Esittelyssä Microsoft 365:n freelance-työkalut – ratkaisu freelance-työvoiman käyttöönottoon ja skaalaukseen

Keikkatalouteen – eli lyhytkestoisia töitä tekevistä itsenäisistä työntekijöistä koostuviin pätkätyömarkkinoihin – yhä enemmän osallistuvat yritykset ovat alkaneet testata ja ottaa mukaan freelance-kykyjä projektien tueksi. Future Workforce Report -raportin mukaan 47 prosenttia palkkauksia tekevistä johtajista organisaatioissa käytti freelancereita (edellisenä vuonna 44 prosenttia), kun taas noin yhdeksän kymmenestä palkkauksia tekevästä johtajasta sanoo, että he palkkaavat mieluummin freelancereita tilapäistyöntekijöiden sijaan henkilöstöyrityksen kautta. Auttaaksemme yrityksiä muuttamaan digitaalisesti tai täydentämään tavanomaisia pätkätyöntekijöitä koskevia ratkaisujaan olemme ottamassa käyttöön Microsoft 365:n freelance-työkalut. Kyseessä on työkaluja, malleja ja parhaita käytäntöjä sisältävä paketti, jonka avulla asiakkaamme voivat ottaa käyttöön, toimeenpanna ja hallita freelance-ohjelmia halutussa koossa. 

Keikkatalous, joka sisältää freelancerit, konsultit, urakoitsijat ja itsenäiset ammatinharjoittajat, on nousussa. Staffing Industry Analysts -yrityksen mukaan keikkatöihin käytettiin vuonna 2015 yhteensä 792 miljardia dollaria. Asiantuntijat uskovat, että 10 vuoden sisällä yhä suurempi osa Yhdysvaltojen työvoimasta osallistuu keikkatalouteen. Lisäksi Field Nationin mukaan 86 prosenttia itsenäisistä työntekijöistä valitsi tarkoituksella freelance-työn.

Tällä on merkittävä vaikutus suuryrityksiin. Menestyäkseen erittäin kilpailukykyisessä ympäristössä, jossa tekniikka ja asiakkaiden tarpeet muuttuvat nopeasti, yritysten pitää olla joustavia ja sopeutua uusiin liiketoimintamalleihin, jotta työnteko yrityksen ulkopuolelta hankittujen kykyjen kanssa onnistuu. Vaikka tarvittaessa saatavilla olevien freelance-kykyjen lisääminen työvoimaan nopeuttaa ja tehostaa toimintaa merkittävästi, nykyisten käytäntöjen ja prosessien muuntamiskeinot ovat suurelta osin määrittelemättömiä.

Kumppanimme näiden työkalujen käyttöönotossa on Upwork, yksi suurimmista maailmanlaajuisista markkinapaikoista, jossa on 375 000 freelanceria yli 180 maassa. Teemme erityisesti yhteistyötä Upwork Enterprisen kanssa, joka on heidän kattava yhteensopivuus- ja freelance-kykyjen hankintaratkaisunsa.

Microsoft 365:n freelance-työkalut tarjoavat ratkaisuja yritysten suurimpiin ongelmakohtiin, joita ne kohtaavat freelance-ohjelman käyttöönoton aikana. Näitä ongelmakohtia ovat esimerkiksi sisäinen viestintä ja tietoisuus, tiimin laajuinen yhteistyö, tietoanalytiikka ja työnkulun automaatiot.

Sisäinen viestintä ja tietoisuus

Yksi yrityksen freelance-ohjelman käyttöönoton suurimmista haasteista on tietoisuuden ja koulutuksen lisääminen sisäisten sidosryhmien ja omaksujien keskuudessa. Työntekijät tarvitsevat paikan, jossa he voivat saada lisätietoa ohjelmasta, käyttää koulutusmateriaaleja ja tarkastella parhaita käytäntöjä työntekoon freelancereiden kanssa.

Microsoft 365:n freelance-työkalut tarjoavat ratkaisun SharePoint-viestintäsivuston mallin avulla. Se sisältää kaikki tarvittavat ohjelmatiedot, jotka nopeuttavat freelance-ohjelman käyttöönottoa ja perehdytystä, mukaan lukien seuraavat asiat:

• säilö ohjelmaa koskevaa dokumentaatiota ja esityksiä varten
• käyttötapauksia, joiden avulla voidaan näyttää työntekijöille esimerkkejä freelancereiden kanssa tehtävistä projekteista
• usein kysytyt kysymykset, jotka sisältävät yrityksen työntekijöiden yleisimpiä kysymyksiä
• osallistumismalli, jonka avulla voit pitää yhteyttä SharePointin asiantuntijavarannon freelancereihin.

Lisätietoja on SharePointin viestintäsivuston infografiikassa.

Tiimin laajuinen yhteistyö

Yritysten freelance-projektien luonne edellyttää tiimin jäseniltä useiden tiedostojen yhteiskäyttöä, monenlaisten tehtävien hallintaa ja viestintää eri aikavyöhykkeillä. Jotta toimintojen väliset, useissa eri paikoissa sijaitsevat tiimit liikkuisivat samaan suuntaan, Microsoft 365:n freelance-työkalut tarjoavat opastusta käyttämällä Microsoft Teamsiä tehokkaana tiimityön keskuksena, joka tuo keskustelut, kokoukset, puhelut, tiedostot ja sovellukset yhteen jaettuun työtilaan.

Teamsin avulla yritykset voivat hallita freelancereihin liittyvää viestintää ja yhteistyötä, erityisesti seuraavien kanavien kautta:

• Viestintä – julkiset ja yksityiset tiimit, joissa jäsenet voivat osallistua keskusteluun.
• Tehtävien hallinta – yksi paikka, jossa voit seurata edistymistä ja kohdistaa kunkin tiimin jäsenen työnkulun integroinnin kautta projektinhallintatyökaluilla, kuten Microsoft Plannerilla.
• Tiedostojen tallennustila – yksi paikka jaettujen tiedostojen tallentamiseen ja niiden noutamiseen älykkään haun kautta.
• Ulkoinen vieraskäyttö – mahdollisuus ulkoisille vieraskäyttäjille maailmanlaajuisesti tehdä yhteistyötä freelance-projektien kaikilla osa-alueilla Teamsin ilmaisversion kautta.
• Suojaus – projektikohtaisten tiimien ulkoinen vieraskäyttö pitää tietosi suojattuina sallimatta pääsyä kaikkialle.

Lisätietoja on Teamsin infografiikassa.

Tietoanalytiikka

Suuri haaste yrityksen freelance-ohjelman skaalaamisessa on suorituskykyilmaisimien sieppaaminen, seuranta ja viestintä. Microsoft 365:n freelance-työkalut hyödyntävät Microsoft Power BI:tä, yritysanalyysipalvelua, joka tarjoaa näkemyksiä keräämällä reaaliaikaisia tietoja useista lähteistä, yksinkertaistamalla tietojen valmistelua ja tuottamalla räätälöityjä, helposti ymmärrettäviä raportteja ja koontinäyttöjä.

Power BI:n avulla yrityksen ohjelmapäälliköt voivat

• tehdä dataan ja tietoihin perustuvia päätöksiä
• vertailla freelance-ohjelman tuloksia perinteisiin henkilöstöratkaisuihin
• tunnistaa tällä hetkellä freelance-kykyjä hyödyntävät yrityksen tiimit alan mukaan apuna yrityksen tulevaisuuden mahdollisuuksien tunnistamisessa.

Freelance-työkalut sisältävät seuraavat ominaisuudet Power BI:n ydintoimintojen parantamiseksi freelance-ympäristössä:

• Power BI -malli visualisointiesimerkeillä
• Power BI -yhdistin, jonka avulla voit hakea tietoja eri lähteistä koontinäyttöihin
• osallistumismalli, jonka avulla voit pitää yhteyttä Power BI:n asiantuntijavarannon freelancereihin.

Lisätietoja on Power BI:n infografiikassa.

Työnkulun automaatiot

Yrityksen freelance-ohjelma edellyttää valmistelua, yhteensopivuutta ja valvontaa tarjoten samalla kitkattoman prosessin työntekijöillesi. Toistuvien tehtävien manuaalisen suorittamisen vähentämiseksi Microsoft 365:n freelance-työkalut luovat Microsoft Flow’n avulla automatisoituja työnkulkuja niiden sovellusten ja palveluiden välillä, jotka lähettävät ilmoituksia, synkronoivat tiedostoja ja keräävät tietoja.

Microsoft Flow voi esimerkiksi auttaa liiketoiminnasta vastaavia henkilöitä automatisoimaan seuraavia skenaarioita:

• Työntekijöiden koulutus ja yhteensopivuus Vierailemalla freelance-ohjelman SharePointin viestintäsivustolla työntekijät voivat rekisteröityä pilottikokeiluun suorittamalla yhteensopivuuden koulutusvideon, jota Microsoft Stream tukee.
• Sisäiseen yhteisöön rekisteröityminen Yhteensopivuuden koulutusvideon suorittamisen jälkeen työntekijä lisätään automaattisesti sisäiseen Teams-kanavaan, jossa työntekijät voivat tehdä yhteistyötä muiden ohjelmaan osallistuvien kanssa ja jakaa kokemuksia.
• Upwork-tilin luominen Kun työntekijä on lisätty Teams-kanavaan, hänen tilitietonsa, joka sisältää hänen nimensä ja sähköpostiosoitteensa, lähetetään Upworkiin heidän ympäristössään tehtävää tilin luontia varten. Tämän jälkeen työntekijä voi julkaista töitä ympäristössä.

Microsoft Flow -toiminnon lisäksi freelance-työkalut sisältävät

• esimerkkitapauksia, joista näet tapoja käyttää Microsoft Flow’ta yrityksen freelance-ohjelmassa
• osallistumismallin, jonka avulla voit pitää yhteyttä Microsoft Flow’n asiantuntijavarannon freelancereihin.

Lisätietoja on Microsoft Flow’n infografiikassa.

Oma prosessimme ja oppimamme asiat

Monien asiakkaidemme tapaan myös Microsoft selvittää parhaillaan vastuullista tapaa ottaa freelancerit mukaan osaksi yritysympäristöämme. Viime vuoden aikana olemme saanet päätökseen yli 2 000 freelance-projektia kirjoittamisen, tutkimuksen, videoeditoinnin, kääntämisen, suunnittelun ja tietojenkäsittelyn alalla – mukana oli 25 kansainvälistä tiimiä ja satoja työntekijöitä.

Tähän pisteeseen pääsemisen ei ollut kuitenkaan helppoa, sillä meidän piti muuttua sisäisesti ja luoda infrastruktuuri, joka pystyy tukemaan yrityksen freelance-ohjelman monimutkaisuuksia. Tämän seurauksena loimme Microsoft 365:n freelance-työkalut, joissa yhdistyvät parhaat tuottavuussovelluksemme suuryrityksille sekä koostetut työkalut, mallit ja parhaat käytännöt yritysten freelance-ohjelmien erityistarpeiden täyttämiseksi. Tehty työ on tuottanut tulosta. Tähän mennessä kustannus- ja aikasäästöt ovat olleet merkittäviä.

Aloittaminen

Microsoft 365:n freelance-työkalut on saatavana ilman lisämaksua osana Office 365 Enterprise- tai Microsoft 365 Enterprise -tilausta. Lisätietoja Microsoft 365:n freelance-työkaluista ja Microsoft 365 Enterprise -tilauksesta.

Huomaa: Jokaisen yrityksen on arvioitava ja määritettävä omat tarpeensa, kuten tietojenkäsittely- ja yhteensopivuusvaatimukset, ja sen tulisi käyttää olemassa olevia ja sopiviksi katsomiaan Microsoft 365 -investointejaan.

Lisätietoja freelance-työkalujen matkasta Upworkin kanssa.