Excel でグラフを作成、編集して訴求力のある資料を作る方法とは

ここでは PC ショップの四半期別売上表を例に、グラフの作成方法を解説します。

このように数値が並んでいるだけでは比較しづらく、それぞれの数値の差異がイメージしにくいものです。そこで、この表をグラフにしてみましょう。

表を選択し、メニュー タブの［挿入］→［おすすめグラフ］を選択します。

表示される「グラフの挿入」ダイアログ ボックスの左側にある、「おすすめグラフ」のリストから、作成したいグラフを選択し、「OK」ボタンをクリックします。
「おすすめグラフ」に目的のグラフが見当たらない場合は、「すべてのグラフ」にタブを切り替えて選択します。

以下のように、グラフが挿入されました。Excel では元の表データがあれば、このように簡単にグラフを作成することができます。

表内のどの数値を視覚化して閲覧者に訴求したいのかを考慮しながら作成すると、よりわかりやすくインパクトのあるグラフになります。不要な要素はなるべく取り除き、グラフは大きく、文字は読みやすくするよう心がけましょう。

たとえば、先ほどのグラフで考えてみましょう。

PC ショップの 2021 年の四半期ごとの売上金額を比較したいのであれば、一番右側にある「合計」という縦軸要素は必要ないためこの縦軸を削除します。

「合計」の縦軸を削除するには、グラフ全体を選んだ状態で、右側に表示される一番下の「フィルター」アイコンをクリックし、表示されるカテゴリ欄の「合計」のチェックを外して「適用」をクリックします。

続いて、表を見れば、「グラフ タイトル」はなくても何のグラフかわかるので、グラフ タイトルを消してみます。グラフ タイトルを選択して右クリックし「削除」をクリックします。
「グラフ タイトル」を削除すると、余白分がグラフ エリアとして自動で拡張されます。

さらに、デフォルトの凡例の位置は、文字が多く見づらいので、グラフ内の余白部分に移動します。凡例を移動すると、その位置が余白となるので、グラフを縦に広げてみます。

変更前後のグラフを比べてみると、グラフが大きくなり、金額をあらわす縦軸の数値が細分化されたため読み取りやすく、インパクトがあるものとなりました。
さらに詳しいグラフの編集方法は、第 3 章「グラフの編集」で解説します。

見やすいグラフを作成するには、適したグラフの種類を選択することも重要です。
次の章では、目的に応じたグラフの選び方について解説します。

Excel で作成できる基本的なグラフの種類と主な使用目的は以下のとおりです。

折れ線グラフは、項目ごとの数値や金額データの増減を時系列で見るのに適しています。
売上推移や来店顧客の増減の推移をグラフ化するのに用いるとよいでしょう。

例からは、「パソコン本体の売上と期別売上計が同じような推移をしている」「周辺機器と消耗品の売上はほぼ横ばい」などの情報を読み取ることができます。

全体に占める割合を見るのに適しています。
売上全体に対する各部門の売上や、アンケート調査の回答の割合などをグラフ化するのに用いるとよいでしょう。

以下の例では、四半期ごと、部門ごとの売上割合を表しており、「売上全体の 6 割程度がパソコン本体の売上」といった情報を読み取ることができます。

棒グラフを積み重ね、複数の要素を盛り込むグラフです。

下の例のように、各部門の売上金額を積み重ね、期ごとの売上合計とすることで、データの全体量と全体に占める各要素の割合を示すことができます。

1 種類のグラフでは対応できない、異なった要素のデータを並べて表示させたい時に利用します。それぞれのデータの推移を確認しやすく、異なる指標のデータの相関関係が分かります。

下の例は、「四半期ごとの売上」という売上金額データと「顧客数」という人数データの異なった要素を組み合わせた棒グラフと折れ線グラフの複合グラフです。

次に、Excel で作成したグラフを編集する方法について解説します。

色メニューからテーマ カラーを変更することも可能です。

Excel で作成されたグラフは主に次のような要素でできています。

グラフ要素を追加します。グラフ タイトルや軸ラベルに名前が付いていないので、選択して名前を入力します。

軸を編集するには、軸を選択し、右クリックで表示されるメニューから「軸の書式設定」を選択します。画面右に編集メニューが表示されるので、ここで編集します。

表示単位を変更するには、「表示単位」を選択し、目的の単位に変更します。

以下は、縦軸の表示単位を千にした例です。

目盛線の色を変えたい、破線にしたいといった場合は、目盛線を選択し、右クリックで表示されるメニューから「目盛線の書式設定」を選択します。画面右に編集メニューが表示されるので、ここで編集します。

以下は、目盛線の色と太さを変更し、破線にした例です。

凡例の表示位置を上下左右、右上とワン クリックで変更することができます。微調整はマウスで行います。
軸や目盛線の編集と同様に、目盛線を選択し、右クリックで表示されるメニューより「凡例の編集」を選択し、表示される編集メニューから変更します。

グラフのデータ ソースから、データを追加および削除したり、行や列を切り替えたりすることができます。
操作方法は、グラフを選択し、右クリックして「データの選択」を選びます。

「データ ソースの選択」ダイアログ ボックスが表示されます。
グラフの元となっている表のデータ取り込み位置を変更するには、「グラフ データの範囲」で変更します。
行と列を切り替えたい場合は、「行/列の切り替え」ボタンをクリックします。項目の追加削除はチェック ボタンで行います。

以下は、行と列を切り替えたグラフです。「パソコン本体」「周辺機器」「消耗品」の期ごとの比較がしやすいグラフとなりました。

今回は、Excel でグラフを作成する方法や編集方法について紹介しました。
グラフを有効活用することで、社内プレゼンテーション資料や営業用の社外資料などの訴求力を高めることができます。グラフ作成を日常的に行い、より効果的な活用を実現しましょう。