A Workplace Analytics-megoldások és a MyAnalytics-értesítések bevezetése

Az együttműködési szokások kedvezően vagy kedvezőtlenül is hathatnak a csapatmunkára. Ha az emberek hatékony értekezleteket tartanak, időt szakítanak a koncentrált munkára, és tiszteletben tartják a munka és a magánélet között húzódó határokat, a csapatok virágzásnak indulnak. Ezeknek a szokásoknak a megfelelő bevezetése nem egyszerű feladat, és az egész csapat támogatására szükség van hozzá. Az adatok közös nyelvként működhetnek, és így segíthetnek a tagoknak konszenzusra jutni a csapatmunka fontos normáinak tekintetében. Ha megvizsgálják, hogy a munka valójában hogyan folyik, a szervezetek hatékonyabb, kreatívabb és motiváltabb csapatokat építhetnek.

A mai napon bejelentünk két olyan új funkciót – a Workplace Analytics-megoldásokat és a MyAnalytics-értesítéseket –, amelyekkel elősegíthető az egyének és a csapatok szokásainak megváltoztatása.

Workplace Analytics-megoldások – a csapatok időgazdálkodásának javítása

A Workplace Analytics az Office 365-ben a mindennapok során végzett munka adatai alapján azonosítja azokat az együttműködési mintákat, amelyek hatással vannak a produktivitásra, a munkaerő hatékonyságára és az alkalmazottak motiváltságára.

A mai napon bejelentett megoldásokkal a szervezeti szintű ismeretek akciótervekké alakíthatók az egyének és a csapatok számára. Az első megoldással – a csapatmunkára tervezett Workplace Analytics-megoldással – a csapatok jobb együttműködési szokásokat alakíthatnak ki, és megtanulhatnak jól gazdálkodni az idejükkel. A megoldás ehhez három lépésen vezeti végig a szervezeteket:

Az együttműködés kihívásainak felfedezése – Az Office 365-ben a mindennapi munka során használt adatok (például e-mailek és értekezletek) segítségével azonosíthatja az együttműködéssel kapcsolatos kihívásokat, észreveheti például, hogy túl sok az értekezlet, túl kevés idő jut a koncentrált munkára, illetve túl sok a túlórában végzett munka. Ezeket az ismereteket a motiváltsági felmérés eredményeivel összevetve összefüggésekre bukkanhat a munkavégzési minták és a csapat állapotát jelző értékek – például motiváltsági és innovációs pontszámok – között.

Az elemzés azt mutatja, hogy a marketingcsapat a többi csapathoz képest sokkal több időt tölt értekezleteken, és előnyökkel járna számára, ha egy változási program keretében csökkenteni tudná az értekezletre szánt órák számát.

A változás lehetővé tétele a csapatokban – A csapatokat változási programokkal segítheti abban, hogy jobb szokásokat alakítsanak ki, például hozzanak magukkal napirendet az értekezletekre, és mindennap hagyjanak időt a koncentrált munkára. A program résztvevői a MyAnalytics által szolgáltatott személyes produktivitási információkat és akcióterveket kapnak.

Ha a csapatoknál változási programot vezetnek be, a tagok hozzáférést kapnak egy akciótervhez a MyAnalyticsben, amelyben látható, hogy a csapat hogyan halad céljai megvalósításával.

Mérés és javítás — Az előrehaladást a célokkal időnként összehasonlítva mérheti is ezeknek a változási programoknak a sikerét. Ezt időnként megismételve láthatja, hogy mely akciótervek voltak képesek és melyek nem megváltoztatni a csapat munkaszokásait, és megteheti a szükséges lépéseket a javításhoz.

Ez a csapat négy hete vesz részt változási programban, és már most 11%-kal csökkentette a hetente átlagosan értekezleteken töltött órák számát.

A csapatmunkához készült Workplace Analytics-megoldás – amely a Megoldások lapról érhető el – jelenleg előzetes verzióként áll rendelkezésére a Workplace Analytics és a MyAnalytics eszközt egyaránt használó ügyfeleknek. További információ: Workplace Analytics-megoldás csapatmunkához.

MyAnalytics-értesítések – intelligensebb munka az Outlookban adatalapú együttműködési tippekkel

Az eredményesebb csapatok építésének első lépése a transzparens, adatokon alapuló párbeszéd – azonban senki se tökéletes, a jó együttműködési szokások kialakítása pedig kihívást jelenthet a gyors ütemű munkakörökben. A MyAnalytics-értesítésekkel áthidalható ez a probléma – a funkció könnyen értelmezhető, adatokon alapuló együttműködési tippeket biztosít, amelyek az Office 365-ben végzett munka során jelennek meg.

Értesítés egy értekezleti meghívón, amely arra figyelmezteti a felhasználót, hogy hagyjon időt a koncentrált munkára.

Idén nyártól kezdődően a MyAnalytics-értesítések négy típusa fog megjelenni az Outlookban, miközben Ön az e-mailek és értekezleti meghívók olvasásával és írásával foglalatoskodik.

Több idő a koncentrált munkára – A kihívásokat jelentő, innovatív munkához nagy összpontosításra és osztatlan figyelemre van szükség. Ahogyan a naptárjában egyre több az értekezlet, a MyAnalytics emlékezteti Önt arra, hogy az új meghívások elfogadása előtt gondoljon arra is, hogy hagyjon időt a koncentrált munkára. Megtekintheti a szabad időpontokat, és a postaláda elhagyása nélkül zárolhatja őket. A MyAnalytics ezenkívül arról is értesítést küld, ha egy olyan értekezletre kap meghívót, amelynek az időpontja ütközik egy koncentrált munkára ütemezett időblokkal.

Hatékonyabb értekezletek – Az értekezletekre szükség van a munkához, gyakran azonban a teljes hetet felemésztik, és kevés időt hagynak a többi munkára. Miközben értekezleti meghívókat hoz létre és kap, a MyAnalytics figyelmeztetéseket jelenít meg arról, hogy jó értekezleti szokásokat követve értékes órákat takarítson meg. A MyAnalytics például azt tanácsolja, hogy küldje el maga helyett egy munkatársát egy értekezletre, ha az Ön napirendje már betelt.

A munkatársaknál jelentkező túlórák számának csökkentése – Az elmúlt évben bejelentettük, hogy a MyAnalytics összegzi azoknak a túlóráknak a számát, amelyek az Ön hatására jelentkeznek a munkatársaknál. Mostantól a MyAnalytics aktívan figyelmezteti arra, hogy kerülje a túlórában küldött e-maileket, miközben Ön olyan munkatársaknak ír éppen, akiknek mostanában kellett Ön miatt a szokásos munkaórákon kívül dolgozni.

A teendők és az olvasatlan e-mailek hatékony kezelése – A MyAnalytics már eddig is mesterséges intelligenciát használva emlékeztette Önt azokra a feladatokra, amelyeket e-mailben elvállalt a munkatársaitól (és azokra is, amelyeknek az elvégzésére ők kérték meg Önt). Mostantól a MyAnalytics a munkatársak e-mailjeinek olvasása közben jeleníti meg ezeket az emlékeztetőket, így Ön lezárhatja a fontos feladatokat, mielőtt újabbakba kezdene. A MyAnalytics továbbá a fontos partnerektől származó olvasatlan e-mailekre is figyelmezteti.

Idén nyártól a MyAnalytics felhasználóinál a Webes Outlook legújabb verziójában is láthatók lesznek az értesítések. A felhasználók az értesítéseket az Outlookhoz készült MyAnalytics bővítményben kapcsolhatják ki. További információért olvassa el ezt a támogatási cikket.

A MyAnalytics része az Office 365 Nagyvállalati E5 csomagnak, a többi nagyvállalati Office 365-csomaghoz pedig bővítményként érhető el. További információ a MyAnalytics bővítményről.