3 manieren om aan nieuwe hybride verwachtingen te voldoen met Microsoft Teams en Microsoft 365
Vijf jaar geleden begonnen we aan een spannende reis met Microsoft Teams om een hub voor samenwerking en teamwerk te ontwerpen. Videovergaderingen waren niet de werkpleknorm, maar het was van begin af aan duidelijk dat de combinatie van asynchrone en synchrone samenwerking in één product een unieke kans bood om opnieuw te definiëren hoe we werken, leren en contact leggen met anderen.
Nu we terugblikken op deze mijlpaal, willen we er even bij stilstaan en onze klanten en partners bedanken die ons hebben geïnspireerd om ons beste werk te leveren. Van ziekenhuizen en scholen tot non-profits en commerciële ondernemingen, we voelen ons vereerd dat zo veel van jullie Teams gebruiken om jullie doelen te bereiken.
Tegenwoordig vertrouwen meer dan 270 miljoen mensen op Teams voor hybride werk. Ruim 50% van organisaties is gestandaardiseerd op Teams, volgens een recent Morgan Stanley-onderzoek onder CIO's (Chief Information Officers).1 Met de verschuiving van extern naar hybride werk is het aantal actieve apparaten voor Teams-ruimten jaar op jaar meer dan verdubbeld en heeft Teams Phone nu bijna 80 miljoen actieve gebruikers. Van het kantoor tot de frontlinemedewerker, Teams ondersteunt elke medewerker. Het gebruik van Teams door frontlinemedewerkers is jaar op jaar zelfs verdubbeld.
Ons werk is nog lang niet klaar. We blijven luisteren, leren en innoveren om elke organisatie te laten bloeien in de nieuwe wereld van werk. Met de release van onze 2022 Work Trend Index vandaag is het nog nooit zo duidelijk geweest dat de manieren waarop we werken en de verwachtingen die we van werk hebben heel anders zijn dan slechts twee jaar geleden, en dat onze oplossingen ook moeten veranderen.
Vandaag kondigen we nieuwe productinnovaties aan die zijn ontworpen om hybride werk te laten werken. Of het nu gaat om het creëren van boeiendere vergaderingservaringen, het mogelijk maken van samenwerking met externe partners of klanten, of het hebben van de flexibiliteit om op je eigen voorwaarden te werken, deze nieuwe functies en oplossingen adresseren de nieuwe verwachtingen die mensen van de werkplek hebben.
Laten we erin duiken.
1. Definieer de kantoorervaring opnieuw
Na twee jaar van hybride en extern werken blijkt uit onze gegevens dat het kantoor nog steeds belangrijk is voor medewerkers en managers. Bedrijfsleiders moeten echter zowel fysieke ruimten als culturele normen heroverwegen om het de moeite waard te maken naar kantoor te reizen. Dit betekent dat ze doelbewust moeten zijn over het wie, waarom en waar van face-to-face bijeenkomsten en dat ze moeten verzekeren dat fysieke ruimten zijn ontworpen om hybride teams zich verbonden en betrokken te laten voelen.
In ons onderzoek zegt 38% van hybride medewerkers dat hun grootste uitdaging is dat ze moeten weten wanneer en waarom ze naar kantoor moeten komen, terwijl slechts 28% van bedrijven teamovereenkomsten heeft opgesteld over wie vanaf waar zal werken.
Om je kantoortijd met je team te helpen coördineren, werken we Outlook bij zodat je een RSVP kunt sturen voor vergaderingen en kunt vermelden of je van plan bent om face-to-face of virtueel deel te nemen. Deze nieuwe RSVP-opties zullen in het tweede kwartaal van 2022 als openbare preview-versie beschikbaar zijn in de webversie van Outlook.
Voor degenen die in een vergaderruimte aan hybride vergaderingen deelnemen, maken we het gemakkelijker en minder afleidend om een persoonlijke aanwezigheid tot stand te brengen met nieuwe verbeteringen in de companion-apparaatervaring voor Teams-ruimten. Wanneer je nu met je persoonlijke apparaat deelneemt aan een vergadering in Teams-ruimten, wordt je audio automatisch uitgeschakeld om feedback te voorkomen. Binnenkort zul je worden gevraagd om je laptopvideo in te schakelen, zodat externe deelnemers je duidelijk kunnen zien, waar dan ook in de ruimte je bent. Om afleidingen te voorkomen, wordt je video verborgen op het scherm voor in de ruimte, evenals in de galerie van mensen die deelnemen vanaf companion-apparaten in de ruimte. Deze verbeteringen zullen in het tweede kwartaal van 2022 algemeen beschikbaar zijn. Lees meer in onze Tech Community-blog Hybride ervaringen verbeteren met Microsoft Teams-ruimten en Teams-apparaten.
Om het hiaat tussen digitale en fysieke werkruimten te dichten, introduceren we een nieuwe vergaderingsindeling voor Teams-ruimten, die Eerste rij heet. Deze indeling is specifiek ontworpen voor hybride vergaderingen en brengt de videogalerie op ooghoogte onderaan het scherm, zodat mensen in de vergaderruimte externe collega's op een natuurlijkere face-to-face manier kunnen zien, alsof ze zich in dezelfde fysieke ruimte bevinden. Inhoud wordt gecentreerd op het scherm en omringd door aanvullende vergaderingsinformatie en deelnemerssentiment, waaronder chat, opgestoken handen en live reacties. 'Eerste rij' is nu beschikbaar als preview-versie en zal later dit jaar verbeterde functies bevatten. Lees meer over Eerste rij voor Teams.
We hebben er hard aan gewerkt om de nieuwste Microsoft-ervaringen ontworpen voor hybride werk – in Teams, Microsoft 365, Windows en Whiteboard – te introduceren op Surface Hub 2S, een samenwerkingscanvas en vergaderingsapparaat dat is gecertificeerd voor Microsoft Teams. Externe teamleden hebben nu een dynamische weergave van interacties in de ruimte, dankzij de nieuwe AI-aangedreven slimme camera van Microsoft Surface Hub 2. Dankzij technologie voor automatisch framen in het apparaat wordt de weergave van de ruimte dynamisch aangepast wanneer iemand weggaat, wanneer er meer mensen binnenkomen of wanneer een persoon interageert met inhoud op het beeldscherm. De slimme camera van Surface Hub 2 is nu beschikbaar. Lees meer in onze blog over apparaten.
Gezien en gehoord worden is essentieel voor een inclusieve vergaderomgeving, net zoals naadloos kunnen samenwerken. Nieuwe oplossingen met aanraakschermen voor Teams-ruimten van Neat en Yealink worden momenteel gecertificeerd voor Teams-ruimten op Android en zullen in het tweede kwartaal van 2022 beschikbaar zijn. Deze apparaten combineren audio, video, een aanraakscherm en computing in één eenheid – voor gemakkelijke implementatie en verbeterde samenwerkingservaringen. Lees meer in onze nieuwe Tech Community-blog.
2. Laat elke vergadering ertoe doen
We verzamelen biljoenen gegevenspunten om te begrijpen hoe werk aan het veranderen is. De wekelijks bestede tijd aan vergaderingen is sinds maart 2020 met ruim 250% gestegen. Tegelijkertijd ontstaan er flexibelere samenwerkingspatronen naarmate medewerkers hun dagen opnieuw vormgeven. Vergaderingen worden steeds korter en meer ad hoc. Gebruikers wenden zich tot asynchrone kanalen zoals chat om werk gedaan te krijgen.
Wij leggen ons erop toe nieuwe manieren van werken mogelijk te maken. Of het nu gaat om het empoweren van mensen om hun beste presentatie te geven of het mogelijk maken van asynchrone samenwerking in verschillende tijdzones, ons doel is om inclusieve en boeiende ervaringen te creëren, je vergaderingen efficiënt te maken en te verzekeren dat iedereen de impact van je werk ziet.
In september 2021 kondigden we Cameo aan, de PowerPoint-ervaring die je Teams-camerafeed naadloos integreert in je presentatie, waarbij je kunt aanpassen hoe en waar je in beeld komt op je dia's. Het biedt ook aanbevelingen voor indelingen via Designer in PowerPoint voor optimale weergave. Cameo zal in het tweede kwartaal van 2022 algemeen beschikbaar zijn.
We hebben recentelijk Opnamestudio uitgebracht, waarmee je je presentatie in PowerPoint kunt opnemen en video op aanvraag kunt leveren, zodat je teamleden op hun eigen voorwaarden inhoud kunnen consumeren. Opnamestudio in PowerPoint is nu algemeen beschikbaar.
Vandaag kondigen we aan dat we Cameo en Opnamestudio samenbrengen. Je kunt nu je presentaties naadloos creëren en produceren, beslissen hoe en waar je je video op je dia's wilt weergeven met Cameo, en jezelf vervolgens opnemen door bij dia's te spreken met Opnamestudio. Wanneer het tijd is om je boodschap te leveren, deel je je presentatie met PowerPoint Live in Teams, ongeacht of je aan de vergadering deelneemt. De gecombineerde ervaring van Cameo en Opnamestudio zal in het tweede kwartaal van 2022 beschikbaar zijn.
Het is niet gemakkelijk om in de schijnwerpers te staan. Het is vooral uitdagend om impactvolle presentaties te geven zonder een fysiek aanwezig publiek. Sprekercoach in Microsoft Teams, wat in het tweede kwartaal van 2022 beschikbaar zal zijn, maakt gebruik van AI om je privé advies te geven over je tempo, je op de hoogte te stellen als je iemand onderbreekt en je eraan te herinneren poolshoogte te nemen bij je publiek.
Om ervoor te zorgen dat de impact van je woorden niet verloren gaat, kondigen we Tolken aan, waarmee live tolken wat de spreker zegt vrijwel in realtime kunnen omzetten in een andere taal. De organisator van de vergadering kan vanuit de deelnemerslijst tolken toewijzen en maximaal 16 combinaties van bron- en doeltaal selecteren, terwijl deelnemers de vertolking horen waarbij de oorspronkelijke audio met een lager volume op de achtergrond wordt afgespeeld. Tolken zal in het tweede kwartaal van 2022 algemeen beschikbaar zijn.
Vergaderingen dienen vaak als samenwerkingsruimten om als team ideeën uit te wisselen en problemen op te lossen. Microsoft Whiteboard in Teams heeft zich ontwikkeld tot een waardevolle visuele samenwerkingsruimte waarin groepen bijeenkomen voor effectief hybride brainstormen en leren. Het biedt een rijke verzameling mogelijkheden die visuele samenwerking in Teams tot leven brengen, waaronder samenwerkingscursors, meer dan 50 nieuwe sjablonen, contextuele reacties en de mogelijkheid om bestaande boards te openen en samen te werken met externe collega's in Teams-vergaderingen. Deze functies zullen in het tweede kwartaal van 2022 algemeen beschikbaar zijn.
3. Samenwerken en communiceren – op jouw manier
Meer dan 50% van hybride medewerkers overweegt het komende jaar volledig extern te gaan werken, volgens onze gegevens. Met die vraag naar meer flexibiliteit en mobiliteit zijn de dagen van een vaste bureautelefoon in een vast kantoor voorbij.
Teams Phone zal binnenkort een ware mobiele ervaring bieden met Operator Connect Mobile in samenwerking met enkele van 's werelds meest innovatieve telecombedrijven, waaronder BT, Rogers, Swisscom, Telia en Verizon. Dit geeft je één telefoonnummer voor je bureautelefoon en je mobiele telefoon, ongeacht het netwerk of apparaat dat je gebruikt. Je kunt ook zonder onderbrekingen gesprekken verplaatsen tussen netwerken en apparaten, bijvoorbeeld als je onderweg je mobiele-telefoonservice gebruikt en dan op kantoor overschakelt naar WiFi. Operator Connect Mobile voor Teams Phone zal volgend kwartaal als preview-versie beschikbaar zijn met bepaalde telecombedrijfspartners. Bekijk de aankondigingsblog over Operator Connect Mobile voor meer informatie.
Teams Connect is ontworpen voor naadloze, veilige en gebruiksvriendelijke samenwerking die organisatiegrenzen overschrijdt, zodat iedereen als één uitgebreid team kan werken terwijl ze in hun eigen Teams-omgeving blijven. Eind 2021 kondigden we gedeelde kanalen voor Teams Connect aan, die samenwerking met mensen binnen en buiten je organisatie mogelijk maken vanuit een gedeelde werkruimte. Een team dat bijvoorbeeld aan een nieuw product werkt, kan een Teams-kanaal delen met een extern ontwerpteam om één gezamenlijke werkruimte voor verschillende organisaties te creëren. Iedereen kan communiceren, een vergadering plannen, bestanden delen en in apps samenwerken zonder tussen accounts te schakelen. Gedeelde kanalen voor Teams Connect zal vanaf eind maart 2022 als preview-versie beschikbaar zijn. Lees de blog over gedeelde kanalen voor Microsoft Teams Connect voor meer informatie en om gedeelde kanalen uit te proberen.
Om effectief inhoud te creëren en samen te werken, hebben we een manier nodig om verspreide informatie, documenten en teams samen te brengen. In januari 2022 lanceerden we Loop-componenten in Teams-chat, wat een nieuwe manier biedt om samen ideeën uit te wisselen, inhoud te creëren en beslissingen te nemen. Vandaag introduceren we Loop-componenten in Outlook Mail. Je kunt nu brainstormen, actie-items voltooien en de recentste status van je team zien zonder van context of app te hoeven wisselen. Eén component kan tegelijkertijd worden bijgewerkt, of je nu in Teams of Outlook zit. Om toegang tot de nieuwste Loop-componenten in Outlook te krijgen, registreer je je om een Office Insider te worden.
Uit onze gegevens blijkt ook dat medewerkers het het belangrijkst vinden dat bedrijven een positieve cultuur bieden, gevolgd door voordelen voor geestelijke gezondheid en welzijn. Een nieuwe wereld van werk vereist technologie om de bedrijfscultuur tot leven te brengen – digitaal.
Vandaag kondigen we de Inspiratiebibliotheek aan, een nieuwe functie die als preview-versie beschikbaar is via de Viva Insights-app in Teams. De Inspiratiebibliotheek zet inzichten om in actie met toegang tot gecureerde inhoud en aanbevolen procedures van topbronnen zoals Harvard Business Review en Thrive. De inzichten in productiviteit en welzijn die Viva Insights biedt, worden verrijkt met eersteklas inhoud die is gericht op het verbeteren van medewerkerservaringen en het bevorderen van betrokkenheid. De preview-versie van Inspiratiebibliotheek zal later in maart 2022 worden geïmplementeerd voor Microsoft 365-gebruikers met de Microsoft Viva Insights-app in Teams en zal eind april 2022 wereldwijd beschikbaar zijn in 11 ondersteunde talen. Maak de Viva Insights-app in Teams vast en lees meer over de Inspiratiebibliotheek.
Tot slot is een veelvoorkomende uitdaging van extern en hybride werk het onderhouden van sociaal kapitaal: het netwerk van relaties dat mensen en organisaties laat bloeien. Hoewel het opbouwen van vriendschappen en relaties uitdagend kan zijn in de hybride werkomgeving, investeren wij in tools die je helpen jezelf uit te drukken en daar plezier mee te hebben.
Met de nieuwe vloeiende emoji's in Teams kun je nu nog meer van je personaliteit in het gesprek brengen. Met levendige en leuke stijlen kunnen ruim 1800 driedimensionale emoji's uitdrukkingen en speelsheid toevoegen aan berichten. Selecteer een categorie en gebruik de huidskleurkiezer om een emoji te kiezen die jou beter vertegenwoordigt. Vloeiende emoji's zijn nu beschikbaar als preview-versie.
Vooruitblik
Hoewel werk zoveel is veranderd, blijft één ding hetzelfde: mensen staan aan de kern. Met technologieën zoals Microsoft Teams die mensen ondersteunen, kunnen we hybride werk echt laten werken door iedereen – en alles – samen te brengen.
We willen onze klanten en partners nogmaals bedanken die de afgelopen vijf jaar altijd voor ons klaar hebben gestaan. Om dit met ons te vieren, hebben we nieuwe aangepaste achtergronden in Teams en kun je onze communityblog over dit jubileum lezen voor een kijkje achter de schermen over hoe Teams tot leven kwam.
1Weiss, K., Baer, J. en Huang, B. (5 oktober 2021). CIO Survey Takeaways- Further Solidifying the Leadership Position. (p3). Morgan Stanley-onderzoek.
