Nieuwe manieren van hybride werken in Microsoft Teams-ruimten, Fluid en Microsoft Viva

Nu over de hele wereld steeds meer werkplekken weer opengaan, hoor ik vaak van klanten dat ze niet kunnen wachten om weer face-to-face samen te werken. Ik heb het zelf ook en kijk er naar uit om binnenkort mijn collega's weer persoonlijk te ontmoeten. Maar wat me nog leuker lijkt, is om nieuwe manieren te ontdekken om mensen met elkaar in contact te brengen en te laten samenwerken, ongeacht locatie en tijdzone. Bij Microsoft zijn we van mening dat hybride werken de toekomst is en dat leidinggevenden hun werknemers alleen de mogelijkheid kunnen bieden om hybride te werken als ze hun organisaties opnieuw inrichten met een nieuw bedrijfsmodel voor mensen, werkplekken en processen.

We willen ook ervaringen ontwikkelen waarbij iedereen dezelfde mogelijkheden heeft om te presteren. Het maakt hierbij niet uit of ze zich bevinden in een vergaderruimte in Atlanta, op afstand een presentatie geven vanuit huis of een opname van een vergadering bekijken terwijl ze aan hun werkdag beginnen in Sydney.  

Microsoft Teams is essentieel voor deze visie van een meer flexibele manier van werken. Teams is uniek omdat in één app meetings, chats, telefoongesprekken, samenwerking en geautomatiseerde bedrijfsprocessen samenkomen. Doordat kantoorwerkers over de hele wereld als gevolg van COVID-19 werden aangespoord thuis te werken, hebben we Teams vernieuwd om bijvoorbeeld vergaderingen natuurlijker te laten verlopen en interessanter te maken.Het doel was om mensen binnen en buiten de organisatie naadloos met elkaar te laten samenwerken en om manieren aan te bieden om online presentaties boeiender en doeltreffender te maken. En nu deze nieuwe hybride werkomgeving steeds meer het 'nieuwe normaal' wordt, richten we ons op het ontwikkelen van ervaringen in Teams die ervoor zorgen dat iedereen gehoord wordt, dus ook de mensen die niet fysiek in de ruimte aanwezig zijn. Hierdoor kan iedereen een bijdrage leveren en optimaal presteren, altijd en overal. En om nog gemakkelijker synchroon en asynchroon te kunnen samenwerken, kondigen we ook nieuwe canvassen van Microsoft Fluid aan. Niet alleen in Teams, maar ook daarbuiten. 

COVID-19 heeft ons echter ook geleerd dat vergadermoeheid en digitale overbelasting geen fabeltje zijn. Daarnaast heeft werken op afstand een wissel getrokken op ons welzijn. Microsoft heeft daarom Microsoft Viva geïntegreerd in Teams, ons platform voor werknemerservaringen waarmee werknemers rechtstreeks vanuit de werkstroom manieren kunnen vinden om hun tijdsinspanning en gezondheid in de gaten te houden.

Vandaag kondigen we ook nieuwe innovaties aan, in Microsoft Teams-ruimten, Fluid en Microsoft Viva, die allemaal bedoeld zijn om werknemers in de gelegenheid te stellen hybride te werken. Ik loop ze even door.  

Iedereen een gelijk speelveld: thuis, op kantoor of onderweg

Om alle werknemers toegang te bieding tot betere hybride vergaderervaringen, is het essentieel om de mensen die niet in de ruimte aanwezig zijn als uitgangspunt te nemen. Alleen zo kunnen we ervoor zorgen dat iedereen het gevoel heeft dat ze echt een plek aan tafel hebben, ongeacht of ze daadwerkelijk aanwezig zijn, vanaf thuis deelnemen of onderweg inloggen. Vandaag kondigen we verbeteringen aan van Teams-vergaderingen en Microsoft Teams-ruimten waardoor alle deelnemers een optimale ervaring kunnen hebben.

In de loop van dit jaar gaan we Front Row uitrollen in Teams-ruimten, een indeling van de vergaderruimte waarbij de interacties natuurlijker aanvoelt en deelnemers in de ruimte zich meer verbonden voelen met deelnemers die op afstand aanwezig zijn. We hebben de videogalerie naar de onderzijde van het scherm verplaatst, zodat deelnemers op afstand zich op gelijke hoogte bevinden met de deelnemers in de ruimte. En om iedereen scherp te houden, worden naast de inhoud van de vergadering contextuele gegevens weergegeven zoals de agenda, taken en notities. De chat van de vergadering is ook goed zichtbaar voor mensen in de ruimte, zodat ze kunnen reageren op opmerkingen die worden gedeeld via de chat.

Het beschikbare schermoppervlak in Microsoft Teams-ruimten zal beter worden benut met behulp van nieuwe videolay-outs waarmee de videogalerie wordt verdeeld over verschillende schermen als inhoud niet wordt gedeeld. Op deze manier kunnen externe deelnemers hun aanwezigheid in de ruimte kenbaar maken en is er sprake van maximale inclusie. De toegenomen ruimte betekent dat externe deelnemers groter en realistischer in beeld komen. In de zomer gaan we ook meer features van de desktop overbrengen naar Teams-ruimten, met name om de aandacht te vestigen op deelnemers die op afstand bijdragen aan de vergadering. Enkele voorbeelden zijn live reacties, spotlight, de mogelijkheid om meerdere videostreams vast te maken (in het najaar) en chatballonnen bij gebruik van de klassieke lay-out met videoraster.

Deelnemers op afstand moeten ook kunnen zien wie er aanwezig is in de vergaderruimte en wat er gebeurt. Jabra, Logitech, Poly en de meest recente partner van Teams als het gaat om apparatuur, Neat, maken gebruik van geavanceerde, door AI gestuurde cameratechnologieën om nieuwe videoweergaven te presenteren die zijn geoptimaliseerd voor hybride vergaderingen, zodat iedereen in de ruimte duidelijker zichtbaar is.

We zorgen er ook voor dat duidelijk te zien is welke deelnemer het woord heeft in vergaderingen. De voor Teams gecertificeerde intelligente speakers van EPOS en Yealink zijn nu overal verkrijgbaar en zijn speciaal ontwikkeld voor Teams-ruimten. De speakers maken gebruiken van de spraakherkenningstechnologie van Microsoft in Teams om uitgesproken tekst in de vergaderruimte te koppelen aan deelnemers in de transcriptie. Deelnemers aan de vergadering kunnen zich hierdoor volledig concentreren op de discussie in plaats van notities te maken. Geïnteresseerde afwezigen kunnen achteraf een registratie van het gesprek lezen.

We zijn ook erg blij met de nieuwe integratie van Teams-ruimten voor Surface Hub. Surface Hub is speciaal ontwikkeld voor teams om bij elkaar te komen en samen te creëren, waar iemand zich ook bevindt. De volgende generatie van Teams op Surface Hub brengt meer van je favoriete vergaderfuncties en bedieningselementen van de desktop naar de vergaderruimte, zoals een gemoderniseerd vergadercanvas, Together Mode-scènes en PowerPoint Live. In dit najaar zal de nieuwe Microsoft Whiteboard-ervaring ook beschikbaar zijn op Surface Hub, zodat iedereen op hetzelfde digitale canvas kan tekenen en schrijven.   

Meer informatie over deze aankondigingen voor Teams Rooms en partnerproducten vind je in onze Teams Blog in de Tech Community.

Om ook externe deelnemers de mogelijkheid te geven whiteboardsessies te starten en aan te bieden, hebben we een compleet nieuwe, op hybride werken gerichte Whiteboard-ervaring ontwikkeld waarbij alle deelnemers visueel kunnen samenwerken op hetzelfde digitale canvas. Vanaf de zomer van 2021 komen er nieuwe features beschikbaar waarmee iedereen bestaande content kan presenteren in Whiteboard om er vervolgens samen aan te werken. Dankzij nieuwe sjablonen kunnen groepen sneller met ideeën komen, reageren op bijdragen van inzenders en meer.

Hybride vergaderingen zijn alleen effectief als elke deelnemer kan presenteren en presentaties van anderen op een optimale en betrokken manier kan ervaren. Via nieuwe PowerPoint Live-features wordt er een gedeelde ruimte voor samenwerking ingericht waarin alle aanwezigen in de vergadering bijdragen kunnen leveren. Diavertaling zorgt ervoor dat deelnemers de presentatie in de gewenste taal kunnen zien. De nieuwe functie voor handgeschreven tekst betekent dat je een PowerPoint tijdens het presenteren van aantekeningen kunt voorzien. Je kunt ook een laserpointer gebruiken om bepaalde punten extra onder de aandacht te brengen. 

Deze nieuwste features zijn trouwens ook beschikbaar in de mobiele Teams-app. PowerPoint Live en de dynamische weergave kun je nu ook op je mobiele apparaten gebruiken. Aangepaste achtergronden zijn er al voor iOS en binnenkort ook voor Android.

Samenwerken vanuit de werkstroom

Om effectief samen te werken in hybride en asynchrone modellen, is een zeer geavanceerd canvas nodig waarin context zowel voor, tijdens als na de vergadering kan worden gemaakt en onderhouden. Fluid-componenten zijn atomaire eenheden van productiviteit die je helpen om werk gedaan te krijgen in de context van bijvoorbeeld chats, e-mails en vergaderingen. Onlangs hebben we nieuwe Fluid-componenten aangekondigd voor de chat waarmee live samenwerkingservaringen kunnen worden gemaakt die in realtime kunnen worden bewerkt en kunnen worden gedeeld in Teams en in Office-apps. Vandaag kondigen we de uitbreiding van Fluid-componenten aan voor Teams-vergaderingen, OneNote, Outlook en Whiteboard die het makkelijker maken om synchroon en asynchroon samen te werken tussen Teams- en Office-apps. Daarnaast maken we nieuwe chatfuncties bekend die extra ondersteuning bieden voor asynchrone samenwerking, zodat je je werk kunt meenemen tussen vergaderingen. Je kunt een bericht vastmaken, zodat chatleden altijd en overal snel toegang hebben tot belangrijke content. Bovendien kun je reageren op een bepaald chatbericht om de context binnen het huidige gesprek te behouden.

In het afgelopen jaar is het aantal vergaderingen aanzienlijk toegenomen, resulterend in flink wat ongestructureerde communicatiemomenten. Onderzoek voor onze Work Trend Index toont aan dat de gemiddelde Teams-gebruiker 45 procent meer chats per persoon per week verstuurt dan een jaar geleden. Het aantal ad hoc, ongestructureerde vergaderingen neemt ook steeds meer toe. Om deze digitale overload in goede banen te leiden, zijn er nieuwe Fluid-componenten toegevoegd aan Teams-vergaderingen die het eenvoudig maken om samen een agenda op te stellen, notities te maken en taken toe te wijzen, gewoon rechtstreeks vanuit de Teams-vergadering. Bovendien heb je altijd direct toegang tot een overzicht van de inhoud. De notities, agenda en taken uit vergaderingen worden automatisch in de nieuwe locatie voor vergadernotities van OneNote 'geplaatst'. Tijdens een vergadering kun je de discussie verdiepen door live Fluid-componenten te maken en bewerken in Whiteboard om zo samen tot nieuwe ideeën te komen en te brainstormen. Componenten van Fluid kunnen ook worden gebruikt in Outlook (in e-mail of de agenda), zodat je nog eenvoudiger je tijd, agenda, notities en taken kunt beheren tussen apps.

Let op je tijdsbesteding en je welzijn

De tijd die Teams-gebruikers wekelijks besteden aan vergaderingen is meer dan verdubbeld sinds COVID-19. Opeenvolgende vergaderingen zijn funest voor het stressniveau en maken het lastiger om betrokken en geconcentreerd te blijven. Je kunt hier wat aan doen door elke dag met behulp van Headspace een paar minuten te mediteren en mindful te zijn. Later deze maand krijg je toegang tot een selectie van begeleide meditaties en mindfulness-oefeningen van Headspace in de Viva Insights-app in Teams. Zo kun je met een goed gevoel aan je dag beginnen, jezelf ontspannen voorafgaand aan een belangrijke presentatie of 's avonds na het werk tot rust komen.

Gebaseerd op de mogelijkheid van Viva Insights om dagelijkse focustijd te plannen om geconcentreerd te werken zonder meldingen van Teams, introduceren we later dit jaar een nieuwe focusmodus in de Viva Insights-app. In deze modus wordt er muziek aangeboden vanuit Headspace om je beter te concentreren. Daarnaast zijn er timers beschikbaar om vol aandacht te werken aan belangrijke taken, met op regelmatige tijden geplande pauzes.

Werken op afstand heeft de fysieke barrières tussen werk en privé vervaagd, met als gevolg een toename van chats na het werk en een gevoel van altijd aan te staan. We willen je werknemers helpen om een balans te vinden en privétijd te beschermen. Later dit jaar heb je in Viva Insights de mogelijkheid om stiltetijd te configureren. Mobiele meldingen van Outlook en Teams buiten werktijden worden dan gedempt en je krijgt gepersonaliseerde inzichten die laten zien of je inderdaad het werk los hebt gelaten. Instellingen voor stiltetijd komen ook beschikbaar voor gebruikers in Teams en de mobiele Outlook-versie, evenals besturingselementen voor IT-beheerders in Microsoft Endpoint Manager waarmee ze organisatiebreed beleidsregels kunnen opstellen om meldingen buiten kantooruren te dempen.

Terwijl we samen gewend raken aan het nieuwe werken, zullen we nieuwe manieren ontdekken om iedereen flexibel en effectief te laten presteren. Bij Microsoft streven we ernaar om nieuwe ervaringen te ontwikkelen die mensen in staat stellen om overal en altijd te werken. Aan de hand van de gebruikspatronen van onze apps, en door iedere dag met klanten te praten, begrijpen we steeds beter wat mensen echt nodig hebben om dag in dag uit te excelleren in hun werk. Deze kennis is leidend voor de innovatie die we bieden om jou en je medewerkers ervaringen te bieden waardoor ze meer kunnen bereiken.