Microsoft 365 の有効活用から考える自動化とは

自動化とは、人手を要する反復業務を IT 技術によって削減することを指しますが、近年、テクノロジーの進化により、さまざまな分野で反復作業が自動化されています。
本記事では、自動化の定義や自動化のメリット、どういった業務プロセスでの自動化が効果的かなどを解説します。

自動化とは、人の手を介さず作業を自動的に行うことです。具体的な例をハードウェアとソフトウェアそれぞれで挙げてみます。

このように、自動化といってもさまざまな自動化の例が存在します。そして、皆さんが行っている業務でも、ツールを利用して自動化できる作業が存在するかと思います。

以下に、業務の簡素化と一元化のための DPA (デジタル プロセス オートメーション) に焦点を絞って、業務プロセスの自動化について解説します。

具体的な例を挙げますので、Excel や Microsoft Word などで日報を提出するシチュエーションを思い浮かべてみましょう。

日報を提出する必要がある人が 100 人いて、月 20 日稼働した場合、月間約 2,000 件の日報が作られることになります。日報管理の担当が 2 人の場合、1 人あたり 1,000 件/月を管理する計算です。

たとえば、日報データや提出の確認に約 30 分、フォルダ作成や未提出者への提出催促に約 30 分と、もともとは管理に合計 1 日 1 時間を要していたとしましょう。

これらの業務を自動化し、各業務時間を約 1 分に短縮できた場合、日報管理に要する時間は 1 日約 ３ 分となります。
管理の頻度は月 20 日、影響を受ける人数は管理担当者 ２ 人として、1 月あたり
57 分 (60 分-3 分)× 20 日× 2 人＝ 2,280 分 (38 時間)
の作業時間削減の効果を見込むことができるでしょう。

そのほかの例として、同じことを繰り返す下記のような作業も自動化が行いやすい作業といえます。

• Web サイトから Excel ファイルへ転記するなどの作業
• 注文データの受信確認や受信内容の共有
• 日付追加などのファイル名の変換

「業務にかかる時間」が多く、高い「頻度」で、「影響を受ける人数」が多い業務ほど、自動化による効率化の恩恵を受けやすいといえるでしょう。

実際に自動化を検討する場合、以下のような流れで検討を行うとよいでしょう。

1. 作業の整理
2. 対象の決定
3. ツールを使いながらの検証

特に重要なプロセスは対象の決定です。
業務のデジタル化を担う専任チームがある場合は、自動化の対象を決定しやすいといえますが、そのような組織がある企業は多くはありません。多くの場合は、自分の作業や自分の部署の作業を自ら自動化できるかを検討し、実現しなければならないのです。

そこでまずお薦めしたいのが、自分の身近な作業で、毎日行っていることを整理してみることです。特に、「他の人も同じようなことをやっていそうな作業」というような視点を織り交ぜると、自動化した際により効果が見込める業務が見えてきます。

作業の整理が終わったらその中から自動化できそうで、かつ効果が得られそうなものを選びます。そして、実際に自動化ツールを用いて、自動化に着手、検証します。
自動化できるかどうかは自動化を支援するしくみが対応できるか否かで決まるため、自動化支援ツールを動かしながら自動化できるかどうかを検証していくとよいでしょう。

自動化とは、人手を要する業務を IT 技術によって削減することで、業務を自動化することで人手を介さずにプロセスを最適化できます。
自動化すると、人が介在することで起こる多くの問題を解消または低減することが可能であるため、「業務にかかる時間」「頻度」「影響を受ける人数」の 3 つを指標に適用する業務を検討してみてください。

作業を整理して対象を決定し、ツールを使いながら検証して自動化を推し進め、さまざまな業務の効率化に取り組んでみましょう。自動化で企業のデジタル化を図り、より人の力が必要な業務にリソースを配分することで、組織の活性化につなげていきましょう。