COVID-19 wpłynął na życie ludzi na całym świecie. Ograniczenia w podróży i nowe przepisy dotyczące dużych zgromadzeń publicznych zmieniły codzienne nawyki milionów ludzi. W ciągu ostatnich tygodni wielu moich współpracowników i klientów zadawało mi pytanie: W czym możemy pomóc?
Lily Zheng to moja dobra znajoma i współpracowniczka mieszkająca w Szanghaju. Pracowaliśmy wspólnie osobiście w Chinach, ale spotykamy się głównie w aplikacji Microsoft Teams. Ostatnio Lily napisała list do klientów regionalnych o tym, czego wraz z zespołem nauczyła się, pracując zdalnie w czasie przetrzymywania epidemii. Jej list zainspirował nasz zespół do udostępnienia aplikacji Microsoft Teams bezpłatnie osobom przechodzącym na pracę zdalną w tych ciężkich czasach. Chcę podzielić się nim z ludźmi na całym świecie, którzy mogą skorzystać z doświadczeń naszego zespołu w Szanghaju. Mam nadzieję, że uznacie go za równie pomocny, jak ja.
Oddam teraz głos Lily.
Szanowni klienci,
Nazywam się Lily Zheng i jestem pracownikiem firmy Microsoft mieszkającym i pracującym w Szanghaju. Epidemia COVID-19 nadal wywiera wpływ na miliony ludzi tutaj, w Chinach, przez co doświadczyliśmy ogromnego wzrostu pracy zdalnej. Niemal wszystkie szkoły, szpitale i firmy w Chinach są teraz organizacjami rozproszonymi — nawet jeśli tylko tymczasowo. Od epidemii wirusa, takich jak COVID-19, po nieoczekiwane nadzwyczajne warunki pogodowe, istnieje wiele powodów, dla których praca zdalna może nagle stać się niezbędna. Dlatego chciałabym się podzielić trzema wnioskami, do których doszłam w ciągu kilku ostatnich tygodni, jak również trzema wnioskami uzyskanymi od naszych klientów, gdy przystosowywali się do pracy zdalnej.
Podobnie jak do wielu z Was, pierwsze doniesienia o wirusie dotarły do mnie już w styczniu, głównie przez sieci społecznościowe. Nie zdawałam sobie jednak sprawy z tego, jak poważne się to stanie, aż do czasu tuż przed Chińskim Nowym Rokiem. To wtedy z powodu mnóstwa podróży na Święto Wiosny liczba zarażonych osób zaczęła gwałtownie rosnąć. 23 stycznia rząd odciął prowincję Hubei, aby powstrzymać rozprzestrzenianie się wirusa. Następnego dnia, w przeddzień nowego roku, moja rodzina miała zaplanowane wyjście do kina na film. Gdy dowiedzieliśmy się z prasy, że kina w całym mieście zostały zamknięte, naprawdę zdaliśmy sobie sprawę z powagi sytuacji. Dwa dni później rząd ogłosił bezprecedensowe odwołania imprez z okazji Święta Wiosny, a ja odwołałam długo planowany urlop z rodziną. Dzieci były zdruzgotane, ale nasze zdrowie i bezpieczeństwo było najważniejsze.
Zheng i członkowie jej zespołu z firmy Microsoft w Chinach ściśle ze sobą współpracujący podczas pracy zdalnej.
Co mówię, gdy ludzie pytają mnie o to, jak teraz pracuje się w Chinach? Cóż, praca zdalna skróciła czas dojazdu do pracy i na pewno już nie przejmujemy się naszym ubiorem. A ponieważ wiele restauracji jest zamkniętych, wszyscy szlifujemy nasze umiejętności kulinarne. Jednak gdy dzieci nie chodzą do szkoły — a opiekunki do dzieci również utknęły w domu — utrzymanie produktywności jest niemałym wyzwaniem.
Czego nauczyłam się od pracy zdalnej
Cały nasz zespół jest przyzwyczajony do pracy zdalnej, jednak kilka ostatnich tygodni naprawdę wyjaśniło, co jest niezbędne do pomyślnej i trwałej pracy zdalnej. Oto moje trzy najważniejsze wnioski.
Dbaj o zdrowie.
To przejście na pracę zdalną ma na celu ochronę naszego zdrowia fizycznego przez zminimalizowanie kontaktu z wirusem. To rozumieją wszyscy. Mniej oczywiste jest to, że praca w miejscu zamieszkania może spowodować odrębny rodzaj stresu. Do utrzymania komfortu psychicznego podczas pracy z domu bardzo ważne są ćwiczenia, dobre jedzenie i rozrywka w prawdziwym czasie wolnym z dala od monitorów.
Idź na całość.
Podczas pracy zdalnej odkładanie rzeczy na później może być kuszące. Jednak zespoły, które odnoszą sukcesy zdalnie, znajdują sposoby na zrobienie niemal wszystkiego online. Jeśli masz zaplanowane spotkania indywidualne, zachowaj je. Jeśli masz zaplanowane duże spotkania, przeprowadź je. Jeśli możesz kontynuować prowadzenie burzy mózgów dotyczącej nadchodzącej prezentacji, dołącz do połączenia wideo.
Wspieraj członków swojego zespołu.
Z tego doświadczenia nauczyłam się też, że wspieranie innych to najlepszy sposób na utrzymanie pozytywnego nastroju i energii. Używamy naszych narzędzi online nie tylko do pracy — wymieniamy się zdjęciami rodziny i zwierząt domowych oraz kontaktujemy się ze sobą w ciągu dnia. Pocieszanie się nawzajem jest nie tylko dobre do utrzymania morale, ale także ułatwia utrzymanie spójności zespołu, gdy pracujemy osobno.
Tego nauczyłam się od klientów
Na przestrzeni kilku tygodni obserwowaliśmy w Chinach klientów, którzy gruntownie przekształcili swój sposób działania. Oto trzy rzeczy, których nauczyłam się od klientów, pozwalające ukierunkować organizację na osiągnięcie sukcesu.
Natychmiast otwórz kanały komunikacji.
Gdy pracownicy pracują zdalnie, zapewnienie, że każdy pozostaje dobrze poinformowany o działaniach firmy, jest ważniejsze niż kiedykolwiek dotąd. Jeden z naszych klientów, duża firma ubezpieczeniowa z siedzibą główną w Azji, zaczęła emitować wiadomości wideo do pracowników, aby zapewnić wszystkim dostęp do najnowszych informacji. Wszyscy usiłują utrzymać równowagę między pracą z domu a opieką nad dzieckiem i innymi wyzwaniami, a nagrane klipy wideo pozwalają pracownikom być na bieżąco, gdy nie mogą uczestniczyć w spotkaniu na żywo ani w odprawie.
Utrzymaj tempo.
Odłożenie planów do czasu, aż wszyscy się spotkają, może być kuszące, ale tutaj firmy znajdują sposoby na realizowanie przyjętych celów. Z zachętą ze strony rządu wiele szkół mogło rozpocząć semestry w terminie, przenosząc wszystko do trybu online. Wspierały one swoich uczniów, tworząc przejrzyste harmonogramy, przeprowadzając wydarzenia motywacyjne, takie jak wyzwania kulinarne, i uważnie przekazując zadania oraz inne informacje tak, aby uczniowie nie czuli się przytłoczeni.
Nawet duże spotkania można przenieść do trybu online.
Wielu z nas przyzwyczaiło się do szybkich połączeń lub czatów wideo z kilkoma członkami zespołu, ale duże i formalne spotkania też można z powodzeniem przeprowadzić online. Gdy tak wielu pracowników decyduje się na pracę zdalną, tutejsze szpitale zdalnie przeprowadzały zebrania swoich pracowników. Na przykład jeden szpital w Dalian przeprowadzał duże spotkania personelu za pośrednictwem aplikacji Teams. Klucze do pomyślnych spotkań online to: wytyczenie przejrzystego planu spotkania, przećwiczenie dołączania przez rozwiązywanie wszelkich problemów z dźwiękiem na początku spotkania i sporządzanie przejrzystych notatek do udostępnienia później jako rzeczy do monitorowania. Pamiętaj też, że jeśli pozwala na to Twoja organizacja, możesz nagrywać spotkania dla osób, które nie mogą w nich uczestniczyć.
Dla mnie i dla wielu osób na całym świecie nie jest to taki początek nowego roku, jaki sobie wyobrażaliśmy. Jednak dużo się nauczyliśmy. Aplikacja Teams była przy tym niezwykle zaawansowanym narzędziem, które pomogło nam podołać wyzwaniom. Wiele osób o tym nie wie, ale aplikacja Teams jest już dostępna bezpłatnie. Więcej informacji można znaleźć tutaj. Jednak bez względu na to, jakich narzędzi zdecydujesz się używać, mam nadzieję, że te porady okażą się pomocne i życzę Wam oraz Waszym rodzinom wszystkiego najlepszego!
