Utrzymywanie wydajności podczas pracy zdalnej w aplikacji Microsoft Teams

Jak przenieść dziesiątki tysięcy pracowników na pracę zdalną w ciągu nocy? W związku z szerzącą się na świecie epidemią COVID-19 było to dla nas, firmy Microsoft, ważnym pytaniem w ubiegłym tygodniu. Właśnie zrobiliśmy to w ostatnią środę — wysłaliśmy do około 50 000 pracowników firmy Microsoft w Seattle i okolicach wiadomość e-mail z prośbą o pracę z domu, jeśli to możliwe. Już przedtem często korzystaliśmy z aplikacji Teams, ale podczas pierwszych dni w pełni zdalnej pracy jej użycie wśród pracowników firmy Microsoft w Stanach Zjednoczonych znacząco wzrosło. Pod koniec dnia w czwartek użycie czatu wzrosło o 50% z tygodnia na tydzień, a spotkań o 37%. Ponadto obserwujemy także wzrosty użycia wśród klientów w miarę tego, jak pracownicy na całym świecie przyzwyczajają się do spotkań, rozmów i współpracy wyłącznie w trybie online. Chcemy pomóc wszystkim zmierzyć się z tym wyzwaniem. Jako zespół tworzący aplikację Teams, poświęciliśmy mnóstwo czasu na poznawanie najlepszych sposobów na to, aby praca z domu była wydajna i zdrowa. Dlatego uznałem, że podzielę się najważniejszymi wnioskami, do których doszliśmy.

Zanim zaczniesz czytać, krótka uwaga: Te porady to element naszych ciągłych dążeń do ułatwiania wszystkim utrzymania łączności i wysokiej wydajności w tych trudnych czasach. W ubiegłym tygodniu udostępniłem informacje o tym, jak pojedyncze osoby i organizacje mogą uzyskać aplikację Teams bezpłatnie wraz z naszym zaawansowanym planem utrzymywania płynnego działania usług przez cały kryzys. Przedstawiliśmy też niesamowite historie od klientów i pracowników na całym świecie, w tym nauczycieli i uczniów w Hongkongu używających technologii do zdumiewających innowacji e-learningowych oraz klientów w Chinach i w pobliżu, którzy także znaleźli sprytne sposoby na realizowanie projektów. Jednak nasi klienci proszą też o wskazówki dotyczące przechodzenia na pracę zdalną. W trakcie epidemii będziemy ciągle udostępniać porady, informacje i inspirujące historie klientów, więc zaglądaj tutaj, aby je poznać, w nadchodzących dniach.

Rozpoczynanie pracy

Gdy przechodzisz na pracę zdalną, wypracowanie kilku kluczowych nawyków ułatwi Ci odniesienie sukcesu.

Skonfiguruj swój obszar roboczy

Jeśli nie masz domowego biura, nie martw się. Nadal możesz wydajnie pracować z domu. W rzeczywistości aplikację Teams zaprojektowano jako wirtualne biuro, które możesz zabrać ze sobą w dowolne miejsce. Być może nie masz w domu drukarki, dokumentów papierowych ani telefonu stacjonarnego, ale możesz ściągać dokumenty bezpośrednio w aplikacji Teams, bezpiecznie przechowywać pliki w miejscach dostępnych tylko dla odpowiednich osób oraz szybko dołączać do połączeń telefonicznych i spotkań. Ważne jednak jest wytyczenie dedykowanego domowego obszaru roboczego, w którym możesz wydajnie pracować i zasygnalizować, że nie chcesz, aby Ci przeszkadzano. Zakątek śniadaniowy, cichy róg sypialni, nieużywany stół do gier w pokoju rekreacyjnym — dowolny obszar pozwalający się skupić może pełnić rolę obszaru roboczego. Nie martw się, jeśli w ciągu dnia stanie się on nieco zabałaganiony — zawsze możesz użyć rozmycia tła podczas spotkań wideo, aby członkowie zespołu mogli skupić się tylko na Tobie.

Komunikacja, komunikacja, komunikacja

Chociaż wielu z nas pracuje z domu przynajmniej przez część czasu, nadal działamy w rytmie i podstawowych godzinach odpowiadających naszej fizycznej obecności w biurze.  Gdy pracujesz z domu, Twój dzienny rytm może ulec zmianie. Jest tak zwłaszcza w przypadku osób, które starają się utrzymać równowagę między czasem pracy a opieką nad dzieckiem. Jasno poinformuj o swoich godzinach pracy członków zespołu i współpracowników, aby wiedzieli, kiedy mogą się z Tobą skontaktować. Możesz też ustawić wiadomość o stanie w aplikacji Teams, aby aktywnie udostępniać te informacje.

Ponadto wypracuj nawyk częstego zdawania raportów o postępie członkom swojego zespołu. Firmy w pełni zdalne z reguły kładą duży nacisk na dokumentację, ponieważ jest to istotny sposób na utrzymanie łączności w trakcie pracy wykonywanej w odosobnieniu. Zalecamy ogłaszanie aktualizacji, szczegółowych informacji i odkrytych przydatnych zasobów w kanałach aplikacji Teams, aby członkowie zespołu mogli śledzić na bieżąco to, czym się obecnie zajmujesz, bez korzystania ze sposobności do krótkiej rozmowy na korytarzu. Później mogą oni przeszukiwać kanał w poszukiwaniu pomysłów lub zawartości wtedy, gdy ich potrzebują.

Zachowaj zdrowe granice 

Bez standardowych sygnałów dnia roboczego — na przykład wyjścia na obiad lub dojazdu do pracy — wyłączenie się może być trudne. Pracownicy zdalni czasami pracują w długich blokach czasu bez przerw na ćwiczenia, kontakty z innymi ludźmi lub przyzwoity posiłek. To szybko doprowadzi do stresu i wypalenia. Pamiętaj: Twoje zdrowie jest najważniejsze. Znajdź czas na posiłki, pij dużo wody i pamiętaj o mentalnym „wyjściu” z pracy zdalnej pod koniec dnia. Te zachowania nie tylko pozwolą Ci zachować zdrowie, ale także na dłuższą metę ułatwią Ci utrzymanie wyższej wydajności.

Prowadzenie efektywnych spotkań

Korzystaj ze spotkań online

Gdy nie ma fizycznej sali konferencyjnej, zgromadzenie wszystkich w jednym miejscu może wydawać się największym ze wszystkich wyzwań w pracy zdalnej. Podczas przenoszenia spotkań do aplikacji Teams upewnij się, że wszystkie spotkania mają opcję wirtualnego „dołączania” pozwalającą na utworzenie sali konferencyjnej online. Ponadto sugerujemy, aby wszyscy uczestnicy włączyli obraz wideo, jeśli czują się z tym komfortowo. Interakcja twarzą w twarz znacznie ułatwia wszystkim odczuwanie łączności. Aplikacja Teams oferuje do wyboru szeroką gamę certyfikowanych kamer oraz urządzeń, takich jak zestawy słuchawkowe i głośnomówiące, które zapewniają Tobie i Twoim współpracownikom wyraźną komunikację.

Pamiętaj o innych i nikogo nie wykluczaj

Przejście na spotkania online może spowodować usunięcie niektórych wskazówek wizualnych, z których korzystamy, aby zobaczyć, czy współpracownik ma coś do powiedzenia na spotkaniu. Przepełnione połączenia konferencyjne mogą utrudnić uczestnikom wyrażanie własnych poglądów. Organizator spotkania powinien często robić przerwy na zadawanie pytań i przypominać uczestnikom, że mogą też używać okna czatu spotkania do dzielenia się swoimi przemyśleniami.

Nagrywaj swoje spotkania

W celu zrekompensowania braku kontaktu twarzą w twarz niektórzy pracownicy zdalni planują dodatkowe spotkania, aby pozostawać w kontakcie z klientami, partnerami i współpracownikami. Uniknięcie zdublowanych rezerwacji może być trudne. Jeśli Twoja organizacja na to zezwala, nagrywaj spotkania w aplikacji Teams, aby współpracownicy mogli później nadrobić nieobecność. Jeśli nie możesz uczestniczyć osobiście, przypomnij organizatorowi o nagrywaniu podczas Twojej nieobecności. Automatycznie generowana transkrypcja jest także niesamowicie przydatna, gdy próbujesz zapamiętać informacje omówione na spotkaniu, w którym uczestniczysz. Chcesz dowiedzieć się więcej o spotkaniach w aplikacji Teams? Zobacz więcej porad tutaj.

Utrzymywanie łączności

Znajdź namiastkę brakującej rozmowy w korytarzu

Wielu pracowników zdalnych odkrywa, że w pracy poza biurem najbardziej brakuje im niezobowiązujących rozmów. Pogawędki przy dystrybutorze wody lub automacie z przekąskami nie tylko pozwalają utrzymać komunikację, ale często dostarczają ważnych informacji lub spostrzeżeń, do których sami byśmy nie doszli. Celowo kontaktuj się ze swoimi współpracownikami. Wyobraź sobie, że wiadomości czatu to wirtualny dystrybutor wody i ustaw sobie przypomnienie, aby regularnie kontaktować się w ten sposób z innymi. Znaki emoji, GIFy i nalepki to świetny sposób na utrzymanie pogawędki w rozrywkowym i swobodnym tonie.

Zintegruj zespół

Praca zdalna może prowadzić do poczucia izolacji. Ważne jest, aby kierownik zapewnił całemu zespołowi okazje do wirtualnego gromadzenia się. Zachowaj zwykły rytm spotkań zespołu lub przerw obiadowych, tylko przenieś to do trybu online. Używaj kanału „Ogólne” w aplikacji Teams do dyskusji, które mogą być dla wszystkich ciekawe. Do prowadzenia dużych burz mózgów możesz używać aplikacji Microsoft Whiteboard, która zapewnia uczestnikom spotkania nieskończoną kanwę cyfrową do dodawania pomysłów i współpracy bezpośrednio w aplikacji Teams. Sugerujemy też kierownikom zespołów pobranie aplikacji Power App Crisis Communication. Tej dostosowywalnej aplikacji można używać do informowania siebie i swojego zespołu o wszystkim, co należy wiedzieć podczas tej epidemii.

Baw się!

Wraz ze wszystkimi zmianami związanymi z przechodzeniem na pracę zdalną ważne jest wspieranie i podtrzymywanie morale zespołu. W aplikacji Teams można podejmować wiele działań w celu utrzymania u ludzi pozytywnego podejścia i zaangażowania. Udostępniaj wiadomości i historie na czacie zespołu lub przeprowadź konkurs fotograficzny. Jeden z naszych klientów z sektora edukacyjnego w Chinach przeprowadził wśród uczniów konkurs kulinarny, który cieszył się wyjątkową popularnością.

Rozumiem, że każda osoba i każdy zespół pracują inaczej. Mam jednak nadzieję, że porady od naszego zespołu ułatwią Ci utrzymanie wydajności i łączności podczas dostosowywania się do nowego sposobu pracy. Pamiętaj, że już dziś możesz zacząć korzystać z aplikacji Teams, logując się lub bezpłatnie tworząc konto.

Przygotuj się na pracę zdalną! Pobierz naszą listę kontrolną pracy zdalnej i udostępnij ją członkom swojego zespołu.

Lista kontrolna pracy zdalnej:

• Skonfiguruj swój obszar roboczy
• Często komunikuj się z innymi
• Zachowaj zdrowe granice
• Korzystaj ze spotkań online
• Pamiętaj o innych i nikogo nie wykluczaj
• Nagrywaj swoje spotkania
• Znajdź namiastkę brakującej rozmowy w korytarzu
• Zintegruj zespół
• Baw się!