Presentación del Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365, una solución para lanzar y escalar tus recursos freelance

Al aumentar la participación en la economía por encargo, el mercado laboral integrado por trabajadores independientes a los que contratar para compromisos a corto plazo, las empresas empiezan a probar e incluir el talento freelance para asistir en proyectos. Según el informe Future Workforce Report, el 47 % de los responsables de contrataciones de organizaciones empresariales colaboraron con autónomos (en comparación con el 44 % del año anterior), mientras que aproximadamente nueve de cada diez responsables de contrataciones están dispuestos a contratar a autónomos en lugar de trabajadores temporales por medio de una empresa de contratación. Para ayudar a las empresas a transformar o complementar de forma digital sus soluciones de reclutamiento de personal convencionales, lanzamos el Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365, un conjunto completo de herramientas, plantillas y procedimientos recomendados para ayudar a nuestros clientes a lanzar, ejecutar y administrar programas freelance a escala. 

La economía por encargo, que incluye a autónomos, asesores, contratistas y emprendedores en solitario, está en auge. Según Staffing Industry Analysts, el gasto total en el trabajo por encargo fue de 792 000 millones de dólares en 2015. Los expertos creen que en diez años una proporción mayor de los recursos estadounidenses participarán en la economía por encargo. Además, según Field Nation, el 86 % de los trabajadores independientes deciden ser autónomos deliberadamente.

Las implicaciones para las empresas son significativas. Para prosperar en un entorno muy competitivo en el que las necesidades tecnológicas y de los clientes cambian rápidamente, las empresas deben ser ágiles y adaptarse a los nuevos modelos empresariales para trabajar con talentos externos. Aunque agregar el talento freelance a petición a la mezcla ofrece resultados cuantificables en la rapidez y la eficacia, el camino para transformar las políticas y los procesos existentes se encuentra en gran medida sin definir.

Nuestro asociado en el lanzamiento de este kit de herramientas es Upwork, uno de los mayores mercados globales online que cuenta con más de 375 000 autónomos en más de 180 países. En concreto, nos asociamos con Upwork Enterprise, su completa solución de adquisición de talento freelance y cumplimiento.

El Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 ofrece soluciones para los principales puntos de fricción con los que se encuentran las empresas al implementar un programa freelance, incluidos los siguientes: comunicaciones y conocimiento internos, colaboración con todo el equipo, análisis de datos y automatización del flujo de trabajo.

Comunicaciones y conocimiento internos

Uno de los retos principales a la hora de lanzar un programa freelance empresarial es dar a conocer y educar a las partes interesadas y los adoptadores internos. Los empleados necesitan un lugar en el que puedan empezar a conocer cómo funciona el programa, obtener acceso al aprendizaje necesario y consultar los procedimientos recomendados para interactuar con autónomos.

El Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 soluciona esto con la plantilla del sitio de comunicación de SharePoint, donde se encuentran los detalles del programa para ayudar a agilizar la adopción e incorporación de autónomos, incluido lo siguiente:

• Repositorio de información y presentaciones pertinentes sobre el programa.
• Casos de uso para mostrar a los empleados los tipos de proyectos que pueden llevar a cabo con autónomos.
• Secciones con las preguntas más frecuentes de los empleados de la empresa.
• Una plantilla de contratación para ayudarte a ponerte en contacto con los autónomos en el grupo de talento experto de SharePoint.

Consulta esta infografía sobre el sitio de comunicación de SharePoint para obtener más información.

Colaboración con todo el equipo

La naturaleza de los proyectos freelance empresariales requiere que los miembros del equipo colaboren en varios archivos, administren tareas variadas y se comuniquen en diferentes zonas horarias. Para que los equipos interdisciplinarios y multigeográficos vayan en la misma dirección, el Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 proporciona indicaciones sobre cómo usar Microsoft Teams como un centro eficaz para trabajar en equipo que reúne los chats, las llamadas, los archivos y las aplicaciones en un área de trabajo compartida.

Con Teams, las empresas pueden administrar sus necesidades de comunicación y colaboración con autónomos, en concreto por medio de lo siguiente:

• Comunicación: equipos públicos y privados para que los miembros debatan.
• Administración de tareas: un lugar en el que realizar un seguimiento del progreso y alinear el flujo de trabajo de todos los miembros del equipo al integrar herramientas de administración de proyectos como Microsoft Planner.
• Almacenamiento de archivos: un lugar en el que almacenar archivos compartidos y recuperarlos por medio de una búsqueda inteligente.
• Acceso de invitados externos: la capacidad de que los usuarios externos de todo el mundo colaboren en todos los aspectos de los proyectos freelance gracias a la versión gratuita de Teams.
• Seguridad: el acceso de invitados externos a equipos específicos del proyecto protege tu información sin tener que proporcionar un acceso general.

Consulta nuestra infografía sobre Teams para obtener más información.

Análisis de datos

Un reto importante a la hora de escalar un programa freelance empresarial es capturar los KPI de rendimiento, así como realizar un seguimiento de estos y comunicarse con ellos. El Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 aprovecha Microsoft Power BI, un servicio de análisis empresarial que proporciona información al recopilar datos en tiempo real desde varios orígenes, simplificar la preparación de los datos y producir informes y paneles personalizados y fáciles de comprender.

Power BI ayuda a los administradores del programa empresarial a realizar lo siguiente:

• Tomar decisiones controladas por datos.
• Comparar los resultados del programa freelance con las soluciones de personal convencionales.
• Identificar los equipos de la organización que sacan provecho actualmente del talento freelance por tipo de disciplina para ayudar a identificar futuras oportunidades en la empresa.

Para mejorar la funcionalidad principal de Power BI para un entorno freelance, el kit de herramientas para programas freelance ofrece lo siguiente:

• Una plantilla de Power BI con visualizaciones de muestra.
• Un conector de Power BI para extraer los datos de diferentes orígenes e incluirlos en paneles.
• Una plantilla de contratación para ayudarte a ponerte en contacto con los autónomos en el grupo de talento de Power BI.

Consulta nuestra infografía sobre Power BI para obtener más información.

Automatización de flujos de trabajo

Un programa freelance empresarial requiere aprovisionamiento, cumplimiento y supervisión, a la vez que se proporciona un proceso sin problemas a los empleados. Para reducir la necesidad de completar de forma manual tareas repetitivas, el Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 usa Microsoft Flow para crear flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y servicios que envían notificaciones, sincronizan archivos y recopilan datos.

Por ejemplo, Microsoft Flow puede ayudar a los responsables de toma de decisiones de las empresas a automatizar los siguientes escenarios:

• Aprendizaje y cumplimiento de los empleados. Al visitar el sitio de comunicación de SharePoint del programa freelance, los empleados pueden registrarse en el programa piloto si completan un vídeo de aprendizaje de cumplimiento de Microsoft Stream.
• Registro en la comunidad interna. Una vez que el empleado complete el vídeo de aprendizaje de cumplimiento, se le agrega de forma automática a un canal de Teams interno en el que los empleados pueden colaborar con otras personas que forman parte del programa, así como compartir experiencias.
• Creación de la cuenta de Upwork. Después de que se agregue al empleado al canal de Teams, se envía la información de su cuenta, que incluye su nombre y dirección de correo electrónico, a Upwork para que creen la cuenta en su plataforma, a fin de que pueda empezar a publicar trabajos en ella.

Además de la funcionalidad principal de Microsoft Flow, el kit de herramientas para programas freelance ofrece lo siguiente:

• Casos prácticos para mostrarte cómo puedes usar Microsoft Flow en un programa freelance empresarial.
• Una plantilla de contratación para ayudarte a ponerte en contacto con los autónomos en el grupo de talento de Microsoft Flow.

Consulta nuestra infografía sobre Microsoft Flow para obtener más información.

El trayecto que llevamos recorrido y lo que hemos aprendido

Como muchos de nuestros clientes, Microsoft también se encuentra en el proceso de conseguir crear contrataciones de autónomos de forma responsable en nuestro entorno empresarial. A lo largo del último año, hemos completado más de 2000 proyectos freelance relacionados con la escritura, la investigación, la edición de vídeos, la traducción, el diseño y la ciencia de datos, abarcando 25 equipos internos y cientos de empleados.

Sin embargo, llegar hasta aquí no ha sido fácil, hemos tenido que transformarnos internamente, así como crear una infraestructura que pudiera admitir las complejidades de un programa freelance empresarial. Esto nos ha llevado a desarrollar el Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365, que combina nuestras principales aplicaciones de productividad empresarial con herramientas, plantillas y procedimientos recomendados completos, a fin de satisfacer las necesidades concretas de los programas freelance empresariales. El trabajo ha valido la pena. A día de hoy, hemos podido medir el ahorro de tiempo y de costes.

Introducción

El Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 está disponible sin ningún coste adicional como parte de una suscripción de Office 365 Enterprise o Microsoft 365 Enterprise. Obtén más información sobre el Kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 y una suscripción de Microsoft 365 Enterprise.

Nota: Cada empresa tendrá que evaluar y determinar sus propias necesidades (incluidos, por ejemplo, los requisitos de cumplimiento y tratamiento de datos) y debería usar las inversiones existentes de Microsoft 365 que consideren adecuadas.

Obtén más información sobre el recorrido del kit de herramientas para programas freelance con Upwork.