Moderne documentbibliotheken in SharePoint

Afgelopen maand hebben we onze brede visie voor de Toekomst van SharePoint bekendgemaakt. Vandaag kondigen we met gepaste trots aan dat de moderne documentbibliotheken nu worden uitgerold naar alle commerciële Office 365-klanten wereldwijd. Meer informatie over het gebruik van moderne bibliotheken vind je in dit artikel: Wat is een documentbibliotheek?

Nieuwe mogelijkheden

Mensen helpen bij het delen van bestanden en samenwerken aan inhoud heeft altijd al een centrale rol gespeeld in onze missie. Daarom creëren we een betere ervaring voor documentbibliotheken, een ervaring die sneller, intuïtiever en responsiever is.

Dit zijn de nieuwe mogelijkheden:

De new, moderne manier van werken met documentbibliotheken, met twee documenten en een koppeling vastgemaakt aan de bovenkant.

Gebruikersinterface

Moderne documentbibliotheken combineren de kracht van SharePoint met de bruikbaarheid van OneDrive. Moderne documentbibliotheken hebben een vernieuwde gebruikersinterface die vergelijkbaar is met OneDrive. Het maken van een nieuwe map en uploaden van bestanden in de browser is dus intuïtiever. Het lint is vervangen door een opdrachtenbalk, die slimme opdrachten bevat die relevant zijn voor de taken die worden uitgevoerd. Als je organisatie het lint heeft aangepast met knoppen die verwijzen naar belangrijke functionaliteit in je onderneming, worden die knoppen ook op de opdrachtenbalk weergegeven. Met deze update krijgt elke nieuwe Office 365-groep nu een zeer moderne documentbibliotheek die de oude pagina ‘Bestanden’ vervangt.

Belangrijke documenten eenvoudig markeren: klik op Bovenaan vastmaken om documenten bovenaan te plaatsen in elke schermweergave.

Bestanden kopiëren en verplaatsen vanaf de opdrachtenbalk: kopiëren is niet nieuw, maar de kopieer- en verplaatsbewegingen geven je informatiearchitectuur op slimme manier weer en bieden je de mogelijkheid onmiddellijk nieuwe mappen te maken.

Bestanden kopiëren vanaf de SharePoint-opdrachtenbalk.

Bestanden importeren uit andere bibliotheken: je hoeft niet meer zoveel kopieën te maken als voorheen. De nieuwe, slimme documentbibliotheken onthouden ook welke andere bestanden je hebt gebruikt in SharePoint. Daarom kun je andere bestanden uit andere bibliotheken importeren als koppelingen, zonder dat je bestanden op meerdere locaties hoeft te dupliceren. Je ziet miniaturen en metagegevens voor systeembestanden. En SharePoint toont je een lijst met recente documenten, dus het kopiëren en plakken van een koppeling is niet nodig.

Een koppeling maken in moderne documentbibliotheken.

Persoonlijke aanpassingen

Het maken van aan persoonlijke voorkeuren aangepaste weergaven wordt eenvoudig: Met de nieuwe documentbibliotheken kun je gewoon op de hoofdpagina bestanden groeperen en hoef je niet naar een apart beheerscherm te gaan. Je kunt ook de grootte van je kolommen aanpassen met klikken en verslepen, evenals sorteren, filteren en groeperen op elk gewenste kolomkop. Wanneer je de weergave aan alle andere gebruikers in de bibliotheek beschikbaar wilt stellen, klik je op Weergave opslaan.

Een responsief en toegankelijk ontwerp: mobiele browsers hebben dezelfde functies als de desktop. Op deze manier wordt SharePoint productief voor elke gebruiker, of ze nu werken met de muis, het toetsenbord, aanrakingen of de schermlezer.

Metagegevens

Metagegevens van documenten nu inline beschikbaar: Je kunt nu metagegevens rechtstreeks vanuit de hoofdweergave in het informatievenster bewerken. Je hoeft niet meer op meerdere schermen te klikken om een update toe te passen. Als je in een weergave zit waarin bestanden op metagegevens zijn gegroepeerd, kun je bestanden tussen groepen slepen en neerzetten om de metagegevens bij te werken. En als je iets mist wat je nodig hebt, wordt het document niet langer verborgen achter een gedwongen uitcheckactie. Je ontvangt een herinnering om de gegevens in te voeren wanneer het jou uitkomt.

Eén plek waar je alles kunt vinden over je documenten: Dankzij de integratie met Office Online kun je door het volledige documentvoorbeeld navigeren boven aan het informatievenster. Het venster bevat metagegevens, waaronder een overzicht van recente activiteiten, wijzigingen aan het bestand, en informatie over met wie het bestand is gedeeld. Je kunt ook meer gebruikers toevoegen of al het delen onmiddellijk stopzetten. Tot slot worden ook andere bestandseigenschappen weergegeven, mocht er iets zijn wat nog niet is opgenomen.

Het documentinformatiescherm.

Alles blijft authentiek SharePoint: Hoewel we de documentbibliotheken hebben verbeterd om ze zo intuïtief en productief mogelijk te maken, weten we dat de kracht van SharePoint altijd is geweest dat je documentbibliotheken zo kunt aanpassen dat deze werken voor je team. Ook is er een rijke traditie van het gebruik van inhoudstypen, inchecken/uitchecken, versiebeheer, recordbeheer en werkstromen in SharePoint. In moderne documentbibliotheken vind je al deze mogelijkheden terug.

Navigatie

Moderne bibliotheken zijn nu beschikbaar in Office 365 Groepen: Bibliotheken die behoren bij een Office 365-groep, hebben een nieuw kopbesturingselement boven aan de pagina om zo het inhoudsbeheer van groepsbestanden te verbeteren. In tegenstelling tot de oude beheerfunctie, met koppelingen naar het gesprek, de agenda en het lidmaatschapsbeheer van de groep, heeft de nieuwe beheerfunctie één koppeling naar het gesprek van de groep. De gebruiker kan via deze koppeling navigeren naar de agenda en het lidmaatschapsbeheer.

Aan de slag gaan met moderne documentbibliotheken

Terwijl we moderne bibliotheken uitrollen naar productie, vinden we het belangrijk om te focussen op enkele belangrijke aspecten van het beheren van de algemene gebruikerservaring.

Aangezien bruikbaarheid beheerbaarheid vereist, behoudt IT de controle over de ervaring. Misschien wil je dit al overal in gebruik gaan nemen of wil je liever in klassieke modus blijven werken tot je al je gebruikers hebt voorbereid. Je krijgt de volledige controle over de keuze tussen de klassieke of moderne werkwijze bij de tenant, siteverzameling of op bibliotheekniveau.

Wanneer we later in juni moderne documentbibliotheken in productie brengen, worden deze in de meeste gevallen de nieuwe standaard voor alle bibliotheken. We voegen echter vóór de feitelijke implementatie van deze bibliotheken al tenant- en administratieve besturingselementen toe. Als je dit dus niet op deze manier wilt werken, kun je dit opzeggen voordat gebruikers de nieuwe manier van werken te zien krijgen. We hebben ook aangepaste detectie toegevoegd, dus mochten we merken dat bepaalde functies en aanpassingen niet werken, dan gaan we automatisch terug naar de klassieke modus.

En de klassieke modus blijf nog lange tijd werken, zodat gebruikers en ontwikkelaars de kans krijgen de nieuwe mogelijkheden te leren kennen en in gebruik te nemen. Raadpleeg het artikel Wat is een documentbibliotheek? op support.office.com voor meer informatie.

En dat is nog niet alles.

First Release-klanten hebben veel van deze functies al sinds april gebruikt en de verbeteringen die we vandaag hebben aangekondigd, zijn gebaseerd op hun feedback. Je kunt deelnemen aan dat gesprek op het Office 365 Network op Yammer en een bijdrage leveren aan de verbeteringen die deel uit zullen maken van de algemene release. Lees SharePoint, het mobiele en intelligente intranet voor meer informatie over de toekomst van teamsites na de nieuwe, moderne documentbibliotheken.

We hebben met name geluisterd naar je feedback over uitbreidbaarheid en aanpasbaarheid, en in een latere update hebben we hier meer nieuws over. Ons plan is om het aanpassen van pagina’s met moderne technieken te ondersteunen. Tot dan blijven aangepaste bibliotheekpagina’s in de klassieke modus staan.

Ondertussen kun je meer lezen over het gebruiken en ondersteunen van bibliotheken in Wat is een documentbibliotheek?. Verder kun je de nieuwe documentbibliotheken in SharePoint Online uitproberen en ons rechtstreeks vanuit de moderne documentbibliotheken feedback geven met de knop Feedback.

Bedankt voor het gebruiken van SharePoint.

Chris McNulty, @cmcnulty2000, senior productmanager van het SharePoint-team

Veelgestelde vragen

V. Ondersteunen nieuwe documentbibliotheken aanpassingen?

A. Ja, moderne documentbibliotheken blijven ondersteuning bieden voor declaratieve CustomActions die menu- en opdrachtacties voorstellen. Oplossingen die op dit moment zijn geïmplementeerd en die gebruikmaken van dit mechanisme, zouden op de gebruikelijke manier moeten werken, met acties die worden weergegeven op de nieuwe opdrachtenbalk maar ook op het lint in klassieke modus. CustomActions die gebruikmaken van scripts, JSLinks en aanvullende webonderdelen op de pagina, worden momenteel niet ondersteund. In omgevingen waarin deze niet-ondersteunde functies noodzakelijk zijn, moet voorlopig de klassieke modus in gebruik blijven.

V. Hoelang wordt de klassieke modus ondersteund?

A. We begrijpen dat het noodzakelijk is tests uit te voeren en voorbereidingen te treffen voor eventuele verstoringen van de gebruikerservaring, zoals in het geval van documentbibliotheken. We verwachten in 2017 de twee modi naast elkaar uit te voeren.

V. Komen deze moderne ervaringen ook beschikbaar voor on-premises servers?

A. Het beschikbaar stellen van moderne ervaringen voor SharePoint Server 2016 staat in onze visie centraal en vormt een belangrijk onderdeel van de roadmap. Op dit moment hebben we nog geen informatie over hoe of hoe snel dit gaat gebeuren.

V. Welke versies van Internet Explorer werken het beste met moderne bibliotheken?

A. SharePoint Online ondersteunt de nieuwste versies van Safari, Firefox, Chrome en Edge, en Internet Explorer 10 en 11. Oudere versies van Internet Explorer worden over het algemeen al niet meer ondersteund. Internet Explorer 8 en 9 zijn eerder aangemerkt als een verminderde ervaring in SharePoint Online. Gebruikers van deze oudere browsers moeten de klassieke modus blijven gebruiken, of bij voorkeur een upgrade uitvoeren naar een versie die wordt ondersteund.