Tehokkuutta ja yksinkertaisuutta – Office 365 -käyttökokemus

Teknologia muuttaa tapaa, jolla ihmiset tekevät työnsä. Vauhtimme on kiihtynyt. Teemme entistä enemmän yhteistyötä. Ajan ja paikan rajat ovat hämärtyneet. Kun Microsoft kysyy asiakkailtaan, miksi he valitsevat Officen tärkeimpiä töitään varten, he vastaavat arvostavansa Office-sovellusten tehokkuutta. Ominaisuuksien määrä ja käyttökelpoisuus ovat alan parhaita, ja niiden avulla asiakkaat voivat tehdä toimia, jotka eivät onnistu muilla tuotteilla. He kertovat Microsoftille kuitenkin myös, että Officen olisi mukauduttava muuttuvaan ympäristöön ja että Microsoftin tulisi yksinkertaistaa käyttökokemusta ja tehdä tehokkuudesta entistä helppokäyttöisempää. Nyt Microsoft ilmoittaa ilokseen, että Wordin, Excelin, PowerPointin, OneNoten ja Outlookin käyttökokemuspäivitykset otetaan käyttöön vaiheittain muutaman seuraavan kuukauden kuluessa. Näiden muutosten motiivina on uusi työkulttuuri, ja ne tarjoavat tasapainoisesti tehokkuutta ja yksinkertaisuutta.

Officea käyttää yli miljardi ihmistä joka kuukausi, joten vaikka Microsoft onkin tyytyväinen näihin muutoksiin, se ymmärtää myös, miten tärkeää on tehdä asiat oikein. Microsoft on määritellyt ohjaaviksi periaatteikseen kolme asiaa. Koska nämä periaatteet tekevät tästä prosessista erituntuisen kuin aiemmat käyttökokemuspäivitykset, on hyödyllistä jakaa ne käyttäjien kanssa.

Asiakkaat – Microsoft käyttää asiakaslähtöistä innovointiprosessia Office-sovellusten yhteisluomisessa. Prosessiin kuuluu kolme vaihetta: asiakastutkimus ja -analyysi, luonnostelmien rakentaminen ja yhteisluominen sekä tarkistus ja parantelu.

Konteksti – Asiakkaat arvostavat Officen tehokkuutta, mutta he eivät tarvitse kaikkia ominaisuuksia yhtä aikaa. Microsoft haluaa uusien ominaisuuksien ymmärtävän kontekstia, jossa työskentelet, jotta voit itse keskittyä työtehtävääsi. Tämä merkitsee sitä, että tekemäsi työn kannalta oleellisimmat komennot tuodaan esiin ja yhteyksien luomisesta ja yhteistyön tekemisestä tehdään helppoa.

Hallinta – Microsoft tietää, että hankitut taidot ja toimintatavat ovat tehokkaita ja että sovellusten käyttötapa määräytyy usein käyttöliittymän tiettyjen osien perusteella. Siksi haluamme antaa hallinnan käyttäjille niin, että he voivat ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä merkittäviä muutoksia.

Nämä päivitykset koskevat Office.comia ja Office 365:tä, eli aina ajantasaisia versioita Microsoftin sovelluksista ja palveluista. Niitä kaikkia ei kuitenkaan toteuteta heti. Sen sijaan otamme usean seuraavan kuukauden kuluessa tiettyjen asiakkaiden käyttöön uusia ominaisuuksia vaiheittain huolellista testaamista ja tutustumista varten. Siirrämme ne tuotantoon vasta sitten, kun ne on tarkistettu ja hienosäädetty läpikotaisin.

Ensimmäinen päivityssarja sisältää kolme muutosta:

Yksinkertaistettu valintanauha – Valintanauhan uuden, päivitetyn version avulla käyttäjät voivat keskittyä työhönsä ja tehdä yhteistyötä luonnollisesti muiden kanssa. Käyttäjät, jotka haluavat antaa enemmän näyttötilaa komennoille, voivat edelleen laajentaa valintanauhan perinteiseksi kolmeriviseksi näkymäksi.

Ensimmäinen tämän uuden käyttökokemuksen saava sovellus on Wordin verkkoversio, ja sen käyttöönotto tietyille asiakkaille alkaa tänään Office.comissa. Tietyt Insider-käyttäjät näkevät sitten yksinkertaistetun valintanauhan Windowsin Outlookissa heinäkuussa.

Windowsin Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa on Microsoftin laajin ja monipuolisin toimintojoukko, ja ne ovatkin ensisijainen valinta käyttäjille, jotka haluavat hyödyntää sovelluksiamme täydellisesti. Käyttäjät ovat hyvin tottuneita näihin versioihin, joten Microsoft pyrkii varomaan sellaisia muutoksia, jotka voisivat häiritä käyttäjien työskentelyä. Microsoft ei tuo vielä yksinkertaistettua valintanauhaa näihin versioihin, koska haluamme saada vielä ensin lisää palautetta laajemmalta käyttäjäjoukolta. Yksinkertaistetun valintanauhan käyttöönoton jälkeenkin käyttäjät voivat palata perinteisen valintanauhan käyttöön yhdellä napsautuksella.

Uudet värit ja kuvakkeet – Kaikkiin sovelluksiin tulee uusia värejä ja uusia kuvakkeita, jotka ovat skaalautuvaa grafiikkaa. Niinpä ne hahmonnetaan selkeinä kaiken kokoisiin näyttöihin. Nämä muutokset on tarkoitettu käyttökokemuksen modernisoimiseen ja kattavuuden ja helppokäyttöisyyden parantamiseen.

Uudet värit ja kuvakkeet tulevat ensin Wordin verkkoversioon Office.comissa. Valitut käyttäjät näkevät ne sitten myöhemmin tässä kuussa Windowsin Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa. Heinäkuussa ne lisätään Windowsin Outlookiin, ja elokuussa niiden käyttöönotto aloitetaan Outlook for Macissa.

Haku – Haku tulee entistä tärkeämmäksi osaksi käyttökokemusta tarjoamalla pääsyn komentoihin, sisältöihin ja ihmisiin. ”Kyselyttömän haun” ansiosta voit vain siirtää osoittimen hakuruutuun, niin näkyviin tulee tekoälyn ja Microsoft Graphin tarjoamia suosituksia.

Kaupalliset käyttäjät näkevät tämän käyttökokemuksen toiminnassa jo nyt Office.comissa, SharePoint Onlinessa ja Outlookin mobiilisovelluksessa, ja sen käyttöönotto Outlookin verkkoversion kaupallisille käyttäjille aloitetaan elokuussa.

Saat yleiskuvan näistä muutoksia katsomalla alla olevan videon, jonka tekijä on Microsoftin Office-pääsuunnittelija Jon Friedman.

Videolähde.

Näiden ensimmäisten mallien kehitystyön aikana Jonin tiimi työskenteli tiiviisti asiakkaiden kanssa. He keräsivät tietoja siitä, miten ihmiset käyttävät sovelluksia, ja loivat prototyyppejä uusien luonnostelmien testaamista varten. Microsoftilla on vielä paljon työtä tehtävänä, mutta olemme jo kuulleet rohkaisevia asioita asiakkailta, jotka käyttävät varhaisia koontiversioita:

”Se on entistä yksinkertaisempi, ja minusta tuntuu, että olen heti sen avattuani kotona ja voin siirtyä eteenpäin. Ei paljon ylimääräistä informaatiota. Tehtävät näkyvät selkeästi tässä näytössä.”

”Työkalurivillä ovat useimmin tarvittavat ominaisuudet… mikä maksimoi varsinaiselle sisällölle käytettävissä olevan tilan näytössä.”

”Pidän lisätilasta. Pidän mahdollisuudesta ominaisuuden käytöstäpoistoon ja käyttöönottoon, koska en välillä tiedä (nopeasti), mihin jokin kohde on mennyt.”

Microsoft valvoo huolellisesti käyttöä ja palautetta, kun muutokset otetaan käyttöön, ja teemme tarvittaessa päivityksiä, kun saamme lisää tietoja.

Teknologia muuttaa tapaa, jolla ihmiset tekevät asioita työpaikoilla, oppilaitoksissa ja kotona, ja asettaa tuottavuudelle uudet tavoitteet. Nämä muutokset ovat näiden päivitysten motiivina, ja ne tarjoavat tasapainoisesti tehokkuutta ja yksinkertaisuutta. Microsoftille kiinnostavinta on kuitenkin se, että muutaman seuraavan kuukauden aikana luomme ja parannamme näitä uusia käyttökokemuksia yhdessä asiakkaidemme kanssa – ja teemme Officen tehokkuudesta entistäkin helppokäyttöisempää kaikille.