Outlooki uusi kalendri-, meili- ja mobiilifunktsioone kasutades töötate tõhusamalt

Teil on palju meilisõnumeid, millele vastata, ülesandeid, mida ära teha, ning kohti, kuhu jõuda. Aega planeerida ja kõige olulisemale keskenduda on kergem, kui teie käsutuses on Outlooki uued funktsioonid, mida saab kasutada nii Windowsis, Macis, veebis kui ka mobiilsideseadmes. Samuti tehakse rakendustes Outlook for iOS ja Outlook for Android peagi kättesaadavaks funktsioonid, mille abil on hõlpsam suhelda inimestega ning kasutada rakendusi ja tehnoloogiat, mis suurendavad teie tööviljakust ning aitavad kaitsta teid ja teie ettevõtet.

Siin on lühiülevaade nii uutest kui ka peagi välja antavatest võimalustest.

Outlooki kalendri uued funktsioonid

Arvete maksmise meeldetuletused: lisame arvete maksmise meeldetuletused sündmustele, mida aitame teil automaatselt jälgida. Lisatava arvete maksmise meeldetuletuste funktsiooni tööpõhimõte sarnaneb reisibroneeringute ja paki kohaletoimetamise teabega, mida Outlook juba praegu kuvab meilisõnumi ülaservas eraldi kaardina. Outlook tuvastab teile meili teel saadetud arved, kuvab ülaservas kokkuvõtliku teabe ning lisab maksetähtaja kohta käiva kalendrisündmuse automaatselt. Samuti saadetakse teile kaks päeva enne maksetähtaega meili teel meeldetuletus, et saaksite kõik arved alati õigeaegselt tasutud. Saadaval Outlook.com-is. Lisateave muude toetatud sündmuste ja pakkujate kohta.

Sündmuse asukohtade ja koosolekuruumide soovitused: Outlookis saab nüüd koosoleku või sündmuse asukoha hõlpsamini ja kiiremini lisada. Juba enne tippimise alustamist soovitab Outlook teie koosoleku jaoks asukohti, sealhulgas hiljuti kasutatud (ja saadaolevaid) konverentsiruume ja muid tavaliselt kasutatavaid asukohti, näiteks „minu kontor“. Kui olete asukohaväljale tippimist juba alustanud, lähtub Outlook eri variantide soovitamisel Bingist ning seejärel lisab koosoleku asukoha teabe automaattekstifunktsiooni abil. Avalike asukohtade korral kasutab Outlook kalendrisündmusele täieliku aadressi lisamiseks rikkalike võimalustega asukohafunktsiooni. Samuti aitab Outlook for iOS vältida hilinemist, kuna saadab teile teie asukohal, sihtkoha aadressil ja liiklusolude teabel põhineva meeldetuletuse selle kohta, millal peaksite järgmisele sündmusele õigeaegselt jõudmiseks lahkuma. Peagi saadaval Outlooki Windowsi rakenduses.

Kalendrisündmuste loomisel soovitatavate asukohtade täiendavaks isikupärastamiseks oleme asukohta ja konteksti arvesse võtvaid funktsioone lisanud ka mobiilsideseadmete jaoks ette nähtud rakendustesse. Soovituste pakkumiseks kasutatakse masinõppemudeleid, mis võtavad arvesse teie asukohta, osalejate loendit, koosoleku jaoks välja pakutud kellaaega ning muid koosoleku üksikasju. Kui soovite kasutada konverentsiruumi, kuvatakse Outlookis teie asutuse ruumide saadaolek, et saaksite kõigest ühe puudutusega valida sündmuse jaoks sobivaima asukoha. Aja jooksul muutub mobiilsideseadmes koosolekuruumi broneerimine veelgi hõlpsamaks, kuna rakendus jätab teie eelistused meelde. Saadaval rakenduses Outlook for iOS.

Koosoleku osalemisvastuste jälgimine ja edasisaatmine: teie ajakasutuse tõhusaks kavandamiseks on oluline hoida silm peal sündmustel, mida korraldate või millel kavatsete osaleda. Kuid sündmusel osalejate haldamisest võib igaühel veelgi rohkem kasu olla. Outlookis saate nüüd üle vaadata koosolekukutsetele antud osalemisvastused, isegi juhul, kui te pole koosoleku korraldaja. Selle teabe põhjal saavad osalejad oma ajakasutust paremini kavandada ning võtta osalemisotsuse langetamisel arvesse ka teiste inimeste plaane. Näiteks võite nii aega kokku hoida, kui märkate, et koosoleku teemaga võiks teie asemel tegeleda mõni osaleda kavatsev meeskonnakaaslane.

Kuid see pole veel kõik: kui olete korraldamas koosolekut, mille osalejate loendit tuleks hoida salastatuna, on Outlookis võimalik kalendrikutse edasisaatmisfunktsioon keelata või lubada. Valige Uus koosolek ja seejärel märkige või tühjendage rippmenüüs „Vastusesuvandid“ ruut Luba edasisaatmine. Peagi saadaval Outlooki Windowsi rakenduses ja Outlooki veebirakenduses.

Lisaks on Outlookis kohandatud ka seda, kuidas käib suure osalejate arvuga koosolekute osalemisvastuste jälgimine. Kui kasutate rohkem kui 500 adressaadiga leviloendit, jälgib Outlook nüüd iga osaleja vastust eraldi. Nüüd saate suurte koosolekute üksikasja vajaduse korral igal ajal värskendada ka juhul, kui koosolekul osalejate arv ületab Office 365 meili- ja kalendrifunktsioonide adressaatide ülempiiri (500). Saadaval kõigis Outlooki rakendustes.

Mitu ajavööndit – ajavööndiüleste sündmuste keerukad haldustoimingud on Outlookis nüüd hõlpsasti sooritatavad. Kohtumise ja koosoleku algus- ja lõppaja saab nüüd määrata eri ajavööndites. Saate luua reisisündmuse, mille lahkumisaeg on ühes ajavööndis ja saabumisaeg sihtkoha ajavööndis. Lisaks saab Outlooki peamises kalendriruudustikus nüüd kuvada mitu ajavööndit. Windowsis saate lisada kuni kolm ajavööndit; selleks valige Fail > Suvandid > Kalendri ajavööndid. Mac-arvutis saate lisada ühe täiendava ajavööndi; selleks valige Outlook > Preferences (Eelistused) > Calendar Time Zones (Kalendri ajavööndid). Outlooki veebirakenduses klõpsake kalendrikutsesse täiendava ajavööndi lisamiseks ripploendi Ajavöönd noolt. Nüüd jõuab kogu maailmas toimuvate sündmuste teave ja toimumisaeg Outlookis teieni vaid ühe silmapilguga.

Outlooki meilirakenduse uued funktsioonid

Asutuse kataloogi üksikasjade kuvamine: kas olete juba märganud, et Outlook lisab nüüd kontaktteabele teie asutuse kataloogi andmed? Teatasime hiljuti uuest funktsioonist Kuva organisatsioon, mille abil saate kiiresti järele vaadata, milliseid rolle eri inimesed teie ettevõttes täidavad. Kui teie ettevõtte andmed on ühendatud Azure Active Directoryga, saate nüüd hankida teavet selle kohta, kes on teie kontakti ülemus, milline on tema koht ettevõtte juhtimisstruktuuris ning kellega ta kõige sagedamini koos töötab. Nii aitab Outlook teil iga küsimusega kõige õigema inimese poole pöörduda. Outlooki mobiilirakenduses saate nüüd vaid ühe puudutusega käivitada otsingufunktsiooni, tuvastada kiiresti võtmekontakti ning avada tema kontaktikaardi, millelt leiate tema kohta käiva organisatsiooniteabe. Saadaval rakenduses Outlook for iOS.

Ühilduvus puhverserveriga: mõni asutus kasutab mobiilsideseadmetes Internetile otsejuurdepääsu blokeerimiseks puhverservereid. Outlookis on nüüd toetatud SOCKS-puhverserverid, mida kasutavad ettevõtted saavad oma andmete ja Interneti vahele luua täiendava turbekihi. Saadaval rakenduses Outlook for iOS ja Outlook for Android.

Salakoopia hoiatus: mõnikord võite soovida vastata meilisõnumile, mis saadeti teile salakoopiana. Kuna te ei pruugi alati märgata, et meilisõnum saadeti teile salakoopiana, võeti Outlookis kasutusele täiendav turbefunktsioon, mis hoiatab teid enne meilisõnumile vastamist, et te olete salakoopia adressaat, ning pakub kõigile sõnumi adressaatidele vastamise asemel ainult meilisõnumi saatjale vastamise võimalust. Saadaval Outlooki Windowsi rakenduses.

Peagi saadaval rakendustes Outlook for iOS ja Outlook for Android

Mustandikaustade sünkroonimine: lisame Outlooki võimaluse alustada meilisõnumi mustandi kirjutamist ühes seadmes ning lõpetada see mõnes muus seadmes. Näiteks saate alustada sõnumi kirjutamist mobiilsideseadmes ning lõpetada pärast seda, kui olete tagasi kontorisse jõudnud – või vastupidi! Outlooki abil töötate just siis, kui see teie jaoks mugav on. Saadaval rakenduses Outlook for iOS alates 2018. aasta maist. Saadaval Outlooki Windowsi, Maci ja Androidi rakenduses.

Office Lensi võimalused rakenduses Outlook for Android: vahel võite soovida teavet jäädvustada ja jagada kujutisena, olgu tegu siis tahvli, foto või dokumendiga. Nüüd saate seda teha otse Outlooki rakenduses, millesse oleme lisanud fotoikooni abil käivitatavad Office Lensi funktsioonid. Tahvli, dokumendi või foto jäädvustamiseks tuleb teil kõigest luua Outlookis uus sõnum ning puudutada uut fotoikooni, misjärel saate luua kärbitud ja täiustatud kujutise, mis lisatakse meilisõnumile manusena. Oleme Outlooki lõiminud tööviljakust parandavad rakendused ja teenused, et saaksite kiirelt ja hõlpsalt soovitud teavet jagada just teile sobival ajal, ilma et peaksite tegema lugematul hulgal puudutusi ja kasutama mitut rakendust. Saadaval rakenduses Outlook for Android alates 2018. aasta maist.

Kiirvastus: Outlookis saab nüüd veelgi hõlpsamini saata kiireid ja asjakohaseid vastuseid. Vestluse arendamise teeb loomulikumaks Outlooki tekstvestlusrakendusega sarnanev kujundus, kus sõnumi sisu on alati nähtav ning uus vastuseväli asub kuva allservas. Saadaval rakenduses Outlook for Android alates 2018. aasta maist ja rakenduses Outlook for Mac alates sellest suvest. Saadaval rakenduses Outlook for iOS.

Lemmikkontaktid: teatasime hiljuti Outlooki rühmade ja meilikaustade märgistamisfunktsioonist ning peagi saate märgistada ka oma lemmikkontakte. Usume, et kui saate oma võtmekontaktid esile tõsta nii mobiilses otsingufunktsioonis kui ka sõnumikaustades, töötate tõhusamalt, sest leiate vajalike inimeste kontaktandmed kiiremini. Outlooki lemmikkontaktid saate peagi ka mobiilsideseadmes märgistada täpselt nii, nagu seda praegu veebirakenduses teete, ning lisatud lemmikkontakti silt kehtib rakenduseüleselt, mis tähendab, et soovitud inimese leidmine on ühtmoodi kerge nii veebis kui ka liikvel olles. Saadaval rakendustes Outlook for iOS ja Outlook for Android alates 2018. aasta juunist.

OneNote’i Office 365 rühmad ja koosolekusündmused Outlookis – Office 365 rühmades toimuvaga saab ennast nüüd veelgi hõlpsamini kursis hoida, kuna saate Outlookis vaadata rühmade sündmusi ning avada rühma OneNote’i märkmiku. Saate vaadata rühma sündmusi selle kontaktikaardilt ning OneNote’i tehtud märkmetele juurdepääsemiseks käivitada OneNote’i otse Outlookist. Saadaval rakenduses Outlook for iOS alates 2018. aasta juunist.

Välissisu blokeerimine – meilisõnumile manustatud piltides võib olla sisu, mis teavitab sõnumi saatjat sellest, et olete meilisõnumi avanud. Avatud meilisõnumite kohta teabe kogumine võib olla tähtis näiteks digitaalturustajatele. Kui te aga ei soovi, et teie tegevust sel viisil jälgitaks, saate ennast ja oma postkasti nüüd Outlooki abil kaitsta ning sellise välissisu blokeerida. Saadaval rakenduses Outlook for Android alates 2018. aasta maist.

Ühe Office 365 konto poliitika Outlookis: üks Office 365 peamistest eelistest on meie valmidus täita meie suurimate ja rangelt reguleeritud valdkondades tegutsevate klientide andmeturbe- ja vastavuseeskirju. Mõnes ettevõttes kehtib nõue jäädvustada kogu ettevõtte keskkonnas toimuva suhtluse teave. Ettevõtte hallatavate mobiilsideseadmete puhul aitab Outlook vähendada ohtu, et kasutajad kopeerivad mobiilsideseadmes ettevõtte Office 365 kontolt pärineva teabe oma isiklikule meilikontole või kasutavad ettevõtte teabe saatmiseks tahtmatult isiklikku kontot. Peagi saavad ettevõtted hallatavate mobiilsideseadmete jaoks kehtestada ettevõttepoliitikaid, mille korral saaks Outlookis korraga kasutada ainult ühte kontot. Saadaval rakendustes Outlook for iOS ja Outlook for Android alates 2018. aasta juunist.

Meie kava kohta need funktsioonid ka muude Outlooki versioonide jaoks välja anda leiate lisateavet lehelt Office 365 teejuht. Edastage meile kindlasti ka kõik oma mõtted ja soovitused meie UserVoice’i kanali kaudu – loeme teie tagasiside alati läbi.