法人向けオンライン会議でも大活躍。オンライン通訳のサービス内容と注意点を解説

ここでは、オンライン通訳導入を検討する際に注意したいポイントについて紹介します。

2-1. 料金

オンライン通訳のサービス利用料だけでなく、インターネット回線や機器類に要する費用、またサービス環境を維持するためのメンテナンス費用などを総合的に勘案する必要があります。

2-2. 対応言語

オンライン通訳はサービスによって対応している言語が異なります。
ほとんどのサービスでは英語に対応していますが、英語以外の言語の通訳が必要な場合は、対応可能かどうかを確認しておく必要があります。使用言語が不明な場合は、まずは英語と中国語に対応できるようにしておきましょう。

2-3. 対応分野、利用可能時間

・対応分野

オンライン通訳は、サービスによって対応している分野や得意としている業界が異なります。
自社の事業領域をカバーしていて、専門用語や業界用語にも精通しているかどうか、実績をチェックする必要があります。中には法人向けではないサービスもあるので、確認が必要です。ご自身の仕事内容と照らし合わせながら選択をすべきでしょう。

・利用可能時間

サービスによっては、通訳サービスの提供時間とサポート時間が異なる場合があります。
オンライン会議中のトラブル対応など、必要なタイミングでサポートを受けられるかどうかはビジネスの成否にも関わりますので、必ず確認しましょう。

2-4. 必要なシステム

サービスが使える Web 会議システムは何か、OS の制限はないか、今使用している端末に対応しているか、マイクなどの付属機器は不要かなど、必要な端末や機器の条件を確認しておきます。

また、現在利用しているインターネット回線の速度や帯域幅などが導入を検討しているサービスの利用条件を満たしているのかどうか、自社の環境全般をチェックします。
特に Web 会議で同時通訳サービスを利用する場合、スムーズに通訳するための独自システムや機材を導入しなくてはいけないサービスもあるので、事前に確認しておく必要があります。

2-5. 連携時の安定性

既存の Web 会議システムとの連携によって翻訳サービスを利用する場合にも注意が必要です。

Web 会議システムは、音声通話やビデオ通話をするための高い機能を備えており一定のクオリティを保っていますが、必ずしもオンライン通訳サービスとの連携が前提になっていない場合もあります。オンライン通訳サービスとの連携が可能かどうか、また可能な場合の安定性はどうかを必ず確認しておく必要があります。

また、通信トラブルが発生した場合、オンライン通訳サービス提供企業では対応できないので、Web 会議システム提供企業側でサポートが可能かどうかも確認しておきます。

画面がフリーズしたり、音声が途切れたりといったことが頻繁に起こると、顧客満足度低下につながるので、トライアル利用や事前リハーサルなどで安定性や使い勝手を事前に試してみることも必要です。

2-6. 通信トラブルの回避

オンライン通訳サービスを利用する際は、通信トラブルや発言者の音声が不鮮明なため通訳者の聞き取りが困難になるなど、サービスが中断してしまう要因を避けることが肝要です。
以下のポイントをおさえて、トラブルを事前に回避しましょう。

(1) リハーサルの実施
Web 会議開始の 15 分～ 30 分前までに参加者全員で接続を開始し、リハーサルを行っておくことで、事前に音声などの不具合があったら、調整をお願いし、本番までに改善することができます。

(2) 有線での接続
Web 会議への参加は、なるべく Wi-fi での接続を避け、安定した通信が行える有線で接続するようにします。

(3) マイクの選定
PC のマイクは、指向性が広く発話者以外の周囲の音を拾いやすいものが一般的です。通訳者が聞き取りにくい状況になりやすいので、単一指向性のマイクやノイズレス マイク、ヘッド セットなどを利用するようにします。

(4) マイクのミュート
発言をしないときはマイクをミュートにしてハウリングや雑音の混入を防ぎ、通訳を行いやすい環境を整えます。

(5) トラブル発生時の対処
通信トラブルが発生した場合に備えて、プロバイダー、回線事業者、社内サーバー管理者など、トラブルの内容に適した緊急連絡先と連絡手段を予め決めておきます。