Microsoft 365 でコスト削減が可能に!

まずは、「Microsoft 365」の利用状況について確認しておきましょう。

「Microsoft 365」は、最新の Office アプリを提供するサブスクリプション サービスです。月額課金をすることで Excel や Word、PowerPoint といった各種アプリとクラウド型のグループウェアである Teams などを利用することが可能となります。従来の Office 製品と比較しても、この「Microsoft 365」は、昨今普及が進むリモートワークと親和性が高いこと、互換性やサポート期間の問題もなく安価で高機能なアプリケーションが簡単に活用できるという点が評価され、多くの日本企業がこの「Microsoft 365」を導入し始めています。

「Microsoft 365」は従来の「Office 365」に加え、業務を効率化するアプリ、最新の Windows OS や最高水準のセキュリティをひとつにまとめたサービスとして、新たに登場したグループウェアです。個別ではなく、まとめてライセンスを管理することが可能となるため非常に使い勝手がよく、さらにクラウド サービス同士のシームレスな連携を可能にしています。端末やアプリ、データを一元管理することができる便利なツール群です。

「Microsoft 365」の構成を詳しく見ていきましょう。ビジネス パーソンならおなじみの Outlook、Word、Excel などのオフィス アプリやサービスを統合した「Office 365」に加え、Exchange Online や SharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft Teams など、チームやプロジェクト単位のコミュニケーションを活性化させるためのツールが含まれています。この「Microsoft 365」はまさに、リモートワーク時代に最適なツール群といえます。

「Microsoft 365」は、新型コロナウイルス感染症拡大防止策として、企業の間でリモートワークが急速に広まる中、多くの企業から支持を集めるに至りました。離れた場所にいる同僚と気軽にコミュニケーションを図ることができる「Microsoft Teams」の利用者数は特に一気に拡大しました。

この「Microsoft Teams」はマイクロソフトが提供している「グループウェア」で、チャット・通話機能の他、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Office アプリとの連携機能があります。コロナ禍の影響もあってか、Teams の利用者は急増しており日本マイクロソフトによれば、日本国内における「Microsoft Teams」利用者数は、1 億 4500 万人にのぼり、日経 225 の 94% にあたる企業が利用しています。

「Microsoft Teams」を活用すれば、スピーディな情報の共有はもちろん、メンバーのスケジュールやタスク管理、ファイル共有などが容易に可能となります。

「Microsoft Teams」に代表される「グループウェア」について解説をしておきましょう。コロナ禍におけるリモートワーク普及に伴い、この「グループウェア」という言葉が盛んに聞かれるようになりました。「グループウェア」とは、組織の中で効率的に業務を行うためのツール群を指す言葉です。一般的にはメールはもちろん、スケジュールやタスク管理、ファイル共有などを指していますが、このコロナ禍におけるリモートワーク普及の中で、特有の業務効率の悪さを改善するツールとして注目が集まるようになりました。「Microsoft 365」はもちろん、この「グループウェア」としての要素を多分に含んだビジネス ツールです。

多くの中小企業が次々と、このグループウェアを導入しています。それは「コロナ禍」というキーワードのみならず、「働き方改革」という考え方も影響し従業員の多様な働き方を実現するという文脈の中で、アフターコロナを見据えた環境整備の一環として進められているものです。

コスト削減と一口にいっても、当然企業によって目的が違ってきます。コスト削減についてネガティブなイメージを持つ社員もいます。そこからモチベーションの低下に繋がる可能性もあるので注意が必要です。そうならないためにもまずは、コストダウンのメリットを明確にして社員の発信・共有をすることが重要です。

単純な図式ですが、コストダウン＝すなわち経費が削減できれば純利益は上がります。上がった純利益を賞与として還元できれば社員のモチベーションは上がります。そして、成果をあげることによって自分にメリットが生まれるということがわかった社員同士が協力すればチームワークは向上し、さらに協力することによって業績もアップするという良いサイクルをきちんと従業員に伝えることが大切です。さらにコストダウンによって生まれた利益を新しい事業や設備に投資することで会社の業績がアップする可能性が広がることも共有するべきでしょう。ポジティブなコストダウンをきっかけに会社への帰属意識やチームワークを強化し、企業の体力と規模拡大を図っていくという考え方です。

本章では、Microsoft 365 を導入することでどのようなコストダウンが可能なのかを考えていきたいと思います。

フルリモートワークを採用する企業であれば、これまで使用していた広々としたオフィスは不要になります。現に、多くの企業が事務所縮小移転などを実行しています。これも決してネガティブな経費削減ではなく、必要のない都内のオフィスにかける費用を削減し、必要なところに投資しようという考え方が根底にあります。

さらにまた、IT 管理にかかる費用も大幅に削減できます。過去には Office 製品のパッケージをまとめて購入したり、大手企業であれば新しいバージョンが発売され、更新するたびに巨額の費用がかかっていました。予期せずバージョンが変わることもあり、予算計上が難しかったかと思いますが、これが月々定額で支払うサブスクリプション モデルになったことでイニシャル コストがなくなり、比較的安価な月次費用として計上できるようになりました。ランニング コスト化することでキャッシュ フローを最適化することが可能になりました。

人件費は本来コストではなく、事業をドライブさせ、会社を発展させるための重要な資産です。「Microsoft 365」は人材を有効活用するきっかけづくりに貢献します。

「Microsoft 365」を導入することで IT 管理にかかわる人員を削減することが可能です。それは人員をコストと捉えてカットするのではなく、最適配置を行い、守りの IT 管理からさらに能動的、かつ積極的な戦略的 IT へと進化できるということを意味しています。
「Microsoft 365」はクラウドによるサービスであるため、サーバーの保守管理や維持、セキュリティの確保といった作業は自社ではなく、クラウドを保持する Microsoft 側で実施されます。そのため自社の IT 管理者の負担は大幅に削減することができます。これで、社内の IT 管理者はより価値の高い活動に専念できます。少ないコストで最新の技術やセキュリティを持った環境を常に維持できるのは、「Microsoft 365」を利用する大きなメリットのひとつといえます。

IT 管理者の無駄な負担を削減できると言うことは、彼らに有意義な時間を取り戻してもらえることを意味しています。すなわち、仕事だけでなく私生活の充実も同時に図ることができます。これまで悩まされてきた急なトラブル対応や保守作業から解放されるという意味でも「Microsoft 365」はワーク ライフ バランスの実現に寄与します。多くの企業がワーク ライフ バランスの実現に多額のコストを投入していることを考えれば、この「Microsoft 365」は業務効率を改善すると共に、ワーク ライフ バランスの実現もサポートする大変優れたツールといえます。

自社にサーバーを保有するオンプレ環境からクラウド環境を変えることで、大きなコストメリットを生みます。自社でデータを管理するためのハードウェアを抱えていると維持管理費がかかるのはもちろん、サーバーの保有やシステムの管理などの業務すべてを自社で賄う場合、IT の知識を持つ専門の担当者をはじめ、相当な労力が必要となります。またデータ ハッキングや漏洩の恐れもあるため、セキュリティ管理に多額のコストを費やすことになります。しかも完全にデータを守れるかどうかの保証もありません。

「Microsoft 365」を活用してクラウド環境にデータを移管し、維持管理していけばモバイル端末を含めた各デバイスで、安全かつシームレスに社内データの共有ができます。
また「Microsoft 365」に搭載されているワーク フロー、ダッシュボード、AI などの機能が既存の業務プロセスの自動化を可能とします。プロセス改善によって無駄をなくし、業務を合理化することでコストを削減できる箇所が浮き彫りになることもあります。

クラウドにデータを保存し、場所を問わずに仕事がしやすい「Microsoft 365」は、コロナ禍や働き方改革の文脈で評価を集めがちですが、効果的に活用することでコスト削減にも貢献できることがわかります。
DX により業務効率を改善したいと考え、社内に IT に精通した担当者を常駐させるのが理想ですが、担当者の人件費を捻出するのは中小企業にとって大きな負担になるのは間違いありません。専任の担当者がいない中小企業でも十分に使いこなせるようになっており、IT に精通したスタッフがいない企業でも運用が可能です。「Microsoft 365」はまさに中小企業が DX の第一歩を踏み出すサポートができるツールといえます。