Maak kennis met de Microsoft 365 Freelance Toolkit, een oplossing voor het lanceren en schalen van je freelancers

Met steeds meer mensen in de klusjeseconomie, de arbeidsmarkt die bestaat uit zelfstandigen die korte contracten aangaan, beginnen ondernemingen freelancers in te zetten ter ondersteuning van hun projecten. Volgens het Future Workforce Report heeft 47% van de aanwervende managers van bedrijven freelancers ingezet (tegenover 44% het jaar ervoor), terwijl ongeveer 9 op de 10 aanwervende managers zeggen dat ze ervoor open staan om freelancers in te zetten in plaats van tijdelijke krachten via een uitzendbureau. Om bedrijven te helpen hun gebruikelijke oplossingen voor personeel te veranderen of deze aan te vullen lanceren we de Microsoft 365 Freelance Toolkit. Dit is een selectie van hulpmiddelen, sjablonen en best practices om onze klanten te helpen programma’s voor freelancers op schaal te lanceren, uit te voeren en te beheren.

De klusjeseconomie, waaronder freelancers, consultants, aannemers en zzp’ers vallen, is in opkomst. Volgens Staffing Industry Analysts was er in 2015 €792 miljard in totaal uitgegeven aan klusjes. Volgens experts zal binnen 10 jaar een groter deel van de werkende bevolking in de V.S. deelnemen aan de klusjeseconomie. Daarnaast kiest volgens Field Nation 86 procent van de zelfstandigen bewust voor freelancen.

De gevolgen voor ondernemingen zijn aanzienlijk. Ondernemingen moeten flexibel zijn en zich aanpassen aan nieuwe bedrijfsmodellen om werk gedaan te krijgen met extern talent om het goed te doen in een zeer competitieve omgeving met snel veranderende technologie en behoeften van klanten. Hoewel het toevoegen van on-demand freelance talent meetbare resultaten oplevert in zowel snelheid als efficiëntie, is de weg naar het veranderen van bestaand beleid en processen nog grotendeels onbekend.

Onze partner voor de lancering van deze toolkit is Upwork, een van de grootste wereldwijde onlinemarktplaatsen met meer dan 375.000 freelancers in meer dan 180 landen. We werken specifiek samen met Upwork Enterprise, hun end-to-end oplossing voor compliance en bevoorrading van freelance talent.

De Microsoft 365 Freelance Toolkit biedt oplossingen voor de belangrijkste pijnpunten die bedrijven tegenkomen bij het implementeren van een programma voor freelancers, waaronder: interne communicatie en bewustzijn, samenwerking in het hele team, gegevensanalyses en werkstroomautomatisering.

Interne communicatie en bewustzijn

Een van de grote uitdagingen van het lanceren van een freelanceprogramma in een onderneming is het bewust maken en opleiden van interne belanghebbenden en toepassers. Werknemers hebben een plek nodig waar zij kunnen leren hoe het programma werkt, toegang hebben tot vereiste training en best practices voor contact met freelancers kunnen inzien.

De Microsoft 365 Freelance Toolkit lost dit op met de SharePoint-communicatiesitesjabloon. Dit is een “one-stop-shop” voor programmadetails om ingebruikname en onboarding te versnellen, met onder andere:

• Opslagplaats voor relevante documentatie en presentaties over het programma.
• Use cases om werknemers de soorten projecten te laten zien die ze kunnen doen met freelancers.
• Veelgestelde vragen met de belangrijkste vragen van werknemers van ondernemingen.
• Een engagementsjabloon om je te helpen contact te maken met freelancers in de SharePoint-talentpool.

Bekijk de infographic voor de SharePoint-communicatiesite voor meer informatie.

Samenwerking in het hele team

De aard van freelanceprojecten van ondernemingen vereist dat teamleden samenwerken aan meerdere bestanden, verschillende taken beheren en communiceren vanuit verschillende tijdszones. Om ervoor te zorgen dat teams met verschillende functies in meerdere locaties in dezelfde richting bewegen biedt de Microsoft 365 Freelance Toolkit advies over het gebruik van Microsoft Teams als krachtige hub voor teamwork met chats, vergaderingen, oproepen, bestanden en apps in een gedeelde werkruimte.

Met Teams kunnen bedrijven hun communicatie en samenwerking met freelancers beheren. Dit kan specifiek via:

• Communicatie—Openbare en privéteams teams voor discussie tussen leden.
• Taakbeheer—Één plek om voortgang te volgen en de werkstromen van alle werknemers op één lijn te krijgen via integratie met projectbeheertools als Microsoft Planner.
• Bestandsopslag – een plek om gedeelde bestanden op te slaan en ze op te halen met intelligent zoeken.
• Toegang voor externe gasten – de mogelijkheid voor externe gebruikers wereldwijd om samen te werken in alle aspecten van freelanceprojecten met de gratis versie van Teams.
• Veiligheid – externe toegang voor gasten tot projectspecifieke teams houdt je informatie veilig zonder algehele toegang te geven.

Bekijk de Teams-infographic voor meer informatie.

Gegevensanalyses

Een grote uitdaging bij het schalen van een zakelijk freelanceprogramma is het vastleggen, volgen van en communiceren over prestatie-KPI’s. De Microsoft 365 Freelance Toolkit maakt gebruik van Microsoft Power BI, een bedrijfsanalyse-service die inzichten biedt door het verzamelen van real-time gegevens van meerdere bronnen, het versimpelen van gegevensvoorbereiding, en het produceren van aangepaste, makkelijk te begrijpen rapporten en dashboards.

Met Power BI kunnen programmamanagers van bedrijven:

• Neem beslissingen op basis van gegevens.
• Vergelijk de resultaten van freelanceprogramma’s met gebruikelijke oplossingen voor personeel.
• Stel de teams vast in je organisatie die op dit moment freelance talent gebruiken per discipline om kansen binnen je bedrijf te identificeren.

Om de kernfunctionaliteit van Power BI voor een freelanceomgeving te verbeteren biedt Freelance Toolkit:

• Een Power BI-sjabloon met voorbeeldvisualisaties.
• Een Power BI-connector om gegevens uit verschillende bronnen naar dashboards te halen.
• Een engagementsjabloon om je te helpen contact te maken met freelancers in de Power BI-talentpool.

Bekijk de Power BI-infographic voor meer informatie.

Werkstroomautomatisering

Een freelanceprogramma voor ondernemingen vereist bevoorrading, compliance en controle, en een probleemloos proces voor je werknemers. Om de noodzaak voor handmatige voltooiing van herhaaldelijke taken te verminderen wordt in Microsoft 365 Freelance Toolkit Microsoft Flow gebruikt om geautomatiseerde werkstromen te maken tussen apps en services die meldingen versturen, bestanden synchroniseren en gegevens verzamelen.

Microsoft Flow kan bijvoorbeeld zakelijke beslissers helpen de volgende scenario’s te automatiseren:

• Training van werknemers en compliance. Werknemers kunnen zich aanmelden bij de pilot als ze de SharePoint-communicatiesite van het freelanceprogramma bezoeken en dan een trainingsvideo over compliance voltooien die wordt ondersteund door Microsoft Stream.
• Aanmelding bij interne community’s. Nadat een werknemer de trainingsvideo over compliance heeft voltooid, wordt de werknemer automatisch toegevoegd aan een intern Teams-kanaal waar werknemers kunnen samenwerken met anderen die onderdeel zijn van het programma en hun ervaringen kunnen delen.
• Maken van Upwork-account. Nadat de werknemer is toegevoegd aan het Teams-kanaal worden hun accountgegevens, waaronder hun naam en e-mailadres, verzonden naar Upwork voor het maken van een account op hun platform, zodat ze werk kunnen posten op het platform.

Naast de basisfuncties van Microsoft Flow biedt de Freelance Toolkit:

• Casestudies om te laten zien je Microsoft Flow kunt gebruiken binnen een zakelijk freelanceprogramma.
• Een engagementsjabloon om je te helpen contact te maken met freelancers in de Microsoft Flow-talentpool.

Bekijk de Microsoft Flow-infographic voor meer informatie.

Onze reis en wat we geleerd hebben

Net als veel van onze klanten is Microsoft ook bezig te onderzoeken hoe we verantwoord afspraken met freelancers in onze zakelijke omgeving kunnen inbouwen. Het afgelopen jaar hebben we meer dan 2.000 freelance projecten afgerond, waaronder projecten met betrekking tot schrijven, onderzoek, videobewerking, vertaling, ontwerp en gegevenswetenschap. Ons team omvat 25 interne teams en honderden werknemers.

Dit bereiken was echter niet makkelijk. We hebben ons interne systeem moeten veranderen, en we moesten een infrastructuur bouwen die de complexiteiten kon ondersteunen van een zakelijk freelanceprogramma. Daarom hebben we de Microsoft 365 Freelance Toolkit ontwikkeld, die onze toonaangevende zakelijke productiviteits-apps combineert met gecureerde hulpmiddelen, sjablonen en best practices voor de specifieke behoeften van freelanceprogramma’s voor bedrijven. Het werk loont. Tot nu toe heeft dit geleid tot meetbare kosten- en tijdsbesparingen.

Aan de slag

Microsoft 365 Freelance Toolkit is beschikbaar zonder extra kosten als onderdeel van een Office 365 Enterprise- of Microsoft 365 Enterprise-abonnement. Lees meer over de Microsoft 365 Freelance Toolkit en een Microsoft 365 Enterprise-abonnement.

Let op: Elk bedrijf moet de eigen behoeften evalueren en bepalen, inclusief zaken als gegevensverwerking en compliancevereisten. Elk bedrijf moet ook investeren in de onderdelen van Microsoft 365 die het gepast vindt.

Lees meer over de Freelance Toolkit-reis met Upwork.