2 minggu berlalu: hal-hal yang kami pelajari tentang bekerja dari jarak jauh

Selama dua minggu terakhir sejak tim kami di Puget Sound mulai bekerja dari jarak jauh, perjuangan melawan COVID-19 menjadi semakin serius. Orang-orang di berbagai negara di seluruh dunia tetap berada di rumah. Dengan sekolah, gereja, bisnis, dan kantor yang ditutup, kita dapat benar-benar menikmati momen di rumah bersama keluarga sepanjang waktu, sembari tetap produktif dan terhubung dengan tim kerja. Ada banyak hal yang dapat dipelajari. Situasi ini telah mendorong tim saya untuk melihat semuanya dari sudut pandang baru, mulai dari menjadwalkan rapat hingga cara kami mengelola tim, dan saya mendengar bahwa pelanggan juga melakukan hal yang sama. Saya ingin menyampaikan beberapa hal penting yang kami temukan sejauh ini sebagai tim yang bekerja dari jarak jauh. Saya harap panduan ini dapat membantu Anda merencanakan pengalaman Anda sendiri.

Catatan singkat sebelum kita mulai: Kami telah menggunakan ruang ini untuk berbagi tips, kisah pelanggan, dan informasi selama wabah COVID-19 berlangsung. Postingan ini merupakan tindak lanjut untuk tips bekerja dari jarak jauh dengan Microsoft Teams yang kami bagikan minggu lalu. Kami juga menawarkan panduan untuk menyelenggarakan acara langsung secara online, dengan detail tentang penggunaan alat-alat Microsoft serta wawasan dari pimpinan acara di Microsoft. Selain itu, kami telah menyampaikan saran untuk departemen TI dan CISO dari para pemimpin di bidang tersebut. Kami akan terus memposting konten lain terkait bekerja dari jarak jauh di sini dalam beberapa hari ke depan, jadi, silakan kembali secara berkala. Baiklah, mari kita mulai pelajaran dari dua minggu terakhir.

1. Bagikan panduan bekerja dari rumah

Sebagian besar organisasi memiliki panduan pelatihan tentang bagaimana karyawan harus mengatur lingkungan kerjanya. Saat menerapkan sistem bekerja dari jarak jauh, kami menyadari bahwa karyawan juga membutuhkan panduan untuk sistem kerja ini. Beberapa orang baru pernah menjalani sistem bekerja dari jarak jauh, tetapi hanya punya sedikit waktu untuk mempersiapkannya. Tim kami memiliki pertanyaan: Bagaimana cara Anda mencari ruangan untuk fokus bekerja? Bagaimana cara untuk tetap terhubung saat Anda tidak dapat melakukan rapat secara langsung? Mengapa rasanya seperti tidak ada waktu yang tepat untuk beristirahat? Ditambah adanya anak-anak atau anggota keluarga lain di rumah—sebuah kenyataan bagi kita selama wabah ini berlangsung—sebagian besar karyawan pasti akan mengalami kesulitan.

Guna memenuhi kebutuhan ini, minggu lalu kami membagikan panduan komprehensif tentang bekerja dari rumah untuk para karyawan. Kami rasa panduan ini akan berguna bagi Anda sehingga kami membuat versi pelanggan untuk dibagikan dengan karyawan lain sesuai kebutuhan. Panduan ini berisi tips konkret tentang berbagai hal, mulai dari menyiapkan stasiun kerja fisik dan virtual hingga praktik terbaik untuk memberitahukan ketersediaan kepada rekan tim.

2. Kelola jadwal rapat yang padat

Di kantor, jadwal rapat yang padat memiliki jeda alami satu sama lain. Ada waktu untuk berjalan di koridor, duduk sebentar di kursi sembari menunggu semua orang tiba, dan mengobrol santai dengan rekan tim yang saling menyapa dan berbagi informasi terbaru. Sering kali, kita tidak begitu peduli dengan waktu santai singkat ini saat bekerja sepanjang hari. Kemudian, saat mulai bekerja dari jarak jauh, kita menyadari betapa kita membutuhkan waktu tersebut untuk bernapas sejenak di antara padatnya jadwal rapat dalam satu hari.

Bagaimana cara memastikan Anda dan tim dapat mengikuti jadwal rapat yang beruntun namun tetap dapat beristirahat di antaranya? Kami mengimbau para karyawan agar menjadwalkan rapat yang diakhiri lima menit sebelum waktu selesai sesungguhnya. Cara ini hanya sedikit mempersingkat waktu, tetapi sangat membantu untuk mencegah kelelahan yang ditimbulkan oleh rapat beruntun.

3. Berikan ruang untuk orang yang ingin beristirahat

Saat sedang bekerja di kantor, kita dapat menemukan berbagai cara untuk beristirahat, bahkan tanpa kesulitan. Memasak makan malam untuk keluarga, bertemu teman di kelas kebugaran setelah jam kerja, atau tidur sejenak di bus dalam perjalanan pulang membantu kita beristirahat dari kesibukan sehari-hari sehingga dapat bersiap-siap untuk hari berikutnya. Kini, akan cukup sulit untuk mencari waktu istirahat saat bekerja dari jarak jauh meskipun sedang tidak ada pekerjaan mendesak. Untuk membantu para karyawan, kami mulai menawarkan sesi meditasi virtual yang dapat diikuti saat mereka memerlukan waktu untuk beristirahat sejenak.

Jika Anda juga ingin melakukannya, berikut beberapa tips praktis yang dapat dibagikan dengan karyawan yang baru pernah mengikuti kelas meditasi online. Pertama, temukan ruang yang tenang agar Anda tidak terganggu. Berikutnya, matikan mikrofon sehingga orang lain dapat menikmati suasana yang hening. Terakhir, gunakan kamera untuk menyaksikan instruktur dan mendapatkan panduan tentang teknik pernapasan. Setelah mampu melakukan sendiri semua langkah tersebut, nonaktifkan kamera untuk sepenuhnya fokus menenangkan pikiran Anda.

4. Terus kembangkan budaya tim

Mulai dari rapat umum hingga perayaan pencapaian kecil, budaya tim yang baik bergantung pada sesi bersama yang sering dilakukan. Dengan sistem bekerja dari jarak jauh, kita seakan-akan hanya perlu melakukan hal-hal yang dianggap penting, dengan mengesampingkan acara dan momen seru dalam tim hingga situasi kembali normal.

Menurut kami, jika memungkinkan, sebaiknya terus bangun budaya tim meskipun Anda harus memulainya dari awal. Ingin merayakan pesta ulang tahun rekan tim? Selenggarakan rapat Teams dan kirimkan GIF HBD. Perlu mengikuti konferensi penjualan penting di lokasi? Cari tahu cara untuk melakukannya secara virtual. Jika tiba saatnya mengadakan acara pengembangan tim rutin di luar kantor, lakukan saja. Tim Anda akan selalu siap untuk berbagi ide dan terhubung. Sesi bersama yang membantu mendorong budaya tim mungkin awalnya tampak sulit dilakukan dari jarak jauh, tetapi hasil yang didapat akan sebanding untuk mendukung semua orang tetap terhubung dan produktif.

5. Latih kemampuan manajemen utama

Karyawan mengandalkan manajer untuk terhubung, melatih mereka menghadapi perubahan, dan meningkatkan rasa ingin tahu guna membantu mereka memecahkan masalah dan menyelesaikan pekerjaan. Ketika harus mulai menerapkan cara kerja baru, sembari menghadapi krisis kesehatan global, mereka sangat membutuhkan dukungan Anda sebagai manajer. Namun, bagaimana cara melakukannya ketika Anda bekerja dari jarak jauh?

Kami membagikan beberapa hal yang kami pelajari tentang manajemen dari jarak jauh dalam panduan bekerja dari rumah. Panduan ini mencakup penerapan inklusi, berkomunikasi sesering mungkin, dan melatih rekan tim untuk membantu menemukan praktik terbaik bekerja dari jarak jauh. Setiap karyawan memiliki tantangannya sendiri saat ini, dan mereka akan mengatasinya dengan caranya masing-masing. Sebagai manajer, cobalah untuk memahami dan memenuhi kebutuhan individu semaksimal mungkin.

Pelajaran ini diambil dari pengalaman awal kami setelah dua minggu melakukan pembelajaran dari jarak jauh. Mulai dari menjadwalkan rapat hingga menyediakan waktu istirahat untuk mengelola tim dari jarak jauh secara efektif, kami menemukan banyak hal tentang cara kerja baru ini. Saya percaya bahwa pelajaran ini akan sangat bermanfaat bahkan setelah wabah COVID-19 berakhir, karena organisasi di seluruh dunia kini mulai memprioritaskan sistem bekerja dari jarak jauh. Namun, kami juga ingin mengetahui pendapat dan berbagai hal yang Anda pelajari bersama tim. Silakan bergabung dalam percakapan Mendukung Komunitas Bekerja dari Jarak Jauh kami.