Microsoft Teams 活用事例から学ぶ! 今すぐ使える機能別業務効率アップ術

チャットとは、テキストでコミュニケーションを行う機能のことです。1 対 1 でのチャットはもちろん、複数でのチャットも可能で、新しいチャットを作成して、ユーザーやグループを指定するだけで簡単に投稿ができるため、気軽にコミュニケーションを深めることができます。また、チャットの途中でメンバーを追加することも可能です。

さらに、Microsoft Teams では「パブリック チーム」という組織の枠を超えたグループを作成することもできます。投稿された相談内容をチームのメンバーが検討し、チャットを活用して最適なメンバーで回答を行うといったことも可能です。

株式会社クレスコは IT ソリューション ベンダーとして、クライアント企業に最適な働き方や DX (デジタル トランス フォーメーション) を提案する企業です。自社開発による最新 IT ソリューションを活用し、自らの体験を基に説得力のある提案を行っています。同社は、部署内にとどまらない発想による質の向上と意思決定のスピード化を実現するために、「ソリューショニング プロセス」という取り組みを Microsoft Teams 上で行っています。

ソリューショニング プロセスとは、社内のスペシャリストがプリセールスとして、現場エンジニアや営業からの提案に関する相談に応えるしくみのことです。Microsoft Teams 上のバーチャル チーム「Teams ソリューショニング相談」を活用して組織内の壁を超えながら、さまざまな相談に対応しています。

現場エンジニアや営業から相談が寄せられると、まずはメンバーのだれかがチャットで相談に応じます。その後、Web 会議によるディスカッション、Microsoft Teams 画面上でのドキュメントの共同編集に進行し、迅速に提案内容をブラッシュ アップしていくのです。気軽なチャットが課題解決のためのアイデアを持つスペシャリストへとつながっていくことで、個人の技術や経験だけではたどり着けなかった提案内容に落とし込まれていきます。

事業成長に貢献するしくみづくりや提案品質向上を実現させた好例と言えるでしょう。

次に、Web 会議の活用事例を 2 件紹介します。

現場主義の徹底で知られる株式会社神戸製鋼所 (KOBELCO) では、Microsoft Teams を「新たな現場」として活用しています。同社ではこれまでメール中心のコミュニケーションを行っており、メールの CC の濫用により、その処理に膨大な時間が費やされていました。また、テレビ会議も事業所が多い反面、会議室が限定されていたために開会のタイミングを逃し、意思決定に遅れが生じることなども課題でした。

そこで、ワーク スタイルを変える「働き方改革」の基盤として、IT 部門と働き方改革主管部門である人事部門が共同で、Microsoft Teams の全社展開を進めました。KOBELCO グループ全体のイントラネットのトップに Teams バナーを取り入れ、ガイドラインを整備し、ユーザー研修を展開していくことで、グループ全体の利用を後押ししたのです。

Microsoft Teams を働き方改革に積極的に取り入れることで得られた大きな効果の 1 つに、社内コミュニケーションの加速と意思決定の迅速化があります。Teams の Web 会議が急増し、テレビ会議の利用率は数 % まで激減しました。Teams の場合、会議室の予約が必要なく、スケジュール表で相手の空き時間を確認し、Web 会議をセットするだけで会議が可能なためです。

同社では会議室の設備を見直し、Microsoft Teams 対応のマイクやスピーカーを設置することで、より円滑な活用を推進しています。このように Teams の導入によりテレビ会議の利用が激減したことで、テレビ会議用システムのリースを撤去することとなり、年間数億円のコスト削減も見込まれているそうです。

「安心で健康な空気空間の提供」をテーマとするダイキン工業株式会社は、いち早く顧客ニーズに応えるために、アイデアを形にしてイノベーションを促進することを課題としています。2015 年、協創イノベーションを生む技術開発のコアとして「テクノロジー・イノベーションセンター」を開設し、もの作りだけでなくコト作りの実現を目指し、新たな顧客接点と価値訴求について取り組んできました。

先々のニーズを把握するために一般のお客様とのつながりを模索する一方で、未経験の分野で漠然としていた状況を打破すべく、営業部門とサービス部門が一堂に会してハッカソンを実施することになりましたが、新型コロナ ウイルスの流行により実施が困難となってしまいます。その状況を打開したのが、Microsoft Teams によるオンライン ハッカソンです。

通常、ハッカソンではメンバーの積極的で密接なコミュニケーションが不可欠です。そこでオンライン ハッカソンでは、全体向けとしてレクチャーやセッション、発表などを行うチャネルを作成するだけでなく、テーマごとにもチャネルを作成し、「ブレイクアウト ルーム」として数名ずつのチームで会議を設定しました。さらに、運営側もチャネルを巡回しながらディスカッションをサポートすることで、ディスカッションを深めることに成功したのです。

メンバーは Microsoft Teams 以外にもさまざまな IT ツールを組み合わせることで、オンラインでモックアップまで形作ることを共通の体験としました。同社は今後も IoT や AI などのテーマで共通の解決のイメージを持ち、イノベーションを進めるために活用するとしています。

Microsoft Teams では、目的に応じてチャネルを作成できます。ここではチャネル機能を活用した事例を 2 件紹介します。

Microsoft Teams のチャネルでは、チーム内のセクション、チームの特定のトピックやプロジェクトなど、目的や用途別にスレッドをまとめて保存できます。

チャネルごとに会話やファイル、wiki のタブが設定され、必要に応じて追加も可能です。ファイル タブに保存している Microsoft Excel や Microsoft Word、Microsoft PowerPoint などの Microsoft Office ファイルは、Teams 上で共同編集もできるため、作業を複数人で効率的に行う際に便利です。

コスモ石油販売株式会社は、コスモ石油グループにおける流通/小売の最先端企業として、リテールサービス本部と環境・エネルギー本部の 2 軸でビジネスを展開しています。リテールサービス本部の主な事業内容は、全国の直営サービス ステーション約 600 か所での燃料の販売、カー リース、オイル交換、車検、自動車保険販売などです。地域のサービス ステーションを統括するスーパー バイザーは、現場を回りながら集計や報告業務を行う必要があります。多岐にわたる業務に加え、各広範囲に存在する各拠点で会議を行うため移動に時間を要することが課題で、会議体の変革も必要に迫られていました。

また、主な連絡手段は従来電話やメールであったため、価格設定指示や法改正への対応、他拠点の成功事例などの迅速な共有が困難でした。情報共有や資料作成に要する時間を短縮し、本来のマネジメント業務である分析やフィードバック、そして現場が顧客との接点時間を増やすためのデジタル化が大きな課題となっていたのです。

そこで、Web 会議やチャット、ファイル共有をだれでも簡単に利用できる Microsoft Teams を約半年間、九州カンパニーで試験的に導入しました。スーパー バイザーとサービス ステーションのチャネル、スーパー バイザー間のチャネル、社長や部長のチャネル、業務のチャネルなど、目的別にチャネルを設定し、報告や連絡、成功事例を共有しています。

多くの情報が事前に店舗に共有されるため、店舗におけるスーパー バイザーの業務時間も 1 時間から 30 分に半減。また、従来 Excel で作成しメールで共有していた集計業務も、Microsoft Teams 上で複数ユーザーが同時に編集できるように変更しました。同社はこの取り組みを他拠点にも展開し、今後も Teams を軸に業務変革を進める予定です。

多種多様な業務の効率化や定型化は労力を要するものですが、Microsoft Teams では業務の目的や種類に応じてチャネル作成が可能です。たとえば、Microsoft Power Apps でアプリやワーク フローを作成、編集したり、チーム内で公開、共有したりすることができます。

また、アプリをテンプレート化してカスタマイズすることも可能です。メンバーが似たような業務から着想を得て、テンプレートを用いて新たなアプリとしてすばやく展開することもできます。

聖徳大学附属取手聖徳女子中学校・高等学校では、教員自らが校務の DX に取り組んでいます。2020 年度からの学習指導要領改訂による学びの変化に伴って、探究学習のための時間確保が教育現場の課題となっていますが、電話応対、出欠確認、各種申請書類の作成、保護者への配布物作成など、数多くの校務が教員の重い負担となっていました。

そんな中、若手教員による校務電子化が提案され、彼らの主導の下、校務の効率化が進められました。校務の DX によって劇的に効率化した業務の 1 つが、申請作業です。従来、出張や有給休暇などを申請する際は、申請書を紙で作成、回覧し、Excel に転記するという作業が行われていました。

しかし、Microsoft Teams と Power Apps を組み合わせることで、約 2 時間を要していた作業がわずか数分で済むようになったのです。申請手順は簡便で、Teams 上のアプリに申請内容が入力されると管理職に通知され、スマホからでも決裁が可能です。承認された内容は自動的にカレンダーや学校の日誌に登録され、いつでも参照できます。

このアプリはプログラミングの専門知識を持たない教員が Microsoft Teams で作ったものでしたが、膨大な転記作業から解放され、効果を確信したことで、さまざまな業務にこの手法を展開しました。これによって働き方が改善されただけでなく、生徒と向き合う時間が増え、学びの支援や教員自身の研修時間を確保できるようになり、教育の質を高めることにもつながりました。

Microsoft Teams では、スマートフォンの Teams アプリ、PC の Teams デスクトップ アプリ、ブラウザーからアクセスする Web アプリで通話が可能です。どの方法を用いても Team s内で相互に通話が可能なので、状況や好みに応じて使い分けができます。

また、UniTalk などの通信会社が提供するシステムを契約することで、外線と連携した活用も可能です。これらのサービスを活用すると電話料金が無料となったり、内線電話として外線に転送できたりできるようになります。さらに、従来の電話機では高コストだった個人端末への着信も容易に行うことが可能です。

レンタル事業とシステム事業、ソフトウェア＆サービス事業を展開する横河レンタ・リース株式会社の課題は、これらの事業のシナジーを生み出す組織を作り上げることでした。各事業部の統合を進めるにあたって、新しい電話のしくみも必要となっていましたが、単純に新しい社内通話を導入すればよいというものではありませんでした。

組織で複数の電話機を使用する際に用いられる電話交換機 (PBX) は、設定変更のたびに専門業者に委託する必要があります。また、社内利用を前提としているため、テレワークでの利用を考慮していない点やコストがかかる点なども問題となっていました。そこで電話コストを最小限に抑えるために導入されたのが、ソフトバンク株式会社が提供する Microsoft Teams 向け通話サービス UniTalk です。

同社は検討の結果、既存の電話番号をすべて変更する決断をしました。MNP (番号ポータビリティ) による移行も可能でしたが、コストとシステム移行にかかる期間、そしてその間の混乱を考慮した結果、電話番号の全面変更に踏み切ったのです。

そのうえで iPhone を支給し、より広範囲で Microsoft Teams 通話が利用できるように環境を整備しました。加えて、Teams 通話と UniTalk を活用することで、代表電話で受けた着信を部門に転送してメンバーにつなぐしくみも実現し、大幅なコストダウンと円滑なテレワーク化を進めています。

Microsoft Teams では、PC デスクトップ画面やアプリケーション画面、スマートフォン画面をリアルタイムで共有しながら通話したり、Web 会議を進行したりすることができます。資料や操作をリアルタイムに見ながら会話することで、より効率的な作業が実現できるのです。

また、画面共有中に相手に遠隔操作してもらうこともできるため、言葉や画面で伝えにくい内容に対する理解を深めることができ、円滑なコミュニケーションを実現できます。

肢体不自由教育部門と病弱教育部門を有する東京都立光明学園では、小学部から高等部まで、両部門合わせて約 250 名の児童や生徒が学んでいます (令和 2 年 10 月 1 日時点)。子供たちの自立と社会参加を目指してきめ細かな指導を行う同校では、新型コロナ ウイルス感染症拡大で休校となった際、「子供たちの学びを止めてはならない」という思いから、自ら遠隔授業への取り組みを始めました。休校となった当初は Microsoft Teams 以外のビデオ会議システムによる遠隔授業を行っていましたが、生徒とのファイルのやり取りやビデオ会議以外のコミュニケーションなど、ビデオ会議システムでは解決が難しい課題があり、満足のいく授業の実現が困難な状況でした。

東京都では 2020 年 11 月に Microsoft Teams を都立高校と都立の特別支援学校に導入する計画がありましたが、同校ではそれを 2020 年 5 月に前倒しする形で、Teams での遠隔授業を進めました。光明学園では、学園全体と教員全員、学年別でチームを作成し、教科ごとや全校連絡、行事計画などのチャネルを作成しています。連絡事項はチャネルに投稿、予定表は時間割として利用、授業の資料も事前にチャネルで共有し、必要に応じて生徒とチャットしながら編集するなどして遠隔授業に活用しました。

また、自立活動の一環として行っているプログラミング教育においても Microsoft Teams を活用しています。画面共有が簡単にできるため、生徒が自宅でプログラミングしているときもリモートで進捗状況の確認が可能です。また、個別学習だけでなく、生徒どうしがリアルタイムに共同作業を行う取り組みを進めることで、特別支援学校のロボットプログラミング選手権全国大会への出場も決めました。

光明学園での取り組みは、Microsoft Teams をはじめとする ICT の活用が障害特性を持つ子供たちの課題克服や、個々の成長および自立へのさらなる可能性にもつながることを示す好例と言えるでしょう。

鹿島建設株式会社は生産プロセスを変革し、生産性向上を目指す「鹿島スマート生産ビジョン」を掲げ、国内外の現場でさまざまなプロジェクトを推進しています。中でも横浜支店では「すべての現場で 1 つ以上の新しいスマート生産にチャレンジする」という方針の下、アナログな情報管理からの脱却を目指しています。建設現場の現場所長には、現場ごとに異なる環境やメンバーの中で膨大な協力会社とのスムーズなコミュニケーションが求められますが、情報伝達手段は昔ながらの紙や口頭が主流でした。現場では職方が手書きで紙の進捗管理表書き込み、現場の社員が PC に入力、整理し、それを印刷し貼り出すといった作業を行うため、時間と労力を要するものだったのです。

そこで、現場に携わる人がだれでも気軽に活用できるスマートフォンを使った進捗管理システムの開発が始まりました。横浜支店 建築部 建築工事管理グループの鹿田 氏が開発した「内装工事進捗管理システム」です。同システムでは、スマホで Forms に入力画面を作成すると、Power Automate のワーク フローで振り分けられ、SharePoint Online 上に置かれた Excel の管理表に自動的に反映されます。

管理表は現場の社員と協力会社の職方全員にスマホや PC を通じて共有され、情報共有にかかっていた工数が大幅に削減でき、作業進捗が把握され歩掛の向上にも成功しました。スマホの「工事完了報告アプリ」から、階数や部屋名、実施した工程などをメニューから選択して送信ボタンを押すだけ、というシンプルな操作性も現場に受け入れられた理由と言えます。

同システムは既に横浜支店の多くの現場において水平展開しており、現場作業の効率化に大きく寄与しています。さらに、「内装工事進捗管理システム」を応用した「建具工事進捗管理システム」の開発もほぼ完了。チャットやビデオ会議を用いたコミュニケーションや Microsoft Teams 画面への必要な情報の集約を行うなど、さらなる効率化を進めています。