Produktivitātes uzturēšana, strādājot attāli ar Microsoft Teams

Kā vienas nakts laikā pārkārtot desmitiem tūkstošu darbinieku darbu uz attālu darbu? Līdz ar Covid-19 izplatību visā pasaulē, tas bija būtisks jautājums, kas Microsoft darbinieku prātus nodarbināja pagājušajā nedēļā. Pēc tam pagājušajā trešdienā mēs to vienkārši izdarījām — nosūtījām e-pasta ziņojumu ar lūgumu aptuveni 50 000 Microsoft darbinieku Sietlas apkaimē strādāt no mājām, ja tas ir iespējams. Mēs jau plaši izmantojām Teams, bet pirmajās pilnībā attālās lietošanas dienās Microsoft darbinieku lietojums ASV ievērojami pieauga. Līdz ceturtdienas beigām tērzēšanas apjoms nedēļas griezumā palielinājās par 50%, bet sapulču — par 37%. Un mēs redzam arī lietojuma pieaugumu saviem klientiem, jo darbinieki visur pielāgojas, pārejot uz sapulcēm, tērzēšanu un sadarbību tikai tiešsaistē. Vēlamies palīdzēt ikvienam tikt galā ar šo izaicinājumu. Kā komanda, kas veido Teams, esam pavadījuši daudz laika, lai apgūtu vislabākos veidus, kā padarīt darbu mājās produktīvāku un veselīgāku. Tāpēc iedomājos, ka tālāk varētu sniegt mūsu populārākos padomus.

Īsa piezīme pirms lasīšanas tālāk: šie padomi ir daļa no mūsu pastāvīgajiem centieniem palīdzēt ikvienam uzturēt sakarus un produktivitāti šajā sarežģītajā laikā. Pagājušajā nedēļā pastāstīju, kā privātpersonas un organizācijas var iegūt Teams bez maksas, kā arī par mūsu visaptverošo plānu, lai šajā krīzē nodrošinātu nepārtrauktu pakalpojumu darbību. Esam arī dalījušies ar neticamiem klientu un darbinieku stāstiem no visas pasaules, tostarp pasniedzējiem un skolēniem Honkongā, kas izmanto tehnoloģijas apbrīnojamām e-mācību inovācijām, un klientiem Ķīnā un tās tuvumā, kas ir atraduši viedus veidus, kā turpināt darbu. Tomēr mūsu klienti prasa arī norādījumus par pāreju uz attālo darbu. Mēs arī turpmāk sniegsim padomus, informāciju un iedvesmojošus klientu stāstus visā epidēmijas laikā, tāpēc turpmākajās dienās atgriezieties šeit, lai tos izlasītu.

Darba sākšana

Pārejot uz attālo darbu, daži galvenie ieradumi palīdzēs jums izveidot pamatu veiksmīgam darbam.

Darbvietas iestatīšana

Ja jums nav mājas biroja, neuztraucieties. Joprojām varat produktīvi strādāt mājās. Patiesībā esam izstrādājuši Teams kā virtuālo biroju, ko varat izmantot jebkurā vietā. Kaut arī jums mājās, iespējams, nav printera, fizisku failu vai galda tālruņa, dokumentus varat ievilkt tieši programmā Teams, droši glabājot failus tur, kur pareizie lietotāji tiem var piekļūt, un varat ātri pārslēgties uz zvaniem un sapulcēm. Tomēr ir svarīgi izveidot īpašu mājas darbvietu, kur varat būt produktīvs un parādīt, ka vēlaties būt netraucēts. Brokastu vieta, kluss guļamistabas stūris, neizmantots spēļu galds atpūtas telpā — jebkura vieta, kas ļauj koncentrēties, var būt kā darbvieta. Turklāt neuztraucieties, ja dienas laikā ieviešas neliela nekārtība. Videosapulču laikā jebkurā brīdī varat izmantot fona aizmiglošanu, lai jūsu komandas dalībnieki pievērstos tikai jums.

Saziņa, saziņa, saziņa

Kaut arī daudzi no mums vismaz daļu laika strādā mājās, mēs joprojām paļaujamies uz ritmiem un pamatstundām atbilstoši mūsu fiziskajai klātbūtnei birojā.  Strādājot mājās, jūsu ikdienas ritms var mainīties. Tas jo īpaši attiecas uz tiem no mums, kas mēģina līdzsvarot darbu un bērnu aprūpi. Komandas biedriem un līdzstrādniekiem skaidri norādiet savu darba laiku, lai tie zinātu, kad ar jums var sazināties. Programmā Teams varat arī iestatīt statusa ziņojumu, lai proaktīvi norādītu šo informāciju.

Tāpat padariet par paradumu biežu norises atskaišu piedāvāšanu saviem kolēģiem. Pilnībā attāla darba uzņēmumi sliecas likt uzsvaru uz dokumentāciju, jo tas ir galvenais veids, kā uzturēt saziņu, strādājot katram atsevišķi. Iesakām publicēt atjauninājumus, ieskatus un noderīgus resursus, ko esat atklājis Teams kanālos, lai jūsu komandas dalībnieki zinātu, ko gatavojaties darīt, pat tad, ja neizmantojat nejaušas saskriešanās darbā sarunu priekšrocības. Vēlāk tie kanālā var meklēt idejas vai saturu, kad tas ir nepieciešams.

Veselīgu robežu uzturēšana 

Bez parastajiem darbdienas signāliem, piemēram, došanās pusdienās vai pārbraucieniem, atslēgšanās no darba var būt izaicinoša. Attālie darbinieki dažkārt strādā ar ilgu laiku bez pārtraukumiem, piemēram, lai socializētos vai ieturētu atbilstošu maltīti. Tas ātri noved pie stresa un izdegšanas. Atcerieties: jūsu veselība ir primāra. Atvēliet laiku maltītēm, dzeriet pietiekami daudz ūdens un atgādiniet sev dienas beigās garīgi “atslēgties” no attālā darba. Šāda rīcība ne tikai uzturēs jūsu veselīgumu, bet arī palīdzēs būt produktīvākam ilgtermiņā.

Efektīvas sapulces

Tiešsaistes sapulču izmantošana

Iztrūkstot fiziskai konferenču telpai, visu darbinieku sakopošana var šķist kā lielākais attālā darba izaicinājums. Pārvietojot sapulces uz Teams, pārliecinieties, vai visām sapulcēm ir virtuālā pievienošanās opcija, lai varētu izveidotu tiešsaistes konferenču telpu. Turklāt iesakām arī visiem dalībniekiem ieslēgt video, ja tas tiem ir parocīgi. Saziņa aci pret aci palīdz visiem justies savstarpēji savienotiem. Programmā Teams ir plašs sertificētu kameru izvēles klāsts, kā arī var izvēlēties ierīces, piemēram, austiņas un mikrofonus ar skaļruņiem, lai nodrošinātu, ka jūs un kolēģi vienmēr varat skaidri sazināties.

Rūpība un iekļaušana

Pārejot uz tiešsaistes sapulcēm, var tikt noņemtas daža no vizuālajām norādēm, uz kurām paļaujamies, lai noskaidrotu, vai kolēģis kaut ko vēlas pateikt sapulcē. Turklāt konferences zvani ar daudziem lietotājiem var apgrūtināt viedokļu izteikšanu. Sapulces rīkotājam ir bieži jāpauzē, lai rosinātu jautājumu uzdošanu un atgādinātu dalībniekiem, ka viņi var izmantot arī sapulces tērzēšanas logu, lai dalītos ar savām domām.

Sapulču ierakstīšana

Lai kompensētu nepietiekami ilgu saziņas aci pret aci laiku, daži attālie darbinieki ieplāno papildu sapulces sakaru saglabāšanai ar klientiem, partneriem un kolēģiem. Var būt grūti izvairīties no dubultām rezervācijām. Ja jūsu organizācija to atļauj, ierakstiet sapulces programmā Teams, lai kolēģi vēlāk varētu uzzināt notikušo. Ja nevarat piedalīties pats, atgādiniet rīkotājam veikt ierakstīšanu jūsu prombūtnes laikā. Automātiski ģenerētai noraksts ir arī ļoti noderīgs, kad mēģināt atcerēties informāciju, kas tika apspriesta sapulcē. Vai vēlaties uzzināt vairāk par Teams sapulcēm? Skatiet citus padomus šeit.

Saziņas uzturēšana

Kompensējiet nejaušas satikšanās darbā sarunu iztrūkumu

Daudzi attālie darbinieki konstatē, ka viņiem visvairāk pietrūkst biroja ikdienišķo sarunu. Tērzēšana pie kafijas automāta vai virtuvē ne tikai ļauj uzturēt sakarus, bet bieži vien atklāj svarīgu informāciju vai ieskatus, par ko mums nebūtu ne mazākās nojautas. Noteikti sazinieties un sarunājieties ar saviem kolēģiem. Uztveriet tērzēšanas ziņojumus kā savu virtuālo virtuvi un iestatiet sev atgādinājumu regulāri sazināties ar citiem. Emoji, GIF attēli un uzlīmes ir jautrs veids, kā uzturēt pļāpāšanas prieku un vieglu gaisotni.

Kopīgs grupas darbs

Strādājot attāli var justies izolēti. Vadītājam ir svarīgi veidot iespējas visai komandai sanākt kopā virtuāli. Saglabājiet savu parasto komandas sapulču ritmu vai komandas pusdienas, tikai pārnesiet to visu tiešsaistē. Izmantojiet Teams kanālu “Vispārīgi” diskusijām, kas varētu ieinteresēt visus. Lieliem ideju ģenerēšanas pasākumiem varat izmantot programmu Microsoft Whiteboard, kas nodrošina neierobežotas digitālās pamatnes, lai sapulces dalībnieki varētu radīt idejas un sadarboties tieši programmā Teams. Komandu vadītājiem iesakām arī lejupielādēt krīzes saziņas Power Apps programmu. Šo pielāgojamo programmu varat izmantot, lai informētu sevi un savu komandu par visu, kas ir jāzina šīs epidēmijas laikā.

Izpriecājieties!

Ar visām izmaiņām, kas notiek, pārejot uz attālo darbu, ir svarīgi veicināt un uzturēt komandas morāli. Ir daudz lietu, ko varat paveikt programmā Teams, lai lietotāji justos pozitīvi un iesaistīti. Koplietojiet ziņas un stāstus savā komandā vai sarīkojiet fotoattēlu konkursu. Kāds no mūsu izglītības iestāžu klientiem Ķīnā viesoja pavārmākslas izaicinājumu skolēniem, kas izrādījās ļoti populārs.

Es saprotu, ka katrs indivīds un katra komanda darbojas atšķirīgi. Tomēr ceru, ka mūsu komandas ieteikumi palīdzēs jums palikt produktīvam un nezaudēt sakarus, pielāgojoties jaunajam darba veikšanas veidam. Un atcerieties, ka varat sākt izmantot Teams jau šodien, pierakstoties vai reģistrējoties bez maksas.

Esat gatavs attālajam darbam! Lejupielādējiet mūsu attālā darba kontrolsarakstu un kopīgojiet to ar saviem kolēģiem.

Attālā darba kontrolsaraksts:

• Darbvietas iestatīšana
• Bieža saziņa
• Veselīgu robežu uzturēšana
• Tiešsaistes sapulču izmantošana
• Rūpība un iekļaušana
• Sapulču ierakstīšana
• Kompensējiet nejaušas satikšanās darbā sarunu iztrūkumu
• Kopīgs grupas darbs
• Izpriecājieties!