Web 会議にも最適! オフィスや自宅にテレワーク ブースを導入

新型コロナウイルス感染症の影響により、リモート ワークや在宅勤務など働き方も多様化。ワーカーにとっての働き方の選択肢が増えました。しかし、感染者数が低下し、緊急事態宣言が解除されたこともさることながら、業務によっては対面のほうが効率的に進められる場合もあり、オフィス ワークの重要性も見直されつつあるのは確か。出勤する機会も増え、リモートとリアルを使い分けるハイブリッド ワークを採用する企業も増えています。まずは、ハイブリッド ワークの現状について確認しておきましょう。

「ハイブリッド ワーク」は、リモート ワークとオフィス ワークを柔軟に組み合わせた働き方を指す言葉。出社するか、もしくは在宅で仕事をするか、ワーカー自身が事情や考え方に合わせて働く場所を選択できる制度です。
コロナ禍以前から “働き方改革” の流れを受け、一部の大手企業や先進的なベンチャー企業で導入されていましたが、コロナ禍はもちろん、新型コロナウイルス感染症拡大が落ち着いてきた今になって、さらに注目が集まるようになりました。

ハイブリッド ワークに注目が集まった理由について考察します。きっかけになったのはもちろん、新型コロナウイルス感染症の拡大です。それに伴い、リモート ワーク導入が一気に加速し、誰もが否応なしに在宅勤務をスタートせざるを得ませんでした。

ところがコロナ禍が落ち着き始め、必ずしもそれがうまくいっていなかったことが認識されるように。確かに在宅勤務には、「通勤しなくていい」「子育てや介護との両立もしやすい」などのメリットがありましたが、その一方で業務によっては「対面のほうが効率的に進められる」「対面のほうがコミュニケーションがうまくいく」ことが判明。オフィス ワークの必要性が再認識されるようになりました。

このような背景から、現在は「リモート ワークとオフィス ワークの両方のメリットを享受できる働き方として「ハイブリッド ワーク」に注目が集まるようになりました。

まずは、ハイブリッド ワークを導入するメリットとデメリットについて整理しておきましょう。

ハイブリッド ワークを導入する企業に勤務するワーカーは、本当の意味で自由で自分らしい働き方が可能になります。会社から押しつけられることなく、リモート ワーク・オフィス ワークのどちらかを選択。自らの意思による多様な働き方を実現することができます。それはワーカーから見たメリットだけにとどまりません。

ハイブリッド ワーク制度を導入することで企業側にもメリットが生じます。従業員が働き方を選べることで、主体性を持って働けるようになり、モチベーションもアップ。生産性の向上も期待できます。また、リモート ワーク下で起こりがちなコミュニケーション ロスもオフィス ワークを織り交ぜることで解決。対面ミーティングで細かいニュアンスをきちんと伝えることができます。また出社する社員の数が減ることで、オフィス スペースの有効活用が可能になります。これまでは難しかった休憩室、パーソナル スペースの拡張なども可能です。柔軟な働き方ができるハイブリッド ワークは、従業員の働きやすさの向上に寄与。従業員満足度も向上、人材の流出を防ぐことが期待できます。

もちろん、ハイブリッド ワーク制度の導入にはデメリットもいくつかあります。例えば出社前提で構築してきたチーム ビルディングやコミュニケーションが難しくなります。ただでさえリモート ワーク導入で苦労した社員の勤怠管理もさらに難しくなります。

さらにハイブリッド ワーク導入により、リモート ワーク派と出社派の二極化を招く恐れもあります。これらのギャップを埋めるには制度や仕組みを見直すことで解決できる部分とグループウェア活用によりコミュニケーション ギャップを埋めることで解決できる部分があります。グループウェアを活用し、全員参加の会議を開催し、従業員同士の情報格差をなくす工夫が必要です。

ハイブリッド ワークを上手に導入・運用できれば、従業員・企業双方にとってメリットのある働き方を実現できますが、これは会社だけが頑張れば実現できるわけではありません。やはりハイブリッド ワークは従業員と一緒につくっていくものなので、導入の際には、なるべく多くの従業員の意見を聞き、自社の業務内容や風土に合致した働き方を実現する必要があります。

オフィスや自宅、様々な課題解決に役立つツールがリモート ワーク ブースです。どのように活用し、どのような種類があるのか考察してみましょう。

リモート ワークに適した空間がないという課題を解決するために、昨年から注目を集め始めたリモート ワーク ブース。出勤と在宅が混在するハイブリッド ワークが主流になっていく過程において、さらに存在感を増しています。そもそも、このリモート ワーク ブースは、コロナ禍以前から「集中ブース」という呼称で多くの大企業、先進的企業で導入されていました。

「集中ブース」とは、周囲の視線や音を遮断し、1 人で作業に没頭するためのスペースです。ブース内には、作業に取り組むために必要な電源などの設備があります。電話ボックスのように周囲を完全に囲ったタイプや半個室のようなスタイルなど、さまざまなタイプが存在しています。元々は集中するために用意されていたスペースが、ハイブリッド ワークの普及に伴い、Web 会議用ブースとして活用されることになり、集中ブースに対するニーズは急上昇しています。

フリー アドレスを採用しているオフィスの場合、Web 会議をする際に周囲の視線や音が気になる場面も多くあります。また会議室はミーティングの予約で埋まっていて使えないケースも少なくありません。集中ブースはこれらの悩みを簡単に解消することができます。もちろん、ハイブリッドが主流となった今では集中ブースとしてではなく、リモート専用ブースとして新たに導入する企業も増えています。

リモート ワーク ブースは、オフィス内だけでなく、オフィス街やオフィス ビルの一角や駅構内など、街のあちこちに設置されるようになりました。皆さんも見かけたことがあるかと思いますが、電話ボックスのような形をしたもので、Web 会議に利用できるよう、電源やネット環境、さらには空調まで備えた製品もあります。このリモート ブースは、コロナ禍で広がり、徐々に一般化。独立したスペースの中で、周りの人を気にせずに秘匿性の高い仕事をすることができますし、電話やネット会議なども自由に行えるということで利用者も増えています。

市場拡大の背景には、大企業のオフィス解約や縮小移転があります。ビジネス街を中心に空室率が上がり賃料は低下。オフィス需要が低下したことから、個室ワーク ブースとしての不動産活用を考えるオーナーが増加しているようです。自宅の最寄り駅、オフィスの最寄り駅にある場合はもちろん、外回りの多い営業担当者であれば、移動の途中で活用もできるので、設置場所は把握しておきたいものです。

オフィス内に設置できるタイプのブースの需要も高まっています。オフィスに設置できるリモート ブースは、大きく「ボックス型」と「半個室型」に分類されます。前者は、いわゆる「電話ボックス」のように箱型になっているタイプで、使用時には完全に扉が閉まります。後者は、周囲がパーテーションのようなもので覆われていて、一部は入り口として空いていたり、足元だけ見えていたりします。ボックス型は、遮音性が高い反面、価格も高く設置に手間がかかるデメリットがあります。「半個室型」は、その逆で簡単に設置できる一方で遮音性が低く、リモート ワーク中に、周囲の音が入ってきたり中の音が外に漏れ出すこともあります。しかし手軽に移動することもできるので、レイアウト変更にも対応可能です。それぞれに一長一短があるので、目的に応じて選択する必要がありますが、個室ブースをオフィス内に導入すれば、Web 会議の騒音問題や会議室不足が解消できます。

個室ブースを選定するポイントは、「メンテナンス・維持管理コスト」と「契約形態」です。契約形態には大きく「サブスクリプション」「リース」「買い取り」の 3 種類があります。サブスクリプションは月額契約で、不要になったら戻すことができます。リースも同様ですが、リース期間が定められているため、途中解約の場合に違約金がかかる場合もあります。もちろん「買い取り」、すなわち購入も可能ですが、会社の資産として計上されます。ある程度、利用価値があると感じたら、割高なリースやサブスク契約ではなく、購入して資産計上したほうがよいでしょう。

簡易なものになりますが、個室テントやパーテーション付きデスク、段ボール パーテーションなど自宅設置可能な軽量・コンパクトなパーソナル スタイルのブースもあります。もちろん、10 万円以上もする本格的な「防音ボックス型」ブースも設置可能です。まさにぴんからきりまで様々なタイプのモノがあるので、予算と目的に合わせて検討してください。

Web 会議中に気になる周囲の音の問題を解決したいのであれば、わざわざブースを用意せずとも、グループウェアの活用で解決できる可能性もあります。

「Microsoft Teams」は、マイクロソフトが提供しているグループウェアで、チャット・通話機能の他、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Office アプリとの連携機能があります。日本マイクロソフトによれば、日本国内における「Microsoft Teams」利用者数は、1 億 4500 万人にのぼり、日経 225 の 94% にあたる企業が利用しているといいます。この「Microsoft Teams」には、ノイズ除去機能が搭載されており、会議中に発生するノイズの悩みを解決することで、さらに利用者が増えているようです。

「Microsoft Teams」に実装されているノイズ除去機能を有効化すると、自分の声以外、Web 会議の邪魔になりそうな周囲の音をカットすることができます。使い方も簡単。Teams アプリの右上にあるアイコンをクリックし、「設定」を選択し、「デバイス」をクリックすると、ノイズ抑制の設定が表示されます。ノイズ抑制の設定値は、自動 (既定)・高・低・オフの 4 種類があり、「高」を選択します。以降の Teams 会議ではノイズ キャンセリングが有効になります。

ノイズ除去機能を有効にすることで、チャイムの音などの生活音はほとんどカットされます。また、会議中にメモを取るためのキーボード音や紙のノートなどをめくる音も驚くほどカットされます。その一方で自分が話す声は他の会議参加者にクリアに聞こえるという、まさに優れものの機能といえます。