COVID-19 on mõjutanud inimeste elusid kogu maailmas. Reisipiirangud ja uued eeskirjad suurte avalike kogunemiste kohta on muutnud miljonite inimeste igapäevarutiini. Mõne viimase nädala jooksul on paljud mu kolleegid ja kliendi minult küsinud: Mida me saaksime teha, et aidata?
Lily Zheng on mu hea sõber ja kolleeg, kes elab Shanghais. Oleme Hiinas ka isiklikult koostööd teinud, kuid enamasti kohtume Microsoft Teamsis. Hiljuti kirjutas Lily regiooni klientidele kirja sellest, mida tema ja ta töörühm on õppinud kaugtöö kohta ajal, mil püütakse toime tulla haiguspuhanguga. Tema kiri innustas meie töörühma tegema Microsoft Teams tasuta kättesaadavaks inimeste jaoks, kes otsustavad sel keerulisel ajal teha kaugtööd. Tahan jagada seda kõigi inimestega, kellel võib meie Shanghai töörühma kogemusest kasu olla. Loodan, et sellest on teile sama palju abi kui mulle.
Annan sõna Lilyle.
Lugupeetud kliendid!
Minu nimi on Lily Zheng ja ma olen Microsofti töötaja, kes elab ja töötab Shanghais. Ajal, mil COVID-19 puhang avaldab Hiinas jätkuvat mõju miljonitele inimestele, oleme näinud, et kaugtöö hulk on märkimisväärselt kasvanud. Tundub, nagu oleks iga kool, haigla ja ettevõte Hiinas hajusorganisatsioon – kui vaid ainult ajutiselt. Põhjuseid, miks kaugtöö võib ootamatult vajalikuks muutuda, võib olla palju, alates viiruspuhangust nagu COVID-19 kuni ootamatute ilmaoludeni. Soovin teiega jagada kolme asja, mida olen viimaste nädalate jooksul ise õppinud, ja kolme asja, mida on teada saanud meie kliendid, kes kohanduvad kaugtööga.
Just nagu paljud teie seast, kuulsin viirusest esimest korda jaanuaris, peamiselt suhtlusvõrkude kaudu. Aga ma ei mõistnud selle tõsidust enne, kui vahetult enne Hiina uusaastat. Just siis, kevadfestivali reisihulluse tõttu, kasvas haigestunud inimeste arv järsult. 23. jaanuaril sulges valitsus Hubei provintsi, et peatada viiruse levik. Järgmisel päeval, vana-aastaõhtul, oli mu perekond plaaninud minna kinno. Kui saime meediast teada, et linna kinod on suletud, saime puhangu tõsidusest tõeliselt aru. Kaks päeva hiljem teatas valitsus kevadfestivali sündmuste ootamatust tühistamisest ja mina tühistasin pikalt plaanitud perepuhkuse. Lapsed olid kurvad, kuid me pidime oma tervise ja ohutuse seadma esikohale.
Zheng ja tema Microsofti töörühma liikmed Hiinas teevad tihedat koostööd, ent töötavad kaugühenduse kaudu.
Mida ma siis ütlen, kui inimesed küsivad, mida tähendab praegu Hiinas töötamine? Kaugtööga on ära kadunud tööle ja töölt koju sõitmise aeg ja me ei muretse enam sugugi selle pärast, mis meil seljas on. Ja kui restoranid on suletud, saame kõik värskendada oma kokandusoskusi. Aga kui lapsed on koolist kodus ja ka lapsehoidjad peavad kodus püsima, võib tööviljakuse säilitamine olla paras väljakutse.
Mida olen kaugtööst õppinud
Kuigi meie meeskond siin on kaugtööga harjunud, on mõned viimased nädalad selgeks teinud, mida on edukaks ja jätkusuutlikuks kaugtööks vaja. Toon välja oma kolm põhilist asja, mida olen õppinud.
Püsige terved.
Üleminek kaugtööle peaks esmajoones tähendama füüsilise tervise kaitsmist, vähendades kontakti viirusega. See on asi, mida mõistavad kõik. Vähem mõeldakse sellele, et elukohas töötamine tekitab omamoodi pinget. Kodus töötades on vaimse heaolu säilitamiseks oluline võtta aega treeninguks, süüa korralkult ja nautida ekraanivabu aegu.
Andke endast maksimum.
Kaugtööd tehes on oht asju edasi lükata. Aga kaugtöös edukad meeskonnad leiavad võimaluse teha pea kõike veebis. Kui olete ajastanud neljasilmavestlused, pidage need. Kui olete plaaninud suured koosolekud, viige need läbi. Kui olete valmis eelseisva esitlusega seotud ajurünnakuks, võtke vajalik videokõne.
Toetage meeskonnaliikmeid.
Olen sellest kogemusest õppinud, et teiste toetamine on parim võimalus olla positiivne ja energiline. Kasutame oma veebitööriistu mitte ainult tööks, vaid ka selleks, et jagada pilte perest ja lemmikloomadest ning küsida päeva jooksul üksteiselt, kuidas läheb. Üksteise julgustamine pole hea mitte ainult moraali hoidmiseks, vaid aitab ka töörühmal hajusalt töötades koos püsida.
Mida olen õppinud klientidelt
Viimaste nädalate jooksul olen näinud, kuidas kliendid Hiinas oma töö ümber korraldavad. Siin on kolm asja, mida olen õppinud klientidelt selle kohta, kuidas oma organisatsioonis edu tagada.
Avage kiiresti suhtlusliinid.
Kui töötajad töötavad kaugühenduse kaudu, on olulisem kui kunagi varem tagada see, et kõik püsivad ettevõtte tegevusega kursis. Üks meie kliente, suur Aasias tegutsev kindlustusettevõte hakkas töötajatele edastama videosõnumeid, et igaühel oleks juurdepääs uusimale teabele. Samal ajal, kui kõik püüavad säilitada tasakaalu kodus töötamise ning lastehoiu ja muude probleemide vahel, annavad salvestatud videod inimestele võimaluse viia ennast teabega kurssi, kui neil pole võimalik reaalajas koosolekul või infotunnis osaleda.
Töötage aktiivselt.
Kuigi plaanide edasilükkamine ajaks, kui kõik lõpuks kokku saavad, võib olla ahvatlev, leiavad siinsed ettevõtted võimalusi, kuidas ülesandeid õigeaegselt täita. Valitsuse soovitusel on paljud koolid saanud alustada kooliperioode, viies kogu tegevuse veebi. Nad on toetanud oma õpilasi, koostades selged ajakavad, korraldades toredaid üritusi nagu kokandusvõistlused ning edastades ülesandeid ja muud teavet ettevaatlikult, et õpilasi mitte üle koormata.
Isegi suured koosolekud saab üle kanda veebikeskkonda.
Paljud meist on harjunud kiirete kõnede või videovestlustega väheste meeskonnaliikmetega, aga veebi kaudu saab pidada ka suuri ja ametlikke kohtumisi. Kuna paljud töötajad on otsustanud tööd teha kaugelt, on haiglad korraldanu personali kokkusaamisi kaugühenduse kaudu. Näiteks üks Daliani haigla on pidanud suuri personalikoosolekuid Teamsi kaudu. Edukate võrgukoosolekute läbiviimiseks on oluline koostada selge päevakava, õhutada kaasatust sellega, et mis tahes heliprobleemid lahendatakse kohe koosoleku alguses, ja teha selgeid märkmeid, mida saab hiljem edasistel kohtumistel jagada. Ärge unustage, et kui see on teie organisatsioonis lubatud, võite koosolekud ka salvestada nende jaoks, kes osaleda ei saa.
Minu ja paljude inimeste jaoks üle maailma pole see just see, mida uue aasta alguses ette kujutasime. Aga me oleme sellest palju õppinud. Ja Teams on olnud väga võimas tööriist, mis on aidanud meil probleemidest üle saada. Paljud inimesed ei tea seda, aga Teams on juba tasuta saadaval. Lisateavet leiate siit. Aga olenemata sellest, millise tööriista valite, loodan, et need nõuanded on teile abiks, ning soovin teile ja teie peredele kõige paremat!
