電子署名の仕組み/導入メリットとは? 今すぐ使える代表的なサービスを解説

書類作成と承認業務をスムーズに推進する電子署名ですが、主なメリット/デメリットにはどんなものがあるでしょうか。

電子署名のメリット

電子署名導入によって期待できる主なメリットは、以下の 4 つです。

• リモート ワーク/テレワークの推進: 電子署名を導入することにより、働く場所を問わず決裁業務を進めることが可能になります。承認を得るために出勤するという状況を減らすことができるので、リモート ワークやテレワークを推進し、働き方改革や働き方の多様化に大きな効果をもたらします。
• 業務効率化: 契約書などの書類作成にあたって印刷、製本、押印などの作業の必要がなくなり、業務時間を削減することができます。また、契約書などを郵送する必要もないので、郵送の工程や時間の削減につながる点もメリットといえるでしょう。
• コスト削減: 先述のように印刷や郵送のプロセスがなくなるため、そのための紙や郵送に要する費用を削減できます。これにより本質的なペーパーレス化が実現できます。併せて、業務効率化による人的コストの削減も期待できます。また、電子契約の場合は印紙税が不要となるため、印紙のコストを抑えることも可能です。書類を保管するための物理的なスペースも必要なくなるので、オフィスのコストも低減できます。
• コンプライアンス (法令遵守) の強化: 紙の書類の方が改ざんを防止しやすいと思われがちですが、実は紙の書類には他人による押印や改ざんなどのリスクや、証拠がはっきり見えにくいという短所があります。その点、電子署名は変更のログが残るため改ざんを防ぐことができるだけでなく、署名の本人証明もしやすいため、コンプライアンスの強化にも役立ちます。

電子署名のデメリット

電子署名の導入によって引き起こされる可能性があるおもなデメリットは、以下のとおりです。

• 取引先の理解が必要: 契約は相手があって成り立つものなので、取引先が電子署名や電子契約の形態を認めていることが必要です。取引先が電子署名による契約に対応していない場合は、理解を得るのに時間がかかるケースも予想されます。
• 電子契約が一部認められていない契約もある: ほとんどの契約で電子署名は認められているものの、以下のような一部の契約においては、電子署名による電子契約が認められていません。
  ・定期借地契約 (借地借家法 22 条)
  ・定期建物賃貸借契約 (借地借家法 38 条 1 項)
  ・投資信託契約の約款
  ただし、2021 年 1 月から労働者派遣 (個別) 契約の電子化が解禁されたように、電子契約は広く認められる方向にあります。そのため、将来的に上記の契約が認められる可能性も否定できません。
• サイバー攻撃の可能性がある: 電子署名による電子契約では、データが流出してしまうリスクがゼロではないため、セキュリティ基準を設けたうえで、しっかり対策を講じておく必要があります。

では、実際に自社で電子署名を導入する場合、どうすればよいのでしょうか。電子署名導入には大きく分けて「当事者署名型」と「事業者署名型」の 2 つの方法があります。ここではそれぞれの特徴について見ていきましょう。

当事者署名型の特徴

当事者署名型とは、契約する本人が電子証明書を取得し、本人であることを証明して本人だけが利用できる環境で署名する形の電子署名のことです。
税金を払う時に e-Tax を使ったことがある方は、その方法を思い出すとわかりやすいかもしれません。事前に第三者機関に本人であることを証明する書類を提出することで、電子証明書が格納された IC カードや電子ファイルを発行してもらいます。e-Tax ではこれがマイ ナンバー カードに当たります。
また、当事者署名型には「ローカル署名」と「リモート署名」の 2 つの方法があります。e-Tax などでは電子証明書を自分で保管し、利用時に自分の PC などのローカル環境で署名を行います。これがローカル署名という方法ですが、契約者本人が電子証明書と秘密鍵を管理する負担が大きいため、現在は電子証明書と秘密鍵をサーバー上で管理するリモート署名のほうが一般的です。

事業者署名型の特徴

上記の当事者署名型は、2 つ以上の企業で契約を締結する際、各々が電子証明書を持っておく必要があります。企業の場合、人事異動で署名者が変わるたびに身元確認と電子証明書の交付を受ける必要があるため、手間や時間がかかることも少なくありません。
そのため、現在ではもっと手軽に電子署名を行うために、「事業者署名型」といわれる電子契約サービスを提供している企業のサービスを使うことが一般的になりました。事業者署名型では、各企業がサービス事業者と契約し署名の指示を行うと、サービス事業者が自身の署名鍵を使って電子署名を行うという形になっています。
この方法は、法的に「本人が署名した」といえるのかどうかが争点でした。しかし、2020 年に総務省、法務省、経済産業省の連名で、事業者署名型の電子署名については 2 段階認証など一定の要件を満たすことで、本人が本人の意思に基づいて契約したといえるという公式見解が発表されました。これにより、電子署名のハードルは低くなり、現在多くの企業がこの方法を採用しつつあります。

(画像出典：GMOサイン Web サイト)

GMOサインはインターネット大手の GMOグループに属する、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供している電子契約サービスです。国内シェア No.1 の電子認証局、GMOグローバルサインを同じグループに持つことで電子証明書との連携もスムーズで、安心できる契約サービスを実現しています。

署名タイプは「契約印タイプ」と「実印タイプ」から選択可能です。契約印タイプでは電子証明書を事前に証明することなく、メール認証によるシステム ログでより簡単に本人性を証明するタイプの電子契約ができます。
一方、実印タイプは、電子認証局発行の電子証明書によって本人性を担保するもので、より厳格な運用をする場合にも対応可能です。外部連携については、Salesforce や kintone などと連携できるオプション パックが用意されています。