Tõhus kaugtöö Microsoft Teamsi kaudu

Kuidas viia kümned tuhanded töötajad üleöö üle kaugtööle? Just sellele küsimusele asusime Microsoftis möödunud nädalal – nüüd, kui viirus COVID-19 on levinud üle kogu maailma – vastust otsima. Eelmisel kolmapäeval otsustasime selle sammu lihtsalt ära teha: saatsime välja meilisõnumi, milles palusime ligikaudu 50 000 Microsofti töötajal Seattle’i piirkonnas teha võimaluse korral tööd kodust. Olime juba varem usinad Teamsi kasutajad, ent esimestel kaugtööpäevadel kasvas selle rakenduse kasutamine Microsofti USA töötajate hulgas märgatavalt. Neljapäeval oli tekstvestluste hulk tööpäeva lõpuks eelmise nädalaga võrreldes kasvanud 50% ja koosolekute arv 37%. Kasvu näeme ka klientide hulgas, kuna tööinimesed üle kogu maailma peavad kohanema ainult elektrooniliste kohtumiste, vestluste ja koostööga. Soovime aidata kõigil seda probleemi lahendada. Teamsi välja töötanud töörühma liikmetena oleme kulutanud ohtralt aega sellele, kuidas muuta kodust töötamine võimalikult viljakaks, säästes samas töötajate tervist. Seetõttu mõtlesingi, et oleks hea jagada teiega meie nõuandeid.

Kiire ääremärkus enne seda, kui lugemist jätkate: siinsed näpunäited on osa meie pidevast tööst selle nimel, et inimesed saaksid ka praegusel keerulisel ajal üksteisega suhelda ja tõhusalt töötada. Eelmisel nädalal jagasin teavet selle kohta, kuidas nii üksikkasutajad kui ka asutused ja ettevõtted saavad Teamsi tasuta hankida, ning kirjeldasin meie põhjalikku plaani kriisiperioodil teenuste sujuva töö tagamiseks. Samuti oleme jaganud klientide ja töötajate lugusid kogu maailmast – Hongkongis näiteks kasutavad õpetajad ja õpilased tehnoloogiat e-õppe uuenduste jaoks ning kliendid Hiinas ja lähiriikides on samuti leidnud nutikaid võimalusi tööga edasi tegelda. Meie kliendid küsivad meilt aga ka juhtnööre kaugtööle üleminekuks. Kuna pakume näpunäiteid, teavet ja inspireerivaid kliendilugusid kogu kriisi vältel, tulge siia ka edaspidi aeg-ajalt tagasi.

Alustamine

Kaugtööle üleminekul tuleks esmalt paika panna paar põhiharjumust.

Seadke valmis oma tööruum

Kui teil pole kodukontorit, ärge muretsege. Kodust saate töötada ka ilma selleta. Õigupoolest oligi meie eesmärk Teamsi välja töötamisel see, et anda inimeste käsutusse virtuaalne kontor, mille saaks igale poole kaasa võtta. Ehkki teil ei pruugi kodus olla printerit, dokumendikaustu ega lauatelefoni, saate Teamsis dokumendid avada, salvestada failid turvaliselt kohta, kus neile pääsevad juurde ainult õiged inimesed, teha kiiresti kõnesid ja osaleda koosolekutel. Siiski tuleks kodus kindlasti ette valmistada ainult töötamiseks mõeldud koht, kus saate tõhusalt töötada ja teistele kodustele märku anda, et teid ei tohiks segada. Hommikusööginurgake, vaikne nurk magamistoas, vähe kasutust leidnud mängulaud puhketoas… Tööruumiks saab ümber sisustada iga koha, kus on võimalik süveneda. Ärge muretsege, kui töökohas tekib päeva jooksul segadus – videokoosolekutel saate tausta hägustada, et töökaaslased saaksid teie jutule keskenduda.

Suhelge, suhelge, suhelge!

Ehkki paljud meist töötavad vähemalt osaliselt kodust, on kontoripäevadest külge harjunud rütmid ja töötunnid meie jaoks ikka olulised.  Kodust töötades võib päevarütm muutuda. Eriti kehtib see siis, kui proovime leida tasakaalu töö ja laste eest hoolitsemise vahel. Andke oma töökaaslastele kindlasti täpselt teada, millistel kellaaegadel te tööd teete, et nad teaksid, millal võib teiega ühendust võtta. Teamsis saate selle teabe jagamiseks kasutada ka olekuteadet.

Samuti harjutage end töökaaslastele tööseisu kohta regulaarselt aru andma. Ainult kaugtööd kasutavad ettevõtted rõhutavad dokumenteerimise tähtsust, kuna iga toimingu üles märkimine aitab teil ka omaette töötades teiste tegemistega kursis püsida. Soovitame teated, ülevaated ja mujalt leitud kasulikud ressursid postitada Teamsi kanalites, et teie töökaaslased teaksid, millega tegelete – ka siis, kui enam ei saa lihtsalt koridoris mööda minnes paar sõna vahetada. Hiljem saavad töökaaslased kanalist vajaliku sisu või ideed üles otsida.

Säilitage kindlad piirid 

Kuna kodus töötades pole neid signaale, mis muidu aitavad tööpäeva osadeks jaotada, näiteks lõunane jalutuskäik kohvikusse või tööle- või kojusõit, võib tööst välja lülitumine osutuda ootamatult keeruliseks. Kaugtöötajad leiavad end sageli olukorrast, kus nad teevad tunde tööd ilma ühegi pausita teistega suhtlemiseks, võimlemiseks või isegi kõhutäitmiseks. See toob kiiresti kaasa stressi ja läbipõlemise. Pidage meeles, et teie tervis on kõige tähtsam! Leidke aega regulaarsete einete jaoks, jooge palju vett ja tuletage endale meelde, et tööpäeva lõpus võiksite tööasjad kõrvale tõsta. Selline käitumine aitab teil terve püsida ning pikas perspektiivis ka tööviljakust säilitada.

Sisukate koosolekute korraldamine

Võtke võrgukoosolekud omaks!

Kui inimesed ei saa konverentsiruumi kokku tulla, võib kõigi osalejate ühte koondamine tunduda kõige keerulisema kaugtööga seotud probleemina. Koosolekute viimisel Teamsi veenduge, et kõigil koosolekutel oleks digitaalse konverentsiruumi loomiseks olemas virtuaalse liitumise võimalus. Kui vähegi võimalik, soovitame kõigil osavõtjatel ka video sisse lülitada. Teiste osalejate nägemine aitab tunda, et olete kõik ühiselt kohal. Teamsis saab kasutada paljusid sertifitseeritud kaameraid ning ka muid seadmeid, näiteks peakomplekte või kõneseadmeid, et saaksite töökaaslastega alati selgelt suhelda.

Olge hooliv ja kaasav

Kui koosolekud kolivad võrku, võime ilma jääda visuaalsetest vihjetest, mis annavad märku, kui mõni kolleeg soovib sõna sekka öelda. Rahvarohke konverentskõne ajal võib inimestel oma arvamuste jagamine keeruliseks osutuda. Koosoleku korraldaja peaks kindlasti regulaarselt uurima, kas inimestel on küsimusi, ning osalejatele meelde tuletama, et nad saavad oma mõtteid jagada ka koosoleku tekstvestluse akna kaudu.

Salvestage koosolekud

Kuna omavahel reaalselt kokku saamine on võimatu, on kaugtöötajatel vahel kombeks plaanida rohkem koosolekuid, et sel viisil klientide, partneritega ja töökaaslastega kontakti hoida. Nii võib aga juhtuda, et üks inimene peab samal ajal osalema mitmel koosolekul. Kui teie asutuses või ettevõttes on see lubatud, salvestage koosolekud Teamsis, et töökaaslased saaksid neid hiljem järele vaadata. Kui te ei saa ise mõnel koosolekul osaleda, tuletage korraldajale meelde, et see tuleks salvestada. Automaatselt genereeritud transkriptsioon on samuti väga suureks abiks näiteks siis, kui proovite meelde tuletada, millest täpselt koosolekul räägiti. Kas soovite Teamsi koosolekute kohta lisateavet? Lugege veel näpunäiteid.

Kontaktide hoidmine

Kompenseerige ärajäävad koridorivestlused

Paljud kaugtöötajad tunnistavad, et kõige rohkem tunnevad nad puudust mitteametlikest jutuajamistest, mis on kontoritöö lahutamatu osa. Kööginurgas või kohvimasina juures teistega elu ja tööasju arutades tunneme end tiimi osana, kuid lisaks tuleb selliste vestluste käigus sageli välja midagi meie töö jaoks olulist. Ärge unustage ka kodus töötades töökaaslastega suhelda! Tekstvestluse sõnumid on omamoodi kööginurk. Kui vaja, seadke endale meeldetuletus aeg-ajalt teiste inimestega ühendust võtta ja uurida, kuidas neil läheb. Emodžid, GIF-pildid ja kleepsud teevad vestlused rõõmsamaks.

Tooge kogu meeskond kokku

Kaugtöö võib tekitada üksindustunnet. Iga meeskonna juht peaks töötajatele looma võimalused virtuaalselt kokku saada. Kui teie meeskond on seni näiteks regulaarselt koos lõunal käinud või iga päev kindlal ajal koosolekuid pidanud, jätkake seda ka nüüd, lihtsalt võrgus. Teamsis on olemas kanal „Üldine“, kus saate arutada selliseid asju, mis võiksid kõigile huvi pakkuda. Suuremate ajurünnakute jaoks saate kasutada Microsoft Whiteboardi rakendust – piiramatut digitaalset lõuendit, kus koosolekul osalejad saavad otse Teamsis mõtteid vahetada ja koostööd teha. Samuti soovitame töörühmade juhtidel laadida alla Crisis Communication Power Appi. Selle kohandatava rakenduse kaudu saate nii ennast kui ka oma töötajaid hoida kursis kõigega, mida on praeguses kriisiolukorras vaja teada.

Ärge unustage naerda!

Kaugtööle üleminekuga kaasnevate muudatuste tegemisel ei tohi unarusse jätta töötajate vaimu. Teamsis on palju võimalusi, kuidas säilitada inimestes positiivsus ja teotahe. Jagage töörühma vestluses uudiseid ja toredaid lugusid või kuulutage välja fotokonkurss. Üks meie haridusasutustest kliente Hiinas korraldas õpilastele kokkamisvõistluse, mis osutus ülimalt populaarseks.

On selge, et iga inimene ja iga meeskond töötab omamoodi. Loodan siiski, et meie töörühma näpunäited aitavad teil tõhusalt töötada ja kaaslastega suhelda ka uue tööviisiga kohandudes. Ärge unustage, et Teamsi saate kasutusele võtta juba täna – logige sisse või registreeruge tasuta.

Olge kaugtöö jaoks valmis! Laadige alla meie kaugtöö kontroll-loend ja jagage seda ka oma tiimikaaslastega.

Kaugtöö kontroll-loend:

• Seadke valmis oma tööruum
• Suhelge palju ja regulaarselt
• Säilitage kindlad piirid
• Võtke võrgukoosolekud omaks!
• Olge hooliv ja kaasav
• Salvestage koosolekud
• Kompenseerige ärajäävad koridorivestlused
• Tooge kogu meeskond kokku
• Ärge unustage naerda!