Segítség a kisvállalkozásoknak a legértékesebb eszközeik, az adataik védelmének biztosításához

A vállalkozók szerte a világon számos kihívással néznek szembe – a szűk munkaerőpiacon a tehetséges munkatársak megszerzésétől és megtartásától kezdve a munkahelyi normák megváltozásáig bezárólag –, amelyek a versenyképesség fenntartásához elkerülhetetlenné teszik a legújabb eszközök elérhetőségét. Nagyobb hatékonysággal szabadabban végezheti munkáját, és nagyobb hangsúlyt fektethet az ügyfelekre és alkalmazottakra. És itt jönnek a képbe a megfelelő eszközök és technológiák. A tehetséges munkatársakért való versengéshez, a legújabb eszközök beszerzéséhez és ahhoz, hogy bárhol képes legyen dolgozni, a kártevőkkel egyre telítettebb környezetben új módszereket alkalmazva védenie kell az adatait.

Mivel a Windows 7 támogatása 2020. január 14-én megszűnik, és ezt szorosan követi az Office 2010, kritikus fontosságú, hogy nem csak a leghatékonyabb, de a legbiztonságosabb felületet használja. A modern eszközökön használt Microsoft 365 Vállalati verzió – amely tartalmazza az Office 365-öt, a Windows 10-et és a legújabb biztonsági funkciókat – biztosíthatja a védelmét, bárhol is tartózkodik.

Ezen a National Small Business Week eseményen ünnepeljük a kisvállalkozásokat, amelyek a Microsoft 365 Vállalati verziót használják a növekedéshez, versengéshez, és kiváló felhasználói felületet kínálnak, miközben nagyszerű munkát végeznek közösen és biztonságosan. Ma szeretnék három ösztönző ügyféltörténetet megosztani, valamint egy ajánlatot tenni, hogy Ön is elkezdje az átalakítást: 15% kedvezmény az Office 365 Vállalati prémium verzió éves előfizetéséből – amely 2019. május 5. és 2019. május 11. között érvényes az Amerikai Egyesült Államokban.

The PUR Company

2010-ben Jay Klein, a The PUR Company alapítója és vezérigazgatója közvetlen „háztól házig” típusú megkeresést folytatott egy „polgármesterségért induló” hozzáállással, hogy tudassa mindenkivel, miszerint a PUR kifejlesztett egy aszpartámmentes rágógumit. Ezek voltak egy olyan üzlet indulásának szerény kezdetei, amely során napjainkban több mint 50 országban és 50 000 kiskereskedelmi egységben zajlik az értékesítés. A globális hatás ellenére az üzletnek még sokat kell fejlődnie, a 65 alkalmazottal szerte Kanadában, az Amerikai Egyesült Államokban és Európában.

A cég növekedésével egyidejűleg fokozódtak az adatbiztonsággal, a távoli együttműködéssel és a mobileszköz-kezeléssel kapcsolatos aggodalmak. A PUR a Microsoft 365-öt választotta, hogy a segítségével lépést tartson a gyors növekedéssel és a csemegéken alapuló sikerrel.

A növekedéssel együtt jelentkezett az alkalmazottak bevezetésének és megtartásának nehézsége. Az adathalászat és egyéb kártékony tevékenységek nyomán felütötték fejüket a biztonsági kártevők. A különböző kontinenseken lévő alkalmazottaknak biztonságosabb, azonnali és megbízható együttműködési és kommunikációs csatornákra volt szükségük. Olyan megoldást kellett keresniük, amely nem igényel helyi karbantartást, tudja tartani a lépést a vállalkozás fejlődésével, és az alkalmazottak számára szükséges együttműködést, mobilitást és biztonsági funkciókat kínálja – mindezt beépítve. A PUR a Microsoft 365-ben találta meg a választ az összes ilyen igényre.

Az alkalmazottak mostantól a Teams állandó csevegő és dokumentummegosztási funkcióit használva javíthatják az együttműködést. Ugyanakkor a cég megnövekedett mobileszköz-használatával minden eddiginél fontosabbak lettek a rugalmas eszköz- és appkezelési funkciók. A PUR az Intune-t használva ad mobileszköz-hozzáférést a céges adatokhoz, illetve szünteti meg a hozzáférést, segíti az eszközök céges biztonsági protokollokkal való kompatibilitásának megtartását, és felügyeli az alkalmazottak mobileszköz-használatát. Az Intune bevezetésével a PUR az új alkalmazottak eszközbeállításának idejét is csökkentette: egy teljes napról kevesebb mint egy órára.

Míg a kommunikáció, biztonság, mobilitás és betekintések terén a The PUR Company fejlesztései alapvető fontosságúak voltak, Cerys Cook, a People and Culture alelnöke a PUR cégnél az emberekre gyakorolt hatást tekinti a cég legnagyobb eredményének. „Az életminőség szempontjából és az alkalmazottak megtartásának üzleti szellemű megközelítéséből nézve tudjuk, hogy alkalmazottaink sokkal inkább érzik magukat a csapat tagjának, mintha egy családba tartoznának” – mondja Cook. „Ez sokat jelent számunkra.”

Meals on Wheels

Ha Ön vagy valaki, akit szeret, bármikor korlátozott volt a mozgásában, tudja, hogy milyen az, amikor tehetetlen. A Meals on Wheels egy nonprofit szervezet, amely célul tűzte ki, hogy nem csak ételt, de emberi kapcsolatokat is nyújt a társadalom azon tagjainak, akiknek a legnagyobb szükségük van rá.

A meleg étel kiszállítása azoknak, akiknek szükségük van rá, problémamentesnek tűnhet, a Meals on Wheels egyszerű küldetése azonban rácáfol az ezzel járó összetettségre, amit az önkéntesek számának napi változása, az örökösen változó ügyfélkör és a szükséget szenvedők puszta száma jelent.

A 2000 önkéntes listájának és az egyedi beosztásuknak a kezelése mellett a hatékonyság maximalizálásához a Meals on Wheels of Greenville County rutinszerűen eltérő forrásokból szerzi be a bizalmas adatokat, többek között az adományozók fizetési és az ügyfelek diagnosztikai adatait. Elsőrendű prioritás volt, hogy biztosítsuk az adatokhoz való hozzáférést, ugyanakkor lépéseket tegyünk a személyes adatok védelmének biztosítása céljából.

A kiszállítások optimalizálására vonatkozó főbb igények kiszolgálása érdekében a Meals on Wheels bevezette a Microsoft Teams és a Microsoft SharePoint használatát is. A Teams lehetővé teszi, hogy az önkéntesek és az alkalmazottak bárhonnan kommunikáljanak hanggal, videós kapcsolattal vagy csevegéssel. Az útvonal-módosítások most már egyszerűen elvégezhetők és nyomon követhetők, és ha egy önkéntes eltéved vagy elfelejti az útvonalat, gyorsan segítséget kérhet, illetve az adott napra vonatkozó naplókban gyorsan visszakeresheti azt.

A felvázolt új együttműködési funkcióikkal a Meals on Wheels of Greenville County az ugyanolyan fontos biztonság felé fordította a figyelmét. Különösen fontos volt a szervezet számára a mobileszköz-kezelés. A Meals on Wheels szervezetnél dolgozó önkéntesek mindegyikének hozzá kell férnie a bizalmas ügyféladatokhoz a kiszállítások teljesítése érdekében, ami azt jelenti, hogy egyetlen elveszett vagy elhagyott eszköz az otthonukhoz kötött sérülékeny egyének százainak személyes adatait teszi ki potenciális veszélynek.

Szerencsére a Microsoft 365 hatékony mobileszköz-kezelési funkciókat tartalmaz, beleértve a felhasználók személyes adatokhoz való hozzáférésének megszüntetését arra az időre, amíg az eszköz meg nem kerül. Ily módon a bizalmas adatok biztonságban maradnak, függetlenül attól, hogy mi lesz az eltűnt eszközzel.

John’s Crazy Socks

Akár a corgi kutyákat, akár a szójátékokat vagy Edgar Allen Poe-t szereti, színes zoknikat talál az érdeklődésének megfelelően a John’s Crazy Socks, egy kis cég kínálatban, amely az első évben 43 000 megrendelést teljesített 44 országba. Rendeljenek az ügyfelek akár sötétben világító zoknikat, rendelkezzenek fésülgethető troll babahajjal, vagy támogassák a fogyatékossággal (például autizmus vagy Down-szindróma) kapcsolatos tudatosságot, ha a rendelés 15:00 óráig beérkezik, a cég zoknifutárja még aznap kiszállítja.

Nem az üzletben meredeken ingadozó fluktuáció kezelése és a véletlenszerűen összeválogatott Monday Madness Mystery csomagok értékesítése jelenti a kizárólagos üzleti szempontokat. A cégnek új eszközökre volt szüksége az üzleti adatok kezeléséhez és a növekvő számú személyzet kapcsolattartásának támogatásához (a John’s Crazy Socks 10 hónap alatt 4 alkalmazottról 35 alkalmazottra bővült). Számos alkalmazott részidőben dolgozik, hogy ne veszítse el a fogyatékosoknak járó juttatásokat, és a munkaidőn túl nem volt számítógépes hozzáférésük; többségüknek korábban soha nem volt e-mail-címük. A műszakok összehangolása és az eseményekkel kapcsolatos információk cseréje a családdal és a gondviselőkkel telefonon vagy nyomtatott dokumentumokban történt.

Egyes alkalmazottak alapfunkciókat, például e-mailt és fájltárolást, valamit megosztást használnak, míg mások további együttműködési eszközöket, például a Skype Vállalati verziót és a Teamset. Számukra a hatékonyság és együttműködés biztonságot is jelent. A személyeknek nem kell külön felhasználóneveket és jelszavakat megjegyezniük a naponta használt appokba való bejelentkezéshez. „A OneDrive zökkenőmentesen együttműködik a naponta használt Office-appokkal, amely az előfizetésünk részét képezi, így egyszerűbb és költséghatékonyabb, mintha külső felek megoldásait használnánk” – mondta Mark Cronin társalapító.

Munka kisvállalatként

Ezekből a történetekből izgatottan olvasom ki, hogy mi mindent érhetünk el, ha a leghatékonyabb és biztonságosabb eszközökkel rendelkezünk. Szeretne többet megtudni a kisvállalati trendekről és a kisvállalatok számára a piacon kapható legjobb új eszközök némelyikéről? Nézze meg a National Small Business Week új Coffee Across America részét.