracowników znajduje się w jednym miejscu fizycznym, a pozostali dołączają do nich wirtualnie, stanowi nie lada wyzwanie.
Najnowocześniejsze dzisiaj rozwiązanie, Microsoft Teams Rooms, oferuje połączenia audio i wideo o najwyższej jakości, aby wszyscy pracownicy byli widziani i słyszani. Kamery w pokojach spotkań dostarczają strumienie wideo o wysokiej rozdzielczości i optymalizują widok, umieszczając osoby w pokoju w oddzielnych ramkach i podążając za osobą, która w danym momencie mówi. Inteligentne głośniki identyfikują osobę w pokoju, która w danej chwili mówi, a w transkrypcji spotkania są wyświetlane imiona i nazwiska oraz profile poszczególnych uczestników. Funkcje, takie jak napisy na żywo, transkrypcja na żywo, podnieś rękę, reakcje i czat, ułatwiają uczestnikom śledzenie spotkania i umożliwiają im w nim aktywny udział niewerbalny bez przerywania osobie, która mówi. Tablice cyfrowe, dostępne zarówno w pokoju, jak i w domu, usprawniają współpracę i współtworzenie. Osoby na miejscu mogą używać pisma odręcznego bezpośrednio na urządzeniu Surface Hub lub na swoim telefonie bądź laptopie, a uczestnicy zdalni mogą rysować na tej samej udostępnionej kanwie cyfrowej. Ponadto nasze kamery z funkcją inteligentnej rejestracji obrazu umożliwiają rejestrację obrazów i tekstu z tablicy analogowej, zbliżanie ich, zmianę ich rozmiarów i poprawianie ich jakości, dzięki czemu uczestnicy zdalni mogą w sposób przejrzysty obserwować burze mózgów w czasie rzeczywistym nawet w sytuacji, gdy ktoś stoi przed tablicą.
Wszystkie te funkcje są dostępne już dzisiaj w rozwiązaniu Microsoft Teams Rooms. Cały czas pracujemy nad nowymi funkcjami. W niedalekiej przyszłości spotkania będą się odbywać w środowiskach immersyjnych i będziemy mogli brać w nich udział z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie tak, jakbyśmy się fizycznie znajdowali w miejscu spotkania. Nasza wizja przyszłości zakłada zmiany w układach pokojów spotkań: dodanie wielu ekranów w celu stworzenia dynamicznych widoków uczestników, czat, tablice, zawartość i notatki, a także ulepszenia technologii w pokojach ułatwiające uczestnikom zdalnym śledzenie spotkań oraz aktywne uczestnictwo w tych spotkaniach.
Inwestycje w technologie umożliwiające pracownikom komunikację w dowolnym miejscu i czasie
Plan osiągnięcia pełnej elastyczności oprócz przestrzeni fizycznych powinien uwzględniać technologie umożliwiające pracę zespołową i tworzące nowe środowisko pracownika, które podąża za Twoimi pracownikami wszędzie tam, gdzie się udadzą.
Gdy pandemia spowodowała, że mnóstwo pracowników przeszło na pracę zdalną, podstawowym narzędziem używanym do komunikacji i realizacji zadań stały się wideokonferencje. W ciągu kilku miesięcy popularność spotkań cyfrowych w porównaniu do czasu sprzed pandemii COVID-19 wzrosła o 55%. Wszyscy odczuliśmy wtedy stres i wypalenie. Wideokonferencje będą zawsze istotne, jednak jest to tylko jedno narzędzie, które nie zapewnia infrastruktury komunikacji i współpracy potrzebnej do obsługi pracy hybrydowej. Usługa Microsoft Teams to jedyne rozwiązanie, w którym połączono spotkania, czat, rozmowy i współpracę w jednym miejscu — wszystko to jest zintegrowane z aplikacjami pakietu Office i narzędziami do automatyzacji procesów biznesowych. Rozwiązanie to umożliwia ponadto współpracę między pracownikami przetwarzającymi wiedzę i pracownikami pierwszego kontaktu, zarówno jednoczesną, jak i prowadzoną w różnym czasie. To jedyna aplikacja oferująca wszystkie te możliwości i zapewniająca warstwę organizacyjną do obsługi przepływów pracy w obrębie całej organizacji.
Wprowadziliśmy ponad 100 nowych funkcji do usługi Teams w ciągu ubiegłego roku. Wszystkie z nich zostały zaprojektowane pod kątem pełnej elastyczności. Cały czas pracujemy nad wieloma nowymi funkcjami. Musimy jednak zintensyfikować nasze wysiłki, aby zapewnić obsługę nowych wzorców pracy rozproszonej, które się pojawiają. Microsoft Viva to pierwsza platforma zintegrowanego środowiska pracownika zaprojektowana pod kątem pracy hybrydowej. Usługa Teams w połączeniu z platformą Viva zapewniają podstawę technologiczną umożliwiającą sprawną komunikację między wszystkimi pracownikami i pozwalającą im na efektywną pracę w obecnej nowej rzeczywistości.
Praca szybko ewoluuje i nie ma już powrotu do rzeczywistości sprzed pandemii. Wraz z rozpoczęciem szczepień na całym świecie każdy lider biznesu musi opracować plan dotyczący nowego modelu działania — pełnej elastyczności. Mimo że wszyscy stale się uczymy, widać wyraźnie, że każda organizacja będzie potrzebować trzech rzeczy: nowych zasad, rekonfiguracji przestrzeni fizycznych oraz technologii pozwalających to wszystko połączyć. Istnieją przed nami poważne wyzwania, jednak optymistycznie podchodzimy do budowania przyszłości zwiększającej możliwości pracowników z zakresie komunikacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie oraz osiągania najlepszych efektów pracy na co dzień.
