リモート ワークにも影響? リモート アクセス環境の構築

リモート ワークを円滑に導入するためには、ハードだけではなく、どのようなソフトウェアを導入すべきかの検討も必要です。闇雲に、ありモノで急場しのぎをしても、以降の業務に支障を来す可能性があります。どのような働き方を実現するのか、どのような業務があって、リモート化できるものと、そうでないものがあるのか、きちんと整理したうえで導入すべきでしょう。

2-1. ビジネス アプリの統合

基本中の基本ですが、利用者共通のソフトウェアを導入することがポイントとなります。例えば同一のビジネス アプリケーションを使用するのはもちろん、バージョンも統一する必要があります。そういった意味でも、最近は月額支払いで利用できる SaaS のサブスクリプション モデルのアプリの活用をお勧めします。代表的なモノとして、マイクロソフトの「Microsoft 365」があげられます。「Microsoft 365」は、Word や Excel といったオフィス系アプリやリモートワークに必須のグループウェア「Microsoft Teams」などが含まれる統合アプリです。

2-2. サブスクリプション モデルの優位点

サブスクリプション モデルの優位点はアップグレードのタイミングや人員の増減による変更作業などといった運用管理の手間を軽減できる点にあります。すなわち、アプリ側で自動的にアップデートされるので、従来のようにインストールされたパソコン一つひとつの設定を直すなどという煩雑かつ面倒な作業は不要です。特にリモート ワーク下では、それぞれのパソコンを自宅に持ち帰って活用するため、回収してアップデートして戻すなどかなりハードルの高い作業になります。「Microsoft 365」のようなサブスクリプションモデルを活用していれば、そのような個別アップデートが不要になり、いつでも最新状態のアプリケーションをリモート ワーク下の社員全員が等しく活用することができます。

2-3. 社内文書とハンコのデジタル化

また、社内文書の共有も必須です。誰もが同じ状態、すなわち誰かが更新した最新の状態のファイルを共有することは必須となりますが、そのためにはクラウド サービスを活用してドキュメント類の共有をする必要があります。従ってリモート ワーク下ではまず、文書や情報共有業務に必要なデータは全てデジタル化し、データベースとして活用する必要があります。

ここで効いてくるのが、ハンコのデジタル化問題です。現在、政府主導で捺印のデジタル化が進められていますが、まさにそれがリモート ワーク化推進に効いてきます。企業内で捺印が必要な書類は多々あります。例えば経費精算や稟議書など、これらの書類の申請から承認まで、全てオンラインで完結するようになれば、わざわざ捺印のためだけに出社する必要はなくなります。最近は官公庁への提出書類もほとんどが電子申請で処理できるようになってきました。同様に社内でも書類作成や承認を簡素化すれば業務効率が大きく向上します。

快適なリモート ワークを実施するためには物理的な作業環境だけでなく、快適な通信環境を実現するためのシステム環境の構築も必須です。初級編として、会社のパソコンを自宅に持ち帰って利用するというケースを説明しましたが、やはり通勤時の持ち運びには多少の不便があります。少し、設定が高度になりますが、自宅に設置されている個人所有のパソコンを使い、職場のパソコンに接続する方法について説明します。

3-1. リモート デスクトップ方式と仮想デスクトップ方式

会社に設置しているパソコンのデスクトップ環境を、自宅のパソコンから接続し遠隔で操作・監視する方式をリモート デスクトップ方式と呼びます。作業中に保存したファイルは自宅の端末ではなく、会社の端末に保存されるので、非常に便利ですが、専用アプリ・専用機器などによる、パスワード管理やセキュリティ対策が必要となります。さらに自宅から会社の LAN 環境にアクセスするため、VPN も必要です。
VPN は Virtual Private Network の略で、仮想の専用線を指します。VPN を利用することで、プライベート ネットワーク上で、安全な経路を用いた情報のやり取りが可能になります。導入に必要なコストが低く、テレワーク実施時にすぐに導入可能な方法ですが、設定を間違えるとアクセスできなくなるなどの問題点もありますし、そもそも会社が VPN を引いていなければ利用できないという問題があります。
オフィスのサーバー上の仮想デスクトップに、自宅の端末から遠隔でログインして利用する方式を仮想デスクトップ方式、通称 V D I と呼びます。職場に仮想デスクトップ環境に必要なインフラを構築する必要があるため初期コストがかかりますが、セキュリティ レベルは非常に高くなっています。

中小企業のリモート ワーク化を妨げる意外な壁が、この FAX 問題です。昔ながらの商店や卸、メーカーなどを相手にしている会社では、高齢の経営者が E メールなどを使用できず、いまだに注文書や伝票などのやりとりを FAX で行っているケースもあります。リモート ワークの際に、この FAX 対応をどうすべきか。そのヒントについて説明します。

5-1. FAX 電子化サービス

FAX 電子化サービスを導入すれば、インターネット経由で FAX の発信、受信が行えます。様々なサービス形態がありますが、例えば、送信した内容を FAX 本体に経由し、ファイル サーバに自動で転送・保管するものがあります。これにはファイルを開かないと内容がわからないなどの問題点があります。

5-2. クラウド型 FAX 電子化サービス

最近ではクラウド型の FAX 送受信サービスも登場しています。すぐに利用できる点が最大の特徴で、専用アダプタを使用するものと、そうでないものがあります。電子化した FAX データはクラウド サーバ上に保管され、通知が来たら、それを取り出して閲覧します。他にも E メールに添付されて送られてくるサービスもあります。費用と使い勝手を比較しての利用をおすすめします。

先ほどのご説明したように、円滑なリモート ワーク環境をソフト面から支えているのが、ファイル共有や電子会議が容易に可能なグループウェアです。中でも「Microsoft Teams」に注目する理由について説明します。

6-1. 「Microsoft Teams」を勧める理由

「Microsoft Teams」はチャットやオンライン会議はもちろん、メールや Outlook の予定表も取り込み、ファイル共有、共同編集などの付随機能も充実させたコミュニケーションのハブとなる統合ツールです。リモート ワークが中心となり、メンバー同士が物理的な距離を感じざるを得ない中、「Microsoft Teams」は、同じオフィスにいるかのような感覚で、シームレスにメンバー間のコミュニケーションをデザインします。

6-2. 利用者が増えている「Microsoft Teams」

最大の特徴は Office アプリとの連携機能がある点で、コロナ禍の影響もあってか、Teams の利用者は急増しています。日本マイクロソフトによれば、日本国内における「Microsoft Teams」利用者数は、1 億 4500 万人にのぼり、日経 225 の 94% にあたる企業が利用しているといいます。もちろん、その多くが Web 会議用のツールとして活用。さらに利用者が増えているようです。

リモートワーク・テレワーク・在宅勤務環境を安全・快適に実現するためには、「セキュリティの確保」「Web 会議のためのデバイス選択」「グループワークのためのアプリケーション」など検討する課題も多く、またこれらを潤沢な資金で準備するのではなくコスト削減につなげることが大切です。
これらの達成のための Microsoft 365、Excel の使い方や、リモートワーク・ハイブリッドワーク環境を充実させるために以下の記事が参考になります。

• Microsoft 365・Excel: Microsoft 365 から、Excel の使い方など生産性を向上させるコラム
  
• Teams・Web 会議: Microsoft Teams を始め、Web 会議をワンランクアップさせるコラム
  
• リモートワーク・テレワーク: リモートワークやテレワークなど、新しい働き方のお役立ちコラム