Minęły już 2 tygodnie: czego nauczyliśmy się o pracy zdalnej
W ciągu dwóch tygodniu od czasu, gdy nasz zespół w regionie Puget Sound przeszedł na pracę zdalną, walka z COVID-19 przybrała na intensywności. Wielu ludzi w krajach na całym świecie po prostu zostaje w domu. Gdy szkoły, kościoły, firmy i biura są zamknięte, odkrywamy, co tak naprawdę oznacza być w domu z rodzinami przez cały czas, próbując przy tym wydajnie pracować i komunikować się z naszymi zespołami roboczymi. Jest tak wiele do nauczenia się. Obecna sytuacja zmusiła mój zespół do nowego spojrzenia na wszystko — od planowania spotkań po metody zarządzania naszymi zespołami — a od wielu klientów doszły mnie głosy, że robią to samo. Chcę podzielić się pewnymi ważnymi wnioskami, do których dotychczas doszliśmy jako całkowicie zdalny zespół. Mam nadzieję, że te lekcje przydadzą Ci się w trakcie zdobywania własnych doświadczeń.
Zanim zaczniemy, mam krótką uwagę. W tym miejscu udostępnialiśmy porady, historie klientów i informacje przez cały czas epidemii COVID-19. Niniejszy wpis to kontynuacja wpisu udostępnionego w ubiegłym tygodniu, w którym wyszczególniono porady dotyczące przechodzenia na pracę zdalną z aplikacją Microsoft Teams. Przedstawiliśmy także wskazówki dotyczące przenoszenia zdarzeń na żywo w tryb online — ze szczegółami na temat korzystania z narzędzi firmy Microsoft oraz wnioskami od naszego kierownika zdarzeń w firmie Microsoft. Udostępniliśmy także porady dla działów IT i szefów bezpieczeństwa od liderów w tych obszarach. W kolejnych dniach będziemy nadal publikować więcej treści dotyczącej pracy zdalnej, więc warto często tu zaglądać. Zatem przejdźmy do lekcji, których się nauczyliśmy w ciągu ostatnich dwóch tygodni.
1. Udostępnij wytyczne dotyczące pracy z domu
Większość organizacji ma podręczniki szkoleniowe dotyczące tego, jak pracownicy powinni poruszać się w ich środowisku biurowym. Po przejściu na pracę zdalną szybko zdaliśmy sobie sprawę z tego, że pracownicy potrzebują także wskazówek dotyczących tego typu pracy. Bardzo wielu z nas zaczyna pracować zdalnie po raz pierwszy, mając bardzo mało czasu na przygotowanie się do zmiany. Nasz zespół ma pytania: Jak zorganizować miejsce, w którym można się skupić? Jak pozostawać w kontakcie, gdy nie można spotkać się twarzą w twarz? Dlaczego mam wrażenie, że nigdy nie ma odpowiedniej chwili na przerwę? Dodaj do tego wyzwanie, jakim są dzieci lub inni członkowie rodziny na utrzymaniu w domu — realia dla wielu z nas podczas tej epidemii — i nieuniknione będzie to, że niektórzy pracownicy napotkają duże trudności.
W odpowiedzi na tę potrzebę w ubiegłym tygodniu rozpowszechniliśmy wśród pracowników kompleksowy przewodnik dotyczący pracy z domu. Pomyśleliśmy, że może uznasz go za pomocny, więc utworzyliśmy dla Ciebie wersję dla klientów do udostępnienia swoim pracownikom, jeśli uznasz to za stosowne. Jest on pełen konkretnych porad dotyczących wszystkich kwestii, od konfigurowania fizycznych i wirtualnych stacji roboczych po najważniejsze wskazówki dotyczące komunikowania swojej dostępności członkom zespołu.
2. Zarządzaj spotkaniami następującymi kolejno po sobie
W biurze między spotkaniami następującymi bezpośrednio po sobie są naturalne przerwy. Jest przejście się korytarzem, te kilka chwil czekania przy stole, aż wszyscy nadejdą, oraz niezobowiązujące rozmowy przydarzające się, gdy członkowie zespołu witają się i szybko nadrabiają zaległości. Często nie dostrzegamy tych krótkich chwil wytchnienia w pracy przez cały tydzień. Następnie przechodzimy na pracę zdalną i uświadamiamy sobie, jak bardzo ich potrzebujemy, aby odetchnąć od szybkiego tempa dnia wypełnionego wieloma spotkaniami.
Jak zapewnić, że Ty i Twój zespół spotykacie się tak często, jak jest to potrzebne, ale możecie zrobić sobie przerwę w międzyczasie? Zachęcamy pracowników do planowania spotkań kończących się na pięć minut przed końcem godziny lub połowy godziny. Powoduje to nieznaczne skrócenie czasu spędzanego razem, ale na dłuższą metę pozwala uniknąć potencjalnego wypalenia przez nieprzerwane spotkania jedno po drugim.
3. Utwórz ludziom miejsce na odreagowanie
Gdy pracujemy w świecie rzeczywistym, znajdujemy codziennie sposoby na oderwanie się, często zupełnie przypadkowo. Zrobienie kolacji dla rodziny, spotkanie ze znajomymi na zajęciach po godzinach pracy lub codzienne błądzenie myślami podczas jazdy autobusem do domu pomaga nam oderwać się od wydarzeń dnia, abyśmy mogli przygotować się na kolejne. Nawet w najlepszych okolicznościach oderwanie się podczas pracy zdalnej może być trudne. Aby pomóc naszym pracownikom, rozpoczęliśmy oferowanie wirtualnych sesji medytacji, do których mogą oni dołączać, gdy potrzebują się odprężyć i zapomnieć o pracy.
Jeśli chcesz zrobić to samo, oto kilka praktycznych porad do udostępnienia pracownikom korzystającym z zajęć medytacji online po raz pierwszy. Najpierw znajdź zaciszne miejsce, w którym nikt Ci nie będzie przeszkadzać. Następnie wycisz mikrofon, aby inni mogli cieszyć się ciszą. Na koniec użyj kamery, aby obserwować wskazówki osoby prowadzącej sesję dotyczące technik oddychania. Gdy uznasz, że masz je już opanowane, możesz wyłączyć kamerę, aby się w pełni skupić na ukojeniu umysłu.
4. Nadal rozwijaj kulturę zespołu
Od spotkań wszystkich pracowników po świętowanie małych osiągnięć zdrowe kultury zespołu zależą od częstych wspólnych zgromadzeń. Gdy tak wielu z nas nagle przeszło na pracę zdalną, przejawiamy skłonność do przełączania się w tryb „tylko najważniejsze sprawy” oraz odkładania ważnych imprez i rozrywek zespołu na czas, aż będziemy mogli wrócić do normalności.
Odkryliśmy, że, o ile tylko jest to możliwe, najlepiej nadal budować kulturę zespołu, nawet jeśli trzeba to robić na odległość. Zaplanowane przyjęcie urodzinowe dla członka zespołu? Dołącz do spotkania w aplikacji Teams i obsyp go plikami GIF z życzeniami urodzinowymi. Nadchodząca duża lokalna konferencja sprzedażowa? Zacznij się zastanawiać, jak przeprowadzić ją wirtualnie. A jeśli pora na kwartalną imprezę integracyjną zespołu poza siedzibą firmy, po prostu ją przeprowadź. Twój zespół będzie jeszcze bardziej chętny do dzielenia się pomysłami i komunikowania się. Na początku zdalne przeprowadzenie spotkań podtrzymujących kulturę zespołu może wydawać się trudne, ale warto podjąć dodatkowe wysiłki, aby wszyscy byli w dobrej łączności i realizowali kolejne zadania.
5. Przećwicz kluczowe umiejętności zarządzania
Pracownicy oczekują od kierowników, że będą ich kontrolować, wspierać podczas wprowadzania zmian i okazywać chęć pomocy w rozwiązywaniu problemów i tworzeniu. Gdy zespół przechodzi na zupełnie nowy sposób pracy — próbując równocześnie przetrwać globalny kryzys zdrowotny — potrzebuje wsparcia ze strony kierownika bardziej, niż kiedykolwiek. Ale jak możesz skutecznie zarządzać, gdy pracujecie na odległość?
Udostępniamy to, czego się nauczyliśmy na temat zdalnego zarządzania w przewodniku dotyczącym pracy z domu. Obejmuje to nakłanianie do udziału, częste kontrolowanie i szkolenie członków zespołu, aby ułatwić im wypracowanie własnych najlepszych praktyk dotyczących pracy zdalnej. Obecnie każdy pracownik stoi przed unikatowymi wyzwaniami i każdy z nich będzie inaczej radzić sobie z tą sytuacją. Dla kierowników bardzo ważne jest, aby próbować jak najlepiej rozumieć ich indywidualne potrzeby i reagować na nie.
Te lekcje odzwierciedlają niektóre z naszych wczesnych wniosków wyciągniętych po dwóch tygodniach nauki zdalnej. Od planowania spotkań w taki sposób, aby pozwalały na chwilę odpoczynku, po efektywne zarządzanie zespołami zdalnymi, odkrywamy bardzo wiele aspektów tego nowego sposobu pracy. Mam pewność, że te lekcje będą miały trwałą wartość po epidemii COVID-19, gdy organizacje na całym świecie będą nadal priorytetyzować pracę zdalną. Chcemy jednak dowiedzieć się, co Ty i Twój zespół sądzicie o tym i czego się nauczyliście. Zachęcamy do wzięcia udziału w konwersacji w naszej społeczności zwiększania możliwości pracy zdalnej.
