COVID-19 heeft gevolgen voor de levens van mensen wereldwijd. Reisbeperkingen en nieuwe regels over grote openbare bijeenkomsten hebben de dagelijkse routines van miljoenen mensen veranderd. In de afgelopen weken hebben veel van mijn collega’s en klanten me gevraagd: Wat kunnen we doen om te helpen?
Lily Zheng is een goede vriendin en collega die in Shanghai woont. We hebben samengewerkt in China, maar ontmoeten elkaar vooral in Microsoft Teams. Onlangs heeft Lily een brief geschreven naar klanten in de regio over wat zij en haar team hebben geleerd door op afstand te werken tijdens de uitbraak. Haar brief inspireerde ons team om Microsoft Teams gratis beschikbaar te maken voor mensen die op afstand gingen werken in deze moeilijke periode. Ik wilde het delen met mensen over de hele wereld die misschien kunnen leren uit de ervaring van ons team in Shanghai. Ik hoop dat je het net zo nuttig vindt als ik.
Laten we naar Lily gaan.
Beste klanten,
Mijn naam is Lily Zheng, en ik ben een werknemer van Microsoft die woont en werkt in Shanghai. Terwijl de uitbraak van COVID-19 miljoenen mensen blijft treffen hier in China, zien we een enorme piek in werken op afstand. Het is alsof elke school, ziekenhuis en bedrijf in China nu een verspreide organisatie is, al is het dan tijdelijk. Van de uitbraak van een virus zoals COVID-19 tot onverwacht noodweer, er zijn veel redenen waarom het plotseling noodzakelijk kan worden om op afstand te werken. Daarom wil ik drie lessen die ik in de afgelopen weken heb geleerd delen, alsook drie lessen van onze klanten die zich aanpassen aan werken op afstand.
Zoals velen van jullie hoorde ik voor het eerst over het virus in januari, vooral op sociale media. Maar ik wist nog niet hoe een grote impact het zou hebben tot net voor het Chinese Nieuwjaar. Toen begon het aantal getroffen mensen snel toe te nemen door de reisdrukte voor het Lentefestival. Op 23 januari verzegelde de overheid de provincie Hubei om de verspreiding van het virus in te dammen. De volgende dag, op oudejaarsavond, was mijn gezin van plan om een film te gaan kijken. Toen we in de media vernamen we dat bioscopen in de stad gesloten waren, werden we ons pas echt bewust van de ernst van de uitbraak. Twee dagen later kondigde de overheid aan dat er verschillende evenementen voor het Lentefestival werden geannuleerd, en zegde ik een familievakantie die al lang gepland was af. De kinderen vonden het vreselijk, maar onze gezondheid en veiligheid komen op de eerste plaats.
Zheng en haar collega’s van Microsoft in China werken nauw samen vanop afstand.
Wat zeg ik nu wanneer mensen me vragen hoe het is om nu in China te werken? Wel, op afstand werken heeft onze pendeltijd verkort, en we hoeven ons niets meer aan te trekken van onze outfit. En omdat veel restaurants gesloten zijn, werken we allemaal aan onze keukenvaardigheden. Maar nu de kinderen niet naar school kunnen, en de babysitters ook thuis vastzitten, kan het moeilijk zijn om productief te blijven.
Wat ik heb geleerd van werken op afstand
Hoewel ons team hier het gewoon is van op afstand te werken, hebben de afgelopen weken echt duidelijk gemaakt wat er nodig is om met succes op afstand te werken. Hier zijn mijn drie belangrijkste lessen.
Blijf gezond.
We zijn overgeschakeld naar werken op afstand om onze fysieke gezondheid te beschermen door zo weinig mogelijk in contact te komen met het virus. Dat begrijpt iedereen. Wat minder vanzelfsprekend is, is dat werken op de plek waar je woont zijn eigen soort stress met zich mee kan brengen. Tijd nemen om te bewegen, gezond eten en een pauze nemen weg van het scherm zijn allemaal essentieel voor je psychisch welzijn als je van thuis uit werkt.
Ga er helemaal voor.
Het kan verleidelijk zijn om dingen uit te stellen wanneer je op afstand werkt. Maar teams die goed werken op afstand, vinden een manier om bijna alles online te doen. Als je een-op-een vergaderingen hebt gepland, zeg die dan niet af. Als je grote vergaderingen hebt gepland, houd die dan. Als je klaar bent om te brainstormen over een toekomstige presentatie, ga dan voor een videogesprek.
Ondersteun je teamleden.
Ik heb ook geleerd dat anderen helpen de beste manier is om positief en gemotiveerd te blijven. We gebruiken onze online hulpmiddelen voor meer dan alleen werk. We delen foto’s van onze familie en huisdieren en vragen hoe het met elkaar gaat doorheen dag. Elkaar opvrolijken is niet enkel goed om het moreel in stand te houden, het helpt ook om ons team samen te houden wanneer we apart werken.
Wat ik heb geleerd van klanten
In enkele weken tijd hebben we gezien hoe klanten in China hun manier van werken echt hebben getransformeerd. Hier zijn drie dingen die ik heb geleerd van klanten over hoe je succes kunt boeken met je organisatie.
Zet de communicatielijnen onmiddellijk open.
Wanneer je werknemers op afstand werken, is het belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van alles. Eén van onze klanten, een grote verzekeringsmaatschappij in Azië, begon videoboodschappen te sturen naar al hun medewerkers om zeker te zijn dat iedereen toegang had tot de meest recente informatie. Als iedereen een balans zoekt tussen thuiswerken, voor de kinderen zorgen en andere uitdagingen, dan geven video-opnames mensen een kans om op de hoogte te blijven wanneer ze niet kunnen deelnemen aan een livevergadering of -briefing.
Blijf niet stilstaan.
Hoewel het verleidelijk kan zijn om plannen uit te stellen tot iedereen samen kan komen, proberen bedrijven manieren te vinden om niet stil te blijven staan. Op aansturen van de overheid zijn veel scholen erin geslaagd om op tijd met de lessen te beginnen door alles online te doen. Ze ondersteunen hun leerlingen door duidelijke planningen op te stellen, motiverende events te organiseren zoals kookwedstrijden, en helder te communiceren over taken en andere informatie zodat leerlingen zich niet overrompeld voelen.
Zelfs grote vergaderingen kunnen online plaatsvinden.
Velen onder ons zijn korte oproepen en videogesprekken met enkele teamleden gewoon, maar ook grote en formele vergaderingen kunnen online gehouden worden. Nu zoveel werknemers ervoor kiezen om op afstand te werken, organiseren ziekenhuizen hier ook bijeenkomsten op afstand. Zo is een bijvoorbeeld één ziekenhuis in Dalian dat grote vergaderingen houdt via Teams. Een duidelijke agenda opstellen, geluidsproblemen oplossen aan het begin van een vergadering en duidelijke notities maken om ze later te delen zijn allemaal belangrijke factoren om succesvolle onlinevergaderingen te houden. Als je organisatie dat toestaat, kun je ook vergaderingen opnemen voor mensen die er niet aan kunnen deelnemen.
Net zoals vele anderen wereldwijd is dit niet de manier waarop we hadden gedacht dat we een nieuw jaar zouden beginnen. Maar we hebben veel geleerd. En Teams is een ongelofelijk krachtig hulpmiddel dat ons helpt om de uitdagingen aan te gaan. Veel mensen weten het niet, maar Teams is al gratis beschikbaar. Hier kun je meer informatie vinden. Welke hulpmiddelen je ook gebruikt, ik hoop dat deze tips nuttig waren en wens jou en je familie het beste!
