Wspomaganie małych firm w chronieniu ich najcenniejszego zasobu — ich danych

Przedsiębiorcy na całym świecie borykają się z szeregiem wyzwań — od przyciągania i utrzymywania talentów na rynku pracy o ograniczonej podaży po zmiany w normach dotyczących miejsca pracy — przez co zapewnienie dostępności najnowszych narzędzi na każdym urządzeniu staje się koniecznością konkurencyjną. Wyższa wydajność umożliwia Ci zdobycie czasu na to, co robisz najlepiej, oraz koncentrowanie się na klientach i pracownikach. Tu właśnie wkraczają właściwe narzędzia i technologie. Zabieganie o talenty, posiadanie najnowszych narzędzi i umożliwianie pracy z dowolnego miejsca wiąże się z koniecznością chronienia danych na nowe sposoby w środowisku o rosnącej liczbie zagrożeń.

Świadczenie pomocy technicznej dla systemu Windows 7 kończy się 14 stycznia 2020, a wkrótce potem dla pakietu Office 2010, dlatego tak ważne jest zapewnienie, że Twoje środowisko jest nie tylko najbardziej produktywne, ale też najbezpieczniejsze. Rozwiązanie Microsoft 365 Business — obejmujące usługę Office 365, system Windows 10 i najnowsze funkcje zabezpieczeń — na nowoczesnym urządzeniu może zapewnić Ci ochronę niezależnie od miejsca pobytu.

W tym narodowym tygodniu małych firm pragniemy uczcić małe firmy, które używają rozwiązania Microsoft 365 Business do rozwoju, konkurowania i oferowania wspaniałej obsługi klienta. Osiągają przy tym świetne wyniki, współpracując w bezpiecznym środowisku. Dzisiaj chcę przedstawić trzy inspirujące historie klientów oraz zaprezentować ofertę pozwalającą rozpocząć własną transformację: 15% rabatu na roczną subskrypcję usługi Office 365 Business Premium — dostępną od 5 maja 2019 r. do 11 maja 2019 r. w Stanach Zjednoczonych.

The PUR Company

W roku 2010 Jay Klein, założyciel i dyrektor generalny The PUR Company, chodził od drzwi do drzwi, niczym kandydat startujący w wyborach, rozpowszechniając wieści, że firma PUR wytworzyła gumę do żucia bez aspartamu. To były skromne początki działalności, która dziś może poszczycić się sprzedażą w ponad 50 krajach i 50 000 punktach sprzedaży detalicznej. Pomimo tak globalnego zasięgu firma nadal przewiduje duży wzrost, a zatrudnia już 65 pracowników rozproszonych w Kanadzie, Stanach Zjednoczonych i Europie.

Wraz z powiększaniem się firmy rosły obawy dotyczące bezpieczeństwa danych, współpracy zdalnej i zarządzania urządzeniami przenośnymi. Firma PUR wybrała platformę Microsoft 365, aby dotrzymać tempa swojemu gwałtownemu rozwojowi i sukcesowi opartemu na smakołykach.

Wzrost wiązał się z realiami zatrudniania nowych pracowników i ich utrzymywania. Zaczęły pojawiać się zagrożenia dla bezpieczeństwa związane z wyłudzaniem informacji i innymi złośliwymi działaniami. Pracownicy na osobnych kontynentach potrzebowali bezpieczniejszych, natychmiastowych i niezawodnych kanałów do współpracy i komunikacji. Potrzebowali rozwiązania, które nie wymagałoby konserwacji lokalnej, mogłoby rosnąć w tempie rozwoju ich firmy oraz zapewniałoby funkcje współpracy, mobilności i bezpieczeństwa wymagane przez pracowników — i byłoby od razu gotowe do użytku. Firma PUR znalazła zaspokojenie wszystkich tych potrzeb w platformie Microsoft 365.

Teraz pracownicy używają funkcji rozmów trwałych i udostępniania dokumentów aplikacji Teams do ulepszania współpracy. Firma coraz częściej używa urządzeń przenośnych, dlatego elastyczne funkcje zarządzania urządzeniami i aplikacjami mają większe niż kiedykolwiek dotąd znaczenie. Firma PUR używa usługi Intune do udzielania lub odbierania urządzeniom przenośnym dostępu do danych firmowych, łatwiejszego zapewniania zgodności tych urządzeń z firmowymi protokołami zabezpieczeń oraz zarządzania korzystaniem z aplikacji mobilnych przez pracowników. Wdrażając usługę Intune, firma PUR także skróciła czas konfigurowania urządzenia dla nowego pracownika z całego dnia pracy do mniej niż godziny.

Ulepszenia wprowadzone przez The PUR Company w obszarach komunikacji, zabezpieczeń, mobilności i szczegółowych informacji były znaczące, jednak Cerys Cook, wiceprezes ds. zasobów ludzkich i kultury w firmie PUR, postrzega wpływ na ludzi jako największe osiągnięcie firmy. „Z punktu widzenia jakości życia oraz z biznesowej analizy wskaźników utrzymania pracowników wiemy, że teraz nasi pracownicy bardziej odczuwają przynależność do zespołu, jakby byli członkami rodziny” mówi Cook. „Ma to dla nas ogromne znaczenie”.

Meals on Wheels

Jeśli Ty lub ktoś z Twoich bliskich kiedykolwiek doświadczyliście ograniczenia w możliwości poruszania się, wiecie, jak bardzo jest to deprymujące. Meals on Wheels to organizacja nonprofit, której celem jest dostarczanie nie tylko jedzenia, ale także kontaktu z ludźmi tym członkom społeczeństwa, którzy najbardziej tego potrzebują.

Dostarczanie ciepłych posiłków osobom potrzebującym wydaje się dość oczywiste, ale prosta misja Meals on Wheels skrywa bardziej złożone aspekty: dzienne fluktuacje w liczbach wolontariuszy, wciąż zmieniająca się baza klientów oraz całkowita liczba osób potrzebujących.

Poza zarządzaniem wykazem 2000 wolontariuszy i ich unikatowymi harmonogramami, w celu zmaksymalizowania efektywności, organizacja Meals on Wheels of Greenville County rutynowo gromadzi dane poufne z różnych źródeł — dane obejmujące informacje o płatnościach od darczyńców i diagnozy klientów. Zapewnienie dostępu do tych danych wraz z podejmowaniem działań w celu utrzymania bezpieczeństwa danych osobowych było najwyższym priorytetem.

Aby najpierw stawić czoło najważniejszej potrzebie, czyli optymalizacji dostaw, organizacja Meals on Wheels wdrożyła zarówno aplikację Microsoft Teams, jak i program Microsoft SharePoint. Aplikacja Teams pozwala wolontariuszom i pracownikom na komunikowanie się przez rozmowy głosowe, wideo lub czat z dowolnego miejsca. Zmiany trasy w ostatniej chwili można teraz łatwo korygować i śledzić, a jeśli wolontariusz zgubi się lub zapomni swoją trasę, może szybko poprosić o pomoc lub przejrzeć dzienniki na dany dzień.

Gdy już wytyczono zakres nowych możliwości współpracy, organizacja Meals on Wheels of Greenville County skupiła się na równie ważnej dziedzinie zabezpieczeń. Szczególnym zainteresowaniem organizacja obdarzyła zarządzanie urządzeniami przenośnymi. Każdy z wolontariuszy współpracujących z Meals on Wheels potrzebował dostępu do poufnych danych klienta, aby realizować dostawy, co oznaczało, że jedno utracone lub zagubione urządzenie mogło potencjalnie narazić na niebezpieczeństwo dane osobowe setek bezbronnych, uwięzionych w domu osób.

Na szczęście platforma Microsoft 365 oferuje zaawansowane funkcje zarządzania urządzeniami przenośnymi, w tym opcję odebrania użytkownikowi dostępu do danych poufnych w razie utraty urządzenia. W ten sposób, niezależnie od tego, gdzie trafi zagubione urządzenie, poufne dane pozostają dobrze zabezpieczone.

John’s Crazy Socks

Lubisz psy rasy corgi, kalambury, czy Edgara Allana Poe? Nieważne — kolorowe wyroby pończosznicze odzwierciedlające Twoje zainteresowania znajdziesz w John’s Crazy Socks, małej firmie, która w pierwszym roku swojej działalności wysłała 43 000 zamówień do 44 krajów. Niezależnie od tego, czy klienci wybiorą skarpetki świecące w ciemności, ze sztucznymi włosami, które można czesać, czy też promujące świadomość dotyczącą niepełnosprawności, takich jak autyzm czy zespół Downa, jeśli zamówienie zostanie złożone przed 15:00, firmowi „skarpetkowi kowboje” wyślą je tego samego dnia.

Zarządzanie dużymi fluktuacjami w biznesie i sprzedawanie zestawów Monday Madness Mystery Bags zawierających losowo wybrane skarpetki to nie jedyne unikatowe zagadnienia związane z prowadzeniem tej działalności. Firma potrzebowała nowych narzędzi do obsługi danych biznesowych i wspomagających utrzymanie komunikacji między coraz większą liczbą pracowników (firma John’s Crazy Socks zwiększyła zatrudnienie z 4 do 35 pracowników w ciągu 10 miesięcy). Wielu pracowników pracuje w niepełnym wymiarze godzin, aby uniknąć utraty zasiłków z tytułu niepełnosprawności, i nie miało wystarczającego dostępu do komputerów poza miejscem pracy — większość z nich nigdy przedtem nie miała adresu e-mail. Koordynowanie zmian i wymiana informacji dotyczących zdarzenia z członkami rodziny oraz opiekunami odbywały się telefonicznie lub przez drukowane dokumenty.

Niektórzy pracownicy używają funkcji podstawowych, takich jak poczta e-mail i magazynowanie oraz udostępnianie plików, a inni funkcji bardziej ukierunkowanych na współpracę, takich jak aplikacje Skype dla firm i Teams. Dla nich produktywność i współpraca oznaczają także bezpieczeństwo. Pracownicy nie muszą pamiętać odrębnych nazw użytkowników i haseł, aby logować się do codziennie używanych aplikacji. „Usługa OneDrive płynnie współpracuje z codziennie używanymi przez nas aplikacjami pakietu Office i jest zawarta w naszej subskrypcji, więc jest to prostsze i bardziej ekonomiczne niż używanie rozwiązania innej firmy” mówi współzałożyciel, Mark Cronin.

Prowadzenie działalności jak mała firma

Te historie są dla mnie fascynujące, bo pokazują, co wszyscy możemy osiągnąć, gdy mamy najbardziej wydajne i bezpieczne narzędzia. Chcesz dowiedzieć się więcej o trendach wśród małych przedsiębiorstw i niektórych z naszych najlepszych nowych urządzeń na rynku dla małych firm? Obejrzyj nowy odcinek serii Coffee Across America z okazji narodowego tygodnia małych firm.