Microsoft Teams ライブ イベントでオンライン会社説明会

1-1. 軒並み中止となった新卒向け会社説明会

新型コロナウイルス流行の影響により今年の春先も、新卒向けの就活イベントや会社説明会が相次いで中止となりました。株式会社リクルートキャリアや株式会社マイナビなどの HR 系企業が、各々が運営する合同会社説明会の中止を発表。続いて、大手金融機関も全国の店舗で開催する就活セミナーやインターンシップの中止を発表していました。

その一方で、今年になって頻繁に実施されるようになったのが、企業主体で開催されるオンライン会社説明会です。このオンラインによる説明会や採用活動については、数年前から導入する企業が徐々に増えていましたが、今回の新型コロナウイルスの流行によって、一気に活用する企業が増加しています。

それは、昨年後半から今年にかけて大手企業がリモートワーク導入や在宅勤務の実施を発表したタイミングと連動しているように見えます。恐らく、社内でリモートワークの環境が整い、Web 説明会や Web 選考の運用に関するノウハウが蓄積されてきたからかもしれません。

1-2. オンライン会社説明会の利用経験は 90％

従来の対面型の会社説明会への参加者が減少傾向にある中、オンラインによる会社説明会は増加傾向にあります。ある HR 会社が行った調査によれば、昨年度は 43.5% の学生がオンライン会社説明会の視聴経験があると回答しています。また、21 年卒の学生においては、就職活動においてオンライン会社説明会の利用経験は 90％ を超えています。

学生の必須アイテムであるスマートフォンを使って、どこからでも視聴することができるという利便性が受けているのでしょう。また、従来の就活ナビゲーション サイトだけではなく、企業のホームページでも個別に配信していることもあり、タッチ ポイントが増えたのも大きな理由のひとつのようです。特に、I T メガベンチャーなど、採用に積極的な企業ほどオンライン会社説明会を有効に活用しているイメージがあります。

1-3. オンライン化への不安もある

ところが、必ずしも全員の学生がオンライン化を望んでいるわけではなく、会社説明会に関しては、約 50％ の学生が「望んでいる」と回答。残りの学生は「採用担当や現場社員に直接会えないことで、会社の雰囲気がわかりづらい」と感じているようです。後ほど、細かく説明しますが、この不安を拭い去ることが、オンライン会社説明会成功のポイントにつながります。

新型コロナの感染拡大と、各社におけるリモートワークの経験値の蓄積によって、活発に実施されるようになったオンライン会社説明会。企業と学生は、どのような課題があるのでしょうか。

2-1. 従来の会社説明会は費用対効果に疑問が

大型会場で開催されていた対面型の説明会やセミナーは、主催する企業にとっては大きな経済負担になります。十分な採用予算を持たない中堅企業にとっては、なかなか手が出ないものとなっていました。就活媒体社が主催する合同説明会は、単独開催に比べて費用負担は小さくなりますが、いくつもの企業が並ぶ中で、その魅力を余すことなくアピールし、優秀な学生を獲得できるのかといった不安が残ります。いわゆる費用対効果が疑問視されていました。

また単独開催の場合、会場によっては参加人数に限度があるという問題もありました。満席で予約できない応募者に不満を抱かせ、SNS で悪評を書かれるというトラブルにも発展。会場手配と集客、運営などが難しく、結局、イベント運営業者に頼まざるを得ませんでした。

2-2. 従来イベントは中小企業にとってハードルが高い

さらに全国各地で開催できるほど規模の大きな企業であれば良いのですが、複数の拠点を持たない中堅企業にとっては、せいぜい拠点のある都市部を中心に会場を押さえるのが精いっぱい。そのため地方都市にある優良企業にとっては、ハードルの高いイベントになっていました。

これは、新卒だけでなく中途採用を対象とした説明会でも同様のことがいえます。参加者が限定されるということは、それだけ出会いのチャンスが少ないということを意味します。それは主催者である企業にとっては大きなデメリットとなります。

2-3. オンライン型の会社説明会が課題を解決

これらの課題を一気に解決できるのがオンライン型の会社説明会です。すべて Web 上で実施されますから、会場の手配も不要ですし、ぐっと経済的負担も縮小できます。もちろん、会場のキャパシティによる制約も受けることはありません。1 回あたりの参加人数を数千名に増やすことも可能です。

またインターネット環境さえあれば、どこからでも参加できるため、地方や海外に在住する学生も参加可能となります。企業にとっては、優秀な人材と出会える確率が確実にアップしますし、もちろん経済負担も軽減されるので、いわゆる人材の獲得単価が著しく低下します。

2-4. ライブ配信と録画した動画放映

オンライン会社説明会には、生中継によるライブ配信型と、録画した動画を放映するパターンがあります。ライブ配信型は、従来のリアル説明会をオンラインに置き換えたもので、画面越しではありますが、同じ時間を過ごしているというライブ感や一体感、質疑応答などができるというメリットがあります。その一方で決まった時間に開催されるため、情報の拡散力という意味では、若干の弱さがあります。

一方の録画については、臨場感という面では劣るものの、一度録画した動画を何度も繰り返し放映できて、SNS やブログなどを通じて拡散できるというメリットがあります。ライブの説明会では運営者や登壇者などマンパワーが必要になりますが、録画された動画であればオペレートは非常に簡易なものになります。多くの企業では、ライブ配信と録画、それぞれの特性を活かし、併用運用しているケースが見られます。

もちろん、万能のように見えるオンライン説明会にも、リモートワーク同様、いくつかの課題はあります。

3-1. 企業も参加者も抱える共通の不安

オンラインによる会社説明会で感じる企業側の課題として多く聞かれるのが、「学生の反応が見えづらく、一方向の説明になりがち」というものです。この不安は、参加する学生の側にも共有課題として認識されています。「採用担当や現場社員に直接会えないことで、会社の雰囲気がわかりづらい」という理由からオンライン説明会に積極的に参加できないという声があります。企業側も、一方的に情報を発信しているだけでは、退屈になりがちで、興味・関心が薄れた時点で離脱されてしまうという点に大きなデメリットを感じているようです。

また、最近は自宅にパソコンや有線のインターネット回線を引かず、簡易的な Wi-Fi ルータとスマートフォンだけしか持たない学生も増えています。スマートフォンの小さな画面では、なかなか没入感も薄く、気が散ってしまって、話の内容がなかなか頭に入ってこないという声もあります。最近は、社会人になる準備としてパソコンを購入する学生もいますが、通信環境やマイク、カメラなどの必要機器を整えなくてはならないという都合上、ハードルの高さを感じている人も一定数いるようです。

3-2. “I T に弱い会社”と思わせないために

もちろん、誰もが満足するオンライン説明会を実施するのは難しいとしても、これらの課題を頭の片隅に置いて、工夫を重ねることで、“本当にこの企業は採用に注力している”、“学生のことを考えている＝社員を大切にする企業”というイメージを伝えることができます。きちんとした対応が会社のイメージをアップするということは、その逆もありうるという話です。特にオンライン会社説明会のトラブルは“I T に弱い会社”“詰めが甘い会社”といったイメージダウンになるかもしれないということを肝に銘ずるべきでしょう。

本章では、オンライン会社説明会を実施するために必要な機器、ツールについて説明します。

4-1. ツール選びのポイント

基本的には、PC とインターネット環境さえあれば、すぐにオンライン会社説明会の開催は可能です。すでにリモートワークを推進し、Web 会議を実施している企業であれば、Web カメラやマイク、電子会議アプリケーションを活用しているかと思いますので、その延長としてオンライン会社説明会の環境を整えることができます。

気になるのは、そのツール選びです。世の中には Web 会議に特化したものやオンライン説明会に特化したアプリケーション、その両方に対応できるツール、あるいは汎用型のコミュニケーションツールを応用するパターンもあり、まるで戦国時代のように多数乱立した状態にあります。その中から、使用目的や人数、予算に合わせて選ぶのが正解ですが、そのためにも、どのような説明会を実施したいのかを明確にする必要があります。

4-2.「Microsoft 365」が最適な理由

先ほども説明したように、オンライン会社説明会は、リアルタイムで配信する「ライブ配信型」と、あらかじめ撮影した動画を配信する「録画配信型」に大別されます。そのどちらを開催するのか、その両方を開催するのかによっても使用するツールは変わってきます。また、どのくらいの人数を集めるのか、資料配布はどうするのか? 決めるべきことはたくさんありますが、重要なのはまずやってみること、そして軌道修正をしながら続けていくことです。

オンライン会社説明会に限ったことではありませんが、何事も初めからうまくいくはずがなく、むしり小さな失敗を修正しながら大きく発展させていくというのが、あらゆるビジネスにおける鉄則です。大きな投資をせず既存のツールを活用したり、機能を追加して、まずはミニマムスタートからはじめるべきでしょう。そういった意味でも、Microsoft のサブスクリプションサービス「Microsoft 365」に含まれる Teams の活用は必須です。

「Microsoft Teams」はマイクロソフトが提供しているグループウェアで、チャット・通話機能の他、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Office アプリとの連携機能があます。コロナ禍の影響もあってか、Teams の利用者は急増しています。日本マイクロソフトによれば、日本国内における「Microsoft Teams」利用者数は、1 億 4500 万人にのぼり、日経 225 の 94% にあたる企業が利用しているというデータもあります。

4-3. Teams ライブ イベントを活用する利点

この Teams の中で、オンライン会社説明会に最適な機能が Teams ライブ イベントです。すでに Teams を導入している企業も数多くあるので、これを活用すれば無理なく、ライブ配信によるオンライン会社説明会に移行することが可能です。
オンラインで会社説明会を実施するため、改めて言うまでもなく会場設営や受付などの担当者を配置する必要がありません。会場規模が多いほど、スタッフの人数や時間が必要になりますが Teams を活用すればコストや時間の節約を可能にします。

Teams によるライブ配信は、スマートフォンやタブレットなどのデバイスでも参加可能。開催準備もわずか 3 ステップの手軽さ。オンライン イベントを作成し、参加者をリンク、スケジュールを統合してメールで招待 URL を共有するだけです。

4-4. “ストリーミング”配信も可能

Microsoft Teams でライブ イベントが利用できるプランはいくつかありますが、基本的には最大 10,000 人 (現在は期間限定で 20,000 人) が参加可能、ライブ配信のほかに、録画再生も可能です。ちなみに Teams でライブ イベントではなく、オンライン会議を開催する場合、そこにアクセスできるユーザー数は 300 名までとなりますが、少人数であればこちらを利用しても良いかもしれません。

この「ライブ イベント」機能は大規模な会社説明会を「通常の会議機能」では、少数イベントを実施するなど使い分けると良いでしょう。「ライブ イベント」では、チャットによる質問は受けることができますが、基本的には主催側からの配信が主になります。
Teams「ライブ イベント」は、録画しながら配信する“ストリーミング”となるので、任意のタイミングで少し戻して再生するといった“追っかけ再生”ができるというメリットがあります。

4-5. 参加者も直感的に使える Teams「ライブ イベント」

やはり、多くのビジネス パーソンが使い慣れているせいか、この Teams「ライブ イベント」機能を活用したオンライン会社説明会が増えているような気がします。

もちろん、さまざまな Web 通話システムや会議システムがあるので、取材者側だけでなく参加者側も利便性も実感しなければ定着しません。重要なのは導入までのフローがシンプルで、直感的に利用できるという点があげられます。要するにスマホ アプリのように説明書がなくても楽に使いこなせるようなシステムが理想です。

また、最近の大学生は自宅や個人でパソコンを所有していない人も多いので、スマホで利用することが可能なシステムであることも重要です。

オンライン会社説明会を成功に導くにはどうしたらいいでしょうか。実践で役に立つ Tips をいくつかご紹介します。

5-1. 機器をそろえ環境を整える

オンライン会社説明会を成功に導くポイントはいくつかあります。リモート会議やリモートワークと同様、まずは通信環境やカメラ、マイクなどの機器を整えることです。社員との会議ではなく、不特定多数の相手にメッセージを届ける必要なので、音声や画像の乱れなどは間違いなく就活生にとってのストレスとなります。それどころか段取りの悪さに悪評が立ち、それが SNS を介して拡散される可能性があるので注意が必要です。

機器はもちろん、安定したネットワーク、静かな環境を確保して、事前のチェックも怠らないように。実は、重要なのが事前準備です。イマドキの学生だからと言って、全員が全員、テクノロジーや通信機器に対する知識をもっているわけではありません。そもそも I T リテラシーには濃淡あることを前提に、誰もがわかりやすい案内をすることが重要です。

5-2. 重要なのは事前準備

当日に発表会に参加・視聴するための操作の流れや質疑応答の方法に至るまで、スクリーンショットを使って初心者でもわかる丁寧な資料を作成するとよいでしょう。また、簡単なルールを設定することで円滑な運営が可能となります。例えば「参加者はマイク、カメラを終始 OFF にする」「質疑応答はチャット機能を使う」など、社会人では当たり前のようなことも改めてしっかり伝えておくことです。また、事前の接続テストも必要です。接続トラブルがあったときの対処法も事前に考えておいた方が良いです。

5-3. 参加者の不安を解消する資料作り

オンライン会社発表会の利点は、誰もが気軽に参加できる点にあります。なので、難しい部分をできるだけ取り除き、そのハードルを低くすることにつとめてください。それはツールだけでなく、運用側の参加者に対する十分な配慮が大切です。

そういった意味では、資料も重要です。オンライン会社説明会では紙ではなく、動画や音声などを駆使したコンテンツを活用できるという利点があります。Teams を活用すれば、Microsoft が提供する Excel や Word、PowerPoint などのビジネス アプリケーションとの連携も容易いので、ビジネス パーソンが使い慣れたツールで資料を作成できるという点も、この Teams 活用のメリットといえます。

先ほども述べたように、多くの学生が Web 中心のコミュニケーションによる情報不足を懸念しています。多様な表現を用いて企業や事業理解ができるコンテンツを用意し、具体的かつ、この会社で働いた時のイメージを持ってもらうことが重要です。

このオンライン会社説明会は決してコロナ対策のために設定された一過性のものでありません。企業にとっても、求職者にとっても価値ある機会になりつつあります。それはアフター コロナでも期待されるところです。企業はこれまでは出会うことのなかった優秀な内定者を選出することができますし、求職者の側である学生も、居住地に関係なくチャンスを掴むことができます。誰もが自分で最適な働き方を選び、そして力を発揮できる時代の幕開けです。

今後は地方の優良企業にもチャンスは生まれるでしょうし、Teams 会議のインタラクティブな機能を活用すれば、じっくり対話をしながら採用ができるという意味で、優良な中小企業にもしっかりハマる学生を採用できるかもしれません。オンライン会社説明会は歓迎すべき流れのように感じています。